千方百劑操作手冊

1、前言在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)歷經(jīng)多次修改、創(chuàng)新、升級后，目前的功能已日趨強(qiáng)大。同時，其幫助和說明書的內(nèi)容也逐漸豐富、遞增。同時隨著醫(yī)藥行業(yè)的改革已經(jīng)逐步完成。為了使您能更好的結(jié)合gsp大綱要求使用千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)，我們特編寫一本千方百劑操作手冊。使您能對千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中各模塊的操作流程和大體功能有個初步的了解，并且能夠清楚的知道什么樣的崗位該使用什么樣的功能，同時也能了解他們的相關(guān)工作職責(zé)。為您使用千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)做個堅(jiān)實(shí)的鋪墊。千方百劑操作手冊主要是結(jié)合gsp大綱要求與軟件的實(shí)際操作流程所編寫的一本實(shí)戰(zhàn)教材。其主要是按流程、按部門、按崗位分別向您介紹其相關(guān)的操作流程、使用注意、權(quán)

2、限設(shè)置等問題。讓您能非常清晰直觀的了解軟件的操作流程與各模塊的銜接情況，同時該手冊還與千方說明書相結(jié)合。使您能真正的從應(yīng)用到操作了解我們的軟件。藥品是一種特殊的商品，在生產(chǎn)、經(jīng)營全過程中，由于內(nèi)外因素的作用，隨時都有可能出現(xiàn)質(zhì)量問題，因此，必須在所有這些環(huán)節(jié)上采取嚴(yán)格的管理控制措施，才能從根本上保證藥品的質(zhì)量。在藥品經(jīng)營過程中實(shí)施的藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范（簡稱gsp）。gsp是一系列質(zhì)量控制中非常重要的環(huán)節(jié)，我國在2001年12月1日頒布實(shí)施的藥品管理法中已明確了監(jiān)督實(shí)施gsp的法律地位，監(jiān)督實(shí)施gsp已經(jīng)成為藥品監(jiān)督管理工作的重點(diǎn)之一。目前隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的迅速普及，使得企業(yè)規(guī)范

3、經(jīng)營的進(jìn)、銷、存業(yè)務(wù)處理過程中大量數(shù)據(jù)的保存和使用，能夠利用信息發(fā)展的成果和精確高效的計(jì)算機(jī)工具，提高管理和經(jīng)營的質(zhì)量。同時，也為gsp的實(shí)施提供了無可替代的效率保證，而千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)正是秉承這一規(guī)定嚴(yán)格按照gsp大綱要求設(shè)計(jì)制作的醫(yī)藥管理系統(tǒng)軟件，是您使用計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的首選軟件。第一章 快速入門在正式使用軟件以前應(yīng)該首先了解使用軟件的前提條件、相關(guān)準(zhǔn)備工作及軟件的基本操作流程。這樣會讓您達(dá)到事半功倍的作用，使用軟件起來也會更加得心應(yīng)手。1.1軟件使用的前提條件1.1.1信息的收集使用軟件的第一步是進(jìn)行初始信息的收集、整理和統(tǒng)計(jì)工作。首先應(yīng)該對貴公司的藥品信息、往來單位信息、倉庫信息、

4、職員信息、會計(jì)科目、銀行帳戶等相關(guān)信息進(jìn)行整理。收集整理后的上述相關(guān)信息都將分別詳細(xì)、完整的錄入到基本信息的相應(yīng)模塊中。例如：某某公司整理的要藥品信息、往來單位信息、倉庫信息與內(nèi)部職員信息如下：1、 藥品信息中某個藥品的整理內(nèi)容如下：小兒肺咳沖劑為拆零藥品，拆零單位為袋，大單位為盒，其藥品編碼為01，條碼為692311114，規(guī)格為110袋，為沖劑是中成藥，為一般驗(yàn)收方式，常規(guī)養(yǎng)護(hù)，otc類藥品，零售價為8.5元，會員價為8元，批發(fā)價格為6.8元，是個gmp藥品。2、 往來單位中某一個單位的整理內(nèi)容如下：長春人民制藥廠為藥品生產(chǎn)企業(yè)，編號001，地址：吉林長春濱江路136號，聯(lián)系人：張小姐，電

5、話號碼1234567，信用額度：100000元，目前應(yīng)付款為5000元，法人代表：長春，簽訂了質(zhì)量保證協(xié)議，提供了營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼、國稅/地稅登記證、法人委托書等相關(guān)證件。3、 倉庫信息中某一倉庫的整理內(nèi)容如下：配送中心西藥倉庫，編號010，為合格品倉庫。4、 內(nèi)部職員信息中某一職員的整理內(nèi)容如下：小張女，質(zhì)量管理部門主管，編號123，本科學(xué)歷，畢業(yè)于成都中醫(yī)藥大學(xué)，2000年進(jìn)入公司，擁有職業(yè)藥師證書、藥品上崗證、畢業(yè)證、技能登記證。說明：系統(tǒng)管理員應(yīng)該根據(jù)所收集整理出來的內(nèi)容，分別將其錄入【基本信息】的相關(guān)功能模塊中，如藥品信息就應(yīng)該錄入【基本信息】/藥品字典中。其次

6、是對商品的現(xiàn)有庫存、應(yīng)收應(yīng)付帳款、現(xiàn)有的銀行存款等相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理。其整理后的內(nèi)容都將作為該企業(yè)的期初數(shù)值，錄入軟件【系統(tǒng)維護(hù)】/【期初建帳】中的各項(xiàng)期初中，成為系統(tǒng)開帳前的期初數(shù)據(jù)。注意：期初數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入工作必須確保完整、詳細(xì)、準(zhǔn)確。因?yàn)樵谲浖_帳以后，所有的期初數(shù)值都是不能進(jìn)行更改的！最后是對軟件中的成本核算方法進(jìn)行設(shè)置，進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】/【超級用戶】/系統(tǒng)設(shè)置中選擇“成本核算方式”。系統(tǒng)中提供了移動加權(quán)平均法、先近先出方法、后進(jìn)先出方法和手工指定法四種成本核算方法。特別注意：手工指定法能對藥品效期和批次進(jìn)行管理，但無法使用負(fù)庫存銷售；而移動加權(quán)平均法能使用負(fù)庫存銷售，但不

7、能對藥品的效期和批次進(jìn)行管理；先進(jìn)先出法與后進(jìn)先出法都無法對藥品的效期與批次進(jìn)行管理。上述信息的收集建議是由系統(tǒng)管理員向各環(huán)節(jié)的相關(guān)負(fù)責(zé)人員索取，再由系統(tǒng)管理員分別錄入到相關(guān)的功能中。1.2軟件的操作流程當(dāng)信息收集好以后就可以進(jìn)行期初信息的錄入和相關(guān)業(yè)務(wù)信息的錄入了。但首先我們先向您介紹一下軟件的大體操作流程。軟件的大體操作流程如下：基本信息的錄入期初建帳啟用帳套業(yè)務(wù)錄入月結(jié)存年結(jié)存各相關(guān)步驟信息的詳細(xì)講解請查閱千方說明書中第四章快速入門的講解。1.3軟件各模塊講解在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中總共分了十二個管理模塊，其分別為：零售管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、配送管理、財務(wù)管理、往來管理、報

