ERP環(huán)境下有形動(dòng)產(chǎn)租賃企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略淺析

1、 erp環(huán)境下有形動(dòng)產(chǎn)租賃企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略淺析 堵朝東摘 要 erp（enterprise resource planning），即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層的決策及員工履職提供運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它不僅包含了生產(chǎn)資源計(jì)劃、制造、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、成本管理等基本功能，還包括客商管理，業(yè)務(wù)流程管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，安全管理、存貨、分銷(xiāo)與運(yùn)輸管理，文件管理以及人力資源管理等等?？梢哉f(shuō)，企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)都可以納入erp環(huán)境之中。erp系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，將企業(yè)各環(huán)節(jié)串聯(lián)起來(lái)，把傳統(tǒng)內(nèi)控管理中由人工操作的流程，轉(zhuǎn)由計(jì)算機(jī)控制和處理

2、。解決了傳統(tǒng)內(nèi)控體系中人工控制容易出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)避了這些問(wèn)題產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)內(nèi)部控制高效、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的輔助工具。本文從傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)控管理容易出現(xiàn)的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)入手，分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，提出利用erp系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)有針對(duì)性地解決問(wèn)題、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的方法。最后，進(jìn)一步將erp系統(tǒng)的設(shè)計(jì)以及實(shí)施過(guò)程中容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行說(shuō)明，力求比較全面地闡述erp系統(tǒng)建立及應(yīng)用過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，提升erp系統(tǒng)在相關(guān)領(lǐng)域企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)用效果。關(guān)鍵詞 erp 有形動(dòng)產(chǎn)租賃 內(nèi)部控制一、傳統(tǒng)內(nèi)控管理容易出現(xiàn)的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制是企業(yè)為了提高經(jīng)營(yíng)效益，達(dá)到控制的目標(biāo)，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施制定的制度、計(jì)劃、程序及方法。

3、在實(shí)施運(yùn)作過(guò)程中，需要不斷總結(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題并持續(xù)改進(jìn)，否則將很難確保體系順利運(yùn)轉(zhuǎn)。有形動(dòng)產(chǎn)租賃企業(yè)亦是如此。本文現(xiàn)就傳統(tǒng)人工控制的條件下，有形動(dòng)產(chǎn)租賃企業(yè)內(nèi)控管理中較為明顯的問(wèn)題，總結(jié)歸納出如下：（一）出入庫(kù)審批手續(xù)及記錄單據(jù)混亂，出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法追溯，存在舞弊的風(fēng)險(xiǎn)部分企業(yè)雖然在內(nèi)控流程文件中規(guī)定了各環(huán)節(jié)的崗位及職責(zé)，崗位流轉(zhuǎn)的相關(guān)單據(jù)設(shè)置及工作標(biāo)準(zhǔn)等。但人工控制的工作環(huán)境下，由于人員流動(dòng)、紙質(zhì)單據(jù)遺失，記錄錯(cuò)誤、不相容崗位把控不當(dāng)?shù)仍?，有可能造成工作人員利用工作便利，跨崗位操作，偽造、變?cè)靻螕?jù)，躲避監(jiān)管，營(yíng)私舞弊。而混亂的工作流程和記錄，給追查造成巨大困難。（二）內(nèi)控體系各環(huán)節(jié)由人工控制操作，

4、易導(dǎo)致工作效率低下或重大疏漏人工實(shí)施內(nèi)控流程各環(huán)節(jié)的操作，會(huì)因信息傳遞滯后、業(yè)務(wù)對(duì)接不及時(shí)、操作人員能力不足等問(wèn)題，造成業(yè)務(wù)流程進(jìn)行緩慢，運(yùn)行效率低下。同時(shí)，各環(huán)節(jié)處理過(guò)程由人工記錄、紙質(zhì)材料傳遞、手工核對(duì)，也容易產(chǎn)生錯(cuò)誤和重大疏漏，對(duì)企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。（三）內(nèi)控體系無(wú)法有效深入運(yùn)行，流于形式高效的運(yùn)作是保證企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展的重要因素。而內(nèi)控管理各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系而又制約的設(shè)置，往往會(huì)被運(yùn)營(yíng)人員認(rèn)為影響運(yùn)作效率。遇到需要緊急處理的業(yè)務(wù)，內(nèi)控要求往往會(huì)被人為忽略，或僅采取事后補(bǔ)救的措施，使內(nèi)控管理體系難以有效深入運(yùn)行，起不到應(yīng)有的作用。（四）銷(xiāo)售政策無(wú)法有效貫徹，存在造成企業(yè)利益流失或信譽(yù)受損的風(fēng)

