醫(yī)院行政公文處理辦法

1、行政公文處理辦法第一章 總 則第一條 為使我院行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法及山東省、濟(jì)寧市有關(guān)文件精神，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 行政公文是我院在行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 第三條 公文處理指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作；公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第四條 本辦法適用于我院行政部門中的公文處理工作。院長(zhǎng)辦公室是醫(yī)院行政公文的管理部門，主管醫(yī)院行政公文

2、處理工作：并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各行政處室的公文處理工作。第五條 醫(yī)院各行政處室負(fù)責(zé)人主管本部門的公文處理工作，應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理辦法，并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的檢查和領(lǐng)導(dǎo)。第二章 公文種類第六條 應(yīng)當(dāng)根據(jù)職權(quán)范圍、發(fā)文目的以及公文內(nèi)容、行文關(guān)系等，正確選用公文種類。我院常用公文種類主要有：(一)決定：適用于對(duì)醫(yī)院重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員。 (二)通告：適用于醫(yī)院在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 (三)通知：適用于發(fā)布醫(yī)院制定的規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；需要各處室周知、辦理或者執(zhí)行的事項(xiàng)：任免人員。醫(yī)院制定的規(guī)章制度、行政措施和其他

3、規(guī)范性文件可根據(jù)實(shí)際內(nèi)容分別冠以“規(guī)定”、“辦法”、“細(xì)則”等名稱，一般用“通知”形式印發(fā)。 (四)通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤傳達(dá)重要精神或者情況。 (五)報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 (六)請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。 (七)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)部門請(qǐng)示事項(xiàng)。 (八)意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。(九)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)。 (十)會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)院長(zhǎng)辦公會(huì)議或其他重要會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。(十一)周會(huì)記錄：適用于記載和傳達(dá)院周會(huì)會(huì)議精神。第三章 公文格式第七條 公文般由秘密等級(jí)和

4、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。公文的具體要求如下： (一)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明密級(jí)和保密期限。密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（公文版頭）應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。我院常用行政公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)有二種：1.“濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院文件”。用于處理關(guān)系醫(yī)院全局比較重大的問題、需要上報(bào)的文件以及依照上級(jí)規(guī)定必須以濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院名義發(fā)文

5、的事項(xiàng)。上報(bào)的文件格式詳見“附件1”，院內(nèi)發(fā)文格式詳見“附件2”。2.“濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院”。用于對(duì)院內(nèi)各部門和科室發(fā)文，主要用于傳達(dá)院行政領(lǐng)導(dǎo)議定的工作意見，宣布、安排和布置常規(guī)的綜合性行政事務(wù)工作；向院外無隸屬關(guān)系的有關(guān)機(jī)關(guān)或單位請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，醫(yī)院對(duì)外聯(lián)系工作等。具體文件格式詳見“附件3”。(四)行政公文的發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦部門發(fā)文字號(hào)，不得有兩個(gè)發(fā)文字號(hào)。院級(jí)公文和業(yè)務(wù)性公文由院長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一掌握文號(hào)。同一發(fā)文形式(指同一種公文版頭)，按

6、統(tǒng)一順序編號(hào)；1涉及醫(yī)院全局性、綜合性問題的公文，統(tǒng)一編號(hào)為“濟(jì)醫(yī)附院院字200XX號(hào)”； 2.業(yè)務(wù)性公文，統(tǒng)一編號(hào)為“濟(jì)醫(yī)附院普字200XX號(hào)”。3.院級(jí)函件，統(tǒng)一編號(hào)為“濟(jì)醫(yī)附院函字200XX號(hào)”。4.院辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要，統(tǒng)一編號(hào)為“濟(jì)醫(yī)附院紀(jì)字200XX號(hào)”5.院周會(huì)紀(jì)錄，統(tǒng)一編號(hào)為“濟(jì)醫(yī)附院周會(huì)記錄200XX號(hào)” (五)上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。院內(nèi)發(fā)文時(shí)，標(biāo)題中可略去醫(yī)院名稱。除法規(guī)、規(guī)章、規(guī)定。 第四章 行文規(guī)則第十條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十一條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般

7、不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第十二條 各類公文應(yīng)貫徹黨政分開的原則，確因工作需要，黨政工團(tuán)組織、相關(guān)部門，可按照協(xié)商一致的原則聯(lián)合行文。第十三條 各部門有關(guān)工作方面的“請(qǐng)示”“報(bào)告”，除院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的工作外，不得直接將公文交院領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)，更不得直接向醫(yī)院的上級(jí)機(jī)關(guān)行文。各項(xiàng)公文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后，加蓋部門公章后報(bào)院長(zhǎng)辦公室。辦公室根據(jù)公文內(nèi)容分呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 第十四條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不得多頭報(bào)送，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)，也不得抄送個(gè)人?！皥?bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章 發(fā)文辦理第十五條 醫(yī)院發(fā)文，主要是指以醫(yī)院名義對(duì)內(nèi)、