8、表中心、gsp管理、其他、基本信息、系統(tǒng)維護(hù)。零售管理模塊主要是用于零售門店進(jìn)行日常零售業(yè)務(wù)，其中包括零售開票、零售退貨、開具處方單、零售促銷設(shè)置、零售報表查詢、零售庫存查詢等功能。采購管理模塊主要是用于藥品購進(jìn)部門進(jìn)行日常藥品采購業(yè)務(wù)。其中包括采購、采購?fù)素?、采購?fù)搜a(bǔ)、采購?fù)搜a(bǔ)、采購?fù)素浲搜a(bǔ)、受托代銷業(yè)務(wù)及其相關(guān)采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢。銷售管理模塊主要是用于處理日常的銷售、銷售退貨、銷售退補(bǔ)、銷售退貨退補(bǔ)、委托代銷業(yè)務(wù)，并且還可以對相關(guān)的業(yè)務(wù)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及原始憑證進(jìn)行查詢。庫存管理模塊該模塊主要是用于處理非經(jīng)營性出入庫、成本調(diào)價、報損報溢、效期管理、商品拆零、批次跟蹤、庫存盤點(diǎn)、庫存查詢及庫存

9、上下限制報警管理等等。配送管理模塊主要是用于處理配送中心與門店之間，日常的配送、配送退貨業(yè)務(wù)，并且可以對相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)與配送數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。財務(wù)管理模塊該模塊主要是用于財務(wù)部門對企業(yè)資金進(jìn)行帳務(wù)管理，內(nèi)容涉及公司的費(fèi)用、收入、資產(chǎn)以及會計(jì)憑證。gsp管理模塊本模塊提供了檢查驗(yàn)收、儲存養(yǎng)護(hù)、檢查驗(yàn)收、配送驗(yàn)收、不合格藥品管理等十六大模塊的百余種gsp報表。同時將進(jìn)、銷、存與gsp管理向結(jié)合，所有g(shù)sp報表都進(jìn)行了gsp流程控制，所有的進(jìn)、銷、存相關(guān)的gsp報表都可以自動生成。其他模塊其他模塊中提供了經(jīng)營歷程查詢、業(yè)務(wù)草稿過帳審核、計(jì)算器、短消息等功能?；拘畔⒛K主要是用于對企業(yè)的藥品信息、內(nèi)部職

10、員、往來單位、存貨倉庫等內(nèi)容進(jìn)行增加、修改、刪除等維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)模塊：該功能模塊涉及推出系統(tǒng)、更換帳套、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)結(jié)存、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置、單據(jù)格式配置等功能，可以對系統(tǒng)的全局集訓(xùn)寧相關(guān)的設(shè)置與維護(hù)。1.3快捷鍵的使用為了提高軟件的操作效率，提高軟件的錄入速度我們特別在軟件中添加了許多快捷鍵，您在錄入業(yè)務(wù)單據(jù)或進(jìn)行報表查詢等操作時都可以非常便捷的使用。1、在各業(yè)務(wù)單據(jù)中凡是在字段后面有中括號中帶有字母加下劃線的標(biāo)志（如：a）的，都可以使用ait括號中的字母，將光標(biāo)快速定位到該字段處。例如：在銷售單中需要錄入相應(yīng)的購買單位信息，在購買單位后面有個d標(biāo)志，此時您可以直接用aitd鍵即可將光標(biāo)定

11、位在該信息錄入框中，此時便可以進(jìn)行相關(guān)往來單位信息的錄入了。2、在展開菜單欄后，您可以看到各業(yè)務(wù)單據(jù)右邊都標(biāo)有快捷鍵的使用方法。如：零售管理中零售開票的快捷鍵就為：ctrlr3、各單據(jù)中的快捷鍵請分別查閱下面業(yè)務(wù)單據(jù)中的講解。第二章 系統(tǒng)管理員必讀作為一個合格的系統(tǒng)管理員必須要擔(dān)負(fù)起整個企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)工作。對企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)使用、電腦維護(hù)、軟件使用起這及其重要的作用。在軟件中系統(tǒng)管理員擔(dān)當(dāng)著“超級用戶”的角色，即擁有軟件中所有的權(quán)限。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)開帳以前，首先應(yīng)該將企業(yè)的基本信息錄入到軟件中，其中基本信息包括：藥品信息、職員信息、往來單位信息、部門信息、銀行科目、銷售門店、存貨倉庫信息

12、。其次還要進(jìn)行期初帳務(wù)的錄入，也就是歸企業(yè)在使用軟件管理前的庫存商品數(shù)量、現(xiàn)有資產(chǎn)、應(yīng)收應(yīng)付賬款、會計(jì)科目等。同時還要對所有的操作人員進(jìn)行授權(quán)，最后將軟件開帳，開帳前是不能進(jìn)行任何業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入的，只有在開帳以后才能進(jìn)行業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)的錄入。特別注意：在軟件開帳以后基本信息中已有庫存和期初的商品換算比率不能更改，成本核算方法不能更改，期初商品信息不能更改，啟用帳套的時間也不能更改。所以在開帳以前不行要保證基本信息、期初信息、成本核算方法的錄入準(zhǔn)確無誤！2.1如何進(jìn)行基本信息的錄入基本信息的完整準(zhǔn)確是使用本軟件的前提條件，基本信息的錄入包括：藥品字典、往來單位、內(nèi)部職員、銀行帳戶、存貨倉庫、會員管

13、理、費(fèi)用類型、其他收入、固定資產(chǎn)、會計(jì)科目、銷售片區(qū)、公司部門、銷售門店、pos機(jī)、商品關(guān)聯(lián)、配伍禁忌設(shè)置、基本信息編號配置。各信息需要根據(jù)貴企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行完成準(zhǔn)確的錄入，具體錄入方法與使用注意請參照千方說明書中第五章第一節(jié)基本信息中的講解。2.3如何進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)中包含了退出系統(tǒng)、更換用戶、更換帳套、修改密碼、系統(tǒng)鎖定、數(shù)據(jù)管理、月結(jié)存、反月結(jié)存、年結(jié)存、系統(tǒng)重建、超級用戶、期初建帳、單據(jù)格式配置、幫助、版本說明、新功能說明、開帳。第三章 質(zhì)量管理部門必讀質(zhì)量管理部門作為企業(yè)藥品質(zhì)量管理的核心部門，對整個企業(yè)的藥品質(zhì)量起著舉足輕重的作用。是保證藥品質(zhì)量的重要關(guān)口。3.1主要的工作內(nèi)

14、容與職責(zé) 執(zhí)行有關(guān)的藥品質(zhì)量管理的法律、法規(guī)和行政管理規(guī)章。 起草企業(yè)藥品質(zhì)量管理制度，并指導(dǎo)、監(jiān)督制度的執(zhí)行。 負(fù)責(zé)首營企業(yè)和首營品種的質(zhì)量審核。 負(fù)責(zé)藥品質(zhì)量的查詢和藥品質(zhì)量事故或質(zhì)量投訴等內(nèi)容的調(diào)查、處理及報告。 負(fù)責(zé)藥品的驗(yàn)收管理、指導(dǎo)和監(jiān)督藥品保管、養(yǎng)護(hù)和運(yùn)輸過程中的質(zhì)量工作。 負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格的審核，對不合格藥品的處理過程實(shí)施監(jiān)督。 收集和分析藥品質(zhì)量信息。 協(xié)助開展對企業(yè)職工藥品質(zhì)量管理方面的教育或培訓(xùn)。3.2軟件中首營企業(yè)、首營藥品的處理方法3.2.1如何正確處理首營企業(yè)首營企業(yè)是指購進(jìn)藥品時與本企業(yè)首次發(fā)生供需關(guān)系的藥品生產(chǎn)或經(jīng)營企業(yè)。首營企業(yè)審核時必須向本企業(yè)提供加蓋首營企業(yè)