5、險(xiǎn)企業(yè)依據(jù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、客戶等級(jí)及市場(chǎng)行業(yè)定價(jià)等條件制定銷(xiāo)售政策。在人工操作時(shí)，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)逐個(gè)出租物給出明確可操作的依據(jù)，會(huì)出現(xiàn)銷(xiāo)售人員隨意定價(jià)或定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)前后不一致的問(wèn)題。如果定價(jià)過(guò)低，企業(yè)收益無(wú)法保證，最終可能導(dǎo)致無(wú)法完成既定經(jīng)營(yíng)目標(biāo);如果對(duì)客戶不能施行統(tǒng)一的定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)對(duì)企業(yè)的信譽(yù)產(chǎn)生不利影響。（五）手工核算租金容易產(chǎn)生偏差，造成企業(yè)利益流失和法律風(fēng)險(xiǎn)對(duì)出租物數(shù)量多、租期長(zhǎng)、出入庫(kù)頻繁以及涉及外租業(yè)務(wù)的項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確核算，是難度最大的工作。在無(wú)erp系統(tǒng)的環(huán)境下，往往耗費(fèi)大量人力和時(shí)間仍然難以保證收取的租金及支付外租費(fèi)用的準(zhǔn)確性。這會(huì)形成三方面風(fēng)險(xiǎn)：一是在出租業(yè)務(wù)進(jìn)行的同時(shí)，無(wú)法及時(shí)根據(jù)進(jìn)度準(zhǔn)

6、確計(jì)算應(yīng)收租金，可能造成催款不及時(shí)，產(chǎn)生壞賬;二是由于計(jì)算錯(cuò)誤，造成收入損失和支付外租成本虛增，導(dǎo)致?tīng)I(yíng)業(yè)利潤(rùn)下降;三是無(wú)法在合同文件中形成有力的結(jié)算依據(jù)，使企業(yè)與客商或供應(yīng)商之間無(wú)法達(dá)成共識(shí)，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。（六）傳統(tǒng)內(nèi)控體系對(duì)用于經(jīng)營(yíng)性出租的資產(chǎn)管理困難，易造成資產(chǎn)損失使用傳統(tǒng)臺(tái)賬進(jìn)行資產(chǎn)管理，存在記錄出現(xiàn)偏差、不完整以及不能全面及時(shí)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)等問(wèn)題，導(dǎo)致資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中出具的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表與業(yè)務(wù)單位手工登記的臺(tái)賬及實(shí)際資產(chǎn)狀態(tài)之間的核對(duì)是內(nèi)控重要的環(huán)節(jié)。對(duì)于出租在外的資產(chǎn)，核對(duì)過(guò)程需要一套完整的記錄作為依據(jù)，人工操作極為煩瑣。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)盤(pán)虧、資產(chǎn)狀態(tài)登記錯(cuò)誤的問(wèn)題。登記、盤(pán)點(diǎn)長(zhǎng)期

