傳媒有限公司展會策劃流程圖

1、傳媒有限公司展會策劃流程一、提案【項目選擇】由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出想法、意見或建議，通過會議進(jìn)行表決，明確是否進(jìn)行該項目。具體格式如下：（一）、提案封面關(guān)于“此部分內(nèi)容保密”車展的策劃提案（二）、提案前言 / 概要 【寫給領(lǐng)導(dǎo)看的】前言包括提案動機(jī)、出發(fā)點，提案構(gòu)想、提案主旨、預(yù)期效果、是整個提案的內(nèi)容概要【領(lǐng)導(dǎo)只看完這一頁， 就能明白你要干什么，目的是什么，就算達(dá)到效果了】。（三）、項目定位1、市場定位（1）、宏觀市場分析【行業(yè)現(xiàn)狀、全國行情、相關(guān)政策】（2）、微觀市場分析【區(qū)域市場、市場發(fā)展程度及空間】（3）、研究結(jié)論【該項目有沒有價值，能辦幾次】 2、主辦方、參展商、消費者、承辦方定位分析 多

2、方共贏的出發(fā)點，無非“名”和“利”?！緷M足各方的要求，就知道該舉辦什么樣的車展了?！?、項目差異性定位及亮點。本次車展和以往不同之處，超越之處，亮點在哪里。（四）、整體策略及程序【概述】1、總體構(gòu)想2、行動策略3、程序要點【核心】4、粗略的進(jìn)程表5、初步預(yù)算【估值，主要針對前期投入。】（五）、效果預(yù)測及愿景1、效果預(yù)測：本次車展的效果預(yù)期2、項目愿景：打造一個品牌系列。（六）、潛在風(fēng)險提案階段的的風(fēng)險因素，主要考慮的是項目的生命力和持續(xù)盈利能力，具體風(fēng)險因素本階段不用考慮，因為只是搜集資料做了分析，并沒有做市場調(diào)研，沒有和受眾面對面。（七）、重要說明1、提案要簡明扼要，直奔主題，它不涉及具體的

3、內(nèi)容 和詳細(xì)的步驟。2、提案有完整的體系，需要科學(xué)的態(tài)度和縝密的思維。3、提案的最核心價值是，在會議室講解給別人聽或看， WORD 格式用來存檔，PPT 幻燈片用來講解，通常兩份共存。4、提案要有一個人去講解，他對提案所有內(nèi)容及出發(fā) 點諳熟于心。當(dāng)然回答各式各樣的提問時，有同部門同事在旁協(xié)助?！咎岚鸽A段，并沒做過市場調(diào)研，但是有大量的 資料搜集、整理、對比、分析?！?、幻燈片的制作水平，講解者的演講能力，對提案至 關(guān)重要。二、立項【項目確定】（一）、確定展會基本框架通過集體會議，確定展會基本內(nèi)容：（1）、展會名稱：（2）、舉辦地點：（3）、辦展機(jī)構(gòu)：（4）、展品范圍：（5）、辦展時間：（6）、

4、辦展頻率：（7）、展會規(guī)模：（8）、展會定位：【注意】：策劃一個項目，不是一個人可以完成的， 也不可能出現(xiàn)一個人獨權(quán)，所有的事都是他說了算，有些步驟和細(xì)節(jié)必須討論，集思廣益大家說了算，因為沒有人是完美的，沒有缺點的?！咀⒁狻浚翰邉澯懻摃?，要注意控制方向和節(jié)奏，別走題，別超時。（二）、成立項目組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù)項目經(jīng)理(PMP)：項目責(zé)任人，負(fù)責(zé)項目的整體執(zhí)行； 策劃主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂；執(zhí)行主管：負(fù)責(zé)會展現(xiàn)場執(zhí)行階段，各部門的協(xié)調(diào)、溝通，對活動現(xiàn)場全權(quán)負(fù)責(zé)。策劃人員：負(fù)責(zé)編擬會展項目計劃； 文案撰寫：負(fù)責(zé)撰寫會展文案；市場調(diào)查：負(fù)責(zé)

5、進(jìn)行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告； 媒體聯(lián)絡(luò)：進(jìn)行媒體宣傳推廣；美術(shù)設(shè)計：負(fù)責(zé)視覺形象設(shè)計； 銷售人員：負(fù)責(zé)尋找活動贊助商；現(xiàn)場人員：活動現(xiàn)場各項事務(wù)的執(zhí)行，及與參展商的溝通，突發(fā)事件的處理工作。（三）、前期準(zhǔn)備工作第一步、廣泛的收集資料， 第二步、進(jìn)行分類匯總第三步、進(jìn)行數(shù)據(jù)對比分析第四步、執(zhí)行方案的目錄【主體框架】的建立如果沒有主體框架，沒有目錄，工作就失去了針對性 和方向，先有目錄和章節(jié)，再往里添加具體內(nèi)容。回想一下，當(dāng)初寫畢業(yè)論文的過程。（四）、起草立項策劃書1、 辦展市場環(huán)境分析：2、 展會的基本框架：3、展會價格及初步預(yù)算方案【簡寫、有的人后面才寫】。4、 展會工作人員分工計劃【初步

