集團行政采購控制流程 doc

1、第 1 頁 共 12 頁 行政采購控制流程 為加強與完善本集團行政采購的管理有效降低采購成本特制訂本流程。 第一部分 辦公消耗品 一、適用范圍 1、辦公文具各種文具用品、紙張、憑證紙、單據等 2、辦公耗材墨盒、墨粉、硒鼓等 3、電腦周邊配件鼠標、鍵盤、內存、網卡等。 具體內容細目參照辦公消耗品細目 二、職責權限 1、集團辦公室負責辦公消耗品的定點、定價、監(jiān)督以及總部辦公消耗品的采購等工作三大主體公司農裝/制冷/地產綜合辦負責采購收集結算手續(xù)等工作三大主體公司辦公消耗品倉庫農裝公司源潤物資公司五金庫制冷公司制冷五金庫地產公司地產總部行政倉庫負責入庫、發(fā)放、保管、臺帳等工作。 2、集團辦公室負責制

2、訂、頒發(fā)常發(fā)集團辦公消耗品細目以下簡稱消耗品細目并按市場情況和使用需求進行不定期修訂。消耗品細目由三大主體公司財務部、總部檔案室、三大主體公司綜合辦各存一份。消耗品細目屬保密文檔不得對外交流。 3、三大主體公司綜合辦不得在集團辦公室定點外的供應商采購辦公消耗品并要予以配合。 4、三大主體公司的子公司/事業(yè)部本市不得自行采購辦公消耗品。所需辦公消耗品須按流程到三大主體公司辦公消耗品倉庫領取、發(fā)放。 5、源潤物資財務部、制冷財務部、地產總部財務部負責發(fā)票的審核與結算工作。 6、供應鏈中心負責對集團辦公室的定點、定價進行備案、核查。 三、價格的確定、維護和傳遞執(zhí)行 1、集團辦公室根據使用情況對消耗品

3、細目中的辦公消耗品進行招標招標后的價格單作為采購的價格依據電腦周邊配件需會同集團網絡部共同執(zhí)行。 第 2 頁 共 12 頁 2、非特殊情況不得采購消耗品細目外物品。對新增加與需調整價格的物品集團辦公室比價后認定價格集團辦公室依據實際需要不定期對消耗品細目進行修訂。 3、財務部審定發(fā)票時必須依據消耗品細目中的價格進行核對執(zhí)行價格與指導價格不符的不予入賬。 四、常用消耗品的采購、領用流程 1、計劃申報每月5日各子公司/事業(yè)部本市向對應的三大主體公司綜合辦提交領用計劃。遞交計劃同時必須同時提交上次領用物品的發(fā)放明細和現有庫存情況、已發(fā)物品的領料單“財務部門存查聯(lián)”。 辦公消耗品領用計劃 年 月 日

4、編號 物品 申領數量 現有庫存 備注 擬制各部綜合辦主任 審核子公司/事業(yè)部總經理 辦公消耗品發(fā)放明細 年 月 日 年 月 日 編號 物品 上次領用數量 發(fā)放數量 領用部門/人 現有庫存 擬制各部綜合辦主任 審核子公司/事業(yè)部總經理 三大主體公司綜合辦分別對各部的領用計劃根據實際情況進行審定、匯總。 2、采購三大主體公司綜合辦根據匯總的采購計劃進行采購。 3、入庫貨物抵達倉庫采購人員與物資保管員負責驗收質量清點數量如送貨單與滴鏌恢攣鎰時茉痹謁突醯锨植燉砣肟狻齪錳省度肟獾貳八筒莆窠崴懔苯歡醞飩崴愕牟莆癲顆骯駒慈笪鎰使靜莆癲恐評涔局評涔靜莆癲康夭鏡夭懿坎莆癲俊?4、領用及發(fā)放各部根據三大主體公司綜

