ZWSH0121代購(gòu)材料管理規(guī)定

1、zw/sh-01-21代購(gòu)材料管理規(guī)定1、 目的：為了加強(qiáng)代購(gòu)材料的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用等管理，特制定本規(guī)定。2、 適用范圍：適用于各中心維修材料的采購(gòu)。3、 名詞解釋：本規(guī)定中“代購(gòu)材料”是指為商場(chǎng)進(jìn)行日常維修、保潔等所耗用的直接材料，該材料由物業(yè)公司代為采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用等，由商場(chǎng)審核付款、監(jiān)督使用，包括五金、電器、水暖、保潔材料等，不包括物業(yè)公司提供服務(wù)所使用的工具、勞保用品等。4、 具體要求：4.1、 采購(gòu)管理4.1.1、 物業(yè)公司應(yīng)會(huì)同商場(chǎng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方，合格供方應(yīng)能提供增值稅發(fā)票（如提供普通發(fā)票的價(jià)格低于增值稅發(fā)票的不含稅單價(jià)，則可考慮接受普通發(fā)票）。物

2、業(yè)公司采購(gòu)員應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)行情和變化，如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整合格供方建議，經(jīng)與商場(chǎng)共同評(píng)審合格后再進(jìn)行調(diào)整。4.1.2、 每月22日前，物業(yè)公司根據(jù)日常維修消耗經(jīng)驗(yàn)用量制定下月代購(gòu)材料采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)至物業(yè)公司采購(gòu)員處（電子版），計(jì)劃中應(yīng)詳細(xì)注明編制依據(jù)。物業(yè)公司采購(gòu)員應(yīng)立即對(duì)所有合格供方進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并于每月26日編制完成材料月采購(gòu)計(jì)劃審批單（應(yīng)分材料類別編制）報(bào)至商場(chǎng)總務(wù)部，經(jīng)商場(chǎng)內(nèi)部審批流程審批后，復(fù)印一份交物業(yè)公司采購(gòu)員安排采購(gòu)。4.1.3、 對(duì)用量較大的日常消耗性材料，原則上按2-10天用量安排采購(gòu)，即庫(kù)存量低于2天用量時(shí)采購(gòu)補(bǔ)庫(kù)，最大庫(kù)存量以10天用量為限。對(duì)用量較小的日常材

3、料，可一次性按月計(jì)劃購(gòu)入。對(duì)偶發(fā)性的非日常材料，商場(chǎng)管理處應(yīng)提前兩天通知采購(gòu)員安排采購(gòu)。4.1.4、 對(duì)于超計(jì)劃或計(jì)劃外的材料，商場(chǎng)管理處應(yīng)編報(bào)材料臨時(shí)采購(gòu)審批單，經(jīng)采購(gòu)員詢價(jià)、比價(jià)后，報(bào)至商場(chǎng)總務(wù)部，經(jīng)商場(chǎng)內(nèi)部審批流程審批后安排采購(gòu)。對(duì)于突發(fā)緊急維修，則可根據(jù)靈活性原則，先采購(gòu)維修，再補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。4.1.5、 對(duì)于部分容易損壞，但又無(wú)法確定何時(shí)會(huì)損壞的五金等部件（如：掛鎖），可確定最低庫(kù)存數(shù)，以滿足維修的及時(shí)性。發(fā)生領(lǐng)用時(shí)，商場(chǎng)管理處再以臨時(shí)采購(gòu)審批單的形式經(jīng)審批后補(bǔ)充最低庫(kù)存。4.1.6、 采購(gòu)員采購(gòu)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行比價(jià)，在同樣的質(zhì)量要求下，選擇性能價(jià)格比最佳的單位簽訂供貨協(xié)議，嚴(yán)禁不調(diào)

4、查、不比價(jià)、盲目采購(gòu)。比價(jià)時(shí)不同質(zhì)量的材料無(wú)可比性。4.1.7、 大宗材料的采購(gòu)，物業(yè)公司應(yīng)組織以招標(biāo)形式進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)應(yīng)通知購(gòu)物中心指派相關(guān)人員參與。4.2、 倉(cāng)儲(chǔ)管理4.2.1、 入庫(kù)驗(yàn)收材料入庫(kù)時(shí)，由采購(gòu)員和商場(chǎng)管理處相關(guān)主管對(duì)材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，必要時(shí)，可請(qǐng)工程部相關(guān)主管協(xié)同驗(yàn)收；倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)材料的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后采購(gòu)員應(yīng)填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號(hào)、品名、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、不含稅單價(jià)、不含稅金額等要素，入庫(kù)單上必須有采購(gòu)員、保管員、及驗(yàn)收人簽字。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)用于記帳，一聯(lián)總務(wù)用于對(duì)帳，一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點(diǎn)驗(yàn)的材料，倉(cāng)庫(kù)管理員不得辦

