細(xì)則解讀(2013.12.12曹士德

1、高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料 編制收集整理歸檔實(shí)施指南 （解讀） 2013年年12月月 編制的目的編制的目的 l為加強(qiáng)湖北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)管理, 統(tǒng)一、規(guī)范高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的編制、 收集、整理、立卷、歸檔工作，確保工程項(xiàng)目 檔案文件材料準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全，結(jié)合 湖北省高速公路項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際和管理要求，特 制定湖北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集 整理歸檔實(shí)施指南（以下簡稱指南）。 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料定義公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料定義 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料所指是指公路項(xiàng)目建設(shè)從 項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收全過程產(chǎn)生，反映項(xiàng)目質(zhì) 量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對建成后工 程管理、維護(hù)、改建

2、和擴(kuò)建有保存和查考價(jià)值的各 種形式和載體的歷史記錄。 作用與重要性作用與重要性 l是施工技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)和科研成果的匯集和總結(jié) ； 是單位和個(gè)人業(yè)績的歷史記載； l是實(shí)施全面質(zhì)量、安全管理的重要手段；是質(zhì)量保 證體系、安全保證體系重要組成部分； l是監(jiān)督、稽查、審計(jì)重要憑證 ； l是查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù) ； l是竣工驗(yàn)收、進(jìn)行工程質(zhì)量鑒定和日后運(yùn)營管理、 維修及改擴(kuò)建重要的支撐和基礎(chǔ)資料； 公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的特征公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的特征 l具有科技檔案的屬性; l具有成套性、完整性特點(diǎn)， l具有真實(shí)、準(zhǔn)確性， l具有可追溯和可追究性； l歸檔科學(xué)，具有保存價(jià)值和查找

3、利用便捷性。 建設(shè)項(xiàng)目檔案工作主要內(nèi)容建設(shè)項(xiàng)目檔案工作主要內(nèi)容 l文件材料的收集 l文件整理 l文件編制 l文件分類 l文件立卷 l文件歸檔 l文件移交 組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu) l工程項(xiàng)目檔案工作按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)的原則， 實(shí)行 “誰形成誰負(fù)責(zé)”的檔案工作管理。 l成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)和管理公路工程建設(shè) 項(xiàng)目檔案工作。 l各參建單位應(yīng)成立相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)構(gòu)，明確 一位領(lǐng)導(dǎo)分管本單位檔案工作，。 l配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識的專職檔案管理人員。 l建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)。 組織機(jī)構(gòu)框架圖組織機(jī)構(gòu)框架圖 項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組（指揮部相關(guān)部門和總監(jiān)辦主管領(lǐng)導(dǎo)） 指揮部各部門及總監(jiān)辦檔案負(fù)責(zé)人

4、指揮部及總監(jiān)辦檔案員 駐地監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo) 第三方咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu) 施工單位檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo) 辦公室人員 施工質(zhì)檢人員 試驗(yàn)檢測人員 計(jì)劃進(jìn)度人員 安全環(huán)保人員 合同管理人員 駐地監(jiān)理資料員 試驗(yàn)檢測人員 質(zhì)量管理人員 安全環(huán)保人員 計(jì)劃進(jìn)度人員 合同管理人員 指揮部檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo) 施工單位資料員 檔案工作管理與措施檔案工作管理與措施 l檔案工作管理原則和要求 納入工程建設(shè)管理程序，按照工程建設(shè)管理程序要求 與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔。 按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”不得委托他人的原則進(jìn)行管理。 納入合同管理，實(shí)行“誰形成誰負(fù)責(zé)”不得委托他人 的原則，依據(jù)合同管理要求進(jìn)行管理。 配備專