6、計劃、簡寫】。5、 展會招展計劃【簡寫、有的人后面才寫】6、 展會招商計劃【簡寫、有的人后面才寫】。 7、 展會宣傳推廣計劃【簡寫、有的人后面才寫】。 8、 展會籌備進(jìn)度計劃【初步計劃、簡寫】。9、 展會贊助商安排計劃【簡寫、有的人后面才寫】。 10、 展會開幕和現(xiàn)場管理計劃【簡寫、有人后面才寫】。 11、 展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃【簡寫、有的人后面才寫，前面不寫】12、 展會結(jié)算計劃【初步計劃、簡寫】。三、立項策劃書所謂展會立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點、辦展機(jī)

7、構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進(jìn)度計劃現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。（一）、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析， 對展會舉辦地市場的分析等。（二）、展會名稱 展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第 93 屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第 93 屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商 品”。下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：1、基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽

8、會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。2、限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003 年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。展會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個國際展。3、行業(yè)標(biāo)識：用來表明展覽題材和展品

9、范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。（三）、展會地點 策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦 的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會 的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時， 還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是 否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。（四）、辦展機(jī)構(gòu) 辦

10、展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理， 并對展會承擔(dān)主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣

11、等工作起支持 作用的辦展單位。（五）、辦展時間 辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會” 的展期長達(dá)幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專 業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是 3-5 天為宜。（六）、展品范圍 展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品

12、范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過 10 萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。（七）、辦展頻率 辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次， 或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實際情況看，一年舉 辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的 80，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已 經(jīng)是越來越少了。辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時

13、期。（八）、展會規(guī)模 展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。（九）、展會定位 通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建 立和發(fā)展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參 展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。展會定位要明確展會的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等

14、。（十）、展會價格和展會初步預(yù)算 展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價 格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價格。在制定展會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則， 即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會 預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標(biāo)參展商參加展會十分重要。（十一）、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃 人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展 會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會

15、互相影響。人員分工計劃是對展會工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象， 并同時為展會的招展和招商服務(wù)的。（十二）、展會進(jìn)度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃 展會進(jìn)度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進(jìn)度計劃安排得好，展會籌備的各項準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行?，F(xiàn)場管理計劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種計劃安排，它一般包

16、括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等?，F(xiàn)場管理計劃安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。有些車展，現(xiàn)場管理計劃是，確定了參展商和展位之 后，了解各參展商的日程活動安排之后，才針對性的制定 出現(xiàn)場管理計劃，在立項策劃書里不作具體體現(xiàn)，而是簡 單帶過。 展會相關(guān)活動計劃是對準(zhǔn)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充。（十三）、項目結(jié)算計劃1、項目結(jié)算原則和條件2、項目結(jié)算流程3、項目結(jié)算明細(xì)表四、審批【項目審批】（一）、立項策劃書修訂立項策劃書，遞交策劃主管審閱并修改。（二）

17、、立項策劃書遞交報總體方案，公文請示于主辦單位（一般為政府部門及商業(yè)協(xié)會），等待審批。（三）、展會注冊登記1、攜主辦單位批復(fù)、總體方案等資料報工商部門辦理展會登記證。2、攜登記證去辦展地點（展館或商圈管委會）簽訂場地合同，辦理消防、公安等手續(xù)。3、流程如下：（1）、確認(rèn)申請資格（2）、 向所在的工商行政管理部門提出申請（3）、 工商行政管理部門核發(fā)商品展銷會登記證（4）、 填寫展銷會報告書。（5）、注意事項：省局不辦理展銷會的申報手續(xù)，請 到舉辦的所在地市縣工商局辦理手續(xù)多個單位聯(lián)合舉辦的， 由其中一個具體承擔(dān)展銷會組織工作地單位向舉辦地地工商部門申請辦理登記五、調(diào)研【項目論證】策劃的靈魂-創(chuàng)