15、原印章的合法證照復(fù)印件、藥品銷售人員必須提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權(quán)書，并標(biāo)明委托授權(quán)范圍、機(jī)有效期限，藥品銷售人員身份證復(fù)印件，還應(yīng)該提供首營企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明。軟件中首營企業(yè)審批的處理流程為：l 第一步：進(jìn)入【基本信息】/往來單位中添加該單位的相關(guān)信息，并在“首營企業(yè)”處打勾，以確定該企業(yè)為首營企業(yè)。提示：如果該企業(yè)已經(jīng)通過首營審批后，則“首營企業(yè)審批”處會自動打上一個勾。l 第二步：進(jìn)入【gsp管理】/【檢查驗(yàn)收】/首營企業(yè)審批表中對該企業(yè)進(jìn)行首營審批。注意：如該企業(yè)確定為首營企業(yè)， 并且在【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/采購入庫中在“是否進(jìn)行首營企業(yè)判斷”處打勾，

16、則在發(fā)生采購業(yè)務(wù)前必須進(jìn)行首營企業(yè)審批，才能進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。反之，如不打勾，則無論是否進(jìn)行首營企業(yè)審批都可以進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。提示：上述兩個報表的使用方法與注意事項(xiàng)請查閱千方說明書中的講解。3.2.2如何正確處理首營藥品首營藥品是指本企業(yè)向某一藥品生產(chǎn)企業(yè)首次購進(jìn)的藥品，包括新產(chǎn)品、新規(guī)格、新機(jī)型、新包裝。首營藥品審核時必須向本企業(yè)提供加蓋生產(chǎn)單位原印章的合法證照復(fù)印件，藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、藥品生產(chǎn)批準(zhǔn)證明文件，首營品種的藥品出廠檢驗(yàn)報告書，藥品包裝、標(biāo)簽、說明書試樣及價格批文等。軟件中首營藥品的處理流程為：l 第一步：進(jìn)入【基本信息】/藥品字典中添加該商品的相關(guān)信息。并且在輔助信息的“首營企業(yè)”中打勾，

17、確定該藥品為首營藥品。如：如果該企業(yè)已經(jīng)通過首營審批后，則“首營審批”處會自動打上一個勾。l 第二步：進(jìn)入【gsp管理】/【檢查驗(yàn)收】/首營藥品審批表中對該藥品進(jìn)行首營審批。注意：如該藥品確定為藥品企業(yè)， 并且在【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/采購入庫中在“是否進(jìn)行首營藥品判斷”處打勾，則在發(fā)生采購業(yè)務(wù)前必須進(jìn)行首營審批，才能進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。反之，如不打勾，則無論是否進(jìn)行首營審批都可以進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。提示：上述兩張報表的使用方法與注意事項(xiàng)請查詢千方說明書中的講解。3.3如何進(jìn)行進(jìn)行質(zhì)量保證協(xié)議、合格供方檔案表的錄入當(dāng)與任何企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)往來時，對方都必須提供相關(guān)的合法手續(xù)，此時，質(zhì)管部門應(yīng)該與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議

18、，并建立相應(yīng)的合格供方檔案。此時，您需要進(jìn)入【gsp管理】/【檢查驗(yàn)收】中再分別進(jìn)入質(zhì)量保證協(xié)議與合格供方檔案表中進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的錄入。具體才作方法請參照千方說明書中的講解。3.4不合格藥品的處理3.4.1 gsp大綱中對不合格藥品的要求在配送退回過程中如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)檢不合格的藥品，應(yīng)該嚴(yán)格按照gsp大綱中不合格藥品的處理流程進(jìn)行處理。確認(rèn)不合格藥品后，應(yīng)該集中存放在配送中心不合格藥品庫（或區(qū)）中，有倉庫部門專門設(shè)置人員管理并給予明顯標(biāo)志，同時建立不合格藥品檔案，對不合格藥品進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止出現(xiàn)質(zhì)量事故。不合格藥品的確認(rèn)、報告、報損、銷毀應(yīng)有完整的手續(xù)或記錄。質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)填寫“不合格藥品報損審

19、批表”，報企業(yè)質(zhì)量負(fù)責(zé)人及企業(yè)負(fù)責(zé)人審核后，通知購進(jìn)、配送中心、財務(wù)部門辦理消帳、下帳手續(xù)。銷毀藥品應(yīng)按照規(guī)定的程序履行手續(xù)并做好記錄。質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對一般藥品的銷毀進(jìn)行監(jiān)督，銷售特殊藥品時，應(yīng)該商報藥品監(jiān)督部門批準(zhǔn)后，在藥品監(jiān)督管理部門的監(jiān)督下銷毀。銷毀一般采用焚毀、深埋、無論形狀破壞等方法。3.4.2軟件中的不合格藥品處理3.4.2.1處理流程配送退回發(fā)現(xiàn)的不合格藥品不合格藥品報損清單不合格藥品情況分析不合格藥品報損審批表藥品銷毀記錄入不合格藥品庫，過帳后自動生成不合格藥品臺帳第四章 采購部門必讀藥品的購進(jìn)管理是藥品經(jīng)營企業(yè)質(zhì)量控制的第一關(guān)，也是確保企業(yè)經(jīng)營行為合法性、保證藥品經(jīng)營質(zhì)量的

20、關(guān)鍵環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)購進(jìn)部門再藥品的采購過程中，承擔(dān)這藥品購進(jìn)質(zhì)量控制的直接責(zé)任，質(zhì)量管理部門必須對藥品購進(jìn)權(quán)過程實(shí)施有效的監(jiān)督控制。4.1藥品購進(jìn)的原則藥品經(jīng)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)把確保藥品經(jīng)營質(zhì)量發(fā)在首選藥品和供貨單位條件的首位，購進(jìn)藥品應(yīng)當(dāng)以滿足人們預(yù)防、治療、診斷疾病的需要為目標(biāo)，以市場需求為導(dǎo)向，堅(jiān)持“以質(zhì)量為前提，按需進(jìn)貨，擇優(yōu)選購”的原則，最大限度地保證社會的需求和企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的健康發(fā)展，不斷提高企業(yè)質(zhì)量管理水平。4.2藥品購進(jìn)的程序企業(yè)在開展藥品購進(jìn)活動中，必須制定能夠確保購進(jìn)的藥品符合質(zhì)量要求的進(jìn)貨程序，進(jìn)貨質(zhì)量管理程序應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)： 確定供貨企業(yè)的法定資格及質(zhì)量信譽(yù)。 審核所購入藥品的