5、合辦審定后的計劃開具領料單到倉庫進行領取、發(fā)放并辦理入庫做好領用臺帳。 5、外部結算辦公消耗品在三大主體公司對外結算的財務部門進行統(tǒng)一結算每月第 3 頁 共 12 頁 結算一次。結算需憑入庫單“送貨單位結算憑證聯(lián)”正式發(fā)票。 注集團總部三大主體公司總部按子公司/事業(yè)部形式進行操作。 6、內部結算三大主體公司辦公消耗品倉庫根據各部領用的物資每月匯總耗用清單。按物資耗用數量進行費用分攤整理分攤明細表經辦人簽字與各部領料單送交對外結算的財務部門。如需內部結算目前農裝公司必須內部結算制冷與地產視具體情況而定將分攤明細表各部領料單與對應分攤金額所開具的發(fā)票送交各部所在的財務部門進行內部結算。 五、非常用

6、物品的請購、領用 非常用物品包括辦公耗材、電腦配件、或者臨時發(fā)生的、以及消耗品細目中沒有的辦公消耗品。 非常用物品須由三大主體公司綜合辦填寫非常用物品零星采購申請單報集團辦審批后三大主體公司綜合辦方可進行零星采購、入庫、領用做好相應臺帳并將入庫單第一聯(lián)回傳到集團辦公室備案。 非常用物品零星采購申請單 年 月 日 編號 物品 數量 單價 總價 申請零星采購的原因 擬制三大主體公司綜合辦主任 審核集團辦公室主任 辦公耗材、電腦配件的領用必須以舊換新。 六、倉儲管理 1、三大主體公司各自設辦公消耗品倉庫。設專職物資保管員。辦公耗材、電腦配件等需保持一定數量的庫存以備不時之需。 2.、所有采購物品必須

7、辦理入庫。物資保管員根據供應商送貨清單上物資明細與實物核對是否相符再對照需求清單上的要求驗收入庫。對辦公設備耗材、以及維修配件物資入庫時必要時物資保管員、采購人員、應會同網絡部共同驗收。 3、物資保管員應對入庫后的物資進行分類保管并及時登卡、記帳做到帳、卡、物一致。 4、物資保管員每月底必須對庫存的物資進行徹底盤點核對帳、卡、物是否一致。第 4 頁 共 12 頁 對盤點中差異部分要查找原因經領導審批同意方可調卡、調帳盤點表每月報財務部存檔備案。 第二部分 辦公設備 一、使用范圍 辦公電腦、復印機、打印機、傳真機、一體機及碎紙機等 二、采購周期20天。各子公司/事業(yè)部必須在要求到貨日期前20天提

8、交計算機設備購置審批表否則三大主體公司綜合辦可以拒絕采購。 三、職責權限 1、集團辦公室和集團網絡部負責對供應商定點、定價的招標三大主體公司綜合辦負責采購工作。 2、三大主體公司綜合辦采購員、物資保管員、網絡部網管員負責物資的驗收入庫、發(fā)料與結算手續(xù)的收集等工作。 3、三大主體公司綜合辦不得在集團辦公室定點外的供應商采購辦公設備并要予以配合。 4、物資需求單位對應的財務部負責發(fā)票的審核與結算工作。 5、供應鏈中心負責對集團辦公室與集團網絡部的定點、定價進行備案、核查。 四、定價、定點 1、辦公設備按照實際使用需求由集團辦公室會同集團網絡部進行指定品牌。 2、集團辦公室根據使用情況會同集團網絡部

9、對辦公設備細目中的辦公設備進行招標招標后的價格單作為采購的價格依據。 3、非特殊情況不得采購辦公設備細目外物品。對新增加與需調整價格的物品集團辦公室、集團網絡部比價后認定價格依據實際需要不定期對辦公設備細目進行修訂。 4、財務部審定發(fā)票時必須依據辦公設備細目中的價格進行核對執(zhí)行價格與指導價格不符的不予入賬。 第 5 頁 共 12 頁 五、辦公設備的申購 1、各子公司/事業(yè)部本市不得擅自另行采購辦公設備。申請部門按審批流程填寫計算機設備購置審批表。三大主體公司所有的辦公設備都必須經三大主體公司總經理地產為地產董事長下同同意。 2、三大主體公司綜合辦采購員應根據審批后的采購申請單在規(guī)定時間段內將各