7、存在問(wèn)題，資產(chǎn)損失很難避免。（七）編制整體資產(chǎn)報(bào)告困難，從而影響企業(yè)管理者掌握企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況的準(zhǔn)確性人工匯集所有單個(gè)出租資產(chǎn)的工作非常困難，形成整體的資產(chǎn)報(bào)告更加無(wú)法完成，從而使管理者無(wú)法準(zhǔn)確企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況，影響經(jīng)營(yíng)決策。二、利用erp系統(tǒng)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)的應(yīng)對(duì)策略erp系統(tǒng)因其分布式結(jié)構(gòu)、可實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)、模塊化應(yīng)用、擁有強(qiáng)大的計(jì)算分析能力等特點(diǎn)，為企業(yè)針對(duì)性的解決上述問(wèn)題，提供了有力的保障。（一）利用erp系統(tǒng)規(guī)范內(nèi)控體系設(shè)置，提高工作效率，減少失誤在erp系統(tǒng)中將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流程、崗位職能、權(quán)限等直接固化，各種單據(jù)在線生成，各環(huán)節(jié)記錄清晰可查，減少了由于記錄不完整產(chǎn)生舞弊的機(jī)會(huì)。同時(shí)，各個(gè)業(yè)務(wù)崗

8、位由網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)連接，信息傳遞迅速準(zhǔn)確，大大提高了效率。第一，設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、權(quán)限管理、客商管理、報(bào)價(jià)、出入庫(kù)、核算、報(bào)損、盤(pán)點(diǎn)等模塊，將工作崗位按職能賦予不同模塊的權(quán)限，嚴(yán)格按照內(nèi)控文件的不兼容崗位規(guī)定進(jìn)行程序上的控制。人員變動(dòng)后，相應(yīng)操作權(quán)限隨之改變，避免了工作人員職責(zé)不清的情況。第二，erp系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各部門(mén)的工作實(shí)時(shí)對(duì)接，現(xiàn)場(chǎng)工作的崗位，可以用計(jì)算機(jī)登錄;管理人員可以通過(guò)手機(jī)app進(jìn)行登錄，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、調(diào)度、審批，確保工作高效、暢通。第三，業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展通過(guò)連續(xù)的、同一編號(hào)單據(jù)的流轉(zhuǎn)串聯(lián)。即報(bào)價(jià)模塊產(chǎn)生租金價(jià)格單時(shí)，啟用一個(gè)連續(xù)不可刪除的編號(hào)，作為合同的附件;同時(shí)，產(chǎn)生同一編

9、號(hào)的相同出租物的出庫(kù)單發(fā)送到庫(kù)房出庫(kù);業(yè)務(wù)完成后，庫(kù)房收回出租物時(shí)，只能選擇歷史生成的出庫(kù)單進(jìn)行入庫(kù)操作，并產(chǎn)生同一編號(hào)的入庫(kù)單或報(bào)損單，轉(zhuǎn)由核算模塊核算租金或定損，生成同一編號(hào)的結(jié)算清單。這樣可使企業(yè)核心業(yè)務(wù)的每個(gè)出租項(xiàng)目都有統(tǒng)一編號(hào)對(duì)應(yīng)的合同、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、出入庫(kù)單據(jù)及核算明細(xì)。保證了整個(gè)流程過(guò)程清晰、記錄完整可追溯。（二）利用erp系統(tǒng)規(guī)范營(yíng)銷(xiāo)政策第一，客商模塊除記錄客戶基本信息外，還可記錄信譽(yù)、合作歷史等，在報(bào)價(jià)過(guò)程中提供同一客戶合作記錄中相同出租物報(bào)價(jià)，價(jià)格政策的變動(dòng)可隨時(shí)向客戶解釋溝通，使銷(xiāo)售政策執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)明晰可靠，避免信譽(yù)受損。第二，報(bào)價(jià)模塊在報(bào)價(jià)過(guò)程中向銷(xiāo)售人員顯示出其級(jí)別可以掌握的

