文件控制程序

1、文件控制程序1目的保證質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料處于受控狀態(tài)，及時(shí)獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系正常、有效運(yùn)行。2范圍適用于公司質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料，包括相應(yīng)外來文件的控制。3職責(zé)3.1綜合管理部負(fù)責(zé)制訂、修改和組織實(shí)施本程序，并負(fù)責(zé)管理體系文件的出版、發(fā)放等日常管理工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各部門對管理體系文件的管理與控制。3.2綜合管理部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門、上級單位和本公司發(fā)布的文件以及人力資源文件資料的管理。3.3綜合管理部負(fù)責(zé)內(nèi)部審核管理方案的文件和歸檔管理。3.4工程部負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的文件

2、和工程圖紙資料的歸檔管理。3.5工程部負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、重要施工方案、職業(yè)健康安全和環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。3.6計(jì)劃部負(fù)責(zé)合同文件、工程勞務(wù)招標(biāo)文件及其相關(guān)文件的歸口管理。3.7物資部負(fù)責(zé)設(shè)備、物資招標(biāo)、采購及相關(guān)文件的歸口管理。3.8生產(chǎn)準(zhǔn)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行規(guī)程、規(guī)范等相關(guān)作業(yè)文件的歸口管理。3.9各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本職能管理范圍內(nèi)相關(guān)文件的獲取、編制、審批、發(fā)放、接收、評審、更改和保管等各環(huán)節(jié)的管理工作，并負(fù)責(zé)制定文件現(xiàn)行狀態(tài)的清單。3.10各部門應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件、資料的收發(fā)、登記、標(biāo)識(shí)、復(fù)制等工作。4管理內(nèi)容與方法4.1文

3、件的分類管理方針和管理目標(biāo)；質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理手冊；質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境體系程序文件；為確保體系的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的作業(yè)性文件，包括技術(shù)性文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定、工作標(biāo)準(zhǔn)以及記錄表示等；質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境記錄。4.2文件的編制文件由承擔(dān)其管理職能的部門組織編制。4.3文件的審批和發(fā)布4.3.1質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.3.2程序文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.3技術(shù)文件由工程部、生產(chǎn)準(zhǔn)備部分別組織各自職能范圍內(nèi)的審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.4管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和

4、發(fā)布。4.3.5對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同按合同管理辦法進(jìn)行審核后，由法定代表人或其授權(quán)人簽署。4.3.6需直接引用的由國家頒發(fā)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)定等外來文件，由各職能部門提出并列出清單報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)購買的文件經(jīng)綜合管理部登記后分發(fā)。4.4（受控）文件的編號、發(fā)放、更改、評審及存檔管理4.4.1文件編號按文件編號規(guī)定附錄b執(zhí)行。4.4.2受控的文件應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，標(biāo)明文件歸口管理部門和分發(fā)號等。4.4.3文件的發(fā)放由公司綜合管理部負(fù)責(zé)，其受控文件應(yīng)填寫內(nèi)部文件發(fā)放登記表，按批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放；非受控文件的發(fā)放按相應(yīng)的規(guī)定發(fā)放。文件的發(fā)放應(yīng)做好記錄。4.4.4文件領(lǐng)用人在內(nèi)部文件發(fā)放登記表上簽名

5、后領(lǐng)取。4.4.5受控的工程施工圖紙、資料的領(lǐng)取、分發(fā)及收回按工程圖紙、資料的管理規(guī)定執(zhí)行。4.4.6文件領(lǐng)用人應(yīng)對受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當(dāng)使用的受控文件嚴(yán)重破損時(shí)，應(yīng)到綜合管理部辦理文件更換手續(xù)，交回原文件，換發(fā)新文件，并仍沿用原文件分發(fā)號。4.4.7當(dāng)受控文件丟失后，應(yīng)到綜合管理部重新辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，并做出說明，文件補(bǔ)發(fā)后，要注明丟失文件作廢。4.4.8當(dāng)受控文件使用人調(diào)離該崗位時(shí)，應(yīng)將文件移交崗位接替人或上交文件發(fā)放部門。4.4.9受控文件的更改審批及發(fā)放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫文件更改申請表，當(dāng)采用新文件時(shí)應(yīng)將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋“作廢”標(biāo)志

6、。作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應(yīng)批準(zhǔn)，并有人監(jiān)督：文件的管理部門將作廢文件統(tǒng)一收回，做好作廢標(biāo)識(shí)后封存或銷毀記錄；為任何原因而保留作廢文件時(shí)，應(yīng)予以明顯標(biāo)識(shí)，并與有效文件分開存放。4.4.10質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中，隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)、法制法規(guī)要求、組織結(jié)構(gòu)等引起管理體系變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)評審（間隔期不超過12個(gè)月），必要時(shí)予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。4.4.11更改后的文件應(yīng)標(biāo)明更改版次，并按原發(fā)放名單追蹤發(fā)放，文件的更改可采用換頁或升版的方式進(jìn)行。4.4.12外來的上級管理部門文件，其收發(fā)、傳閱等由