10、檔次電腦的詳細配置、價格通知供應商進行采購供應商按采購申請單上名稱、規(guī)格型號、數量要求進行送貨。 六、入庫和領用 1、物資送達后由三大主體公司綜合辦采購員、物資保管員網絡部網管員共同驗收辦理入庫手續(xù)。 2、網絡部打印設備標簽貼在設備合適處設備標簽須包括以下內容設備名稱、設備配置、使用部門、使用人。 3、各申請部門領用電腦時應填寫物資領料單并注明物資的名稱、規(guī)格型號、數量并由部門領導審批同時提供審批過的采購申請單復印件一并提交給綜合辦物資保管員。物資保管員核對后方能發(fā)貨同時通知子公司/事業(yè)部網管員安裝調試各子公司/事業(yè)部綜合辦登記電腦設備檔案。 4、所有辦公設備在以下部門需有臺帳三大主體公司綜合

11、辦、網絡部、子公司/事業(yè)部綜合辦幾處臺帳必須保持一致并定期進行盤點核對。 七、設備結算 1、供應商在結算貨款時由三大主體公司綜合辦經辦人收集入庫單財務記帳聯(lián)與供應商結算聯(lián)、檢驗單、領料單、采購申請單附在發(fā)票后面并審核。 2、三大主體公司綜合辦經辦人在審核發(fā)票時應對供應商開來的發(fā)票總額與采購申請單、驗收單、入庫單、領料單的數量、單價、金額進行核對是否一致審核無誤后在發(fā)票聯(lián)上鑒名。 3、經核對無誤的發(fā)票及相關單據經子公司/事業(yè)部總經理、三大主體公司總經理審批同意后各子公司/事業(yè)部財務部進行入帳按流程審核、付款。 4、電腦采購需預先付款故各部財務根據審批完成后的計算機設備購置審批表第 6 頁 共 1

12、2 頁 進行付款發(fā)票抵達后按上述流程入賬。 八、設備維修 1、對電腦設備、辦公設備的發(fā)外維修必須填寫發(fā)外維修申請單并經子公司/事業(yè)部使用部門、子公司/事業(yè)部設備部、子公司/事業(yè)部綜合辦、子公司/事業(yè)部網管員、子公司/事業(yè)部總經理、三大主體公司綜合辦、三大主體公司總經理審批后由三大主體公司綜合辦安排發(fā)外維修。 電腦設備、辦公設備維修申請單 公司名稱及事業(yè)部名稱 申請部門 品牌及型號 故障描述 部門負責人意見 子公司/事業(yè)部設備部意見 子公司/事業(yè)部綜合辦意見 子公司/事業(yè)部網管員意見 子公司/事業(yè)部總經理意見 三大主體公司綜合辦意見 三大主體公司總經理意見 2、三大主體公司綜合辦采購員應根據審批

13、后的申請單通知供應商上門取貨或送貨必要時要求到現場維修。 3、財務部根據審批的發(fā)外維修申請單開具物品出門證。 4、維修單位對故障設備檢測后應提供設備維修內容確認單子公司/事業(yè)部網管員進行更換零部件型號審核。三大主體公司綜合辦進行價格審核或詢價、定價后報集團辦公室審批、備案維修單位根據審核后的維修確認單進行維修。 5、對維修設備驗收入庫時三大主體公司綜合辦物資保管員根據維修供應商提供的發(fā)外維修申請單、更換舊件、設備維修內容確認單上物資明細與實物核對是否相符通知子公司/事業(yè)部網管員驗收由子公司/事業(yè)部網管員填寫驗收單按驗收入庫流程辦理入庫手續(xù)。 第 7 頁 共 12 頁 第三部分 辦公家具 一、辦

