2021年文秘專業(yè)基礎知識說明

1、資料來源：來自本人網(wǎng)絡整理！祝您工作順利！2021年文秘專業(yè)基礎知識說明 作為一名秘書人員，應當涉獵廣泛，理解各方面的學問，這樣在日常工作中才能得新應手。下面是我給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)根底學問說明，歡送大家閱讀參考，我們一起來看看吧! 秘書打電話的禮儀 記準電話，以免打錯 假如撥錯號碼，應禮貌地向對方賠禮，不行順手掛機，然后向對方說：對不起。選擇恰當?shù)膿艽驎r間如無緊急狀況，一般白天應在8點以后(假日在9點以后)，夜間那么在22點之前，以免打攪別人休息。有午睡的季節(jié)，不應在中午打電話，一般通話時間以35分鐘為宜，手段進步通話效率，削減占用時間。撥打電話前應做好充分的預備通話以前，應對談話內(nèi)容與目的

2、做到胸有成竹，有的放矢，避開詞不達意，結結巴巴的通話。發(fā)傳真時的禮節(jié)如發(fā)傳真，而對方用法的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器用法同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請翻開傳真機，我有傳真件發(fā)給您，感謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可發(fā)送傳真件。 代撥電話的禮節(jié) 假如是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認對方身份，然后客氣地請對方稍后，告知對方誰要和其通話，然后把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請托付者來接電話。在辦公室內(nèi)避開打私人電話不行占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友談天。 秘書手機禮儀 手機作為日益普遍的通訊工具，其用法禮儀的不完善已經(jīng)

3、成為禮儀的最大威逼之一，秘書在社交場所或工作場合放縱地用法手機，嚴峻影響別人，也影響到其本身的形象。關于手機禮儀，秘書們應當留意一下幾點。 公共場合不要旁假設無人的用法手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特別狀況下可以調(diào)成靜音或震驚狀態(tài)。在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調(diào)成震驚狀態(tài)，不要出現(xiàn)當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。在全部公共場合，都要在手機沒有用法時，把它放在符合禮儀的常規(guī)位置，放手機最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，平安其間不要放在桌子上，公共場合用法手機，應盡量壓低自己的音量，而絕不能大

4、聲說話。手機短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢，被群眾尤其是年輕人廣泛地用法，因此我們很有必要關注一下手機短信的用法禮儀，在公共場合和社交承和時常響起的手機短信聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。秘書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不敬重。同時在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應當和同行文明一樣重視。秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，用法手機通話等禮儀方面進展具體的介紹。盼望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。 工程秘書工作職責 1、幫助工程經(jīng)理監(jiān)視工程內(nèi)部順暢執(zhí)行公司制定的各種規(guī)章制度和流程。 2、負責整理工程日報、

5、周報、月報并上報相關部門及總經(jīng)理。 3、每周、每月的工程銷售分析報告，每月工作述職報告。 4、幫助工程經(jīng)理完成對置業(yè)參謀的績效和晉升考核工作。 5、每月按時詳實制作全體銷售人員的業(yè)績報表并上交公司財務。 6、負責客服工作。 7、幫助置業(yè)參謀會談的后勤工作：客戶到來時，主動達成置業(yè)參謀與客戶之間的溝通;在置業(yè)參謀的會談過程中，協(xié)作會談進度與程度，適時地供應會談所需資料，并幫助制造銷售氣氛。 8、主動、仔細、負責地做好銷售代表的成果、業(yè)績統(tǒng)計工作，使銷售代表可以以信任、放心的心理狀態(tài)全力以赴做好工程的銷售宣揚工作。 9、依據(jù)前一天置業(yè)參謀的工作狀態(tài)和組員歸屬關系支配置業(yè)參謀當天的見客次序。 10、