21、合法性和質(zhì)量可靠性。 對與本企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的供貨單位、銷售人員，進(jìn)行合法資格的驗(yàn)證。 購進(jìn)計(jì)劃的編制與審核。 簽訂有明確質(zhì)量條款的購貨合同。 首營企業(yè)及首營藥品的審核 藥品購進(jìn)記錄的編制 藥品驗(yàn)收入庫4.3軟件中的購進(jìn)管理在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中嚴(yán)格按照gsp大綱要求，獨(dú)立開發(fā)了一個專門用于藥品購進(jìn)管理的功能模塊采購管理。該模塊的流程分為“gsp流程控制”和“自動生成gsp報表”兩種模式，您可以根據(jù)貴企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行選擇使用。gsp流程控制與自動生成gsp報表的區(qū)別：l 兩種流程都需要進(jìn)入【gsp管理】/【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/采購入庫中進(jìn)行設(shè)置。l gsp流程控制的每張報表都必須是由相關(guān)的操

22、作人員一步一步的完成。l 自動生成gsp報表則只需要完成“采購入庫單”一張業(yè)務(wù)單據(jù)，其他報表都會按照在gsp系統(tǒng)設(shè)置中的設(shè)置而自動生成。4.3.1自動生成gsp報表自動生成gsp報表首先需要進(jìn)入【gsp管理】/【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/采購入庫中選擇“自動生成gsp報表”，并根據(jù)實(shí)際需要分別在采購計(jì)劃、采購合同、藥品購進(jìn)記錄表、購進(jìn)藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄處打勾。在采購入庫單過帳后系統(tǒng)會按照設(shè)置自動生成相應(yīng)的gsp報表。4.3.2 gsp流程控制4.3.2.1基本流程圖首營藥品審批首營企業(yè)審批合格供方檔案質(zhì)量保證協(xié)議采購計(jì)劃采購合同購進(jìn)記錄表購進(jìn)藥品到貨請驗(yàn)單購進(jìn)藥品質(zhì)量驗(yàn)收藥品驗(yàn)收入庫通知單采購入庫單/業(yè)

23、務(wù)草稿提示：該四個步驟是在gsp系統(tǒng)控制中打勾后，才需要完成。如沒有打勾則可以直接進(jìn)行采購計(jì)劃的編制。4.3.2.2流程講解1采購計(jì)劃1）概述采購計(jì)劃是業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的重要工作內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)該按照實(shí)際出發(fā)，遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的原則，科學(xué)合理的制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃按照企業(yè)的需要一般分為：年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月份計(jì)劃。該計(jì)劃應(yīng)該由相關(guān)的業(yè)務(wù)人月進(jìn)行錄制，并通過分管經(jīng)理或主管簽字審核后方能生效。2）權(quán)限設(shè)置在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中要使用相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)都必須要有相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的使用權(quán)限，否則在軟件后將看不到相應(yīng)功能。采購計(jì)劃權(quán)限的授予請進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】

24、/gsp報表權(quán)限中的將“采購計(jì)劃”打勾。并根據(jù)實(shí)際情況賦予該操作員增加、修改、審核、刪除、查看權(quán)限。3）注意事項(xiàng)如在【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/采購入庫中將“采購計(jì)劃”打勾，則在采購計(jì)劃錄入保存后，進(jìn)入下一步采購合同時，采購合同可以調(diào)用采購計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容；反之，如不在采購計(jì)劃處打勾，則在進(jìn)行采購合同的錄入時就不能調(diào)用采購計(jì)劃的內(nèi)容。2采購合同1）概述采購合同是藥品經(jīng)營過程中明確供銷雙方責(zé)權(quán)的重要形式之一。其目的就是有效的達(dá)到使供銷雙方在經(jīng)營活動中牢固樹立質(zhì)量意識，明確雙方的質(zhì)量責(zé)任，促使企業(yè)自覺主動的加強(qiáng)質(zhì)量控制，依法規(guī)范經(jīng)營，確保藥品經(jīng)營質(zhì)量。2）權(quán)限設(shè)置采購合同授權(quán)請進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級用戶】

25、/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/gsp報表權(quán)限中的將“采購合同”打勾。并根據(jù)實(shí)際情況賦予該操作員增加、修改、審核、刪除、查看權(quán)限。3.購進(jìn)記錄表1）概述gsp規(guī)定購進(jìn)藥品應(yīng)有合法票據(jù)，并規(guī)定建立購進(jìn)記錄應(yīng)做到：票、帳、或相符。購進(jìn)記錄是對企業(yè)業(yè)務(wù)購進(jìn)行為合法性及規(guī)范性的有效監(jiān)控和追溯。是由企業(yè)業(yè)務(wù)購進(jìn)人員在確定了具體的業(yè)務(wù)購進(jìn)活動后所作處的記錄，其內(nèi)容應(yīng)包含購進(jìn)藥品的同用名稱、劑型、規(guī)格、有效期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、購進(jìn)數(shù)量、購貨日期等內(nèi)容。2）權(quán)限設(shè)置購進(jìn)記錄表授權(quán)請分別進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/gsp報表權(quán)限中將“購進(jìn)記錄”打勾；進(jìn)入gsp簽字權(quán)限中將“采購業(yè)務(wù)員簽

26、字權(quán)限”打勾。4.購進(jìn)藥品到貨請驗(yàn)單1）概述購進(jìn)藥品到貨請驗(yàn)收單是只在gsp流程控制流程中存在的業(yè)務(wù)單據(jù)，而在自動生成gsp報表流程中是沒有該業(yè)務(wù)單據(jù)的。該單據(jù)主要是用于供應(yīng)商將商品送到后，由購進(jìn)部門或倉儲部門開出單據(jù)，并通知質(zhì)量驗(yàn)收人員進(jìn)行商品質(zhì)量驗(yàn)收。2）權(quán)限設(shè)置進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/gsp報表權(quán)限中將“到貨請驗(yàn)單”打勾，并且在下方賦予該操作人員的增加、修改、審核、刪除、查看權(quán)限。3）注意事項(xiàng)：如在【gsp管理】/【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/采購入庫中沒有將“購進(jìn)藥品到貨請驗(yàn)”打勾，則該業(yè)務(wù)單據(jù)只能進(jìn)行查詢而不能進(jìn)行錄入！5.購進(jìn)藥品質(zhì)量驗(yàn)收1）概述對藥品進(jìn)行質(zhì)量

27、驗(yàn)收，是把好藥品入庫的質(zhì)量關(guān)，是對藥品質(zhì)量進(jìn)行有效控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而質(zhì)量驗(yàn)收記錄是企業(yè)質(zhì)量檢查的核心資料，驗(yàn)收記錄應(yīng)根據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收的實(shí)際情況，將驗(yàn)收藥品的質(zhì)量狀況記錄下來，并做出明確的驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收記錄應(yīng)該做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有效。企業(yè)對藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄的保存應(yīng)超過藥品有效期一年，但不得少于三年。2）權(quán)限設(shè)置分別進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/gsp報表權(quán)限中將“藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄”打勾；進(jìn)入gsp簽字權(quán)限中將“入庫驗(yàn)收員簽字權(quán)限”打勾。3）驗(yàn)收不合格藥品的處理當(dāng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)不合格藥品，應(yīng)填寫藥品拒收報告單。單據(jù)位置：【gsp管理】/【檢查驗(yàn)收】/藥品拒收報告單。4）抽

