形成文件化信息控制程序

1、 德信誠培訓(xùn)網(wǎng)形成文件化信息控制程序（iso9001：2015）1目的 為對(duì)公司管理體系要求所形成的文件化信息（包括管理文件、產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件、外來文件、組織管理知識(shí)）進(jìn)行有效控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件化信息、資料均為有效版本，特制定本程序。 2適用范圍 本程序適用于公司內(nèi)所有與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行所形成的文件化信息管理與控制。 3職責(zé)權(quán)限 3.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)管理手冊(cè)和程序文件批準(zhǔn)與發(fā)布，文件協(xié)調(diào)的最后裁決. 3.2 管理者代表：負(fù)責(zé)管理體系的維護(hù)與運(yùn)作，擬定管理手冊(cè)，組織各部門編寫程序文件，并審核管理手冊(cè)和程序文件的適宜性，表單修訂/廢止的批準(zhǔn)，文件化信息修定過程指導(dǎo)

2、與協(xié)調(diào)，外來文件化信息、知識(shí)的使用批準(zhǔn). 3.3各部門主管：組織或執(zhí)行部門文件化信息的編寫，程序文件修訂/廢止的初步審核，部門主管批準(zhǔn)本部所形成的文件化信息，其中技術(shù)類文件化信息由副總工批準(zhǔn). 3.4 dcc負(fù)責(zé)文件化信息的發(fā)放、保管、回收與銷毀。 4運(yùn)作程序. 4.1文件化信息層次 本公司文件化信息分為四個(gè)階層： 第一階文件：管理手冊(cè) 第二階文件：程序文件 第三階文件：作業(yè)指導(dǎo)性文件（包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量計(jì)劃、工藝規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)程等）、管理文件（管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等）和外來文件（包括國家法律、法規(guī)、*管理?xiàng)l例、產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)書等）。 第四層次：文件信息、報(bào)告、表格等主要包括質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康

3、安全、生產(chǎn)、檢查、組織相關(guān)知識(shí)所需要形成的文件化信息等。 4.2文件化信息的分類與編號(hào)標(biāo)識(shí) 4.2.1 文件化信息的分類： 4.2.1.1按文件化信息類別：管理性文件化信息、技術(shù)性文件化信息、組織知識(shí)文件化信息、其它文化信息。 4.2.1.2按文件化信息來源分：內(nèi)部文件信息、外來文件信息。 外來文件信息包括：法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)書、組織知識(shí)等。 4.2.1.3按文件受控狀態(tài)分：受控文件、非受控文件。 4.3 凡與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件化信息應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。由dcc登記在文件化信息/檔案目錄按受控文件管理； 4.4文件化信息的編號(hào)標(biāo)識(shí) 4.4.1 管

4、理手冊(cè)的編號(hào)標(biāo)識(shí)為：dxc（企業(yè)代碼）/ qeo（質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全第一個(gè)字母大寫）-sc（手冊(cè)）-xxxx（年號(hào)）。例： dxc-sc-2013。 4.4.2 程序文件的編號(hào)標(biāo)識(shí)為:dxc（企業(yè)代碼）/cx（程序）-xxx（標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào)）-xxxx（年號(hào)）。例：dxc-4.2.3-2013 4.4.3管理文件化信息的編號(hào)標(biāo)識(shí)為: dxc（企業(yè)代碼）/ bw(類別碼).xx（部門代碼）.xx（部門文件類別代碼）xxx（文件順序號(hào)）。例：* 4.4.4技術(shù)文件化信息的編號(hào)標(biāo)識(shí)為：dxc（企業(yè)代碼）/ jw(類別碼 ). xx（部門代碼）. xxx（部門文件類別代碼）.xx(文件順序號(hào))。例：