5、職檔案管理人員進(jìn)行管理。 l檔案工作管理措施 納入工程建設(shè)目標(biāo)管理和考核范圍內(nèi)，建立建設(shè)項(xiàng)目 檔案工作的檢查制度和考核獎勵機(jī)制。 建立建設(shè)項(xiàng)目三落實(shí)檔案工作管理機(jī)制 納入監(jiān)理工作內(nèi)容，發(fā)揮監(jiān)理工程師在項(xiàng)目建設(shè)中的 監(jiān)控作用。 檔案工作管理與措施檔案工作管理與措施 l檔案工作管理控制措施 納入工程計(jì)量支付的必備條件。 應(yīng)用預(yù)立卷和臺賬來控制、評價(jià)文件材料收集、整理、 歸檔工作。 建立項(xiàng)目檔案文件材料移交審查、審核驗(yàn)收制度，控制 歸檔文件材料的質(zhì)量。 文件材料的收集文件材料的收集 建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集歸檔范圍 凡是反映高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)活動，從項(xiàng) 目提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工和管理到竣

6、工 驗(yàn)收全過程中產(chǎn)生的、具有查考利用價(jià)值的各種載 體文件材料，包括電子文檔聲像資料等特殊載體文 件,都應(yīng)收集齊全，歸入高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目成套 檔案。 已經(jīng)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助項(xiàng)目管理的，電子文件與 紙質(zhì)文件同步歸檔；如無條件形成電子文件的，對 利用率高的竣工文件可采取圖像掃描或縮微方式， 進(jìn)行檔案復(fù)制 。 特殊載體資料收集內(nèi)容特殊載體資料收集內(nèi)容 l上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物視察時(shí)的照片、錄音、錄像； l重大工程技術(shù)研討會、論證會、專家咨詢會等的現(xiàn)場 照片、錄音、錄像； l原地形、地貌、地質(zhì)狀況的照片、錄像； l能夠反映隱蔽工程施工過程的照片、錄音、錄像； l工程質(zhì)量、安全事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況

7、 和現(xiàn)象發(fā)生時(shí)及處理、補(bǔ)救過程中的現(xiàn)場照片、錄音、 錄像； l有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全重大會議的照片、錄 音、錄像及多媒體； l其他具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像及多媒體及特 殊載體文件。 文件材料的收集與整理歸檔的分工文件材料的收集與整理歸檔的分工 類別文件名稱責(zé)任單位 1立項(xiàng)審批文件指揮部 2勘察設(shè) 計(jì)文件 初步設(shè)計(jì)；施工圖設(shè)計(jì)； 工程勘測、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料； 設(shè)計(jì)變更文件及批準(zhǔn)文件 設(shè)計(jì)單位 3工程管 理文件 征地拆遷文件；招投標(biāo)及評標(biāo)文件； 合同協(xié)議書；工程建設(shè)綜合管理文件； 技術(shù)管理文件 ；計(jì)量支付文件 。 指揮部 4施工文 件 施工管理文件：施工質(zhì)量控制文件； 施工工序文件；施工日

8、志及其他文件。 施工單位 5監(jiān)理文 件 監(jiān)理綜合管理文件 ； 質(zhì)量、安全、 進(jìn)度、費(fèi)用、環(huán)保監(jiān)理文件 ； 獨(dú)立抽檢文件 ；合同管理文件 ； 交工驗(yàn)收工程質(zhì)量評定文件 ； 監(jiān)理單位 文件材料的收集與整理歸檔的分工文件材料的收集與整理歸檔的分工 類別文件名稱責(zé)任單位 6竣工驗(yàn)收 文件 竣工驗(yàn)收文件；交工驗(yàn)收文件；專 項(xiàng)驗(yàn)收文件；參建單位總結(jié)報(bào)告 指揮部 竣工圖表施工單位 決算與審計(jì)文件指揮部 科研與新 技術(shù)文件 應(yīng)用推廣 科研項(xiàng)目有關(guān)文件資料； 新技術(shù)文件應(yīng)用推廣資料 指揮部 科研單位 施工單位 8特殊載體 文件 照片、錄音、錄像、多媒體 、獎杯 、 錦旗及其他特殊載體 指揮部 參建單位 9財(cái)務(wù)文