28、樣驗(yàn)收的設(shè)置、記錄生成與澄明度檢查記錄的生成驗(yàn)收抽取的樣品應(yīng)具有代表性，即必須保證抽取的樣品能準(zhǔn)確反映被驗(yàn)收藥品的總體質(zhì)量狀況。抽樣驗(yàn)收設(shè)置應(yīng)進(jìn)入【gsp管理】/【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/gsp驗(yàn)收設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置。如在完成抽樣驗(yàn)收后，需要自動生成藥品驗(yàn)收抽樣記錄還需要在下方的“質(zhì)量驗(yàn)收審核后生成抽樣檢查記錄”處打勾。否則在完成質(zhì)量驗(yàn)收記錄后系統(tǒng)將不會自動生成抽樣驗(yàn)收記錄。同時，如需要完成購進(jìn)記錄后自動生成針劑澄明度檢查記錄，也需要在“量驗(yàn)收審核后生成澄明度檢查記錄”。反之，不打勾則不會生成！提示：當(dāng)抽樣驗(yàn)收設(shè)置好以后，在質(zhì)量驗(yàn)收記錄中系統(tǒng)便會自動根據(jù)設(shè)置的條件在“抽樣數(shù)量”字段中自動計(jì)算好該批藥品的

29、抽樣數(shù)量。5）使用注意該單據(jù)只能通過調(diào)單的方式，調(diào)用上一步生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行填寫，而不能自行選擇商品錄入！6）操作技巧如調(diào)用上步驟數(shù)據(jù)時藥品只有一個批次，而實(shí)際到貨驗(yàn)收的商品卻有兩個批次，則此時，您可以選中該商品并點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，使用“分批驗(yàn)收”功能，或選中該商品后直接使用快捷鍵：ctrlc。6.藥品驗(yàn)收入庫通知單1）概述藥品驗(yàn)收入庫通知單只能調(diào)用上個步驟的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入。主要是在質(zhì)量檢查人員完成質(zhì)量驗(yàn)收后，開出該單據(jù)通知保管人員準(zhǔn)備進(jìn)行商品的入庫。2）權(quán)限設(shè)置進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】/【超級用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/gsp簽字權(quán)限中將“購進(jìn)藥品入庫通知單”處打勾。并同時賦予該操作人員增加、修改、審

30、核、刪除、查看權(quán)限的相關(guān)權(quán)限。7.采購入庫單/業(yè)務(wù)草稿過帳當(dāng)上述步驟完成后，系統(tǒng)會自動提示：“入庫數(shù)據(jù)已經(jīng)成功生成采購入庫單草稿數(shù)據(jù)，請到業(yè)務(wù)草稿中查詢！”此時，只是完成了采購入庫單草稿的生成，并沒有真正的商品入庫，此時的庫存數(shù)量沒有改變。還必須進(jìn)入采購入庫單或業(yè)務(wù)草稿中將入庫單草稿過帳，實(shí)際庫存數(shù)量才會增加。此時，才真正完成了整個采購業(yè)務(wù)流程。說明：gsp流程控制下的采購入庫單是查詢的功能，不能進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入，而自動生成gsp流程下的采購入庫單才是真正的業(yè)務(wù)單據(jù)。是用于采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入。4.3.2.3采購?fù)素?、采購?fù)素浲搜a(bǔ)、采購?fù)搜a(bǔ)業(yè)務(wù)的處理當(dāng)完成采購業(yè)務(wù)流程后，因?yàn)榘b問題、效期問題

31、等其他原因需要對已經(jīng)入庫的商品進(jìn)行退貨時，采購?fù)素泦慰梢钥旖莸膸椭M(jìn)行業(yè)務(wù)處理。如在完成退貨業(yè)務(wù)后，發(fā)現(xiàn)退貨的商品退貨價格錄入錯誤，此時，您也不用擔(dān)心，您可以使用采購?fù)素浲搜a(bǔ)單進(jìn)行調(diào)帳處理。而采購入庫后發(fā)現(xiàn)采購入庫的價格有誤，此時采購?fù)搜a(bǔ)單也能非常輕松的幫助您完成進(jìn)貨價格的調(diào)整。注意：上述三張單據(jù)的使用方法與注意事項(xiàng)請查閱千方說明書中的講解！4.3.3采購報表的查詢在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中，為了使您在完成采購業(yè)務(wù)后，能及時而便捷的查詢到每筆采購業(yè)務(wù)的來龍去脈。我們根據(jù)查詢內(nèi)容的不同而開發(fā)制定了強(qiáng)大的報表查詢功能，您可以根據(jù)實(shí)際情況分別使用不同的查詢報表查詢到您需要的相關(guān)采購數(shù)據(jù)與信息。真正的

32、做到有根可尋、有據(jù)可查。采購管理中的查詢報表如下：采購計(jì)劃查詢、采購合同查詢、采購合同統(tǒng)計(jì)查詢、采購?fù)搜a(bǔ)查詢、采購成本表、采購統(tǒng)計(jì)報表、藥品進(jìn)價分析、采購明細(xì)查詢、商品進(jìn)貨銷售分析、供應(yīng)商進(jìn)貨銷售分析、供應(yīng)商進(jìn)貨配送分析、生產(chǎn)廠商供貨銷售分析提示：各報表的使用方法與注意事項(xiàng)請查閱千方說明書中的講解！4.3.2.5使用注意事項(xiàng) 在使用gsp流程控制時，一定要完成整個操作流程后才能進(jìn)行銷售、零售等其他業(yè)務(wù)的開展，否則在進(jìn)行商品選擇時，該藥品的狀態(tài)會顯示為：“質(zhì)檢中”不能選擇。處理方法：請將檢查是那個步驟沒有完成，并將其補(bǔ)上?；蛑苯舆M(jìn)入gsp 采購管理中各單據(jù)的具體使用方法、注意事項(xiàng)等內(nèi)容請全部查閱

33、千方說明書中第五章第三節(jié)中各單據(jù)的講解！4.4受托代銷業(yè)務(wù)的管理在醫(yī)藥流通企業(yè)中除了使用采購進(jìn)貨銷售的模式外，還存在另一種銷售方式：受托代銷。即供應(yīng)商供貨給企業(yè)，但企業(yè)不需要馬上向供貨商付款，而是在銷售完成后統(tǒng)一進(jìn)行付款，或銷售一批付一批。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中特別開發(fā)提供了“商品受托代銷”業(yè)務(wù)管理模塊。位于【采購管理】/商品受托代銷模塊中共包括受托代銷入庫、受托出庫、受托代銷退貨、銷售情況查詢、退貨情況查詢、代銷庫存狀況功能。提示：詳細(xì)的講解請查閱千方說明書中5.3.10中的講解！第五章 配送部門必讀配送中心是零售連鎖企業(yè)的物流控制機(jī)構(gòu)，其職能為驗(yàn)收、儲存、養(yǎng)護(hù)、出庫復(fù)核、運(yùn)輸?shù)?，并且只?/p>

