公司檔案管理制度

1、言簡(jiǎn)意賅，遠(yuǎn)見卓識(shí)，望君采納，謝謝！刪除水印可，編輯頁眉，選中水印，點(diǎn)擊刪除。檔案管理制度、總則1、為了規(guī)范XXX集團(tuán)檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀 的管理，特制定本制度。2、檔案的范圍（1）公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。（2）外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、 通知、批復(fù)等資料。（3）下屬全資、控股子公司（以下簡(jiǎn)稱子公司）備案形成的與經(jīng)營(yíng)有 關(guān)的資料。二、檔案的管理部門1、檔案管理由行政管理中心及財(cái)務(wù)中心共同管理，其中行政管理中心 為主管部門。2、檔案管理部門的職責(zé)（1）行政管理中心檔案管理的職責(zé) 負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流 程、

2、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立 卷、保管、借閱、銷毀等的管理。 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。 負(fù)責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。 負(fù)責(zé)整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。 負(fù)責(zé)收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案 負(fù)責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄。(2) 財(cái)務(wù)中心檔案管理的職責(zé) 負(fù)責(zé)配合行政管理中心編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財(cái)務(wù) 類檔案的分類目錄、分類管理流程。 負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司及子公司備案的財(cái)務(wù)類檔案。三、檔案的分類管理1、檔案的分類原則公司檔案分類和分類編號(hào)由行政管理中心統(tǒng)一集中管理。各部門

3、不得 擅自增、減、變更檔案分類和分類編號(hào)。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需 求，應(yīng)由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政管理中心審批同意后再 做調(diào)整。2、檔案的分類檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級(jí)性等多種方式分類。公司檔案主 要采取按實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類。(1) 按內(nèi)容進(jìn)行分類，主要有： 章程、規(guī)章制度、通知通報(bào)發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi) 部通知通報(bào)發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。 會(huì)議資料。主要包括日常會(huì)議紀(jì)要和專題會(huì)議資料等。 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議和成員資料。包括股東會(huì)、董事會(huì)、 監(jiān)事會(huì)決議、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料等。 企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡(jiǎn)介、資質(zhì)、證照

4、登記、變更、注銷、年 審資料、品牌形象等。 經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)：包括經(jīng)營(yíng)目標(biāo)與總結(jié)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與總結(jié)等。 經(jīng)濟(jì)合同。包括對(duì)外形成收款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、對(duì)外形成付款的經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。 案件資料。 行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書、旅游等）。包括基建 項(xiàng)目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。 人力資源部資料。包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞 資關(guān)系、員工信息管理等。 財(cái)務(wù)部門資料。包括財(cái)務(wù)人員管理資料、會(huì)計(jì)報(bào)表/報(bào)告、涉稅資料、 銀行融資評(píng)級(jí)授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)資料、會(huì)計(jì)賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。工會(huì)文件登記記錄資料。包括印章使用登記表、

5、收發(fā)文登記、檔案管理登記 資料、圖書借閱登記表等。逍簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。特殊業(yè)務(wù)資料。（2）按保存形式分類 紙質(zhì)形式 電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。（3）按保密性分類：分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、一般（無密級(jí)）檔案。絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo) 根據(jù)文件內(nèi)容，對(duì)照密級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定。絕密：處于最高保密等級(jí)，限指定人員知曉，一旦泄密會(huì)對(duì)集團(tuán)公 司安全、發(fā)展造成極其嚴(yán)重后果的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失伍萬元以上； 資金鏈斷裂；管理系統(tǒng)或組織架構(gòu)動(dòng)蕩（高管三人以上

6、投訴或兩人以上離 職的）等。絕密文件是集團(tuán)公司的核心檔案。包括但不限于：a、總裁指定的絕密事項(xiàng)資料；b、外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果；c、公司的重大經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略投資計(jì)劃；d、購(gòu)買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；e、資金運(yùn)作計(jì)劃、協(xié)議、等相關(guān)財(cái)務(wù)資料；f、重大項(xiàng)目的資料。機(jī)密：保密等級(jí)次于絕密，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人 員所知的資料。是指非法泄露后會(huì)給集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p害的 資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)；管理系 統(tǒng)遭受破壞或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機(jī)（高管兩人以上投訴或一人離職的）等， 包括但不限于：a、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定的機(jī)密事項(xiàng)資料；b、外單位