9、件財(cái)務(wù)管理制度；財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑 證、會計(jì)帳薄 指揮部 設(shè)備文件 文件材料質(zhì)量要求文件材料質(zhì)量要求 收集歸檔的項(xiàng)目文件材料總體要求： 保證歸檔文件材料的內(nèi)在質(zhì)量的基礎(chǔ)上，重視提高外在品質(zhì)。 p文件材料的內(nèi)在質(zhì)量 原始：除特殊情況，收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原件 或至少應(yīng)有一套完整的原件。 準(zhǔn)確： l收集歸檔的項(xiàng)目文件材料文件材料應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地反 映工程建設(shè)的實(shí)際過程，圖物相符，產(chǎn)生及使用部位標(biāo) 注清楚。 l同一個(gè)項(xiàng)目的文件材料相互之間在內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)一致； l文件材料之間要閉合，即質(zhì)檢和試驗(yàn)資料要相互一致， 規(guī)定值和實(shí)測值一致，不得自相矛盾， l表格選用正確，數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確。結(jié)果滿足規(guī)范要求

10、。 文件材料內(nèi)在質(zhì)量要求文件材料內(nèi)在質(zhì)量要求 真實(shí)性：文件材料真實(shí)可靠。 l應(yīng)能真實(shí)地反映工程建設(shè)的實(shí)際過程和實(shí)際情況。 l記錄數(shù)據(jù)真實(shí)?？睖y及測量基礎(chǔ)資料、施工原始記錄若 需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保 存。 完整性 l整個(gè)項(xiàng)目文件材料完整，不缺項(xiàng)； l單項(xiàng)文件材料完整，不缺份； l單份文件材料完整，不缺張。正文和附件齊全； l表格內(nèi)部填寫完整，蓋章、簽字手續(xù)要完備。 文件材料內(nèi)在質(zhì)量要求文件材料內(nèi)在質(zhì)量要求 規(guī)范性； l名稱填寫規(guī)范：包括項(xiàng)目、部位名稱、合同號、單位名稱要 統(tǒng)一、規(guī)范。 l術(shù)語規(guī)范；包括外觀描述、試驗(yàn)結(jié)論用語、自檢用語、評定 用語填寫規(guī)范。 l字跡規(guī)范；書

11、寫工整，字跡、線條清晰，端正、耐久. l修改規(guī)范：寫錯的文字，用斜線劃去，在空白處書寫正確文 字，并由修改人簽名。 l簽名規(guī)范：所有的簽名欄應(yīng)由本人親自手簽，并簽全名，不 能采用打印或圖章,不能狂草或者姓名填寫不完整。 l各種工程建設(shè)用表使用和填寫規(guī)范： 正確選用工序用表 表格填寫規(guī)范： 文件材料外在質(zhì)量要求文件材料外在質(zhì)量要求 及時(shí)性 l每項(xiàng)工作完成或每一道工序完工后所形成的文件 材料，及時(shí)收集、及時(shí)整理、及時(shí)歸檔。 l及時(shí)編制文件材料收集臺帳和卷內(nèi)目錄（臨時(shí)） 美觀： l文字清晰、字體、字號應(yīng)統(tǒng)一，規(guī)范 l幅面整潔。 特殊載體資料收集要求特殊載體資料收集要求 工程照片 l工程照片必須是原版