34、向本企業(yè)連鎖范圍內(nèi)的門店配送，不得對外批發(fā)，零售、及配送，國家藥品監(jiān)督管理局另有規(guī)定的除外。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中配送管理系統(tǒng)提供了網(wǎng)內(nèi)配送與網(wǎng)外配送兩種連接方式，兩種連接方式的配送流程都是相同的。 網(wǎng)外配送：是指配送中心與門店使用遠(yuǎn)程連接，即配送中心與門店不在同一個局域網(wǎng)內(nèi)。使用網(wǎng)外配送必須進(jìn)行數(shù)據(jù)上下傳輸，才能進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作。例如：在門店完成一張門店要貨計(jì)劃后，需要將數(shù)據(jù)上傳給配送中心，當(dāng)配送中心接收門店數(shù)據(jù)后，才能進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的操作。 提示：在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)5.1以后的版本中還增加了一個數(shù)據(jù)傳輸工具該工具只需要門店進(jìn)行相關(guān)的上傳與接收，當(dāng)配送中心接收到門店數(shù)據(jù)后，會在配送中心

35、自動進(jìn)行提示。具體使用情況請查閱下面的講解。 網(wǎng)內(nèi)配送：是指配送中心與門店使用實(shí)施連接，即配送中心與門店在同一個局域網(wǎng)內(nèi)。使用網(wǎng)內(nèi)配送可以不用進(jìn)行數(shù)據(jù)上下傳輸，便可以進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作。例如：在門店完成一張門店要貨計(jì)劃單后，配送中心就能馬上接收到該數(shù)據(jù)，可以直接在配送中心做出相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作。5.1配送出庫業(yè)務(wù)在醫(yī)藥流通企業(yè)的實(shí)際配送流程為：首先由門店提出要貨計(jì)劃，或者配送中心依據(jù)企業(yè)管理對各門店的最低儲存藥品極限制定配送計(jì)劃，然后將配送計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)榕渌颓鍐谓粋}庫，倉庫憑配貨清單按批號將藥品發(fā)至配送場所，由專職配貨員依據(jù)門店的配貨憑證，將藥品分發(fā)到相應(yīng)的門店貨位中；復(fù)核員對已配發(fā)好的藥品按品種、逐

36、批號進(jìn)行質(zhì)量復(fù)核，復(fù)核無誤后，復(fù)核人員在配送單上簽字并注明質(zhì)量結(jié)論，并將復(fù)核后的藥品貼封，最后移送至待發(fā)藥品區(qū)，由運(yùn)輸員向門店進(jìn)行配送。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中配送出庫的模式分為：自動生成gsp報表與gsp流程控制兩種。5.1.1自動生成gsp報表5.1.1.1簡介使用自動生成gsp報表首先應(yīng)該進(jìn)入【gsp管理】/【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/配送出庫中選擇使用“自動生成gps報表”模式。同時選擇是否自動生成“出庫復(fù)核記錄”與“藥品配送記錄”兩張gsp報表。如需要自動生成上述兩張報表，必須分別在上述兩處中打勾。如不需要生成上述兩張報表，則不用打勾。使用“自動生成gsp報表”模式進(jìn)行配送商品時，只需要完成

37、配送出庫單的錄入與過帳工作。便完成配送業(yè)務(wù)。注意：如果是門店制定門店要貨計(jì)劃單上傳配送中心，則必須先對門店要貨計(jì)劃進(jìn)行審核。當(dāng)審核完成后，可以進(jìn)入配送出庫單中，直接調(diào)用審核后的門店要貨計(jì)劃數(shù)據(jù)。5.1.1.2基本流程圖配送出庫單過帳（配送中心）配送出庫單過帳（門店版）配送中心門店庫存增加門店倉庫庫存增加配送倉庫庫存減少門店收貨入庫單過帳（門店版業(yè)務(wù)草稿）5.1.2 gsp流程控制使用gsp流程控制同樣也需要進(jìn)入【gsp管理】/【gsp系統(tǒng)設(shè)置】/配送出庫中選擇使用“gsp流程控制”。5.1.2.1基本流程圖門店要貨計(jì)劃（門店版）門店要貨計(jì)劃審核（配送中心）配送出庫單（配送中心）配送出庫復(fù)核記錄

38、（配送中心）藥品配送記錄（配送中心）配送過帳/業(yè)務(wù)草稿（配送中心）門店收貨入庫單（門店版）此時的配送出庫只能存為草稿，必須在完成出庫復(fù)核記錄后才能進(jìn)行過帳處理。門店倉庫庫存增加配送中心門店庫存增加配送中心庫存減少門店收貨入庫單過帳（門店版業(yè)務(wù)草稿）5.1.2.2流程講解1. 門店要貨計(jì)劃門店要貨計(jì)劃是由店長或相關(guān)的負(fù)責(zé)人員根據(jù)本門店最低儲存藥品及實(shí)際銷售情況以書面的方式告知配送中心。再由配送中心進(jìn)行統(tǒng)一配送。注意：該張單據(jù)中的商品零售價格是調(diào)用藥品字典中所設(shè)置的零售價格，是不能進(jìn)行更改的。2. 門店要貨計(jì)劃審核門店要貨計(jì)劃審核的目的是讓配送中心相關(guān)負(fù)責(zé)人員根據(jù)門店的實(shí)際要貨情況，并結(jié)合門店的要

39、貨內(nèi)容合理的進(jìn)行商品配送。根據(jù)審核計(jì)劃的內(nèi)容制定配送出庫單。3. 配送出庫單當(dāng)對門店要貨計(jì)劃審核完成后，進(jìn)入該張業(yè)務(wù)單據(jù)中，可以對審核后的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用，并且還可以增加或減少計(jì)劃中的內(nèi)容。同時，庫管人員應(yīng)該遵循先產(chǎn)先出、先進(jìn)先出的原則按照配送出庫單的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)貨。提示：該單據(jù)只能存為草稿，必須要完成出庫復(fù)核記錄后才能進(jìn)行過帳。當(dāng)該單據(jù)存為草稿后其數(shù)據(jù)自動生成為出庫復(fù)核記錄草稿數(shù)據(jù)。4. 配送出庫復(fù)核記錄出庫復(fù)核記錄是記錄復(fù)核人員根據(jù)配送出庫單的內(nèi)容與庫管人員實(shí)際發(fā)出的商品進(jìn)行核對的詳細(xì)情況。核對的內(nèi)容有：數(shù)量、批號、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家等內(nèi)容是否真確，包裝是否完好無損等。當(dāng)核對無誤后還需要在配送當(dāng)

40、上簽字并注明復(fù)核結(jié)論。同時做好出庫復(fù)核記錄。配送出庫復(fù)核要點(diǎn)： 證件藥品的復(fù)核，應(yīng)該注意檢查包裝的完好性。 拆零藥品應(yīng)逐品種、逐批號對照發(fā)貨憑證進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核無誤后，在拼箱內(nèi)附隨貨通行票據(jù)并封箱。 拆零藥品拼箱應(yīng)有醒目的拼箱記錄，防止發(fā)貨差錯。 出庫復(fù)核記錄中必須標(biāo)明質(zhì)量狀況，并由復(fù)核人簽字。提示：該單據(jù)過帳后，庫存數(shù)量會自動減少。并且在單據(jù)保存后其數(shù)據(jù)會自動成生為藥品配送記錄草稿數(shù)據(jù)。5. 藥品配送記錄藥品配送記錄需要由配送中心相關(guān)負(fù)責(zé)人員根據(jù)每天實(shí)際的配送數(shù)量、金額、單價等內(nèi)容詳細(xì)的記錄商品的配送情況。該記錄應(yīng)該保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。進(jìn)入該單據(jù)中調(diào)出配送出庫復(fù)核記錄草稿