18、意，策劃的生命可行性。沒有創(chuàng)意的策劃案，如同行尸走肉，但仍可實施。沒有可行性的策劃案就只能叫笑話，市場調(diào)研，可行 性分析報告，在策劃過程中絕對重要，無可替代。（一）、資料分析對前期已經(jīng)搜集的資料進(jìn)行綜合分析，并建立數(shù)據(jù)庫。（二）、客戶調(diào)研通過設(shè)計問卷、電話調(diào)查、陌生拜訪等方式，來驗證原構(gòu)思方案的成立性，主要爭對參展群體、觀展群體的調(diào)研，來進(jìn)行可行性的基本分析。（三）、重新定位根據(jù)市場調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總分析，對展會的規(guī)模、市場定位、主題，進(jìn)行論證并得出結(jié)論。六、可行性分析報告【項目分析】（一）、市場環(huán)境分析 1、宏觀市場環(huán)境：2、區(qū)域市場環(huán)境：3、市場環(huán)境評價：（二）、展會項目生命力分析

19、1、項目發(fā)展空間：2、項目競爭力：3、辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析（三）、展會執(zhí)行方案分析 對計劃舉辦的展會的基本框架進(jìn)行評估，具體包括：1、展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。2、辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。3、展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。4、在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。5、展會的辦展機(jī)構(gòu)在計劃的辦展時間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。6、辦展機(jī)構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。7、展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。（四）、招展招商和宣傳推廣計劃評估 1、招展計劃評估2、招商計劃評估3、贊助商計劃評估4、宣傳推廣計

20、劃評估5、執(zhí)行方案評估（五）、展會項目財務(wù)分析 1、價格定位 2、成本預(yù)測 舉辦一個展會的成本費用一般包括：（1)展覽場地費用。（2)展會宣傳廣告費、會展資料設(shè)計和印刷費。（3)招展和招商的費用。（4)相關(guān)活動的費用。（5)辦公費用和人員費用。（6）稅收（7）其他不可預(yù)測的費用舉辦一個展會的廣告收入一般包括：（1）證件廣告（2）入場券廣告、宣傳單頁廣告（3）會刊廣告（4）現(xiàn)場擋板廣告，充氣拱門、氣球、條幅等（5）各種手提袋廣告（6）專用信封、信紙廣告（7）媒體廣告（8）收費方式招攬參展商參加講座（9）其他形式的廣告資源 3、 收入預(yù)測 舉辦一個展會的收入一般包括：（1） 展位費收入（2） 門票

21、收入（3） 廣告和企業(yè)贊助收入（4） 其他相關(guān)收入4、 盈虧平衡分析 5、 現(xiàn)金流量分析 6、風(fēng)險預(yù)測 （1） 市場風(fēng)險（2） 經(jīng)營風(fēng)險（3） 財務(wù)風(fēng)險（4） 合作風(fēng)險（六）、存在的問題 包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。（七）、改進(jìn)建議 針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進(jìn)建議， 指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。（八）、努力的方向 根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。七、策劃案修訂【項目改進(jìn)】（一）、研討方案修改策

22、劃案，通過一定時段的調(diào)研與論證，對原有的構(gòu)思重新進(jìn)行分析、評估。部分創(chuàng)意內(nèi)容，則要根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果進(jìn)行及時調(diào)整。（二）、訂制策劃案1、 修訂展會預(yù)算方案。2、 修訂展會招展方案3、 修訂展會招商方案4、 修訂展會宣傳推廣方案5、 修訂展會籌備進(jìn)度方案6、 修訂展會服務(wù)商方案7、 修訂展會開幕和現(xiàn)場管理方案8、 修訂展會結(jié)算方案（三）、展會潛在風(fēng)險預(yù)測及預(yù)備案1、展會潛在風(fēng)險：風(fēng)險就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計劃落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損

23、失的可能性。針對上述潛在風(fēng)險，指定的應(yīng)急方案或補(bǔ)救措施。2、市場風(fēng)險。（不可分散風(fēng)險、系統(tǒng)風(fēng)險）3、經(jīng)營風(fēng)險。可能導(dǎo)致經(jīng)營風(fēng)險的因素：定位不當(dāng)、招展不力、招 商不順、宣傳推廣效果不佳等。4、財務(wù)風(fēng)險5、合作風(fēng)險大愛音樂節(jié)2012 年 6 月 21 日至 6 月 24 日，虧損4000 多萬，所有中國策劃人必須看的一個案例。虧損原因：1、市場定位，區(qū)域市場分析偏離，受眾分 析錯誤。2、宣傳推廣不到位。3、票價定位不科學(xué)。4、現(xiàn) 場執(zhí)行有嚴(yán)重漏洞【策劃失敗，風(fēng)險預(yù)測失敗】，黃牛黨帶 了 10 幾萬人入場，沒有買票【成就了黃牛黨的暴富，主辦方損失了幾千萬的門票收入】。八、資料的設(shè)計和印制（一）、展會