12、、原件，底片與正片相符，底片不 得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、像紙應(yīng)質(zhì)地良好。 l數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于1600萬像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝， 圖像格式為JEPG格式，未加修飾剪裁。 l數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時(shí)還須沖印 出6英寸紙質(zhì)照片與說明一并整理，用統(tǒng)一相冊歸檔。 l工程照片應(yīng)能反映出工程實(shí)體的不同角度、不同側(cè)面的 實(shí)際情況，隱蔽工程同一個(gè)部位的照片不得少于3張， 同一時(shí)間的工作活動照片1-2張。 工程錄像：應(yīng)當(dāng)主題明確，圖像穩(wěn)定，畫面清晰，色彩 真實(shí)。影像文件收集時(shí)應(yīng)按MPEG方式壓縮。 錄音：聲音清楚，應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為MP3格式 。 文本文件：應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TXT文檔或XML文檔，

13、現(xiàn)階 段允許收集WORD、WPS格式文檔。 文件材料收集其他要求文件材料收集其他要求 l普發(fā)性文件、函件、通知等資料一般由發(fā)文單位 收集。收文單位可不再重復(fù)收集。 l針對性文件、函件、通知等資料由收文單位收集， 發(fā)文單位可不再重復(fù)收集。 l請示、批復(fù)等文件，由請示單位收集。 文件材料收集方法文件材料收集方法 建立預(yù)立卷收集目錄，按收集目錄進(jìn)行收集 例如：大橋樁基施工資料收集目錄 l分項(xiàng)工程開工申請批復(fù)單： l中間交工證書： l分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定表： l鉆孔樁樁位放樣檢查表； l鉆孔記錄表； l鉆孔成孔交驗(yàn)單； l鋼筋安裝質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單； l鋼筋現(xiàn)場質(zhì)量檢查記錄表； l鉆孔樁終孔后灌注混凝土前

14、 檢查表； l混凝土灌注申請批復(fù)單 l混凝土澆筑灌注記錄； l鉆孔灌注樁現(xiàn)場質(zhì)量檢 驗(yàn)報(bào)告單； l施工放線測量記錄表 l水準(zhǔn)測量記錄； l水泥砼抗壓強(qiáng)度試驗(yàn) l成樁成樁整體性檢驗(yàn)報(bào) 告 文件材料收集方法文件材料收集方法 與工程建設(shè)同步收集，每道工序完工后，工序施工 資料、施工記錄都應(yīng)立即歸檔； 按照基本建設(shè)程序分階段進(jìn)行收集 按問題集中收集。 文件材料的整理文件材料的整理 文件材料整理目的： l文件材料屬性的鑒別； l文件材料內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量進(jìn)行清理和審查； l按規(guī)定要求對已收集的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化排 列 項(xiàng)目文件材料整理方法與要求項(xiàng)目文件材料整理方法與要求 文件材料的分類編目與檔號文件材料

15、的分類編目與檔號 l湖北省公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案文件材料檔號示意圖 項(xiàng)目名稱代碼+項(xiàng)目文件分類號+案卷流水號； A B. C. D M 案卷順序號案卷順序號 施工或監(jiān)理標(biāo)段號施工或監(jiān)理標(biāo)段號 立卷一級分類號立卷一級分類號 項(xiàng)目名稱代碼項(xiàng)目名稱代碼 立卷二級分類號立卷二級分類號 湖北省公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案文件材料檔號示意圖 （指南） A (XXX) . B . C . D - M 案卷順序案卷順序 號號 立卷三級分類立卷三級分類 號號 立卷二級分類立卷二級分類 號號 立卷一級分類立卷一級分類 號號 施工或監(jiān)理標(biāo)段號施工或監(jiān)理標(biāo)段號 項(xiàng)目名稱代碼項(xiàng)目名稱代碼 特殊載體資料編目特殊載體資料編目 聲像資