41、數(shù)據(jù)，生成藥品配送記錄。6. 門店收貨入庫單在門店接到配送中心配送的商品后。需要根據(jù)配送單的內(nèi)容與實(shí)際配送藥品進(jìn)行核對，此時，在軟件中有兩種情況，如下圖：配送出庫單（配送中心）審核收貨入庫單（門店版）門店拒收收貨入庫單（配送中心）配送中心審核配送中心原配送單紅沖配送中心生成門店入庫單數(shù)量為零下 傳票實(shí)不符票實(shí)相符過帳上傳上 傳說明：1）如票貨不符，拒收的收貨入庫單傳入后臺，過帳以后在經(jīng)營歷程中，原配送單被自動紅沖，同時過帳后收貨入庫單的數(shù)量和金額都為零。 2）如出現(xiàn)部分票貨相符，部分票貨不符的情況。還可以只將票貨相符的部分商品收貨入庫。而不符的部分做拒收處理。（詳細(xì)操作方法請查閱千方說明書中的

42、講解。）3）門店收貨入庫單錄入保存后，門店的庫存增加，而此時，配送中心門店庫存還未發(fā)生變化，需要將書就傳入后臺配送中心以后，在配送中心對相應(yīng)的收貨入庫單過帳后，配送中心的相關(guān)庫存才會變化。特別說明：所有配送出庫業(yè)務(wù)單據(jù)的操作方法與注意事項(xiàng)都請查閱說千方明書中第五章第七節(jié)中配送管理的講解！5.2配送退貨在藥品流通企業(yè)中正常的配送退貨流程為： 退貨藥品首先應(yīng)由配送中心進(jìn)行查詢，如符合企業(yè)制度所規(guī)定的退貨條件，可開具退貨憑證，通知倉儲部門收貨。 倉庫保管員憑配送中心開具的退貨憑證，對退貨藥品進(jìn)行核對無誤后，將退貨藥品存放于退貨藥品庫（或區(qū)）。 退貨藥品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立退貨藥品臺帳，其內(nèi)容應(yīng)

43、包括改批退貨藥品的基本情況及退貨原因、處理結(jié)論等內(nèi)容。 質(zhì)量驗(yàn)收員按照配送后退回藥品的驗(yàn)收程序進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，記錄后轉(zhuǎn)入合格藥品庫（或區(qū)），驗(yàn)收不合格的，記錄后轉(zhuǎn)入不合格藥品庫（或區(qū)），并做好不合格藥品臺帳。 配送退貨藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)至少保存3年。5.2.1配送退回業(yè)務(wù)在軟件中配送退貨同樣也分為gsp流程控制和自動生成gsp報表兩種。5.2.1.1自動生成gsp報表基本程圖門店退貨申請單（門店版）審核門店退貨申請（配送中心）門店退貨出庫單（門店版）門店庫存減少配送中心門店庫存門店退貨出庫單（配送中心）上 傳 下 傳 上 傳注意：門店退貨申請單需要根據(jù)【基本信息】/銷售門店中“退貨模

44、式”的設(shè)置。如在該銷售門店需要在“退貨按照嚴(yán)格流程控制”出打勾，則必須完成該張業(yè)務(wù)單據(jù)。若沒有打勾，可以直接錄入門店退貨出庫單便完成配送退貨業(yè)務(wù)。5.2.1.2 gsp流稱控制1.基本流程圖門店退貨申請單（門店版）門店退貨申請審核（配送中心）門店退貨出庫單（門店版）配送退回通知單（配送中心）配送退回到貨請驗(yàn)單（配送中心）配送退回藥品驗(yàn)收記錄（配送中心）配送退回入庫通知單（配送中心）退貨入庫單草稿過帳配送退回藥品臺帳（配送中心）門店庫存減少在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)不合格商品，在填寫入庫通知單時，自動進(jìn)入不合格藥品庫。進(jìn)入不合格品倉庫的藥品，進(jìn)入不合格藥品處理流程。配送中心庫存增加應(yīng)收帳款減少（加盟店）上

45、 傳下 傳上 傳2.流程講解1） 店退貨申請單如在門店出現(xiàn)因滯銷、近效期、包裝問題等原因需要將藥品退貨配送中心進(jìn)行統(tǒng)一處理時，此時，便需要門店的相關(guān)負(fù)責(zé)人員填寫該張單據(jù)，并上傳配送中心進(jìn)行審核，審核同意后，方能進(jìn)行退貨業(yè)務(wù)。提示：如在配送退貨時，門店不需要向配送中心遞交退貨申請，則可以不銷售門店中將“退貨按照嚴(yán)格流程控制”處打勾。這樣在進(jìn)行配送退貨時，就可以由門店直接填寫門店退貨出庫單進(jìn)行門店退貨業(yè)務(wù)。2） 店退貨申請單審核門店退貨申請單是調(diào)用的門店退貨申請單的數(shù)據(jù)，由配送中心相關(guān)負(fù)責(zé)人對退貨的商品進(jìn)行審核，同意退貨后，在單據(jù)上簽字。并將數(shù)據(jù)下傳門店，門店方能進(jìn)行配送退貨出庫操作。提示：該張單

46、據(jù)中的內(nèi)容是調(diào)用門店退貨申請單的數(shù)據(jù)，調(diào)用的所有信息都是不能進(jìn)行修改的。3） 門店退貨出庫單如使用了“退貨按照嚴(yán)格流程控制”，則該張單據(jù)只能是調(diào)用配送中心審核的退貨申請單數(shù)據(jù)，此時，可以對退貨的數(shù)量進(jìn)行修改，但修改的退貨數(shù)量只能是小于同意退貨的數(shù)量；如沒有使用“退貨按照嚴(yán)格流程控制”則可以按照實(shí)際情況進(jìn)行退貨商品的錄入。單據(jù)過帳后，門店庫存數(shù)量減少，同時將數(shù)據(jù)上傳配送中心，由配送進(jìn)行下一步配送退貨流程的處理。4） 配送退回通知單當(dāng)門店退貨出庫后，由配送中心相關(guān)退貨負(fù)責(zé)人員開具配送退回通知單，通知倉庫人員接收該藥品。并將該批藥品放在待驗(yàn)商品區(qū)，同時開具配送退回到貨請驗(yàn)單給相關(guān)質(zhì)檢人員，等待質(zhì)量檢

47、查人員對該批藥品進(jìn)行質(zhì)量檢查。提示：該張單據(jù)只能是調(diào)用門店上傳的店退貨出庫單數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，不能手工進(jìn)行錄入。5） 配送退回到貨請驗(yàn)單配送退回到貨請驗(yàn)單是在倉庫保管人員接到門店退貨的藥品后，按照通知單的內(nèi)容開具該單據(jù)給質(zhì)檢人員，由質(zhì)檢人員根據(jù)單據(jù)的內(nèi)容對藥品進(jìn)行檢查，并做好配送退貨藥品驗(yàn)收記錄。提示：a.該張單據(jù)只能是調(diào)用配送退回通知單的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，不能手工進(jìn)行錄入。b.單據(jù)會根據(jù)在“gsp流程控制” 中的設(shè)置不同而狀態(tài)不同。如在該單據(jù)前面打勾，則該張單據(jù)是作為業(yè)務(wù)單據(jù)可以進(jìn)行錄入；反之若不打勾，則該張單據(jù)是以查詢的狀態(tài)出現(xiàn)，此時只能對指定時間段內(nèi)所錄制過的此單據(jù)進(jìn)行查詢。6） 配送退回藥品驗(yàn)

