采購業(yè)務(wù)入庫流程及控制

1、采購業(yè)務(wù)入庫流程及控制（注意事項(xiàng)）目的：熟悉材料采購、檢驗(yàn)、入庫流程，采購控制模式，明確相關(guān)部門人員職責(zé)。一、 主要涉及的部門按物資流轉(zhuǎn)和單據(jù)傳遞的順序主要涉及部門：資材部、品質(zhì)部、倉庫、財(cái)務(wù)部，在整個(gè)流程中各個(gè)部門相互聯(lián)系又相互制約。二、 流程及注意事項(xiàng)（一）資材部1、一般流程資材部根據(jù)采購計(jì)劃、外協(xié)單位的送貨單或自提的提貨單據(jù)打印外購?fù)鈪f(xié)件采購傳遞憑證，（以下簡(jiǎn)稱傳遞憑證）傳遞憑證一式五聯(lián)：第一聯(lián)倉庫聯(lián)、第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)、第三聯(lián)外協(xié)單位結(jié)算聯(lián)、第四聯(lián)資材部、第五聯(lián)品質(zhì)部。每一種規(guī)格型號(hào)的材料打印一份，供應(yīng)商編碼名稱、材料編碼名稱、供貨日期、送貨數(shù)量，采購業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)并傳遞到品質(zhì)部。2、注意事

2、項(xiàng)（1）資材部打單一方面根據(jù)外協(xié)單位的送貨單，更重要的是根據(jù)實(shí)物，實(shí)物的具體數(shù)量不需要資材部清點(diǎn)清楚，但一定要看到實(shí)物后方可打單，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物數(shù)量明顯與送貨單數(shù)量不符的，要核對(duì)后打單。嚴(yán)禁未見材料，開具傳遞憑證。（2）資材部要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃與倉庫庫存來制定采購計(jì)劃，當(dāng)倉庫庫存已達(dá)到最高庫存量的時(shí)候，原則上資材部是不可以打單的，即使打單了，倉庫也是無法辦理入庫手續(xù)的。（新供應(yīng)商軟件里面的控制點(diǎn)），在特殊情況下需要辦理入庫的，由財(cái)務(wù)部受權(quán)辦理。（3）資材部打單要對(duì)應(yīng)清楚材料編碼，一張送貨單對(duì)應(yīng)一份傳遞憑證。（4）如一種材料有兩個(gè)或兩個(gè)以上供應(yīng)商的，打單的時(shí)候還要考慮到每個(gè)供應(yīng)商的供貨比例。（二）品質(zhì)部

3、1、一般流程品質(zhì)部根據(jù)資材部傳遞過來的傳遞憑證對(duì)材料根據(jù)檢驗(yàn)規(guī)程按規(guī)定比例進(jìn)行抽檢，將現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)如實(shí)填入記錄欄中，對(duì)照技術(shù)要求及質(zhì)量判定標(biāo)準(zhǔn)，在檢驗(yàn)結(jié)論欄填寫檢驗(yàn)結(jié)果，檢驗(yàn)員簽字后并交品質(zhì)部長(zhǎng)簽字。經(jīng)檢驗(yàn)合格的材料傳遞到倉庫，不合格但不影響使用，傳遞到資材部，由采購員辦理回用手續(xù)，執(zhí)行回用評(píng)審程序，經(jīng)評(píng)審?fù)饣赜玫?，由全質(zhì)辦或品質(zhì)部在供應(yīng)商軟件里錄入同意回用信息及由生產(chǎn)副總或總經(jīng)理確定的降價(jià)比例后，到倉庫辦理入庫手續(xù)。對(duì)檢驗(yàn)不合格或者回用評(píng)審未通過的材料，憑傳遞憑證財(cái)務(wù)聯(lián)到財(cái)務(wù)部辦理出門手續(xù)后退貨。 2、注意事項(xiàng)（1）對(duì)于當(dāng)天不能出具檢驗(yàn)結(jié)論的，品質(zhì)部檢驗(yàn)員應(yīng)通知倉庫管理員對(duì)該批物料放到

4、待檢驗(yàn)（或待處理）區(qū)域，出具待處理通知單，暫由倉庫代保管。品質(zhì)部對(duì)需檢驗(yàn)的材料到倉庫辦理借用手續(xù)，檢驗(yàn)完畢后歸還。（2）品質(zhì)部應(yīng)對(duì)材料進(jìn)行分類，確定各類材料的檢驗(yàn)期限，在規(guī)定的期限里出具檢驗(yàn)結(jié)論及時(shí)將傳遞憑證傳遞到倉庫辦理入庫手續(xù)。（3）對(duì)同意回用的材料品質(zhì)部要進(jìn)行跟蹤，對(duì)不合格退貨的傳遞憑證要做好記錄，作為質(zhì)量信息資料錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，作為對(duì)供應(yīng)商的送貨考評(píng)提供依據(jù)。（4）經(jīng)集團(tuán)審核批準(zhǔn)不需檢驗(yàn)可以直接辦理入庫的物資，品質(zhì)部要對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，并上報(bào)質(zhì)量狀況。（三）倉庫1、一般流程倉庫接到傳遞憑證后，對(duì)結(jié)論為合格或同意回用的傳遞憑證，核對(duì)名稱型號(hào)，經(jīng)實(shí)際清點(diǎn)數(shù)或計(jì)量數(shù)辦理庫手續(xù)，用計(jì)算機(jī)套