5、理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料，采購(gòu)員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。4.2.2、 單獨(dú)保管代購(gòu)材料收驗(yàn)入庫(kù)后，應(yīng)存放在代購(gòu)材料專用貨架上，不得與自購(gòu)材料混放。代購(gòu)材料在倉(cāng)儲(chǔ)管理的要求上應(yīng)與自購(gòu)材料同樣嚴(yán)格，要分類存放，堆放整齊。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，要配備必要的消防器材；有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨(dú)存放，防止腐爛變質(zhì)。倉(cāng)庫(kù)材料的安全完整由倉(cāng)庫(kù)保管員實(shí)行責(zé)任管理。4.2.3、 建卡建賬代購(gòu)材料應(yīng)單獨(dú)建卡建帳，帳簿采用數(shù)量金額式，收發(fā)應(yīng)序時(shí)登記，定期盤點(diǎn)。4.3、 領(lǐng)用管理4.3.1、 材料領(lǐng)用時(shí)，由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單，經(jīng)管理處經(jīng)理審核簽字后，據(jù)以到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)用單位、用途、材料編號(hào)、品名、規(guī)格型

6、號(hào)、計(jì)量單位、請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量等要素，領(lǐng)料單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)用于記帳、一聯(lián)總務(wù)用于對(duì)帳、一聯(lián)管理處留存。倉(cāng)庫(kù)保管員必須憑單發(fā)貨，禁止用白條領(lǐng)用。倉(cāng)庫(kù)保管員發(fā)貨后，應(yīng)在領(lǐng)料單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)量、不含稅單價(jià)和不含稅金額并簽名。一次領(lǐng)用數(shù)量按以下原則掌握：4.3.1.1、 領(lǐng)用日常消耗性材料，可以在每天上午九點(diǎn)以前按當(dāng)天的4.3.1.2、 估計(jì)用量一次性領(lǐng)用，周五可按三天的估計(jì)用量領(lǐng)用。當(dāng)天未用完的材料應(yīng)于第二天上午領(lǐng)料前辦理假退庫(kù)手續(xù)。對(duì)存放在管理處臨時(shí)倉(cāng)庫(kù)的材料，管理處應(yīng)按照庫(kù)存材料管理的要求加強(qiáng)該材料的實(shí)物管理。4.3.1.3、 領(lǐng)用偶發(fā)性的非日常材料，應(yīng)隨用隨領(lǐng)。4.3.1.4、 對(duì)于節(jié)假日時(shí)急用的維

7、修材料，按應(yīng)急程序由保安主管辦理臨時(shí)發(fā)料手續(xù)。4.4、 財(cái)務(wù)結(jié)算4.4.1、 對(duì)代購(gòu)材料原則上應(yīng)采取按月一次性結(jié)算，結(jié)算時(shí)由采購(gòu)員將發(fā)票、入庫(kù)單、材料月采購(gòu)計(jì)劃審批單交商場(chǎng)總務(wù)部辦理請(qǐng)款，商場(chǎng)付款審批手續(xù)完畢后，由商場(chǎng)總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購(gòu)員，采購(gòu)員再轉(zhuǎn)交供貨單位辦理清帳手續(xù)。支票交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。4.4.2、 需帶款提貨的，由采購(gòu)員將材料月采購(gòu)計(jì)劃審批單（注明現(xiàn)款現(xiàn)貨）交商場(chǎng)總務(wù)部辦理請(qǐng)款，商場(chǎng)付款審批手續(xù)完畢后，由商場(chǎng)總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購(gòu)員辦理采購(gòu)提貨并索取發(fā)票，貨到驗(yàn)收入庫(kù)后，再將發(fā)票和入庫(kù)單交商場(chǎng)總務(wù)部。支票和發(fā)票交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。4.4.3、 當(dāng)月按計(jì)劃采購(gòu)的材

8、料應(yīng)當(dāng)月辦理財(cái)務(wù)結(jié)算。4.5、 月末處理4.5.1、 盤點(diǎn)并編制收發(fā)存報(bào)表每月25日，倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，將入庫(kù)單、領(lǐng)料單分類整理，編制材料收、發(fā)、存月報(bào)一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購(gòu)計(jì)劃審批單一起報(bào)購(gòu)物中心總務(wù)部（附入庫(kù)單和領(lǐng)料單的總務(wù)記帳聯(lián)）、一份倉(cāng)庫(kù)留存。材料收、發(fā)、存月報(bào)應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫(kù)數(shù)量、本期入庫(kù)金額、本期領(lǐng)用數(shù)量、本期領(lǐng)用金額、期末結(jié)存數(shù)量、期末結(jié)存金額。材料收、發(fā)、存月報(bào)應(yīng)與材料帳核對(duì)一致，做到帳、表、物相符。4.5.2、 維修單匯總商場(chǎng)管理處應(yīng)將每份維修單所耗用材料的數(shù)量、單價(jià)、金額在維修單上詳細(xì)列出，并每月進(jìn)行匯總，于每月26日隨材料收、發(fā)、存月報(bào)一起報(bào)購(gòu)物中心總務(wù)部審核。4.5.3、 材料采購(gòu)匯總分析表每月25日，采購(gòu)員應(yīng)編制材料采購(gòu)匯總分析表一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購(gòu)計(jì)劃審批單一起報(bào)購(gòu)物中心總務(wù)部，一份倉(cāng)庫(kù)留存。材料采購(gòu)匯總分析表應(yīng)包含材料編碼、品