5、*g.010 4.4.5文件化信息版本號(hào) 4.4.5.1英文大寫字母開頭及小寫數(shù)字表示文件的首版，其起始版本號(hào)應(yīng)為“a0”，每更改一次對(duì)版本升級(jí)a1，以此類推等。 4.4.6部門文件化信息類別代碼： 工藝卡片 gy 流程 lc檢 驗(yàn) 文 件jy 操作規(guī)程 cz 采購規(guī)范 cg 質(zhì) 量 計(jì) 劃jh 模具圖紙 mj結(jié)構(gòu)重量 jz標(biāo)志技術(shù)要求 bj 使用說明書sy作業(yè)規(guī)范 zy 安 裝 圖 azt 消耗定額 de臨時(shí)工藝 lg 產(chǎn) 品 圖 cpt 4.4.7部門代碼： 省略 4. 4.8文件化信息表單的編號(hào): 4.4.8.1dxc（企業(yè)代碼）/*（文件化信息）xx（部門代碼）xx（文件化信息順序號(hào)）

6、x（分序號(hào)（需要時(shí)）。 4.5文件化信息的編寫 4.5.1管理手冊(cè)和程序文件的編制由文件編制部門填寫文件化信息修訂/廢止申請(qǐng)表,三階文件由編制部門視需要自行決定是否填寫。 4.5.2文件化信息格式 4.5.2.1 管理手冊(cè)封面格式，管理手冊(cè)內(nèi)容格式 4.5.2.2 程序文件封面格式，內(nèi)容格式，內(nèi)容包括如下，字體為宋體粗體，大小為12（小四）： 一、控制目的 二、適用范圍 三、職責(zé)權(quán)限 四、運(yùn)作程序 五、引用文件 六、引用表單 4.5.2.3規(guī)范類文件封面格式， 內(nèi)容格式，內(nèi)容如下，字體為宋體粗體，大小為12： 一、控制目的 二、適用范圍 三、作業(yè)流程 四、參照文件五、引用表單 4.5.2.4其

7、它文件封面及內(nèi)容格式不作限定，但文件上方必須統(tǒng)一使用如下格式：本文件屬dxc批準(zhǔn)，不得復(fù)印。 文件編號(hào) 修改單號(hào) 版 本 頁 次 第 頁共 頁 4.5.3 文件化信息編制時(shí)所用表單必須完整，這些項(xiàng)包括：文件名稱、日期、版本、頁數(shù)。管理手冊(cè)和程序文件編制完畢后需由部門主管作初步審核。 4.5.4經(jīng)初步審核合格的文件化信息需要對(duì)其適用性進(jìn)行審核，管理手冊(cè)和程序文件適用性由管理者代表審核；規(guī)范類文件化信息適用性由部門主管審核。 4.5.5 經(jīng)適用性審核合格后，由適用性審核人員召集其它受該文件修訂或廢止影響的部門進(jìn)行合理性審核。*對(duì)文件的規(guī)范性進(jìn)行審核。 4.5.6 經(jīng)列印及編號(hào)后的文件需要進(jìn)行有效性

8、批準(zhǔn)，管理手冊(cè)和程序文件由原制定部門及管理者代表審核，*批準(zhǔn)。規(guī)范類及其它文件信息由部門最高主管批準(zhǔn)，必要時(shí)由總裁批準(zhǔn)。 4.6文件化信息的發(fā)放、回收、保管、銷毀 4.6.1經(jīng)有效性批準(zhǔn)合格的文件化信息由*統(tǒng)一發(fā)放，所有體系文件（含電子檔）由各部門傳遞到* 4.6.2*編制文件化信息發(fā)放/回收簽收表*.iso.08 并參照發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放。如對(duì)文件化信息有額外需求，需填寫文件化信息申請(qǐng)表*iso.09并經(jīng)* 主管批準(zhǔn)后統(tǒng)一發(fā)放。 4.6.3文件化信息的正本由*保存至12年，蓋“文件化信息受控”印章，發(fā)行文件化信息均由*以書面形式發(fā)行給規(guī)定部門簽收，并蓋藍(lán)色“文件化信息發(fā)行”印章. 4.6.4