8、對(duì)外上報(bào)下達(dá)的公文，一般指院字、普字、紀(jì)字、周會(huì)記錄等發(fā)文及以醫(yī)院名義張貼的通告、通知等。發(fā)文辦理包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、復(fù)核、打印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等程序。(一)擬稿。醫(yī)院綜合性文件由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門擬稿，其它業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)歸屬部門承辦。草擬行政公文應(yīng)注意： 1使用院長(zhǎng)辦公室印制的擬文稿紙，對(duì)所列內(nèi)容要逐項(xiàng)填寫，在文稿中不得有貼頁、裁頁。擬文稿紙樣式詳見“附件4”2擬稿應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、毛筆，有條件的應(yīng)當(dāng)使用電腦打印，不得使用圓珠筆或鉛筆。文稿已用電腦打印的，應(yīng)同時(shí)將軟盤送交院長(zhǎng)辦公室；3擬稿應(yīng)當(dāng)做到情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正

9、確，篇幅力求簡(jiǎn)短。4擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)說明緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫。具體的年、月、日。6公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。7公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。(二)審核。文稿擬就后：應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核并簽署意見后報(bào)院長(zhǎng)辦公室復(fù)核，復(fù)核重點(diǎn)是審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。送審稿必須完整，附件必須與主件一同

10、送審。對(duì)于不符合有關(guān)要求的送審文稿，院長(zhǎng)辦公室不予辦理；對(duì)于需作較大修改的送審文稿，退回?cái)M稿部門重新修改后再送審核。 (三)簽發(fā)。院長(zhǎng)辦公室復(fù)核后，一般本著誰主管誰負(fù)責(zé)的原則，文稿呈院長(zhǎng)或分管院長(zhǎng)審定、簽發(fā)；重要的請(qǐng)示、報(bào)告由院長(zhǎng)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)簽署意見、姓名和刁期。文稿一經(jīng)簽發(fā)，一般不準(zhǔn)改動(dòng)。如確需改動(dòng)，必須重新核稿，并報(bào)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審定。(四)編號(hào)。文稿在院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后中院長(zhǎng)辦公室編排發(fā)文號(hào)。(五)打印。打印公文要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。(六)校對(duì)。一校及二校由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文底稿上簽字。(七)用印。文件印制完畢，經(jīng)院長(zhǎng)辦公室再次核對(duì)無誤后，加蓋公章。 (八)登記、分發(fā)。行政公文的擬文稿紙、

11、修改底稿和三份公文留院長(zhǎng)辦公室存檔、登記。行政公文裝訂完畢后，由擬文部門向院內(nèi)、院外分發(fā)。公文發(fā)出后，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)更正。第六章 收文辦理第十六條 醫(yī)院收文主要是指上級(jí)機(jī)關(guān)來文和其他單位來文。辦理收文的主要程序包括：簽收、登記、批辦、分送、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。 (一)簽收。醫(yī)院外來文件由院長(zhǎng)辦公室簽收。(二)登記。醫(yī)院收文統(tǒng)一由院長(zhǎng)辦公室拆封、登記。(三)批辦。收文送院長(zhǎng)辦公室主任提出批辦意見后送院領(lǐng)導(dǎo)或者有關(guān)部門閱辦。批辦的主要原則： 1.重要文件，批呈所有院領(lǐng)導(dǎo)閱示，并由主要領(lǐng)導(dǎo)批示：2.業(yè)務(wù)文件，按職責(zé)分工批呈分管惋領(lǐng)導(dǎo)閱示：3.緊急文件，可由分管領(lǐng)導(dǎo)先閱，急辦文件復(fù)印后

12、先轉(zhuǎn)有關(guān)部門；4.具體事務(wù)性文件，批轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門閱辦。 (四)分送。院長(zhǎng)辦公室按批辦意見分別送達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門；院領(lǐng)導(dǎo)閱示后的文件，院長(zhǎng)辦公室依批示將文件交承辦單位；各部門不得隨意橫傳公文。 (五)承辦。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回院長(zhǎng)辦公室并說明理由。涉及多個(gè)部門辦理的公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)與協(xié)辦部門主動(dòng)協(xié)商，及時(shí)處理。(六)催辦。對(duì)各類文件的辦理情況，由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)催促辦理，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第十七條 上級(jí)來文要求醫(yī)院貫徹執(zhí)行的，按院領(lǐng)導(dǎo)

13、批辦意見，根據(jù)涉及范圍的大小，可采取下列方式傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行：(一)將原文復(fù)印或翻印送至有關(guān)部門傳閱；(二)醫(yī)院發(fā)布實(shí)施意見；(三)醫(yī)院制訂和發(fā)布實(shí)施細(xì)則、辦法；(四)在一定范圍內(nèi)召開會(huì)議傳達(dá)。第十八條 上級(jí)政府及其部門召開會(huì)議所發(fā)公文，除明確發(fā)給與會(huì)人員的外：參加會(huì)議的我院人員必須在會(huì)后及時(shí)將公文原件全部交院長(zhǎng)辦公室接收。醫(yī)院各部門收到的上級(jí)政府及其部門的公文，全部將公文原件交到院長(zhǎng)辦公室接收。 第七章 公文歸檔與管理第十九條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和我院有關(guān)規(guī)定，由院長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一及時(shí)整理(立卷)、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 第二十條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和，保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映醫(yī)院主要工作情況，便于保管和利用。第二十一條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 第二十二條 上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)或院長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)力口蓋醫(yī)院公章，視同正式公文管理。第二十三條 不具備歸檔和存查