14、公家具包括桌椅、會議桌、文件柜等。 二、采購周期20天。 各子公司/事業(yè)部必須在要求到貨日期前20天提交辦公家具需求申請否則三大主體公司綜合辦可以拒絕采購。 三、辦公家具每次按需求依據集團辦公室擬定的辦公家具細目單獨申請三大主體綜合辦進行審核后通知供應商送貨。 四、物資送達后三大主體公司綜合辦驗收后入庫使用人填寫領料單相關領導審批后進行領用。三大主體公司綜合辦及各部綜合辦建好臺帳。 五、三大主體公司綜合辦不得在集團辦公室定點外的供應商采購辦公家具并要予以配合。 六、三大主體公司綜合辦核對發(fā)票、請購單、入庫單和領料單后審核無誤后在發(fā)票聯(lián)上鑒名。將核對無誤的發(fā)票及相關單據經子公司/事業(yè)部總經理、三

15、大主體公司總經理審批同意后各子公司/事業(yè)部財務部進行入帳按流程審核、付款。 七、所有辦公家具在以下部門需有臺帳三大主體公司綜合辦、子公司/事業(yè)部綜合辦兩處臺帳必須保持一致并定期進行盤點。 第四部分 報廢管理 一、適用范圍 電腦設備、辦公設備、監(jiān)控周界設備、維修更換下的配件等的報廢。 二、職責 1、集團辦公室負責對廢品收購單位定點、定價的招標及處理工作。 2、集團審計部負責價格的最終審批。 3、集團辦公室與集團網絡部負責辦公設備、電腦設備的報廢評審工作。 4、報廢品資產所在的財務部門負責開具發(fā)票、審核與結算工作。 第 8 頁 共 12 頁 5、供應鏈中心負責對報廢收購價格的備案、核查工作。 三、

16、電腦設備、辦公設備的報廢程序 1、供應商的定點。集團辦公室負責對電腦設備、辦公設備報廢品收購單位的定點、定價的招標每半年舉行一次。招標時收購單位需向集團辦提供詳細的電腦設備、辦公設備報廢品收購價格清單、信譽保證金經集團辦公室審核后信譽好、品牌優(yōu)、價格高的收購單位確定收購單位定點。 2、物資的定價。定點的收購單位必須向集團辦提供詳細的電腦設備、辦公設備報廢品收購價格明細表經集團辦審核集團審計部審批后雙方并在物資報價表上鑒字蓋章后生效并上報供應鏈中心進行存檔備案、核查。 3、收購單位應根據電腦設備、辦公設備報廢品收購價格的變化因素尤其對部分電腦設備、辦公設備報廢品收購價格價格下跌需要調整價格。收購

17、單位必須向集團辦提供物資調價情況表在征得集團辦、集團審計部同意并且調整后的價格須經雙方達成一致否則收購單位調價無效。調整后的價格表報三大主體公司綜合辦、子公司/事業(yè)部各財務部、供應鏈中心存檔備案。 4、電腦設備、辦公設備的報廢必須填寫設備報廢申請單通過子公司/事業(yè)部使用部門、子公司/事業(yè)部設備部、子公司/事業(yè)部綜合辦、子公司/事業(yè)部網管員、子公司/事業(yè)部總經理、三大主體公司綜合辦、三大主體公司總經理、集團網絡部、集團辦公室的審批由集團辦公室安排報廢處理。審批簽字后的單據返回相關部門及子公司/事業(yè)部財務部辦理設備臺帳的注銷。 電腦設備、辦公設備報廢申請單 公司名稱及事業(yè)部名稱 申請部門 品牌及型

18、號 報廢原因 部門負責人意見 子公司/事業(yè)部設備部意見 子公司/事業(yè)部綜合辦意見 第 9 頁 共 12 頁 子公司/事業(yè)部網管員意見 子公司/事業(yè)部總經理意見 三大主體公司綜合辦意見 三大主體公司總經理意見 集團網絡部意見 集團辦公室意見 5、設備報廢遵循以下原則 1、維修成本大于當前購置成本。 2、設備型號已經淘汰無法維修或再利用。 3、設備雖經維修也無法達到當前使用要求。 6、各子公司/事業(yè)部綜合辦應根據審批后的設備報廢申請單通知相關人員把報廢設備交到三大主體公司綜合辦廢品庫。 7、保管員對入庫后的報廢設備進行分類保管并及時登卡、記帳做到帳、卡、物一致。 8、每半年集團辦對廢品庫的報廢設備