6、接聽來訪電話，通過簡潔明快的電話溝通獵取客戶的需求意向、根本資料，并努力邀請客戶上門訪問。 11、預約客戶：對銷售代表留下的客戶電話要確認其有效性并邀約上門;回訪客戶打進的詢問電話，再次邀請看房。 12、負責全體銷售人員的晨會簽到，嚴明工作紀律。 13、每天總結售樓處的運轉概況：記錄當天客戶的來訪狀況，并根據(jù)客戶信息來源進展分類處理;記錄置業(yè)參謀的會談進度;銷售代表的工作效果與工作狀態(tài)。 文秘專業(yè)根底學問試題及答案 1、什么是秘書? 答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位指導的助手，這一職業(yè)的工作具有幫助性和效勞性。 2、秘書部門的職能性和工作特點? 答：(1)綜合

7、性。(2)幫助性。(3)門面性。(4)機要性。 3、秘書工作的主要內(nèi)容?(風險題) 答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理睬務。(4)調(diào)查討論。(5)查辦、催辦。(6)依據(jù)指導意圖協(xié)議本單位的有關工作。(7)支配禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及指導臨時交辦的任務。 4、秘書工作的作用： 答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協(xié)調(diào)作用。(5)耳目作用。 5、秘書工作的指導思想： 答：一是為挺直指導效勞;二是為與本系統(tǒng)有關的部門及其成員效勞;三是為廣闊人民群眾效勞。 6、秘書工作的原那么： 答：(1)精確。(2

8、)快速。(3)務實。(4)保密。 7、秘書工的政治素養(yǎng)： 答：(1)具有較高的理論程度。(2)具有較強的法律意識和政策觀念。(3)具有全心全意為人民效勞的思想。(4)嚴于律己，遵守紀律。 8、秘書工作人員應具備的根底學問： 答：(1)根底學問。(2)社會學問。(3)專業(yè)學問。(4)業(yè)務學問。(5)幫助學問。 9、秘書人員應具備的力量： 答：(1)調(diào)查討論力量。(2)搜集資料的力量。(3)文字表達力量。(4)口頭表達力量。(5)組織協(xié)調(diào)力量。(6)辦事力量。(7)管理事務的力量。(8)文字書寫的力量。(9)操作現(xiàn)代辦公設備的力量。 10、信息的作用? 答：為指導的科學決策供應根據(jù)。為實現(xiàn)科學管理

9、制造條件。是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。 11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應遵循兩條原那么? 全面效勞。實事求是。不夸張縮小，既報喜，又報憂。 12、值班記錄電話記錄應包括五個要素? 答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內(nèi)容。d指導批示和處理看法。e接電話記錄人。 13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理狀況。 14、打電話的一般程序是什么? 答：(1)打電話就應對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特殊重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最終再說通話內(nèi)容

10、。(3)向下級打的電話比擬重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉告或支配回電話。 15、回電話接電話的一般程序是什么? 答：(1)答復電話要快速，盡可能在鈴響第一遍后就接并馬上打招呼。 (2)問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 (3)所接電話一般都應有記錄，必要時用法錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理狀況。(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清晰的事情不盲目答復。 16、電話記錄有哪五個局部? 答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是

11、來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內(nèi)容;四是處理看法和指導批示;五是接電話記錄人。 17、什么是文書? 答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了肯定目的而形成并用法的特定格式的文字資料。 18、什么是文件? 答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)用法的具備肯定格式的公務文書。 19、什么是會簽? 答：兩個及兩個以上機關聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關的指導同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的本質(zhì)性的會商工作應在會簽之前進展。 20、什么是傳達范圍? 答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳到達哪個范圍，一般都是依據(jù)臨時狀況確定

12、的，文件中應當注示清晰。 22、密級一般劃分為哪幾級? 答： 一般劃分為隱秘、機密、絕密三個等級。 23、會議報到有哪幾種方式? 答：與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到;托付別人代為報到;電話報到。 24、內(nèi)賓接待工作原那么是什么? 答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張鋪張，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)約時間，努力進步辦事效率。 25、握手的技巧是什么? 答：同性之間特殊是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好;反之，假如有氣無力或者假設無其事，就會使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特殊是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與指導同