7、提供的機(jī)密文件資料和相應(yīng)的研究成果；c、集團(tuán)及控股子公司的決策性會(huì)議紀(jì)要、股東會(huì)及董事會(huì)決議；d、關(guān)于集團(tuán)及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；e、 公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、業(yè)績(jī)合同、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)紀(jì)要等（未 公開宣布者）；f、尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙；g、投資計(jì)劃書、項(xiàng)目協(xié)議、項(xiàng)目運(yùn)作方案；h、財(cái)務(wù)帳薄、財(cái)務(wù)運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等；i、集團(tuán)公司人事檔案、工資；j、未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動(dòng)的方案；k、涉及總裁個(gè)人的收發(fā)文件。 秘密：保密等級(jí)在絕密和機(jī)密之下，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人 員所知的資料。但如果非法泄露，會(huì)給集團(tuán)公司帶來損害和影響，如導(dǎo)致 公司財(cái)產(chǎn)損失1萬元以下；

8、資金鏈鏈?zhǔn)艿捷p微影響（不影響正常作業(yè)）；管 理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動(dòng)蕩（兩人 以下投訴，無人員離職），包括但不限于：a、外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；b、公司招投標(biāo)書，有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機(jī)構(gòu) 等;c、具有國(guó)際先進(jìn)水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或者學(xué)術(shù)價(jià)值大 的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；d、合同，技術(shù)協(xié)議；e、公司制度匯編原件。 一般（無密級(jí)）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。四、檔案的移交管理l、檔案移交的基本要求（1）資料完成了日常經(jīng)營(yíng)審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。（2）移交前，應(yīng)對(duì)破

9、損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制 或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。（3）結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示 在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。（4）原則上整理好一一對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。（5）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求 字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。2、檔案移交時(shí)移交人填寫檔案交接登記表（附件1），報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)簽字。接收人核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。五、檔案的歸檔管理1、檔案的歸檔原則（1 ）按立檔單位分開建檔。（2）按形成或針對(duì)的年度分開建檔。（3）自有檔案和備案檔案分開建檔。（4）按檔案內(nèi)容分

10、類排序歸檔。（5）按公司/年度/檔案類別/順序號(hào)歸檔編號(hào)。（6）按末級(jí)分類檔案登記檔案目錄。（7）不相容職務(wù)檔案分開歸檔。2、檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后 3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫 登記分類檔案目錄，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角 應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號(hào)、目錄序號(hào)及檔案密級(jí)。六、檔案的立卷管理1、檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少 時(shí)，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時(shí)，可分多盒立卷。 檔案管理員應(yīng)編制檔案立卷目錄，對(duì)每一卷宗號(hào)所管理的分類檔案編號(hào)、 分類檔案名稱進(jìn)行列示。對(duì)于跨年的案件資料、基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、投資項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)、 擔(dān)保業(yè)務(wù)

11、，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。與單個(gè)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)或事項(xiàng)相關(guān)的要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個(gè)文檔，建立清 單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)完整齊備、準(zhǔn)確無誤后再歸檔立卷。比如：（1）單個(gè)專題會(huì)議相關(guān)組合要素： 關(guān)于召開會(huì)議的請(qǐng)示與批復(fù)； 提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告；預(yù)算決算； 各項(xiàng)決議的草案； 會(huì)議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會(huì) 發(fā)言資料；會(huì)議總結(jié)報(bào)告； 會(huì)議參考性資料：包括調(diào)查報(bào)告；可行性分析報(bào)告；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；技 術(shù)圖紙或圖表； 會(huì)議管理性資料：包括會(huì)議通知、日程與議程安排表；會(huì)議須知、 保密規(guī)定；會(huì)議主席團(tuán)名單、委員會(huì)名單、與會(huì)人員名單；票證、簽到簿； 會(huì)議宣傳性資料：包

12、括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)議紀(jì)要；新聞報(bào)道； 照片、錄音、錄像等資料。（2）單個(gè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料相關(guān)組合要素：簡(jiǎn)歷、身 份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。（3）單個(gè)資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項(xiàng)相關(guān)組合要素：資 質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請(qǐng)資料；有 關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。（4）單個(gè)案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案 資料。（5）單個(gè)員工的檔案相關(guān)組合要素：?jiǎn)T工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué) 位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險(xiǎn)接續(xù)卡（養(yǎng)老保險(xiǎn) 冊(cè)）、與工作過公司解除或終止勞動(dòng)合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整 應(yīng)

