文書檔案信息化管理策略

1、文書檔案信息化管理策略 一、文檔一體化的實(shí)施依據(jù) 文檔一體化管理，包括文檔實(shí)體的生成、文檔信息的利用、文檔的規(guī)范管理等方面。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發(fā)揮各項(xiàng)理論依據(jù)的長(zhǎng)處，借助信息化手段，順應(yīng)并提高文書檔案工作的規(guī)律與效率。1.大文件與大檔案：數(shù)字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統(tǒng)檔案學(xué)認(rèn)為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個(gè)不同名稱。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認(rèn)為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運(yùn)動(dòng)的某個(gè)階段?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使電子文件大量

2、產(chǎn)生，構(gòu)成豐富的檔案信息資源。當(dāng)文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經(jīng)形成，而文件之“大”并不單單指數(shù)量，還包括不同檔案門類之間的聯(lián)系之廣和文檔處理環(huán)節(jié)的多樣化?！按笪募辈粌H拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之?dāng)U展，一些檔案的保存價(jià)值凸顯，檔案工作呈現(xiàn)出社會(huì)化、多元化、開放性等特點(diǎn)?！按笪募焙汀按髾n案”相互交叉，使文件與檔案的聯(lián)系更為緊密，文檔管理必須體現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)的整體性和連續(xù)性特點(diǎn)。文檔一體，統(tǒng)籌管理，不僅集中了技術(shù)力量，而且推進(jìn)了文書檔案工作的專業(yè)化，切實(shí)提高了文檔管理水平。在信息化進(jìn)程中，數(shù)字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴(kuò)大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進(jìn)文件檔案的大聯(lián)

3、通。數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)新環(huán)境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個(gè)子系統(tǒng)。電子政務(wù)的建設(shè)，如公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、政務(wù)公開等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數(shù)字檔案的子目錄。電子文件中心是數(shù)字檔案館的重要組成部分，能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類型電子文件的有效傳輸、交換和存儲(chǔ)。為避免重復(fù)建設(shè)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用兼容技術(shù)，做好系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、形成與維護(hù)，理順文檔一體化的體制與流程，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體的銜接。2.文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎(chǔ)之一，而且從實(shí)踐的角度，也對(duì)文檔的管理具有較好的指導(dǎo)意義。根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、永久

4、保存或銷毀，是一個(gè)完整的生命過(guò)程，是一個(gè)自然流動(dòng)、難以割裂的過(guò)程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個(gè)整體，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的各個(gè)階段進(jìn)行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴(yán)格意義上說(shuō)還處于文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質(zhì)量，就必須從文書階段抓起。在文檔一體化的全程管控過(guò)程中，文書管理便是檔案管理的前端控制。由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點(diǎn)，因此確保前端控制是保證各電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長(zhǎng)期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過(guò)程，從源頭上防止一些錯(cuò)誤和隱患，才能確保歸檔文件的質(zhì)量?！半娮游募芾硐到y(tǒng)只有事先設(shè)定采集文件元數(shù)據(jù)的功能，才

5、能支持文件的證據(jù)性、真實(shí)性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時(shí)間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權(quán)限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境以及相關(guān)參數(shù)，才能確保文件長(zhǎng)期的順利讀取”1。前端控制是全程管控的重中之重，要轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)籌綜治、前后照應(yīng)，才能保障電子文件整個(gè)生命過(guò)程的全面、有效管控，保障文件內(nèi)容的完整性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保障文件從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規(guī)律，而且是促進(jìn)文書與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。3.文件連續(xù)體理論：以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致

6、。連續(xù)體是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過(guò)程的連貫一致，倡導(dǎo)文件形成、保存與長(zhǎng)久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內(nèi)部和社會(huì)提供檔案服務(wù)，這突出了檔案信息化的實(shí)用優(yōu)勢(shì)，也為電子文件的優(yōu)化管理提出了更高要求。連續(xù)體理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)不是從出生到消亡的單向運(yùn)轉(zhuǎn)，文檔處置的順序沒(méi)有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉(zhuǎn)化的可能。文件的生命過(guò)程與物理實(shí)體畢竟有所不同，人在使用過(guò)程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運(yùn)動(dòng)的普遍規(guī)律，而文件連續(xù)體理論則更適用于信息時(shí)代電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電

7、子文件的確實(shí)生成、合理運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。文件生命周期和連續(xù)體理論分別從文檔整體性與連續(xù)性的角度，為文檔一體化的有效實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文檔管理的前后照應(yīng)和統(tǒng)籌綜治，體現(xiàn)整體效應(yīng)；文件連續(xù)體理論則突出了文件各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段的連續(xù)性，以便于利用為導(dǎo)向，對(duì)文件進(jìn)行立體的處理，使文件的運(yùn)轉(zhuǎn)成為一個(gè)系統(tǒng)靈活的過(guò)程。前端控制將對(duì)檔案的控制與管理提前到檔案設(shè)計(jì)與形成的階段，把好源頭關(guān)；在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用文件連續(xù)體理論，將一體化管理作為過(guò)程和手段，擴(kuò)展檔案經(jīng)營(yíng)服務(wù)范圍，保持系統(tǒng)連貫一致，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息共建共享。文檔一體化運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)