13、志或者身份較高的人握手，要視詳細狀況而論，假如他有意與你握手，就應當主動把手伸過去;假如他無意握手，就不要牽強。 26、為別人作介紹時應留意哪幾方面? 答：假如雙方的地位不同，應領先把地位低的人介紹給地位高的人;假如雙方的身份一樣、年齡相近，應領先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;假如雙方的地位相近、年齡有別，應領先把年輕的介紹給年長的;假如一個人會見幾個人，應領先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工應當事先熟識雙方的狀況，以便介紹。 27、聽講時應留意的幾個問題? 答： 要用心致志仔細聽講，以示留意和敬重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的心情。不要隨便打斷人家的話題。

14、遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說我們是不是長話短說?或者說對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談? 28、當你有幾機說話時，應留意哪幾點? 要禮貌文明、熱情和氣，給人以親切感;語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒服感;切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感;切忌多說官話、套話，也不要用法生僻奇怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;吐音要精確，語言要簡潔，表達要妥貼，以進步對方的承受效果。 29、接電話時的留意事項? 答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等;拿起耳機之后，應當馬上說您

15、好!而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。 事業(yè)單位文秘的根底學問 一、秘書工作指導機關及其指導者的工作內(nèi)容 1.機關辦公廳(室)的根本任務 辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作進展的必定結果。中外指導機構或高級指導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是幫助它所直屬的指導機關完成各項指導工作，尤其是為指導機關制定和施行決策效勞。 辦公廳(室)的任務主要分為兩大局部：一是政務效勞，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務效勞，主要是后勤效勞保障工作。 2.秘書長、辦公廳(室)主任的根本任務 秘書長和辦公廳(室)主

16、任兼有秘書工作指導人和秘書人員的雙重身份。依據(jù)1951年中央人民政府批準頒發(fā)的政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的打算，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要擔當以下任務：第一，幫助首長綜合狀況、討論政策、推行工作;其次，幫助首長親密各方面的工作關系;第三，幫助首長掌管機關內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四，幫助首長掌管保密工作;第五，幫助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和催促政府決議的執(zhí)行等事項);第七，掌管機關事務工作。 因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為既要參加政務，又要掌管政務兩個方面。而其中第一至第五項工作是

17、需要幫助首長完成的，具有明顯的參加政務性質(zhì);而第六、七項工作那么主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規(guī)定，雖然是針對我國秘書工作高層指導者和指導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當擔當?shù)闹饕ぷ鲀?nèi)容確定了根本格局。 二、秘書工作的主要內(nèi)容 1.擬定、辦理公文 擬定公文是指依據(jù)指導者意圖和指導班子的打算精神起草公文或在指導者主持、指導之下，起草指導講話稿事業(yè)單位文秘根底學問錦集事業(yè)單位文秘根底學問錦集。 擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能?，F(xiàn)代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通狀況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項特

18、別嚴厲的工作，秘書人員應當以高度的責任心對待。 辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進展的全部工作，反映了公文在機關內(nèi)部處理的全過程。 辦理公文是秘書工作中一項最根本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要根據(jù)黨和政府公布的公文處理條例、法規(guī)和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、標準、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應有的效能制造條件。 2.辦理組織會務 辦理組織會務簡稱辦會，

19、是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類詳細事務，目的是為指導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合幫助性效勞。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協(xié)調(diào)與支配，應與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)絡，將會上爭論打算的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管指導，打算是否提交會議爭論;二是會議的統(tǒng)籌支配，即從整體上支配好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參與人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項效勞;五是會議善后工作，如整理睬議記錄、編寫簡報和會議紀要、催促檢查會議決策的落實等。 3.調(diào)查討論工作 調(diào)查討論工