48、收記錄質(zhì)量驗(yàn)收人員按照門店退回藥品的驗(yàn)收程序進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并在該單據(jù)中按照驗(yàn)收的實(shí)際結(jié)果進(jìn)行填寫，同時簽上名字。如檢查合格則轉(zhuǎn)入合格藥品庫，如不合格則轉(zhuǎn)入不合格藥品庫區(qū)。該記錄應(yīng)至少保存三年。7） 配送退回入庫通知單當(dāng)質(zhì)量檢查合格后，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該開具該張單據(jù)通知庫存管理人員按照藥品的狀態(tài)分別，將藥品分別存放入不同的倉庫中。如質(zhì)量合格，則進(jìn)入合格藥品庫區(qū)；若質(zhì)量不合格，則進(jìn)入不合格藥品庫區(qū)。注意：該張單據(jù)過帳后，實(shí)際庫存商品數(shù)量并不會增加，還必須進(jìn)入配送退貨入庫單或業(yè)務(wù)草稿中將該筆配送退回單據(jù)進(jìn)行過帳，實(shí)際商品庫存數(shù)量才會增加。并且在單據(jù)過帳后，系統(tǒng)會自動生成配送退貨藥品臺帳，若有不合格藥品

49、，則系統(tǒng)還會同時生成不合格藥品臺帳至此，配送退貨的整個流程就完成了。8） 配送退回藥品臺帳配送退回藥品臺帳可以對所有配送退回的藥品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與查詢。特別說明：所有配送退貨業(yè)務(wù)單據(jù)的操作方法與注意事項(xiàng)都請查閱說千方明書中第五章第七節(jié)中配送管理的講解！5.3報表查詢同采購管理模塊相同，千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)除了提供完成的配送出庫業(yè)務(wù)流程還提供了強(qiáng)大的報表查詢功能。在完成相關(guān)的配送業(yè)務(wù)操作后都可以對相關(guān)的數(shù)據(jù)與報表進(jìn)行查詢。相關(guān)的查詢報表如下： 配送成本表主要是按照配送類單據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢?nèi)我鈺r間段內(nèi)，每筆配送、配送退貨的詳細(xì)金額、配送成本、配送毛利等信息的詳情。同時還可以對每筆業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行查詢。 配送

50、統(tǒng)計(jì)報表該報表主要是按照藥品對每日、每月、任意時間斷的相關(guān)配送與配送退貨詳情進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，如：配送金額、配送數(shù)量、均價、稅額等內(nèi)容。 配送差異查詢該功能主要是對配送過程中出現(xiàn)配送數(shù)量大于門店實(shí)際收貨數(shù)量情況的統(tǒng)計(jì)與查詢功能。 門店要貨計(jì)劃查詢該功能可以對所有門店上傳的要貨計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 門店新品需求查詢該功能可以對門店上傳的所有新品需求單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 配送明細(xì)查詢可以對任意時間段內(nèi)。配送與配送退貨的詳情進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 自營店繳款管理可以對自營店的繳款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢與管理。5.4如何進(jìn)行庫存養(yǎng)護(hù)5.4.1養(yǎng)護(hù)工作的內(nèi)容藥品養(yǎng)護(hù)的各項(xiàng)內(nèi)容都應(yīng)該圍繞保證藥品儲存質(zhì)量為目標(biāo)，其主要工作內(nèi)容有

51、：檢查控制在庫藥品的儲存條件，對藥品進(jìn)行定期質(zhì)量檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取有效的處理措施。5.4.2養(yǎng)護(hù)的職責(zé)與分工藥品養(yǎng)護(hù)是一項(xiàng)涉及質(zhì)量管理、倉儲保管、業(yè)務(wù)經(jīng)營等方面的綜合性工作，按照工作性質(zhì)及質(zhì)量職責(zé)的不同，要求各相關(guān)崗位必須相互協(xié)調(diào)與配合，保證藥品養(yǎng)護(hù)工作的有效開展。 質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)對藥品養(yǎng)護(hù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，審定藥品養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃，確定重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種，對藥品養(yǎng)護(hù)人員上報質(zhì)量問題進(jìn)行分析并確定處理措施，對養(yǎng)護(hù)工作的開展情況實(shí)施監(jiān)督考核。 保管員負(fù)責(zé)對庫存藥品進(jìn)行合理儲存，對倉間溫濕度等儲存條件進(jìn)行管理，按月填報“進(jìn)效期藥品催銷表”，協(xié)助養(yǎng)護(hù)人員實(shí)施藥品養(yǎng)護(hù)的具體操作。 養(yǎng)護(hù)人員負(fù)責(zé)保管人員

52、對藥品進(jìn)行合理儲存，定期檢查在庫藥品儲存條件及庫存藥品質(zhì)量，針對藥品的儲存特性采取科學(xué)有效的方法養(yǎng)護(hù)，定期匯總。分析和上報藥品養(yǎng)護(hù)的質(zhì)量信息，負(fù)責(zé)驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)儲存儀器設(shè)備的管理工作，建立藥品養(yǎng)護(hù)檔案。 總部養(yǎng)護(hù)人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬分部及連鎖門店的藥品養(yǎng)護(hù)檢查業(yè)務(wù)工作，定期收集、匯總、分析連鎖門店上報的藥品養(yǎng)護(hù)質(zhì)量信息報表。5.4.3軟件中養(yǎng)護(hù)工作的具體實(shí)施5.4.3.1藥品養(yǎng)護(hù)類別的區(qū)分根據(jù)gsp大綱規(guī)定，購進(jìn)藥品后三個月起應(yīng)該進(jìn)行第一次庫存養(yǎng)護(hù)檢查。軟件根據(jù)藥品的實(shí)際情況不同將藥品的養(yǎng)護(hù)方式分為：重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)藥品、常規(guī)養(yǎng)護(hù)藥品和不需要養(yǎng)護(hù)藥品三種。這三種養(yǎng)護(hù)方式的確定應(yīng)該進(jìn)入【基本信息】/藥品字典中進(jìn)行確認(rèn)。三種養(yǎng)護(hù)方法的區(qū)別與定義分別如下：1. 不需要養(yǎng)護(hù)藥品此類藥品通常為質(zhì)量穩(wěn)定，且存儲周期短。在軟件中此類藥品是不需要進(jìn)行養(yǎng)護(hù)的。2.常規(guī)養(yǎng)護(hù)藥品1） 從未進(jìn)行過養(yǎng)護(hù)，并且入庫時間大于90天，未到近效期的藥品2） 距離上一次養(yǎng)護(hù)時間大于90天，并且未到近效期的藥品。此類藥品應(yīng)按照3/3/4的原則進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。也就是是每季度的第一個月養(yǎng)護(hù)所有品種的30%第二個月養(yǎng)護(hù)30%第三個月養(yǎng)護(hù)40%。2. 重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種有主營品種、首營品種、質(zhì)量性狀不穩(wěn)定的品