行政部門管理制度

1、行政部門管理制度行政部門管理制度 為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提升行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 (一)、文件收發(fā)規(guī)定 1、董事會和公司的文件由行政部門擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或部門經(jīng)理審核、簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密字樣，并確定報送范圍。 2、董事會和公司的文件由行政部門負責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。 3、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送行政部門存檔。 4、外來的文件

2、由行政部門負責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。 (二)、文印管理規(guī)定 1、所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。 2、文件、 等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。 3、嚴禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予10100元罰款處理。 4、公司發(fā)出的 使用統(tǒng)一的 格式。見附件。 5、公司的各種公文及內(nèi)部交流的文字性材料執(zhí)行統(tǒng)一的排版要求： 使用公司統(tǒng)一的頁眉、頁腳； 標題：黑體，小二號字，加粗； 正文：仿宋_GB2312，小四號字； 頁面設(shè)置：上

3、2.54 厘米，下2.54 厘米，左2.8 厘米，右2.8 厘米； 段落為兩端對齊，1.5倍行距。 (三)、辦公用品購置領(lǐng)用規(guī)定 辦公用品分消耗品和管理品兩種： 1、消耗品。鉛筆、油筆、膠水、膠帶等。 2、管理品。剪刀、裁紙刀、釘書機、打孔機、鋼筆、打碼機、計算器等。 3、消耗品辦公人員按必需領(lǐng)用，注意節(jié)約。 4、管理品限人員使用，列入移交轉(zhuǎn)送。如有故障和損壞，可以舊品換新品，如遺失或人為損壞將由個人或部門自購。 5、各部門每月3日前遇節(jié)假日后延報人事行政部辦公用品使用計劃，總經(jīng)理批準后采購，當(dāng)月八、九日發(fā)放。管理用品請領(lǐng)不受上述時間限制。各部門急必需或臨時性的采購必需求，必需各部門經(jīng)理統(tǒng)一報

4、采購計劃，報總經(jīng)理批準后，有采購人員統(tǒng)一采購，并按要求流程發(fā)放。 6、辦公用品由行政專人負責(zé)管理，采購人員比價采購，人事行政部按工作必需要發(fā)放。 7、設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用記錄，所必需辦公用品的部門到行政部門領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，控制辦公用品領(lǐng)用狀況，節(jié)約辦公費支出。 8、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 9、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。 四、檔案管理： 1、檔案。公司檔案是指研究開發(fā)與技術(shù)、人力資源、營銷策劃、經(jīng)營管理、行政法律、資本運作、對外聯(lián)系、合同等一切活動中所形成的，以文字記載、圖表、電子制品、音像制品等方式可存儲的信息，資料載體。 2、檔案的種類。公

5、司檔案的種類主要分為：行政類、經(jīng)營類、產(chǎn)品技術(shù)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、合同類及職工檔案類。 3、責(zé)任部門。公司檔案的儲存管理部門為人事行政部。各類檔案形成、整理后送交人事行政部做好歸檔工作。 4、收集、整理、歸檔。檔案責(zé)任部門的收集、整理、歸檔分日常和年度兩種方式進行。責(zé)任部門年度內(nèi)使用頻次不高的，要在檔案形成后整理完畢即隨時移交給人事行政部歸檔，使用頻次較高和系列連續(xù)形成的檔案，可依據(jù)實際狀況每半年整理完畢移交行政部歸檔。 5、檔案的留存。文字、圖表等印刷品要有形成的文件手寫、手繪及責(zé)任者，使用墨水書寫，電子制品和音像制品要有備份。 6、檔案查閱。公司工作人員查閱檔案，必需辦

6、理查閱手續(xù)。非密級檔案，由人 事行政經(jīng)理批準，涉及技術(shù)、商業(yè)等密級檔案，由總經(jīng)理批準。查閱檔案要技術(shù)歸還，不得轉(zhuǎn)借。必需要復(fù)制的應(yīng)在復(fù)制前獲得批準。所有查閱者負有保密責(zé)任。如有違反，承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任。 7、檔案銷毀。因保管期限達到或再無儲存價值的檔案可進行銷毀，銷毀的檔案編列具體目錄，按密級管理，由責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)審批，由包括監(jiān)督人員在內(nèi)二人以上負責(zé)銷毀。 8、電子檔案的管理：公司對每位員工的工作內(nèi)容進行電子檔案存檔，每位員工干完每一項工作后，必需及時到人事行政部門的備份硬盤內(nèi)進行備份，同時進行登記。備份的工作內(nèi)容做為員工工作考核的依據(jù)。 五、人員編制管理： 1、公司各部門執(zhí)行定崗定編制，公司依據(jù)各部門的工作任務(wù)量，確定人員編制。 2、各部門人員的適用狀況由部門經(jīng)理確認，關(guān)于不適用崗位必需求的員工進行及時的辭退或調(diào)崗。如因人員不