10、優(yōu)惠幅度，將定價(jià)固定在明確的范圍內(nèi)。如需加大優(yōu)惠促進(jìn)銷(xiāo)售，須通過(guò)更高級(jí)別人員批準(zhǔn)才能執(zhí)行，從而減少銷(xiāo)售人員濫用職權(quán)。（三）利用erp系統(tǒng)出入庫(kù)及核算模塊直接計(jì)量租金第一，出租物在出庫(kù)單完成確認(rèn)后，即開(kāi)始計(jì)算租金;在入庫(kù)單完成入庫(kù)后，核算模塊便可生成結(jié)算清單，確認(rèn)租金及賠償金。最終結(jié)算時(shí)與出入庫(kù)單據(jù)一起提供給客戶，作為可供準(zhǔn)確核對(duì)的依據(jù)。第二，在出租物出庫(kù)后未入庫(kù)之前，也可利用核算模塊錄入某一時(shí)間點(diǎn)，實(shí)時(shí)計(jì)算錄入時(shí)間段的預(yù)計(jì)租金，以便業(yè)務(wù)人員根據(jù)進(jìn)度及時(shí)催款。第三，erp系統(tǒng)設(shè)有外租品模塊，將外租物品入庫(kù)后，即可納入業(yè)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)價(jià)、出入庫(kù)及核算模塊處理。業(yè)務(wù)完成后，再進(jìn)行外租物品出庫(kù)并計(jì)算外租

11、成本、生成外租結(jié)算單，與此為依據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)結(jié)算。（四）利用erp系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握資產(chǎn)整體情況通過(guò)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)模塊可以實(shí)時(shí)調(diào)取資產(chǎn)情況并生成各種匯總報(bào)表，為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、資產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)決策提供明確依據(jù)。系統(tǒng)所使用的各種記錄，將作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)之中，通過(guò)各種關(guān)鍵字相互聯(lián)系在一起，并且根據(jù)業(yè)務(wù)和時(shí)間的推進(jìn)不斷更新。在需要獲取整體情況的時(shí)候，可通過(guò)預(yù)先編制的系統(tǒng)表單，進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)。例如：第一，根據(jù)實(shí)時(shí)庫(kù)存的出租物，可以生成向客戶提供 “菜單”，“菜單”不僅向客戶提供了當(dāng)前可以出租的物品，也可向客戶提供熱門(mén)物品預(yù)約服務(wù)，從而提高運(yùn)營(yíng)效率。第二，進(jìn)行定期資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)盤(pán)點(diǎn)模塊中可設(shè)置表單，根據(jù)已經(jīng)出庫(kù)的

12、資產(chǎn)生成外租待盤(pán)清單。清單列示出租資產(chǎn)詳細(xì)信息，以方便追蹤，當(dāng)出租資產(chǎn)回庫(kù)后提示資產(chǎn)管理員補(bǔ)充盤(pán)點(diǎn)。第三，設(shè)置統(tǒng)計(jì)模塊，可以實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)各種分類(lèi)匯總信息。為經(jīng)營(yíng)者精確了解的市場(chǎng)需求、調(diào)整定價(jià)策略、補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)資源、淘汰不良資產(chǎn)等決策提供依據(jù)。三、erp系統(tǒng)的設(shè)計(jì)以及實(shí)施過(guò)程中需要注意的新風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施erp系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)控提供保障的同時(shí)，也會(huì)相應(yīng)地產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)。如果管控不當(dāng)，會(huì)造成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)失敗或者給內(nèi)控管理帶來(lái)更多問(wèn)題，造成負(fù)面的影響。企業(yè)應(yīng)重視這些風(fēng)險(xiǎn)，采取合理應(yīng)對(duì)策施。（一）erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)1.對(duì)erp系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足部分企業(yè)對(duì)erp系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)有誤，在開(kāi)發(fā)或者直接購(gòu)買(mǎi)erp系統(tǒng)投入應(yīng)用