9、如發(fā)行的文件化信息是更新版本，則必需回收舊版本，*在舊版正本文件上蓋“文化化信息作廢”印章，由*保存至12年，舊版本的副本由*銷毀（如碎紙機(jī)），并填寫文件化信息消毀記錄表*o.28. 4.6.5 客戶、供應(yīng)商、審核機(jī)構(gòu)等所需文件化信息必須經(jīng)*主管批準(zhǔn)后方可發(fā)放。如果是受控文件信息則在文件上蓋上“臨時(shí)文件化信息”印章，并按4.5.2規(guī)定執(zhí)行（對(duì)外發(fā)行的文件可由本公司有關(guān)部門代簽收）。 4.6.6文件化信息的發(fā)放應(yīng)注有不同的分發(fā)編號(hào)（分發(fā)編號(hào)按自然數(shù)順序確定），并在文件封面上加蓋“文件化信息發(fā)行”印章或標(biāo)識(shí)。發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)在文件化信息發(fā)放/回收簽收表上簽收。文件分發(fā)號(hào)： * 4.6.7當(dāng)某一部門

10、需領(lǐng)取多份文件化信息時(shí)*，在領(lǐng)用登記上以分發(fā)號(hào)加小號(hào)形式表示，如：009-1、009-2，即意為銷售部第一號(hào)、銷售部第二號(hào)，以此類推。 4.6.8文件化信息應(yīng)得到充分的保護(hù)，在使用過程中防止泄密，依文件化信息防止泄密管理辦法*進(jìn)行控制. 4.7文件化信息的更改 4.7.1 管理手冊(cè)和程序文件的更改須由原文件制定部門填寫，規(guī)范類文件更改由編制部門視需要填寫文件化信息修改/廢止申請(qǐng)表。 4.7.2規(guī)范類文件化信息的修改需要在部門內(nèi)部進(jìn)行適用性、合理性、有效性審批。 4.7.3管理手冊(cè)和程序文件的廢止須由原文件制定部門填寫文件化信息修改/廢止申請(qǐng)表，規(guī)范類文件由原文件制定部門填寫文件化信息修改/廢止

11、申請(qǐng)表。 4.7.4 如因特殊情況需要手動(dòng)修改文件化信息時(shí)，可將修改部分劃線，并簽上姓名及日期，但此類文件化信息有效性為三個(gè)工作日，文件化信息編制單位應(yīng)將手改文件在兩個(gè)工作日內(nèi)變更新版本后交*發(fā)行。 4.8文件化信息備份 4.8.1 公司所有受控的文件化信息應(yīng)存入*。文件化信息可以紙質(zhì)文檔形式存入，也可以電子文本形式存入。*應(yīng)指定某一物理存儲(chǔ)器比如移動(dòng)硬盤進(jìn)行電子文本的備份。每半*份。 4.9文件化信息表單的更改 4.9.1 所有文件化信息表單修改必須填寫文件化信息表單修改申請(qǐng)表按該表要求進(jìn)行審批后交*管控。 4.9.2 當(dāng)遇文件化信息表單修改時(shí)，*需要填寫文件化信息表單更改通知單通知各使用部

12、門。 4.10外部文件化信息、知識(shí)及資料. 4.10.1*每年至少一次向有關(guān)機(jī)構(gòu)取得與管理體系有關(guān)的最新版本標(biāo)準(zhǔn)，并交* 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)于外來文件化信息清單*o. 21，并蓋“外來文件化信息”印章。 4.10.2客戶標(biāo)準(zhǔn)由*批準(zhǔn)后交*受控，并蓋外來文件化信息章。 4.10.3 必要時(shí)各部門負(fù)責(zé)將國際標(biāo)準(zhǔn)、客戶標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等轉(zhuǎn)化為本廠標(biāo)準(zhǔn)，由副總工批準(zhǔn)后方可發(fā)放使用，并隨國際標(biāo)準(zhǔn)、客戶標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變化而變化，原件作為正本附件，同時(shí)保存最新版本于*。 4.10.4所有外來文件化信息/知識(shí)在本廠使*過使用部門主管審核。 4.10.5所有外來文件化信息的發(fā)放由文件需求部門填寫文件化信息申請(qǐng)表*iso.09 經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由*按4.5規(guī)定執(zhí)行。 4.11文件化信息的借用 4.11.1 所有受控的體系文件化信息不得外借，如因特別需要，填寫檔案/文件化信息借閱(用)申請(qǐng)表*iso.48，經(jīng)過批準(zhǔn)后才可借用。 4.12文件化信息的保留 4.12.1文件化信息的保留參見保留形成文件化信息控制程序