24、標(biāo)識設(shè)計1、展會 LOGO2、展會網(wǎng)站3、宣傳單及手提袋設(shè)計（二）、編制參展說明書制訂新聞發(fā)布會講解文件1、前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。2、展覽場地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時，要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具

25、體位置等；對于該展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對展覽場地基本情況的介紹對于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。3、展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、 開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量精確到小時；對于 辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持 單位和協(xié)辦單

26、位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展 會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待 酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果 有網(wǎng)址和 EMAlL 也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。4、展會規(guī)則。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守 的一些規(guī)章制度，包括：展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲藏 的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項 等。展會規(guī)則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展 會現(xiàn)場管理和維護(hù)現(xiàn)場秩序十分重要。5、展位搭裝指南。是對

27、展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說明” 主要是對展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等?！翱盏卣刮淮钛b說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導(dǎo)參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。6、展品運(yùn)輸指南。是對參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運(yùn)

28、輸指南，都要對展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對幫助參展商及時安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。7、會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服

29、務(wù)的。8、相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請臨時服務(wù)人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當(dāng)?shù)臅r間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。（三）、印制展會招展函展會招展函包含以下內(nèi)容：1、市場狀況分析。2、展會基本內(nèi)容。3、辦展背景和目標(biāo)。4、展會場地規(guī)劃。5、展品范圍。6、展會亮點。7、參展要求。8、參展費用。9、參展

30、程序。10、參展申請表。（四）、印制媒體邀請函媒體邀請函包含以下內(nèi)容：1、展會基本內(nèi)容。2、辦展背景和目標(biāo)。3、參與媒體。4、展會亮點。5、展會流程6、展會媒體流程（五）、印制參展合同車展參展協(xié)議書【范本】甲方： 乙方： 展覽會將于年月 日至月日在舉辦。甲方為該次覽會組織承辦方，乙方為該次覽會參展方。為了保證展會正常進(jìn)行，維護(hù)雙方共同利益及聲譽(yù)，本著自愿、平等合作、互惠互利的原則，訂立本合同，以茲雙方共同遵守。一、展位情況及展品1、乙方參展展位位置： （參見展會展位分布圖，該圖作為本合同附件，系本合同的一部分）；2、乙方參展面積：平方米；3、參展場租價格：總計元（大寫 ）；4、乙方參展展品為。

31、二、付款方式乙方于本合同簽訂后 7 日內(nèi)支付元作為履約定金（展會結(jié)束后轉(zhuǎn)為參展場租）；剩余款項元在年 月日前支付。三、甲方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的分配：甲方將依據(jù)展品的特性或認(rèn)為適宜的方式分配展位。在展位開始搭建之前，甲方保留改變展位分配的權(quán)利，在特 殊情況下，甲方可改變展位，移動展覽設(shè)施，或關(guān)閉展館的出入口， 并可對展位進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，對于展位的調(diào)整，甲方應(yīng)通知乙方， 乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；2、改變展會日期和地址：甲方保留因外部因素改變展會日期和地點的權(quán)利，日期和地點改變應(yīng)在展會開幕 10 日之前通知乙方，本協(xié)議仍然有效。乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；3、安全：甲方負(fù)責(zé)展會期間展出場地

32、的安全工作，對乙方和參觀者采取安全預(yù)防措施，在存在安全隱患的情況下，甲方有權(quán)拒絕任何參觀者參展商進(jìn)入展會或展場。甲方應(yīng)在展會期間配置保安， 協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)，確保展會進(jìn)行，但對展會期間和之后乙方及其參展人員物品、展品的丟失、損壞或被竊不承擔(dān)責(zé)任；4、附加條款：展會承辦單位將保留頒布附加條款的權(quán)利，以保證展覽有序的管理。所有附加條款將是本合同的一部分。四、乙方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的使用：乙方只能展示申報的展品，在展會期間，乙方應(yīng)委派有能力的人員管理展品。未經(jīng)甲方的書面同意，乙方不得將展位全部或部分轉(zhuǎn)租或分派給他人，乙方對展廳墻面或其他部位的損壞應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任，未經(jīng)甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展館柱面或墻面；2、展位的搭建與裝飾：乙方展位的搭建及裝飾由乙方負(fù)責(zé)，費用由乙方承擔(dān)，但須符合甲方對參展商的展位搭建要求。乙方須于展會開幕前一日的十六時前完成展位搭建和布置。乙方的展位搭建需符合安全要求，由于乙方或其分包方的原因使他人、其他參展商或公共財產(chǎn)受到損害，乙方應(yīng)對其予以賠償；3、展品運(yùn)輸 a）乙方負(fù)責(zé)將展品運(yùn)輸至展會舉辦地點并承擔(dān)運(yùn)輸費用；