EXCEL20種技巧辦公人員必須掌握的

1、辦公人員必須掌握的 EXCEL20 種技巧基本方法1. 快速選中全部工作表 22. 快速啟動 EXCEL 23. 快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 24. 給單元格重新命名 25. 在 EXCEL 中選擇整個(gè)單元格范圍 26. 快速移動 /復(fù)制單元格 27. 快速修改單元格式次序 38. 徹底清除單元格內(nèi)容 39. 選擇單元格 310. 為工作表命名 311. 一次性打開多個(gè)工作簿 312. 快速切換工作簿 313. 選定超級鏈接文本（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作 品） 414. 快速查找 415. 修改默認(rèn)文件保存路徑 416. 指定打開的文件夾 417. 在多個(gè) EXCEL 工作簿間快速切換 4

2、18. 快速獲取幫助 4參考資料19. 創(chuàng)建幫助文件的快捷方式 420. 雙擊單元格某邊移動選定單元格 4一、 基本方法1. 快速選中全部工作表右鍵單擊工作窗口下面的工作表標(biāo)簽， 在彈出的菜單中選擇 “選定全部工作表 ”命令即可 （）。2. 快速啟動 Excel 如果想在啟動系統(tǒng)自動運(yùn)行 Excel ，可以這樣操作 : 1.雙擊 “我的電腦 ”圖標(biāo)，進(jìn)入 Windows 目錄，依次打開 “Start Menu啟動 ”文件夾 ; 2. 打開 Excel 所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Excel 圖標(biāo)拖到 “啟動 ”文件夾，這時(shí) Excel 的快捷方式就被復(fù)制到 “啟動 ”文件夾中，下次啟 動 Windo

3、ws 就可快速啟動 Excel 了。 如果 Windows 系統(tǒng)已啟動， 你可用以下方法快速啟動 Excel: 方法一:單擊“開始文檔”命令里的任一 Excel 工作簿即可。 方法二 :用鼠標(biāo)從 “我的 電腦”中將 Excel 應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇 “在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式 ” 以后啟動時(shí)只需雙擊快捷方式即可。3. 快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 如果用鼠標(biāo)右鍵向上或向左 （反向 ）拖動選定單元格區(qū)域的填充柄時(shí)， 沒有將其拖出選定區(qū)域 即釋放了鼠標(biāo)右鍵，則將刪除選定區(qū)域中的部分1.雙擊 “我的電腦 ”圖標(biāo)或全部數(shù)據(jù) （即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區(qū)域，在釋放了鼠標(biāo)右鍵后其內(nèi)容將被

4、刪除）。4. 給單元格重新命名D3 表示第四列、: 1. 只要用鼠標(biāo)單擊某單元格， 在表的左上角就會看到它當(dāng)前的名字，再用鼠標(biāo)選中名字，就可以輸入一個(gè)新的Excel 給每個(gè)單元格都有一個(gè)默認(rèn)的名字，其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo)，例如 第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以采用下面兩種方法 名字了。 2.選中要命名的單元格，單擊 “插入 名稱定義”命令，顯示 “定義名稱 ”對話框， 在“在當(dāng)前工作簿中的名稱 ”框里輸入名字，單擊 “確定”1雙. 擊“我的電腦 ”圖標(biāo)按鈕即可（） 。 注意:在給單元格命名時(shí)需注意名稱的第一個(gè)字符必須是字母或漢字，它最多可包含 255 個(gè) 字符，可以包含大、小寫字

5、符，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。5. 在 Excel 中選擇整個(gè)單元格范圍在 Excel 中，如果想要快速選擇正在處理的整個(gè)單元格范圍，按下 “ Ctrl+Shift+ * ?！弊⒁?: 該命令將選擇整個(gè)列和列標(biāo)題，而不是該列表周圍的空白單元格 你將得到所需的單元 格。這一技巧不同于全選命令， 全選命令將選擇工作表中 1.雙擊 “我的電腦 ”圖標(biāo)的全部單元 格，包括那些你不打算使用的單元格。6. 快速移動 / 復(fù)制單元格先選定單元格， 然后移動鼠標(biāo)指針到單元格邊框上， 按下 1.雙擊 “我的電腦 ”圖標(biāo)鼠標(biāo)左鍵并 拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)