13、后，卻由于缺少現(xiàn)代內(nèi)控管理的理念和與之匹配的體系，導(dǎo)致erp系統(tǒng)反而成為工作的負(fù)擔(dān)和限制。2.企業(yè)前期準(zhǔn)備不足，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)困難首先，在erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要緊密地與企業(yè)的內(nèi)控體系結(jié)合。如果在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，才發(fā)現(xiàn)內(nèi)控體系的不足再進(jìn)行改進(jìn)，會(huì)大大延緩erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)進(jìn)度;其次，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立作為erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的核心工作，是系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵。如果企業(yè)沒(méi)有一套準(zhǔn)確、翔實(shí)的檔案，開(kāi)發(fā)過(guò)程中邊核實(shí)邊錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，也將極大影響系統(tǒng)開(kāi)發(fā)進(jìn)度。這兩點(diǎn)問(wèn)題處理不好，有可能最終導(dǎo)致開(kāi)發(fā)失敗。3.企業(yè)對(duì)erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)規(guī)劃不足，投入成本無(wú)法保證企業(yè)在前期規(guī)劃開(kāi)發(fā)erp系統(tǒng)時(shí)，通常會(huì)考慮采購(gòu)知名軟件公司提供的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品。這些

14、產(chǎn)品雖然價(jià)格較低，基本模塊比較成熟，但也存在著流程設(shè)計(jì)僵化、功能簡(jiǎn)單、限制較多、改進(jìn)困難等問(wèn)題。企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，往往需要軟件供應(yīng)商深度定制開(kāi)發(fā)，而深度開(kāi)發(fā)的費(fèi)用會(huì)急劇增加。同時(shí)，隨著深度開(kāi)發(fā)，硬件要求也會(huì)相應(yīng)提高。往往在開(kāi)發(fā)進(jìn)行過(guò)程中，持續(xù)投入的成本會(huì)令企業(yè)無(wú)法承受，最終被迫中止。4. erp系統(tǒng)投入使用急于求成，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)造成負(fù)面影響在erp系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中未考慮實(shí)際工作情況而大幅度改變?cè)袃?nèi)控機(jī)制，并將未通過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的erp系統(tǒng)倉(cāng)促投入使用，很容易產(chǎn)生流程設(shè)置不符合實(shí)際、人員操作不當(dāng)、系統(tǒng)錯(cuò)誤等問(wèn)題，對(duì)企業(yè)正常的工作產(chǎn)生不利影響。5. erp系統(tǒng)帶來(lái)的安全問(wèn)題首先，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的客戶、資產(chǎn)

15、、定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等信息，屬于商業(yè)機(jī)密。erp系統(tǒng)中雖然有嚴(yán)格的權(quán)限管理，但由于系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，因此，會(huì)存在外部入侵系統(tǒng)導(dǎo)致泄露風(fēng)險(xiǎn);其次， erp系統(tǒng)盡管較為精密，但也有可能出現(xiàn)不可預(yù)知的意外風(fēng)險(xiǎn)。如果重要的業(yè)務(wù)工作正在運(yùn)作的時(shí)候，系統(tǒng)崩潰無(wú)法使用，將給企業(yè)帶來(lái)重大的損失;最后，如果硬件維護(hù)和數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，造成數(shù)據(jù)和記錄丟失，也會(huì)對(duì)企業(yè)造成風(fēng)險(xiǎn)。6. erp系統(tǒng)阻礙企業(yè)內(nèi)控管理的發(fā)展當(dāng)企業(yè)erp系統(tǒng)投入運(yùn)行后，工作效率顯著提高，具體的工作相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，使工作人員容易對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生過(guò)分依賴(lài)，失去持續(xù)深入改進(jìn)的動(dòng)力。7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)證明有效性不足由系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)單據(jù)，全部為電子形式。雖然系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置為

16、單據(jù)生成后不可撤銷(xiāo)與刪除的屬性，但對(duì)于法律層面以及問(wèn)責(zé)的有效性來(lái)說(shuō)，證明效力不足。（二）應(yīng)對(duì)erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的建議1.正確認(rèn)識(shí)內(nèi)控管理體系與erp系統(tǒng)的關(guān)系，做好開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的前期準(zhǔn)備工作應(yīng)明確erp系統(tǒng)是內(nèi)控管理體系輔助工具這一前提。為有效應(yīng)用erp系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理，企業(yè)需要首先建立起一套行之有效的內(nèi)控體系，使實(shí)際運(yùn)作的人員能夠切實(shí)明了、深入貫徹執(zhí)行，并不斷檢驗(yàn)、改進(jìn)，使系統(tǒng)能夠正常運(yùn)作;同時(shí)，erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容包括客商資料信息、資產(chǎn)臺(tái)賬、文件檔案和各種記錄等等，這些數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，是整個(gè)系統(tǒng)建立后，能否正常運(yùn)行實(shí)施的關(guān)鍵，因此需要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就明確和完善。只有內(nèi)控系