16、料檔號的編制示意圖 聲像資料的檔號由項(xiàng)目代號、分類號、載體代碼和盤 （張）組成。 A (XXX) . B . C-M 載體代碼 盤（張） 立卷單位代碼 分類號 項(xiàng)目代號 錄音:Ly 錄相:HX 照片:zp 圖形:TX 文本文件:WB 例如黃咸高速公路建設(shè)項(xiàng)目第二施工合同段聲像資料檔號錄相資料: HX （2）.8Lx； 照片資料:HX （2）.8zp 錄音資料:HX（2）.8.Ly 多媒體:HX （2）.8.DM 多媒體:DM 竣工文件檔案移交條件竣工文件檔案移交條件 l歸檔文件必須完整、成套、系統(tǒng)。 l竣工文件按要求裝訂成冊。 l兩套竣工圖裝訂齊全，一套電子版竣工圖完整。 l竣工文件移交清冊三

17、套、一套完整的電子版目 錄。 l竣工文件移交要有案卷編制說明。 l施工單位的竣工文件，經(jīng)駐地監(jiān)理審查，確認(rèn) 合格。 符合以上條件的承包單位可申請辦理施工文件材 料移交手續(xù) 文件材料移交審查責(zé)任文件材料移交審查責(zé)任 p項(xiàng)目建設(shè)文件移交審查 1.指揮部各部門的立卷文件資料由指揮部辦公室 和指揮部檔案咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)組織人員聯(lián)合審查。 2. 指揮部總監(jiān)辦公室負(fù)責(zé)審查各駐地監(jiān)理辦公室 的立卷文件材料 3. 駐地監(jiān)理辦公室負(fù)責(zé)審查自己監(jiān)理工作范圍駐地監(jiān)理辦公室負(fù)責(zé)審查自己監(jiān)理工作范圍 內(nèi)的施工單位立卷內(nèi)的施工單位立卷文件材料 p項(xiàng)目建設(shè)文件驗(yàn)收審查 指揮部組織相關(guān)部門、總監(jiān)辦相關(guān)人員和項(xiàng)目監(jiān) 督部門監(jiān)督工程

18、師進(jìn)行審查驗(yàn)收，并形成檔案 移交審查驗(yàn)收意見 施工單位檔案文件材料移交程序施工單位檔案文件材料移交程序 l施工單位向駐地辦遞交“竣工文件移交申請” 附 移交清冊； l駐地辦審查合格后，向指揮部檔案室提出 該施工 合同段“竣工文件檔案移交申請報(bào)告”； l指揮部組織相關(guān)部門、總監(jiān)辦、駐地辦相關(guān)人員 和項(xiàng)目監(jiān)督部門監(jiān)督工程師進(jìn)行審查驗(yàn)收并形成 檔案移交審查驗(yàn)收意見； l經(jīng)指揮部審查驗(yàn)收合格的竣工文件檔案，方可與 施工合同段辦理移交手續(xù)。交接雙方在竣工文件 移交清冊上簽字蓋章。 駐地辦竣工檔案文件移交的程序駐地辦竣工檔案文件移交的程序 l駐地辦檔案文件經(jīng)自檢確認(rèn)合格后，向項(xiàng)目總監(jiān) 辦提出 “監(jiān)理竣工文件檔案移交申請報(bào)告”， 并附移交清冊； l總監(jiān)辦審查合格后，向指揮部檔案室提出該駐地 辦“監(jiān)理竣工文件檔案移交申請報(bào)告”； 并附 監(jiān)理竣工文件檔案移交清冊； l指揮部組織相關(guān)部門、總監(jiān)辦相關(guān)人員和項(xiàng)目監(jiān) 督部門監(jiān)督工程師進(jìn)行審查驗(yàn)收并形成檔案移交 審查驗(yàn)收意見； l經(jīng)指揮部審查驗(yàn)收合格的竣工文件檔案，方可與 辦理移交手續(xù)。交接雙方在竣工文件移交清冊上 簽字蓋章。 指揮部各部門及設(shè)計(jì)單位指揮部各部門及設(shè)計(jì)單位 竣工文件檔案的移交竣工文件檔案的移交 l經(jīng)系統(tǒng)整理、符合編制要求的全部文件材料。 l在各自職責(zé)范圍內(nèi)的竣工文件檔案資料