20、作是指圍繞中心工作，針對當前指導關懷和急需解決的有關問題，調(diào)查理解相關狀況，并進展分析討論，寫出調(diào)查報告呈交給指導機關或指導人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，挺直為指導決策效勞的一項重要工作。 每一項調(diào)查討論均應做好調(diào)查預備、調(diào)查施行和調(diào)查總結收尾這三個階段的工作。其中，預備階段應依據(jù)指導工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;施行階段要留意選準調(diào)查討論對象，采納多種方式，廣泛搜集、仔細整理、深化討論調(diào)查得來的材料;總結收尾階段就是對調(diào)查討論工作進展整體分析，在以前階段工作的根底上，寫出調(diào)查報告。 4.信息處理工作 秘書信息處理工作是指根據(jù)黨政指導機關工作的要求，采集與處理信息，為指導正確決策和

21、施行決策效勞的一項工作。但凡指導工作中要把握的各種動態(tài)、狀況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要搜集并準時反應給指導部門。 開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡，這是搞好信息處理工作的根底;其次要建立一支德才兼?zhèn)?、思路開闊、反響靈敏，具有較強的觀看和分析問題力量的信息員隊伍;最終要實現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的搜集、加工、存儲、輸出、反應等根本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。 5.溝通協(xié)調(diào)工作 對秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，根據(jù)協(xié)調(diào)對象劃分，有對上的協(xié)調(diào)(即對指導者之間和指導機關之間的協(xié)調(diào))、對下的協(xié)調(diào)、同級之間的協(xié)調(diào)、上下級

22、雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務工作的協(xié)調(diào)，如會議協(xié)調(diào)、公文活動協(xié)調(diào)、事項協(xié)調(diào)等?？傊?，但凡與指導決策和指導工作有關事項的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務范圍事業(yè)單位文秘根底學問錦集辦公文秘。開展秘書協(xié)調(diào)工作時，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請人進門協(xié)調(diào)、登門訪問協(xié)調(diào)、召開會議協(xié)調(diào)等 6.信訪接待工作 信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體的秘書工作的一項常常性的重要工作。收到群眾來信，要準時拆封，仔細閱讀，做好摘記，精確交辦，按分級負責，歸口辦理的原那么妥當處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待

23、，仔細聽記，恰當處理。 7.監(jiān)視檢查工作 監(jiān)視檢查工作的主要內(nèi)容分為三個方面，即對黨的路途、方針、政策和黨政機關工作部署落實狀況的催促檢查;對指導人批辦大事承辦狀況的催促檢查;對文件和會議事項的催促辦理。監(jiān)視檢查工作的詳細做法主要包括催辦檢查、實地調(diào)研、日常查辦、綜合反應等工作形式，其工作的最根本的方式就是向下理解狀況，向上反映狀況。 8.公務接洽工作 公務接洽工作是指辦理指導機關、平行單位、下級組織與本機關聯(lián)絡公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體均不行缺少的一項工作，是作為機關窗口的秘書工作常常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機關單位挺直派人或通過電話形式來本機關商洽

24、或聯(lián)絡的公文事宜，有幫助聯(lián)絡公務，支配指導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順當進展，秘書人員應做到忠于職守、仔細執(zhí)行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟識指導者狀況，與有關部門保持親密聯(lián)絡。此外，還應擅長處理人際關系。 9.教學秘書工作職責： 9.1幫助院指導抓好教學常規(guī)工作的支配，檢查與總結工作。 9.2準時向院指導傳達上級部門支配的各項任務及上報院的有關狀況。 9.3幫助院指導處理好日常的教學事務工作，并準時進展請示與匯報。 9.4負責搜集撰寫整理，管理各種教學信息和教學文件。 9.5負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。 9.6作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。 10.生活秘書工作職責 10.1.幫助院指導抓好教學辦公用品的供給與發(fā)放工作，監(jiān)視辦公費用的用法狀況事業(yè)單位文秘根底學問錦集事業(yè)單位文秘根底學問錦集。 10.2.幫助院指導、班主任抓好勞動衛(wèi)生工作。 10.3.負責院辦公室必需設施如