5、打?qū)嵤諗?shù)量。倉庫管理員應(yīng)內(nèi)部復(fù)核，對(duì)分管的材料數(shù)量相互復(fù)核，必須二人同時(shí)簽名確認(rèn)，同時(shí)要求外協(xié)單位送貨人對(duì)實(shí)收數(shù)確認(rèn)簽名。倉庫在收貨當(dāng)天將已登帳的傳遞憑證交財(cái)務(wù)部、資材部、品質(zhì)部各一份。同時(shí)采購?fù)素浀臉I(yè)務(wù)流程：對(duì)于有生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的退回倉庫的不合格品中的料廢及庫存中不需用的呆滯品，倉庫應(yīng)及時(shí)通知資材部聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨。供應(yīng)商辦理退貨時(shí)，倉庫開具采購業(yè)務(wù)退貨單一式五聯(lián)，第一聯(lián)倉庫留存，第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)、第三聯(lián)外協(xié)單位結(jié)算聯(lián)、第四聯(lián)資材部、第五聯(lián)開具出門證。倉庫保管員、外協(xié)單位、資材部采購員必須簽字確認(rèn)。2、注意事項(xiàng)（1）倉管員收到傳遞憑證首先檢查前兩個(gè)部門的手續(xù)是否齊全，采購員是否簽字，品質(zhì)部是否出具

6、檢驗(yàn)結(jié)論。然后根據(jù)傳遞憑證核對(duì)材料的型號(hào)、數(shù)量，打印的實(shí)收數(shù)量不得大于報(bào)檢數(shù)。嚴(yán)禁未收到物資在傳遞憑證上簽收。嚴(yán)禁在傳遞憑證上代簽他人名字。嚴(yán)禁為未經(jīng)檢驗(yàn)或不合格品辦理入庫手續(xù)。（2）對(duì)放于待檢區(qū)物料或因生產(chǎn)需要特殊情況經(jīng)評(píng)審?fù)庑敦浀奈锪蟼}庫應(yīng)建立代保管臺(tái)帳。（3）收料清點(diǎn)時(shí)必須同時(shí)有兩個(gè)在場(chǎng)相互復(fù)核并確認(rèn)簽字，按打印好的傳遞憑證上的實(shí)收數(shù)分規(guī)格型號(hào)擺放，記錄查存卡，同時(shí)登記手工帳。（4）供貨單位到倉庫辦理入庫手續(xù)的時(shí)候，倉庫保管員應(yīng)將倉庫內(nèi)需退供貨單位的料廢品及呆滯品及時(shí)辦理退貨，否則下次送貨不得辦理入庫手續(xù)。（5）倉庫每月對(duì)廢舊物資進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)“工、料廢品明細(xì)表”和“呆滯物

7、資明細(xì)表”于資材部、全質(zhì)辦和財(cái)務(wù)部。資材部、全質(zhì)辦協(xié)助物資清退，和供應(yīng)商的考評(píng)。（6）對(duì)于入庫時(shí)無法點(diǎn)數(shù)的物資，如油類、油漆、化工原料、氣體類、收料時(shí)必須進(jìn)行計(jì)量、稱重，入庫時(shí)必須附有劃碼單，注明件數(shù)，每件的毛重、皮重，從而計(jì)算出實(shí)際收貨的數(shù)量（凈重），并由倉管員、外協(xié)單位或采購員及財(cái)務(wù)監(jiān)磅人員在劃碼單上簽字確認(rèn)，劃碼單作為材料入庫的依據(jù)，第二聯(lián)附于入庫單后交財(cái)務(wù)部。（7）對(duì)易燃、易爆和劇毒等危險(xiǎn)物品采取特殊存放，做好防護(hù)安全措施，由專人負(fù)責(zé)保管，并隨時(shí)接受安全部門的檢查和監(jiān)督。（四）財(cái)務(wù)部物料入庫管理和供應(yīng)商管理軟件中的主要工作內(nèi)容和注意事項(xiàng)（1）在物料入庫的過程中，財(cái)務(wù)部首先要做的基礎(chǔ)設(shè)置