6、之前按下 Ctrl 即 可。參考資料7. 快速修改單元格式次序 在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新位置的同時(shí)，按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的 次序。方法為 :選定單元格，按下 Shift 鍵，移動鼠標(biāo)指針至單 1.雙擊 “我的電腦 ”圖標(biāo)元格邊 緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭， 然后進(jìn)行拖放操作。 上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變成 一個(gè)水平 “工 ”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會變成垂直 “工 ”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元 格間的次序即發(fā)生了變化。8. 徹底清除單元格內(nèi)容 先選定單元格，然后按 Delete 鍵，這時(shí)僅刪除了單元格內(nèi)容，它的格式和批注還保留著。 要徹底清除單元格， 可

7、用以下方法 :選定想要清除的單元格或單元格范圍， 單擊 “編輯 清除 ” 命令，這時(shí)顯示 “清除”菜單()，選擇 “全部”命令即可，當(dāng)然你也可以選擇刪除 “格式”、“內(nèi) 容”或“批注 ”中的任一個(gè)。9. 選擇單元格 選擇一個(gè)單元格，將鼠標(biāo)指向它單擊鼠標(biāo)左鍵即可 ; 選擇一個(gè)單元格區(qū)域， 可選中左上角的 單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開鼠標(biāo)左鍵即可 ; 若要選擇兩個(gè)或 多個(gè)不相鄰的單元格區(qū)域，在選擇一個(gè)單元格區(qū)域后，可按住 Ctrl 鍵，然后再選另一個(gè)區(qū) 域即可 ; 若要選擇整行或整列， 只需單擊行號或列標(biāo)，這時(shí)該行或該列第一個(gè)單元格將成為 活動的單元格 ; 若單擊左上角行號

8、與列標(biāo)交叉處的按鈕，即可選定整個(gè)工作表。10. 為工作表命名 為了便于記憶和查找，可以將 Excel 的 sheet1、 sheet2、 sheet3 工作命名為容易記憶的名字， 有兩種方法 :1.選擇要改名的工作表， 單擊 “格式 工作表 重命名 ”命令， 這時(shí)工作表的標(biāo)簽 上名字將被反白顯示，然后在標(biāo)簽上輸入新的表名即可。2.雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如“Sheet1，”再輸入新的名稱。11. 一次性打開多個(gè)工作簿 利用下面的方法可以快速打開多個(gè)工作簿 : 方法一 打開工作簿 (*.xls) 所在的文件夾，按住 Shift 鍵或 Ctrl 鍵，并用鼠標(biāo)選擇彼此相鄰或不相鄰的多個(gè)工作簿，將它

9、們?nèi)窟x中，然后 按右鍵單擊，選擇 “打開”命令，系統(tǒng)則啟動 Excel 2002 ，并將上述選中的工作簿全部打開。 方法二 將需要一次打開的多個(gè)工作簿文件復(fù)制到 C:WindowsApplication DataMicrosoftExcelXLSTART 文件夾中，以后啟動 Excel 2002 時(shí)，上述工作簿也同時(shí)被全 部打開。 方法三 啟動 Excel 2002，單擊 “工具選項(xiàng)”命令，打開 “選項(xiàng)”對話框， 點(diǎn)擊“常規(guī)” 標(biāo)簽，在 “啟動時(shí)打開此項(xiàng)中的所有文件 ”后面的方框中輸入一個(gè)文件夾的完整路徑(如d:Excel) ，單擊 “確定 ”退出。然后將需要同時(shí)打開的工作簿復(fù)制到上述文件夾

10、中，以后當(dāng)啟 動 Excel 2002 時(shí)，上述文件夾中的所有文件 ( 包括非 Excel 格式的文檔 ) 被全部打開。 方法四 在 Excel 2002 中，單擊 “文件 打開 ”命令，按住 Shift 鍵或 Ctrl 鍵，在彈出的對話框文件列 表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個(gè)工作簿，然后按“打開”按鈕， 1.雙擊“我的電腦 ”圖標(biāo)就可以一次打開多個(gè)工作簿。 方法五 用上述方法， 將需要同時(shí)打開的多個(gè)工作簿全部打開， 再 單擊 “文件 保存工作區(qū) ”命令，打開 “保存工作區(qū) ”對話框，取名保存。 以后只要用 Excel 2002 打開該工作區(qū)文件，則包含在該工作區(qū)中的所有工作簿即被同時(shí)打開。1