17、統(tǒng)和數(shù)據(jù)記錄兩個(gè)條件完全具備的情況下，才是開(kāi)始進(jìn)行erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的最佳時(shí)機(jī)。2. erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案的選擇系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，企業(yè)可以根據(jù)自身?xiàng)l件進(jìn)行取舍。因?yàn)閑rp系統(tǒng)是模塊化的，因此企業(yè)可以將各個(gè)不同的應(yīng)用分階段、分步驟建立起來(lái)。將那些在內(nèi)控管理中作用較大，較重要的部分先建立起來(lái)，再完善其他功能。在分步進(jìn)行的同時(shí)，要注意數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)應(yīng)用的兼容性，為erp后續(xù)擴(kuò)展做好準(zhǔn)備。硬件投入上，企業(yè)除選擇傳統(tǒng)的服務(wù)器主機(jī)搭建系統(tǒng)的方法，并建立網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施外，還可以采用云服務(wù)器的形式，其由于有運(yùn)營(yíng)云服務(wù)器的專(zhuān)業(yè)公司提供安全保障，因此減少了數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，只需支付服務(wù)器租金，不必搭建專(zhuān)業(yè)服務(wù)器主機(jī)機(jī)

18、房，大大節(jié)省了硬件投入與維護(hù)成本，且提供在線數(shù)據(jù)備份，降低了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。3. erp系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段要緊密結(jié)合實(shí)際工作與內(nèi)控要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，做好充分測(cè)試企業(yè)應(yīng)指派內(nèi)部負(fù)責(zé)內(nèi)控系統(tǒng)運(yùn)作與改進(jìn)的人員與erp系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員一起，在企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)深入地調(diào)查和研究。確保erp系統(tǒng)各種設(shè)置在運(yùn)行時(shí)，既要符合企業(yè)內(nèi)控的要求又要保證高效地運(yùn)作。在反復(fù)測(cè)試調(diào)整后，再逐步實(shí)施。人工管理與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)切換的過(guò)程，最好選定在經(jīng)營(yíng)淡季進(jìn)行，要制定好過(guò)渡措施，新舊記錄要做好轉(zhuǎn)換工作，確保相互印證，避免風(fēng)險(xiǎn)。4. erp系統(tǒng)投入運(yùn)行階段，企業(yè)要重視系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)工作，建立系統(tǒng)安全防范體系，并針對(duì)系統(tǒng)不足進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)首先，對(duì)操作人員進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行的培訓(xùn)，熟悉操作規(guī)范，避免誤操作。在關(guān)鍵環(huán)節(jié)制定人工操作的應(yīng)急方案，并加以演練，以便erp系統(tǒng)出現(xiàn)意外情況時(shí)，企業(yè)能夠迅速進(jìn)行切換;其次，設(shè)立專(zhuān)職機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)及硬件維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等安全工作;最后，企業(yè)應(yīng)設(shè)立激勵(lì)機(jī)制，促使全體參與者對(duì)內(nèi)控體系及erp系統(tǒng)的改進(jìn)提出新的改進(jìn)意見(jiàn)和建議。針對(duì)這些意見(jiàn)和建議，進(jìn)行梳理。產(chǎn)生對(duì)erp系統(tǒng)升級(jí)的需求，提供給erp系統(tǒng)設(shè)計(jì)者，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造。5.做好關(guān)鍵環(huán)節(jié)紙質(zhì)單據(jù)檔案管理工