建筑施工企業(yè)基建檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

1、建筑施工企業(yè)基建檔案管理問(wèn)題及對(duì)策 摘要：基建檔案是基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的科技檔案，是建筑工程后期維修，擴(kuò)建、改造的重要檔案資料。本文針對(duì)施工企業(yè)在基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題及原因、對(duì)策做了詳細(xì)闡述。 關(guān)鍵詞：檔案；創(chuàng)新；管理；對(duì)策 一、前言 近年來(lái)，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項(xiàng)目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項(xiàng)目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設(shè)工程施工過(guò)程、管理過(guò)程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴(kuò)建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結(jié)出改進(jìn)提升施工管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，基建檔案的妥善保管和利用，勢(shì)必為企業(yè)高效

2、發(fā)展的提供助力。 二、基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題 1.基建檔案歸檔不及時(shí) 按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應(yīng)從工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之日起3個(gè)月內(nèi)向檔案室移交，但實(shí)際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)。工程建設(shè)過(guò)程中，各類(lèi)資料分散在不同人員手中，過(guò)程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當(dāng)工程即將完工時(shí)，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場(chǎng)，資料一時(shí)難以找齊；另外，基層項(xiàng)目上一般只配置資料員而沒(méi)有配置專(zhuān)職檔案管理人員，導(dǎo)致后方專(zhuān)職檔案管理人員很難了解到前方施工項(xiàng)目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動(dòng)狀態(tài)。 2.基建檔案資料不齊全，復(fù)印件比重偏高 檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目

3、管理較好的單位歸檔率能達(dá)到百分之八十至九十，過(guò)程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進(jìn)場(chǎng)合格證、主材實(shí)驗(yàn)文件等工程檔案缺失的情況。有些項(xiàng)目原件制作份數(shù)不夠，在滿(mǎn)足交付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復(fù)印件，曾經(jīng)對(duì)四川華西集團(tuán)公司承包部移交的一個(gè)項(xiàng)目工程檔案做過(guò)一次統(tǒng)計(jì)，復(fù)印件率達(dá)到62%。而復(fù)印件在法律訴訟中不被認(rèn)可，因此，高復(fù)印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的維護(hù)。 3.歸檔文件質(zhì)量有待提高 移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補(bǔ)填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導(dǎo)致資料歸檔后失

4、去了利用價(jià)值。 三、出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因 1.施工單位對(duì)檔案歸檔工作重視程度不夠 （1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來(lái)重要，心里面次要，做起來(lái)不要”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場(chǎng)工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到移交階段時(shí)才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無(wú)法彌補(bǔ)。（2）追求經(jīng)濟(jì)利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專(zhuān)職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還把本單位的檔案員當(dāng)作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴(yán)重打擊檔案人員的工作積極性。 2.缺少管理

5、機(jī)制和相關(guān)制度，日常管理混亂 現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設(shè)單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對(duì)于施工單位來(lái)說(shuō)，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結(jié)算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無(wú)法收集到完整的檔案資料。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料員缺少必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致資料員不了解本單位檔案室應(yīng)該保存哪些資料，有些項(xiàng)目施工工期較長(zhǎng)，人員變動(dòng)頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導(dǎo)致資料收集不齊全。 3.缺少?gòu)?fù)合型檔案管理人才 資料員有一定的建筑工程專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，但缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，只進(jìn)行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能

6、較好地結(jié)合起來(lái)，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。 四、做好基建檔案管理工作的方法 1.企業(yè)重視檔案管理工作 目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，提高經(jīng)濟(jì)效益為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現(xiàn)階段，工程實(shí)體的質(zhì)量越來(lái)越受到國(guó)家各級(jí)部門(mén)的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長(zhǎng)期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財(cái)力，過(guò)程中做好檔案工作，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，以維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。 2.建立健全制度建設(shè) 健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)，為了加強(qiáng)對(duì)

7、工程建設(shè)各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工檔案的具體法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)制度管檔。 3.創(chuàng)新檔案管理模式 在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關(guān)部門(mén)移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒(méi)有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責(zé)任心不夠，造成項(xiàng)目檔案資料收集不齊全。站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動(dòng)接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強(qiáng)化過(guò)程控制，加快檔案管理實(shí)施，采用管理與服務(wù)的模式。（1）前期介入控制檔案部門(mén)專(zhuān)

8、業(yè)人員要提前介入施工項(xiàng)目過(guò)程管理。在工程準(zhǔn)備階段，檔案專(zhuān)業(yè)人員要深入基層，到施工項(xiàng)目部交底檔案管理注意事項(xiàng)，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊(cè)，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實(shí)責(zé)任，做到預(yù)防為主，避免檔案資料移交時(shí)出現(xiàn)大量復(fù)印件。（2）中期跟蹤服務(wù)基建檔案的收集與工程進(jìn)度同步，檔案人員應(yīng)及時(shí)了解工程計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)展，資料員變動(dòng)等，經(jīng)常與項(xiàng)目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強(qiáng)制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動(dòng)工開(kāi)始就與工程同步進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個(gè)

9、環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強(qiáng)化施工項(xiàng)目部及兼職檔案人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，固化檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。（4）實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)機(jī)制產(chǎn)生效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于管理本身，企業(yè)可以組織考評(píng)，建立獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理混亂的單位實(shí)行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動(dòng)各方對(duì)檔案管理的積極性，提升各單位對(duì)檔案管理的重視程度。4.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)復(fù)合型人才檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務(wù)能力、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場(chǎng)多為資料員擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，缺少檔案管理專(zhuān)業(yè)能力，資料員要做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，就必須加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并對(duì)其進(jìn)行考核，培訓(xùn)出既懂建筑專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有豐富現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目資料收集經(jīng)驗(yàn)，又了解檔案管理的復(fù)合型人才。 五、結(jié)束語(yǔ) 綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，需要專(zhuān)業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強(qiáng)化管理，還需要現(xiàn)場(chǎng)