19、組織招標招標結果報集團審計部批準后執(zhí)行。 9、對應的財務部根據審批后的報廢設備清單開具物品出門證。 10、各子公司/事業(yè)部不得擅自另外進行電腦設備、辦公設備的報廢處理。 第五部分 行政禮品 一、 適用范圍 襯衫、西服、床上用品四件套、產品模型、香煙、酒水等各類行政禮品。 具體內容細目參照常發(fā)集團行政禮品細目 二、職責權限 1、集團辦公室負責行政禮品的定點、定價、采購等工作三大主體公司綜合辦負責入庫、發(fā)放、保管、臺帳等工作。 2、集團辦公室負責制訂、頒發(fā)常發(fā)集團行政禮品細目以下簡稱禮品細目并按市場情況和使用需求進行不定期修訂。禮品細目由三大主體公司財務部、總部檔案室、三大主體公司綜合辦各存一份。

20、禮品細目屬保密文檔不得對外交流。 3、三大主體公司的子公司/事業(yè)部本市原則上不得自行采購禮品。各子公司/事第 10 頁 共 12 頁 業(yè)部所需禮品須按流程到三大主體公司禮品倉庫領取。 4、農裝公司各財務部、制冷財務部、地產總部財務部負責發(fā)票的審核與結算工作。 5、供應鏈中心負責對集團辦公室的定點、定價進行備案、核查。 三、價格的確定、維護和傳遞執(zhí)行 1、集團辦公室根據使用情況對禮品細目中的各類禮品進行招標招標后的價格單作為采購的價格依據。 2、非特殊情況不得采購禮品細目外的禮品。對新增加與需調整價格的禮品集團辦比價后由集團董事長審批認定價格集團辦依據實際需要不定期對禮品細目進行修訂。 3、財務

21、部審定發(fā)票時必須依據禮品細目中的價格進行核對執(zhí)行價格與指導價格不符的不予入賬。 四、行政禮品的采購、領用流程 1、計劃申報每年度1月、4月、7月、10月的15日前各子公司/事業(yè)部向對應的三大主體公司綜合辦提交當季度的禮品需求計劃。香煙除外 子公司/事業(yè)部行政禮品的需求計劃 年 月 日 編號 物品 申領數量 備注 擬制各部綜合辦主任 審核子公司/事業(yè)部總經理 三大主體公司綜合辦分別對各部的禮品需求計劃根據實際情況進行審定、匯總。送交三大主體公司總經理審批。再送交集團辦進行統(tǒng)一采購的同時必須同時提供禮品需求匯總表行政禮品的發(fā)放明細和現有庫存情況已發(fā)行政禮品的領料單“財務部門存查聯(lián)”。 農裝/制冷/

22、地產公司行政禮品需求計劃 年 月 日 編號 物品 申領數量 現有庫存 備注 擬制三大主體公司綜合辦主任 審核三大主體公司總經理 第 11 頁 共 12 頁 農裝/制冷/地產公司行政禮品的發(fā)放明細 年 月 日 年 月 日 編號 物品 上次結存數 上次采購數 發(fā)放數量 領用部門/人 現有庫存 擬制三大主體公司綜合辦主任 審核三大主體公司總經理 2、采購集團辦根據三大主體公司綜合辦匯總的采購計劃進行統(tǒng)一采購。 3、入庫貨物抵達倉庫三大主體公司禮品管理員負責驗收貨物辦理入庫、做好臺帳。 4、領用及發(fā)放各子公司/事業(yè)部根據實際接待需求開具領料單由權限范圍內見常發(fā)集團差旅費、通訊費、招待費標準及審批管理制度的領導簽字審批到禮品倉庫進行領取、發(fā)放。接待工作結束后須填寫禮品領用發(fā)放明細送交禮品管理員審查。 禮品領用發(fā)放明細單 年 月 日 領料人 領料單編號 禮品名稱