13、聘人員信息登記表、體檢證明、勞動(dòng)合同和保護(hù)協(xié)議、員工用工協(xié)議、 告知書、聲明書、崗位變動(dòng)通知、辦理交接手續(xù)資料。（6）單個(gè)基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、資金申報(bào)項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù) 資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項(xiàng)目或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組合。七、檔案的保管要求1、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保管。行政類、人事類檔案由檔案管理專員 保管；財(cái)務(wù)類檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)人員暫為檔案管理。2、紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求（1）檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；（2）檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;（3）檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以

14、 利查閱，并防止潮濕；（4）嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；3、電子檔案的保管的一般要求（1）檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。（2）電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計(jì)算機(jī)中， 必須設(shè)置密碼，注意防泄。（3）電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防病毒等安全措施。（4）備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。4、密級(jí)檔案管理的特別要求（1）嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案。（2）檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的保密 規(guī)定，做到對(duì)公司的機(jī)密不說、不外傳。（3）檔案管理員在調(diào)離或離職時(shí)，由行政管理中心總監(jiān)監(jiān)督辦理移交、 檔案交接之后，方可離開。（4）檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個(gè)人或

15、 單位泄漏涉及公司經(jīng)濟(jì)合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機(jī)密性檔案內(nèi)容。丟 失檔案或擅自泄露檔案機(jī)密，公司將追究其個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。（5）秘密載體必須確保任何時(shí)候都處于絕對(duì)安全、保密狀態(tài)，對(duì)秘密 載體生成過程中不需歸檔的材料，應(yīng)及時(shí)銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、 符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含 計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。（6）秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)過載體 管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心負(fù)責(zé)人審批，有對(duì)外發(fā)布需要 時(shí)，必須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。（7）絕密、機(jī)密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng)，經(jīng) 過載

16、體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心總監(jiān)、批準(zhǔn)。（8）在秘密事項(xiàng)形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則，進(jìn)行管 理。（9）秘密事項(xiàng)由形成部門在檔案歸檔時(shí)，按照密級(jí)資料具體分類標(biāo)準(zhǔn) 做好標(biāo)識(shí)（蓋上標(biāo)識(shí)印章，標(biāo)識(shí)印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前 移交人須做好密封），交檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管，并建好記錄、臺(tái)帳。八、檔案的借閱管理1、申請(qǐng)借閱、查閱或復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱 /復(fù)印申請(qǐng)單， 根據(jù)檔案密級(jí)級(jí)別向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)報(bào)批。除此外，公司外部人員借閱時(shí)還 應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。2、借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱/復(fù)印登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、 工作單位、查閱理由、查閱日期、

17、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還 簽名等情況。3、在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。4、申請(qǐng)復(fù)印時(shí)，應(yīng)由檔案管理員親自復(fù)印，并加蓋“再?gòu)?fù)印無效”印 章，并注明“此復(fù)印件僅用于用途”。5、一般檔案的借閱、復(fù)印由借閱人提出申請(qǐng)，報(bào)部門負(fù)責(zé)人、行政管 理中心負(fù)責(zé)人審批后至檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)。檔案一般不得帶出檔案室。 檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將原件及時(shí)、完好無缺地歸放原處。6、絕密、機(jī)密文件嚴(yán)禁帶出檔案室、復(fù)制，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批人員 在檔案室查閱后應(yīng)立即歸還。如確因工作需要帶出、復(fù)印，除簽批手續(xù)外， 檔案員還需當(dāng)面或電話聯(lián)系，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后辦理相關(guān)手續(xù)。辦理中做 好記錄，按時(shí)

18、追回加密的復(fù)印文件存檔（由于工作需要交予其它關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、 政府部門的除外）。7、絕密、機(jī)密、秘密、一般檔案借閱、復(fù)印如涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容的，除正 常審批手續(xù)外，還需財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)人簽批。九、檔案的銷毀管理1、檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請(qǐng)單， 編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人鑒定審核后，方能銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)有監(jiān)銷 人在場(chǎng)監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容 清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。檔案保管期限滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng) 的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 單獨(dú)抽出立卷的檔案，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)和檔案保管清冊(cè)中列明。十、附則本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)解釋并