8、：根據(jù)材料采購明細(xì)表添加材料編碼；根據(jù)供應(yīng)商審批表添加供應(yīng)商編碼；根據(jù)供貨協(xié)議添加材料與供應(yīng)商的對(duì)應(yīng)關(guān)系；根據(jù)材料報(bào)價(jià)審批表、暫估價(jià)或試制價(jià)添加材料單價(jià)及時(shí)效。具備了以上四個(gè)基礎(chǔ)條件，資材部才能打印傳遞憑證。（2）對(duì)于入庫時(shí)無法點(diǎn)數(shù)的物資稱重或計(jì)量時(shí)，財(cái)務(wù)部門要派專職的人員參與并進(jìn)行監(jiān)督，在劃碼單上簽字確認(rèn)。（3）在物料入庫后，財(cái)務(wù)部對(duì)材料發(fā)票的審核。發(fā)票票面的審核。收到發(fā)票首先審核發(fā)票票面內(nèi)容是否開具正確，包括本公司的名稱稅號(hào)等開票資料是否正確，材料名稱、規(guī)格型號(hào)和數(shù)量是否與傳遞憑證上一致，是否有采購員及資材部部長(zhǎng)的簽字確認(rèn)。傳遞憑證的核對(duì)。根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票后所附的外購?fù)鈪f(xié)件采購傳遞憑證第三聯(lián)

9、和采購業(yè)務(wù)退貨單（如有退貨）第三聯(lián)即：外協(xié)單位結(jié)算聯(lián)，根據(jù)入庫單號(hào)找出相對(duì)應(yīng)的第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)。材料單價(jià)的審核。主要是審核材料是否存在正式報(bào)價(jià)，發(fā)票上的單價(jià)是否與正式報(bào)價(jià)相符。當(dāng)傳遞憑證上注明是回用材料的時(shí)候，審核發(fā)票單價(jià)是否已經(jīng)按降價(jià)比率扣除。在供應(yīng)商管理軟件里，沒有正式報(bào)價(jià)或回用扣款未在單價(jià)中扣除的材料發(fā)票都是無法審核通過的。（3）財(cái)務(wù)部在每月審核材料發(fā)票時(shí)應(yīng)該核查外協(xié)單位退料情況。當(dāng)月的入帳發(fā)票應(yīng)扣除退貨，如外協(xié)單位未及時(shí)將應(yīng)退材料從發(fā)票中扣除，財(cái)務(wù)部不得將發(fā)票入帳。審核通過的發(fā)票財(cái)務(wù)部方可入帳。三、零星物資采購及低易品采購的一般流程（一）零星物資1、零星物資采購實(shí)行定點(diǎn)采購制度。零星物資到

10、定點(diǎn)單位采購，沒有定點(diǎn)單位的或因臨時(shí)缺貨而生產(chǎn)急需使用的物資，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后可到定點(diǎn)單位外采購，但應(yīng)確保采購質(zhì)量和控制采購成本，同種規(guī)格、型號(hào)、同等質(zhì)量的，其采購價(jià)一般不得超過定點(diǎn)采購價(jià)的1-5%。2、零星物資采購實(shí)行采購、定點(diǎn)審價(jià)兩權(quán)分離原則。采購員根據(jù)請(qǐng)購單及時(shí)與定點(diǎn)單位聯(lián)系采購物資，并及時(shí)反饋市場(chǎng)信息。集團(tuán)委派專人負(fù)責(zé)考察和設(shè)立定點(diǎn)單位及物資價(jià)格的審核、確認(rèn)和調(diào)整。3、確定合理庫存量，批量采購。對(duì)經(jīng)常使用、通用性強(qiáng)的零星物資，根據(jù)月實(shí)際耗用情況，確定一個(gè)合理的最高庫存量，每月集中采購1-2次。五金庫每月月底盤點(diǎn)后填報(bào)常用物資庫存量報(bào)資材部，采購員填制批量采購清單經(jīng)資材部長(zhǎng)審核、財(cái)務(wù)部確認(rèn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采購員通知定點(diǎn)單位供貨。非批量采購物資，使用部門填寫請(qǐng)購單，應(yīng)詳細(xì)填寫材料名稱、規(guī)格、型號(hào)和數(shù)量，如對(duì)材質(zhì)有特殊要求應(yīng)附加說明。若填寫不詳，采購員應(yīng)退員重填。4、五金庫收料時(shí)要仔細(xì)核對(duì)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、品牌、數(shù)量和材質(zhì)，打印五金入庫單,送貨單位的送貨單要附在入庫單后，以便核對(duì)，需稱重的物資還需附經(jīng)簽字確認(rèn)的劃碼單。（二）低值易耗品1、一般確認(rèn)范圍。使用年數(shù)在兩年以內(nèi)、單位金額不超過2000元的易耗易損品。2、申請(qǐng)部門。屬于辦公設(shè)施用品、后勤設(shè)施用品由各使用部門按需求填寫請(qǐng)購單；生產(chǎn)性的低易品由生產(chǎn)部門申請(qǐng)。3、采購部門。生產(chǎn)性低易品由資