8、，兼顧兩大理論優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)了全局觀與系統(tǒng)優(yōu)化的辯證統(tǒng)一。 二、文檔一體化的策略手段 文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，有利于保持電子文件、元數(shù)據(jù)、背景信息三者系統(tǒng)周全。為延伸相關(guān)部門職能，融合管理體系，同時(shí)簡(jiǎn)化工作程序，使文檔一體化整個(gè)流程更加科學(xué)、合理，在信息化大背景下，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化和信息管理工作的大局出發(fā)，做好責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織模式。1.責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)。工作人員對(duì)檔案的重視程度決定了檔案工作的質(zhì)量。在文書與檔案業(yè)務(wù)分立的情況下，不管是前端控制，還是后

9、端保管，都是一種責(zé)任延伸。目前，許多單位對(duì)檔案的重視程度不夠，對(duì)于信息時(shí)代出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新變化認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對(duì)“文檔一體化”持以不同的觀點(diǎn)，對(duì)于文件和檔案的關(guān)系以及一體化的合理性存在爭(zhēng)議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態(tài)度和水平，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也影響了相關(guān)先進(jìn)理念的落實(shí)。在單位內(nèi)部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業(yè)務(wù)分工來(lái)看，還是有很大的區(qū)別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級(jí)檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見(jiàn)不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進(jìn)的意識(shí)。為此，在文檔一體化項(xiàng)目實(shí)施

10、之前，將是長(zhǎng)期的理念培養(yǎng)的階段。首先，要促進(jìn)相互了解，增加業(yè)務(wù)往來(lái)。文書工作人員要逐漸關(guān)注檔案的要求、動(dòng)態(tài)，檔案工作人員要關(guān)注文書工作的要求、動(dòng)態(tài)。只有對(duì)對(duì)方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴(kuò)展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責(zé)任范圍。文書人員要有延伸管理的意識(shí)和能力，檔案人員要有超前控制的意識(shí)和能力。文書人員要學(xué)習(xí)檔案規(guī)范以前瞻，檔案人員要學(xué)習(xí)文件規(guī)范以把關(guān)。通過(guò)培訓(xùn)，開闊部門視野，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。再次，由部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專家層面征求意見(jiàn)，而且要在單位內(nèi)部結(jié)合具體實(shí)際

11、，探討是否適合施行、從哪個(gè)方面入手等，在討論中促進(jìn)溝通，培養(yǎng)理念。甚至可以申報(bào)為課題項(xiàng)目，作為課題來(lái)研究，讓學(xué)術(shù)先行，來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐。理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養(yǎng)對(duì)于文檔一體化的工作進(jìn)取心和正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術(shù)手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規(guī)范。2.組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控。組織建設(shè)就是要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理，更好地推動(dòng)文檔一體化的實(shí)施。兩大理論分別從整體性和連續(xù)性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設(shè)是整體與連續(xù)的重要保障。通過(guò)上層領(lǐng)導(dǎo)、部

12、門協(xié)調(diào)、成員自覺(jué)，抓好文檔全局，做好過(guò)程對(duì)接，監(jiān)控運(yùn)行質(zhì)量，才能確保文檔一體化的切實(shí)有效。組織建設(shè)在于集中人員力量，發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過(guò)程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負(fù)責(zé)將文件或案卷的有關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，更能確保錄入信息的完整、規(guī)范和準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案保管者也不再是被動(dòng)等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對(duì)傳統(tǒng)歸檔時(shí)間滯后、檔案資料不全的弊病，主動(dòng)、超前地同文件辦理者一起，共同確定機(jī)構(gòu)活動(dòng)需要保管的文件，然后納入事務(wù)活動(dòng)體系進(jìn)行管理。組織建設(shè)也在于集中技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將數(shù)字檔案館與電子文件中心的建設(shè)納入正軌。

13、電子文件中心才是文檔一體化的核心機(jī)構(gòu)，數(shù)字檔案館為電子文件中心提供文件環(huán)境和技術(shù)支持。電子文件中心是新型的文檔管理專業(yè)化、服務(wù)綜合化的管理實(shí)體，維護(hù)文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統(tǒng)一實(shí)行國(guó)家文件與檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)也對(duì)文檔一體化進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。文件中心在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，相應(yīng)地進(jìn)行全過(guò)程蹤跡保全，便于工作人員對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定和處置，確保長(zhǎng)久保存價(jià)值，從而真正顧及數(shù)字時(shí)代的檔案管理需求。電子文件中心的建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的重要途徑，蘭臺(tái)世界LANTAIWORLD“不是文件機(jī)構(gòu)或檔案機(jī)構(gòu)的改良，而是政務(wù)流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)，它在電子文件全程管理中起