11、2. 快速切換工作簿對于少量的工作簿切換， 單擊工作簿所在窗口即可。 要對多個(gè)窗口下的多個(gè)工作簿進(jìn)行切換，參考資料 可以使用 “窗口”菜單。 “窗口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個(gè)工 作簿，可以從 “窗口”菜單選擇它的名字。 “窗口 ”菜單最多能列出 9個(gè)工作簿，若多于 9 個(gè)， “窗口”菜單則包含一個(gè)名為 “其他窗口 ”的命令，選用該命令，則 1.雙擊 “我的電腦 ”圖標(biāo)出現(xiàn) 一個(gè)按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。13. 選定超級鏈接文本（微軟 Office 技巧大賽獲獎作品） 如果需要在 Excel 中選定超級鏈接文本而不跳轉(zhuǎn)到

12、目標(biāo)處，可在指向該單元格時(shí)， 單擊并按 住可選定單元格。14. 快速查找在執(zhí)行查找操作之前， 可以將查找區(qū)域確定在某個(gè)單元格區(qū)域、 整個(gè)工作表 （可選定此工作 表內(nèi)的任意一個(gè)單元格） 或者工作簿里的多個(gè)工作表范圍內(nèi)。 在輸入查找內(nèi)容時(shí)， 可以使用 問號（？）和星號（ * ）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個(gè)字符，星號（*）代表一個(gè)或多個(gè)字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（ * ）作為通配符使用， 那么如何查找問號（？）和星號（ * ）呢？只要在這兩個(gè)字符前加上波浪號 （）就可以了。15. 修改默認(rèn)文件保存路徑啟動 Excel 2002，單擊“工具選項(xiàng) ”命令，打開 “選項(xiàng)

13、 ”對話框，在 “常規(guī) ”標(biāo)簽中，將 “默認(rèn)文 件位置 ”方框中的內(nèi)容修改為你需要定位的文件夾完整路徑（）。以后新建 Excel 工作簿， 進(jìn)行“保存 ”操作時(shí)，系統(tǒng)打開 “另存為 ”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。16. 指定打開的文件夾我們可以指定打開文件的文件夾， 方法如下 : 單擊“開始運(yùn)行”，輸入 regedit 命令，打開“注 冊表編輯器 ”，展開 HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft Office10.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces ，在下面新建主鍵，名稱為 “ mydoc，”然后在該主鍵中新建兩

14、 個(gè)“字符串值 ”，名稱分別是 “Name”和“Path，”值分別為 “我的文件 ”可（ 1.雙擊“我的電腦 ”圖標(biāo) 以隨意命名 ）和 “d:mypath”（定位文件夾的完整路徑 ），關(guān)閉 “注冊表編輯器 ”，重啟電腦。以后 在 Excel 2002 中進(jìn)行 “打開”操作時(shí)， 打開對話框左側(cè)新添了 “我的文件 ”這一項(xiàng)目， 點(diǎn)擊該項(xiàng) 目，即可進(jìn)入 “ d:mypath”文件夾。17. 在多個(gè) Excel 工作簿間快速切換按下 “Ctrl+Tab 可”在打開的工作簿間切換。18. 快速獲取幫助對于工具欄或屏幕區(qū)，按組合鍵 “Shift F1”，鼠標(biāo)變成帶問號的箭頭， 用鼠標(biāo)單擊工具欄按 鈕或屏幕區(qū)，它就彈出一個(gè)幫助窗口會顯示該元素的詳細(xì)幫助信息。19. 創(chuàng)建幫助文件的快捷方式Excel 幫助文件是編譯的 HTML 幫助文件 Xlmain10.chm ，存放在安裝目錄 Office102052 目 錄中，單擊并拖拉此文件到 Windows 快速啟動工具欄上。此后，不管 Excel 是否在運(yùn)行， 而且也不用調(diào)用 Office 助手，單擊 Windows 快速啟動工具欄上的這個(gè)圖標(biāo)將引出 Excel 幫 助。20. 雙擊單元格某邊移動選定單元格參考資料在工作表內(nèi)移動選定單元格有一種快