文件控制制度

1、文件控制制度1.目的為規(guī)范企業(yè)的文件和檔案管理，充分發(fā)揮文件和檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的指導作用；同時促進規(guī)章制度科學化、規(guī)范化、程序化，保證建章立制的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍適用于公司外來文件和內(nèi)部文件的管理與存檔工作。3.引用標準3.1中華人民共和國安全生產(chǎn)法3.2中華人民共和國檔案法3.3企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范4.管理職責4.1公司辦公室負責公司所有文件的收發(fā)、分發(fā)、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等工作。4.2各職能部門要認真貫徹落實文件精神，并指定專人管理文件，機密文件要及時歸檔。所有文件不得外傳、外泄。經(jīng)部門領導確認，不適宜的文件，要及時送交辦公室統(tǒng)一銷毀，不得亂丟亂放。5

2、.內(nèi)容及要求5.1文件管理5.1.1文件的分類1）公司的紅頭文件，是指公司級文件，是公司的行政公文性的最高級文件；2）外來文件，通常指行業(yè)主管部門的發(fā)文、適于公司的法律法規(guī)和技術標準等；3）公司各職能部門的基礎性管理文件，簡稱基礎文件，包括規(guī)章制度、操作規(guī)程等管理文件。5.1.2文件的使用范圍1）紅頭文件對外：以企業(yè)的名譽，向行業(yè)主管部門請示、匯報、報告處理決定等。對內(nèi)：a.轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)主管部門文件或根據(jù)行業(yè)主管部門文件精神制定的本企業(yè)文件；b.發(fā)布公司各職能部門的基礎性管理文件；c.公布企業(yè)機構設置、機構變動、中層以上管理人員職務變更；d.公布公司的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等

3、工作的決定；e.公布公司有關獎懲決定和通報；f.其他有關公司經(jīng)營的重大事項。2)外來文件行業(yè)主管部門發(fā)來的文件，要全面領會文件精神，認真貫徹落實。獲取的規(guī)范性文件，應做好適宜性分析，及時轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度或操作規(guī)程，指導企業(yè)的安全生產(chǎn)生產(chǎn)和經(jīng)營。3)基礎文件公司依據(jù)相關的法律法規(guī)、標準規(guī)范、行業(yè)標準等規(guī)范性文件，結合公司實際情況，編制各種規(guī)章制度、操作規(guī)程等，這類文件是企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范性文件，具有一定的強制性，是全體員工必須遵照執(zhí)行的。5.1.3文件的擬定與簽發(fā)1)文件的擬定各職能部門負責根據(jù)經(jīng)營生產(chǎn)需要起草擬定文件，分管副總經(jīng)理審核后，送公司辦公室。2)文件的簽發(fā)對外發(fā)文：公司分管副總經(jīng)

4、理核準、總經(jīng)理簽發(fā)，公司辦公室統(tǒng)一編號、打印、蓋章、發(fā)文、歸檔。對內(nèi)發(fā)文：分管副總經(jīng)理簽發(fā)，公司辦公室統(tǒng)一編號、打印、蓋章、發(fā)文、歸檔。5.1.4文件的傳閱1)文件的傳閱范圍，由起草文件的職能部門根據(jù)實際工作需要，確定傳閱范圍、指定到人。2) 傳閱的文件不得帶離辦公室，不得轉(zhuǎn)借他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露文件內(nèi)容。5.1.5文件立卷1)各職能部門應按照文件的起草職能部門進行整理歸檔。2)立卷時，要把文件原件及傳閱簽字記錄一并裝訂。3)卷首應設置文件清單，填寫文件名稱、發(fā)布日期、閱讀范圍等項目。52檔案管理5.2.1公司辦公室應指定專人負責檔案管理，每季至少一次，按立卷要求將外來文件和內(nèi)部文件、資料等，整理立卷、歸檔。5.2.2歸檔范圍1)法律法規(guī)、標準規(guī)范、行業(yè)標準等規(guī)范性文件；2)行業(yè)主管部門下發(fā)的批復、通知等有關文件；3)業(yè)務合同、協(xié)議、相關方資料等；4)人事檔案、干部任免通知、獎罰通報等；5)各種規(guī)章制度、操作規(guī)程、會議紀要等；6)安全生產(chǎn)方面的資料，包括