14、著核心機(jī)構(gòu)的作用”2。質(zhì)量監(jiān)控必須借助人力物力，良好的組織建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的前提條件。再配合以標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等手段，可逐步構(gòu)建符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的質(zhì)量保障體系。3.標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)。文檔一體化在實(shí)際操作過(guò)程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要有相應(yīng)的法律法規(guī)。建國(guó)以來(lái)，尤其是黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，檔案的法制建設(shè)已見(jiàn)成效，法律規(guī)范相對(duì)完善。然而要推進(jìn)文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，建立一套統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)。為此，要構(gòu)建文檔一體化嚴(yán)密的論證體系，使補(bǔ)充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構(gòu)，而且具有行之有效的實(shí)踐指南，成為文檔工作

15、人員的學(xué)習(xí)文件，成為檔案信息化建設(shè)的重要藍(lán)本。除了針對(duì)“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。在人員方面，要明確文書人員與檔案人員新的職責(zé)和工作范圍。要協(xié)調(diào)歸檔前后，有清晰的組織業(yè)務(wù)的劃分，尤其是需要密切合作的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，促進(jìn)積極有效的配合。要明確相關(guān)職責(zé)的法律規(guī)范，使人員不僅分配到位，而且責(zé)任落實(shí)到位。在技術(shù)方面，要明確文檔一體化背景下操作系統(tǒng)應(yīng)具備的復(fù)雜功能。為研發(fā)出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統(tǒng)，提高文件覆蓋范圍和管理系統(tǒng)的利用水平，系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)是標(biāo)準(zhǔn)制訂最重要的環(huán)節(jié)要素。制訂出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)既要符合一體化的流程設(shè)計(jì)，涵蓋數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等全

16、過(guò)程需要的技術(shù)，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關(guān)。功能設(shè)計(jì)是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容和前提條件，也是標(biāo)準(zhǔn)制訂的難點(diǎn)所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動(dòng)或全自動(dòng)化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶界面。半自動(dòng)化模擬手工操作，“在一定意義上能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)存儲(chǔ)、多樣化檢索、輔助立卷等功能”3，操作方便，錄入、查詢、檢索簡(jiǎn)單明了。全自動(dòng)化的一體化管理系統(tǒng)，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護(hù)四個(gè)子系統(tǒng)，一般具有收文處理、發(fā)文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”3。4.流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替。文檔管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使文件制作與處理進(jìn)入傳統(tǒng)紙質(zhì)所無(wú)可比擬的時(shí)代。即

17、便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現(xiàn)出紙質(zhì)文件所不可替代的優(yōu)勢(shì)。然而系統(tǒng)最大的問(wèn)題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統(tǒng)之間相互傳導(dǎo)的兼容性。傳輸、存儲(chǔ)、檢索、復(fù)制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統(tǒng)必備的功能。不兼容不僅導(dǎo)致文檔一體化受阻，而且存在功能重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題。為便于公文流轉(zhuǎn)和檔案存用，就必須通過(guò)并聯(lián)、串聯(lián)、互聯(lián)等方式，提高文檔管理的適用性與系統(tǒng)更替，滿足一對(duì)多的用戶信息需求，建立整體運(yùn)作體系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)存在遞進(jìn)關(guān)系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)都是辦公自動(dòng)化的子系統(tǒng)，而文檔一體化的設(shè)計(jì)就是要將兩大系統(tǒng)整合起

18、來(lái)，做到過(guò)程統(tǒng)一和體制合一。為此，文檔一體化系統(tǒng)首先要具備OA系統(tǒng)的功能，即在信息發(fā)布和流轉(zhuǎn)上起到文件管理應(yīng)有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時(shí)代，還包括在線傳輸和檢索，具有動(dòng)態(tài)化、靈活性等特點(diǎn)。根據(jù)連續(xù)體理論，電子文件的流轉(zhuǎn)不僅發(fā)生在文書管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務(wù)與利用的過(guò)程中，同樣存在流轉(zhuǎn)的可能需求。流轉(zhuǎn)適用應(yīng)貫徹文檔一體化始終，在其任意一個(gè)子系統(tǒng)中都是必須具備的功能。文檔一體化管理系統(tǒng)軟件繁多，其核心是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將反映文件與檔案內(nèi)容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，完成文件管理與檔案管理的銜接?！半S著實(shí)踐發(fā)展，適用于文檔管理的系統(tǒng)，呈現(xiàn)從單點(diǎn)功能到整體功能、從單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)、從專用到通用的發(fā)展趨勢(shì)。另外，通過(guò)這些系統(tǒng)的開