7、公司綜合管理部實(shí)施管理。4.4.13受控文件的存檔按檔案管理規(guī)定實(shí)施。4.4.14文件需復(fù)制時(shí)，由使用部門提出申請，經(jīng)文件的管理部門批準(zhǔn)，由文件的發(fā)放部門辦理登記手續(xù)，與原件一樣實(shí)施控制。4.4.15管理文件如有網(wǎng)絡(luò)版本，由文件管理部門提供只讀共享，網(wǎng)絡(luò)版以文件管理部門在網(wǎng)絡(luò)上公布的版本為準(zhǔn)。5相關(guān)文件附錄b文件記錄編號規(guī)定工程圖紙、資料管理規(guī)定檔案管理規(guī)定6相關(guān)記錄傳真樣式簽報(bào)會(huì)議辦理會(huì)簽單發(fā)文稿紙內(nèi)部文件發(fā)放記錄表文件更改申請表文件收回登記表文件銷毀申請表文件銷毀登記表收文登記發(fā)文登記7附錄附錄a 流程圖附錄b 文件記錄編號規(guī)定附錄c 傳真樣式附錄d 簽報(bào)附錄e 會(huì)議辦理會(huì)簽單附錄f 發(fā)文

8、稿紙附錄g 內(nèi)部文件發(fā)放記錄表附錄h 文件更改申請表附錄i 文件收回登記表附錄j 文件銷毀申請表附錄k 文件銷毀登記表附錄l 收文登記附錄m 發(fā)文登記附錄a(資料性附錄)流程圖a.1管理體系內(nèi)部文件控制流程圖a.2管理體系外部文件控制流程圖附錄b（規(guī)范性附錄）文件記錄編號規(guī)定b.1目的為促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，特制定本規(guī)定。b.2范圍適用于公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號。b.3管理內(nèi)容與方法b.3.1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件記錄編號格式q / gdcf x x xx .xxx xxxx企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號企業(yè)名稱代號企標(biāo)版本號企標(biāo)分層代號職能部門代號企標(biāo)、記錄順序號企標(biāo)批準(zhǔn)年號b.3.2編號格式注釋b.3.2.1

9、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號：用字母q表示。b.3.2.2企業(yè)名稱代號：國電常州發(fā)電有限公司簡稱“國電常發(fā)”的漢語拼音字母（大寫）的字頭組成，即用“gdcf”表示。b.3.2.3企標(biāo)版本號：以大寫字母a、b、c表示，目前采用“a”版本號。b.3.2.4企標(biāo)分層代號：質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊用數(shù)字1表示程序文件用數(shù)字2表示作業(yè)性文件用數(shù)字3表示記錄性文件用數(shù)字4表示b.3.2.5職能部門代號：職能部門名稱代號職能部門名稱代號綜合管理部01財(cái)務(wù)部04計(jì)劃部02物資部05工程部03生產(chǎn)準(zhǔn)備部06b.3.2.6企標(biāo)、記錄順序號企標(biāo)的順序號按發(fā)布日期的先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，記錄的順序號為記錄按文件頒發(fā)日期的

10、先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排號（2003年10月28日發(fā)布的a版企標(biāo)的順序號和記錄順序號由貫標(biāo)工組小組統(tǒng)一編制，以后按發(fā)布日期的先后順序進(jìn)行排序）。b.3.2.7企標(biāo)批準(zhǔn)年號用企標(biāo)批準(zhǔn)年份的四位數(shù)字表示，同一企標(biāo)修改需重新批準(zhǔn)發(fā)布的，批準(zhǔn)年號用批準(zhǔn)時(shí)年份的四位數(shù)字表示。b.3.3文件編號中符號的運(yùn)用在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號與企業(yè)名稱代號之間，用斜線“/”分開；在企業(yè)名稱代號與標(biāo)準(zhǔn)代號之間用空格分開；在職能部門代號與企標(biāo)順序號之間用圓點(diǎn)“”分開；在企標(biāo)順序與企標(biāo)批準(zhǔn)年號之間，用橫短線“”分開。如文件控制程序?yàn)閝/gdcf a201.001-2003.如發(fā)文登記記錄的編號為q/gdcf a401.002-2003，表示公司綜合管理部2003年頒布的第2張記錄表式。b.3.4記錄流水號的編號規(guī)定b.3.4.1記錄流水號的編號格式b.3.4.2記錄流水號編號注釋記錄部門代號為填寫記錄部門的代號，部門代號見a.3.2.5的職能部門代號。b.3.4.3記錄流水順序號記錄流水順序號用三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。b.3.4.4記錄識(shí)別號（可選）記錄識(shí)別號用大寫英文字母表示，當(dāng)各部門內(nèi)部同一記錄的應(yīng)用范圍