公寓項目物業(yè)制度和檔案建立管理

1、公寓項目物業(yè)制度和檔案建立管理公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理第一節(jié)管理規(guī)章制度一、規(guī)章制度的建立健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學(xué)管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的依據(jù)。我公司在不斷總 結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，全面導(dǎo)入IS09001質(zhì)量保證體系，已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功 應(yīng)用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學(xué)的質(zhì)量保證體系文件，結(jié)合希格瑪公寓的實際情 況，我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務(wù)流程，進一步修改和完善。歸納為以下三大部分： （-）公共制度本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的，也是確保物業(yè)管理水平的一個 非常重要的因素，我們將與業(yè)主委員會一起擬訂：物業(yè)服務(wù)合同業(yè)主文明守則物業(yè)使用引導(dǎo)手

2、冊（二）內(nèi)部運作制度根據(jù)本項目人員配備、崗位設(shè)置的情況，按公司要求制左規(guī)章制度，規(guī)范管理行為，并 按照公司IS09001質(zhì)量保證體系，結(jié)合項目實際情況，建立健全相關(guān)的作業(yè)程序和操作規(guī) 程。此部分為項目內(nèi)部管理的依據(jù)。1、崗位職責(zé)項目部經(jīng)理職責(zé) 值班經(jīng)理崗位職責(zé)客服主管崗位客服人員崗位職責(zé)工程主管崗位職責(zé)電工崗位職責(zé)保安經(jīng)理崗位職責(zé)中控值班人員崗位職責(zé)交換站值班崗位職責(zé)保安員崗位職責(zé)綜合維修工崗位職責(zé)保潔主管崗位職責(zé)保潔員崗位職責(zé)綠化工崗位職責(zé)2、內(nèi)部運作制度員工守則交接班管理制度員工行為規(guī)范材料采購、入庫、出庫管理規(guī)泄員工培訓(xùn)管理規(guī)泄文件檔案資料管理制度績效考評辦法例會制度日檢、月檢、周檢管理

3、規(guī)泄庫房管理制度3、部門規(guī)章制度客服服務(wù)中心客戶接待操作規(guī)程客戶服務(wù)查詢程序客戶申請服務(wù)項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度保修處理操作規(guī)程工程工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程維修通知單工作規(guī)程水管爆裂的應(yīng)急處理方法電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設(shè)備操作規(guī)程電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設(shè)備定期保養(yǎng)方法故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電&業(yè)緊急故障處理規(guī)程綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程綜合維修巡視規(guī)程電梯應(yīng)急處理規(guī)程綜合維修操作方法天然氣設(shè)備巡視保養(yǎng)規(guī)程電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設(shè)備緊急事故處理規(guī)程特約服務(wù)管理細則工程規(guī)章制度/笛理制度共用設(shè)施設(shè)備維護管理規(guī)定事故

4、處理制度交接班制度工程設(shè)備設(shè)施安全防火制度鑰匙管理制度水泵房管理制度值班制度電梯機房管理制度工程檔案管理制度綜合維修專業(yè)巡視檢查制度設(shè)備設(shè)施標(biāo)識的管理制度電梯維修保養(yǎng)安全制度日檢、巡視制度電動工具安全操作制度保安工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程緊急突發(fā)事件處置規(guī)左鑰匙管理操作規(guī)従客戶失竊、受擾的處理規(guī)程保安規(guī)泄制度/管理制度檔案管理制度晚間值班規(guī)定保安器材管理制度重點防范部位安全保衛(wèi)制度保安部巡查制度保安員著裝規(guī)宦消防安全工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程中控室運行規(guī)程消防設(shè)施巡檢規(guī)程監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程火災(zāi)緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)

5、規(guī)程樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定消防中控室管理制度機房防火規(guī)定消防設(shè)備、設(shè)施、器材的管理規(guī)左電氣設(shè)備防火規(guī)定公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定庫房防火規(guī)定保潔工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程衛(wèi)生間淸潔操作規(guī)程電梯轎廂淸潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程日常用工具使用操作規(guī)程保潔設(shè)備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程行政管理部門及員工考核與獎懲員工工作考核及獎懲制度部門工作考評辦法第二節(jié)物業(yè)管理檔案的建立物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分，也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管 理工作中，物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎(chǔ)，起著重要的憑證和參考作用。(-)物業(yè)管理信息的內(nèi)容在本物業(yè)管理中，我們擬按資料性質(zhì)分為原始資

6、料、常規(guī)管理資料兩大類：1、原始資料水土地使用證等權(quán)屬證書*規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準(zhǔn)證書水建筑圖、施工圖、施工預(yù)算、施工組織設(shè)計等圖紙文件*竣工圖水設(shè)備技術(shù)淸單（劣稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等） 水設(shè)備技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)量保證書水設(shè)備安裝調(diào)試記錄（各設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄，電梯、電氣、通風(fēng)、供水、 消防等系統(tǒng)）水上建施工記錄（地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄、預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等）水建（構(gòu)）筑監(jiān)測記錄構(gòu)（建）筑的沉降、變形、防震、結(jié)構(gòu)焊*縫探傷檢查記錄*隱蔽工程的驗收記錄水工程事故發(fā)生及處理記錄水圖紙會審記錄、設(shè)計變更洽商和技術(shù)核左單*項目的重要技

7、術(shù)決定和文件水驗收汁劃和驗收會議紀(jì)要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結(jié)報告2、常規(guī)處理資料水各部門工作（操作）規(guī)范，管理制度水各部門工作記錄*大、中、小修記錄*項目分包合同等資料水與客戶方來往信函、投訴及處理資料水物業(yè)管理委托合同*法律法規(guī)及政府有關(guān)文件（二）物業(yè)管理檔案的建立根據(jù)物業(yè)管理信息的內(nèi)容，考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性，便于各查閱、 參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列：1、事務(wù)管理類可以分成上級來文、外來文、計劃總結(jié)、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客 戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內(nèi)部管理制度、項目主要活動記錄等。 管理合同作為

8、永久檔案給予保留，其余按年度進行排列。2、工程管理類建立工程圖紙檔案、設(shè)備檔案、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄等。工程圖紙檔案、 設(shè)備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄等按年 度排列。三、物業(yè)檔案資料的管理（-）檔案資料的收集檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求：1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設(shè)備、公共設(shè)施、綠地緑化等物業(yè)基本情況。2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表，分類妥善保管。1、圖包括房屋平而圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括：業(yè)主檔案、重要設(shè)備檔案等，其中業(yè) 主檔案需要重點保存，絕密管理。3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋接管驗收記