精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理的運(yùn)用

1、精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理的運(yùn)用 摘要：企業(yè)檔案管理工作水平的高低對(duì)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有著十分重要的影響，因此，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地，就必須完善企業(yè)的各種信息資料，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，有效促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文主要分析了企業(yè)檔案管理工作中的問(wèn)題，并探討企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中如何采取有效的措施促進(jìn)企業(yè)檔案精細(xì)化管理。 關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；精細(xì)化管理 為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，本文分析了企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題給出提升企業(yè)檔案管理效率和水平的對(duì)策，以此促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。 一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀 （一）檔案管理人員老齡化嚴(yán)重 當(dāng)前

2、已進(jìn)入信息化時(shí)代，很多企業(yè)相繼引進(jìn)信息化技術(shù)助力檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提升檔案管理的效率。但時(shí)代的進(jìn)步對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，我國(guó)檔案管理人員的老齡化現(xiàn)象比較嚴(yán)重。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作是一項(xiàng)較為簡(jiǎn)單的工作，因此不需要招聘專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)的工作人員，所以不少企業(yè)的檔案管理人員年齡偏大，思想意識(shí)陳舊，專(zhuān)業(yè)能力也不強(qiáng)。雖然他們有幾十年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是這些老化的經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展需要，而且因?yàn)槔砟铌惻f，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，當(dāng)然不利于企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。 （二）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高 檔案管理工作質(zhì)量的提升，不僅需要檔案管理工作采用

3、現(xiàn)代化的管理技術(shù)，還需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理知識(shí)和技能。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨，在不久的將來(lái)，檔案管理工作將全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，在這種情況下檔案的管理人員也必須要具備信息化檔案管理的知識(shí)和技能，從而保障檔案管理工作的高質(zhì)量完成。但就目前的檔案管理情況來(lái)看，企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不夠重視，對(duì)相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)投入較低，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。 二、精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理中的意義 （一）為企業(yè)檔案管理提供有利的條件 在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)應(yīng)用精細(xì)化的管理模式可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員之間形成有效的聯(lián)系，提高工作人員的協(xié)同效率，降低企業(yè)檔案管理存在

4、的風(fēng)險(xiǎn)，由此對(duì)企業(yè)的常態(tài)化管理帶來(lái)極大的促進(jìn)作用。 （二）有利于明確企業(yè)檔案管理人員的職責(zé) 在企業(yè)的檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)實(shí)施檔案精細(xì)化管理可以有效地將企業(yè)檔案管理工作落實(shí)到位。有利于加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)，明確企業(yè)檔案管理人員的工作職責(zé)，使企業(yè)的檔案管理工作有層次、有條理，同時(shí)還可以有針對(duì)性地對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此為企業(yè)檔案管理工作管理體系的構(gòu)建奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 三、對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的措施 （一）更新企業(yè)檔案管理理念 在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員必須要對(duì)自身工作有一個(gè)較為深刻的了解和認(rèn)知，改變?cè)葌鹘y(tǒng)的檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理理念與新時(shí)代下檔案管理理念的轉(zhuǎn)

5、變。除此之外，企業(yè)檔案管理人員必須要提高自身的檔案管理能力和水平，積極參與企業(yè)所提供的檔案管理培訓(xùn)。企業(yè)必須要為員工提供必要的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，為企業(yè)的精細(xì)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。由于企業(yè)檔案管理工作流程較為復(fù)雜，并且檔案種類(lèi)繁多，涉及面廣，因此很容易導(dǎo)致在檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)工作質(zhì)量不高的情況。在這種情況下，檔案管理工作部門(mén)就要將精細(xì)化檔案管理理念和要求傳達(dá)給企業(yè)的檔案管理人員，讓其認(rèn)識(shí)到新時(shí)代背景下檔案管理工作的目標(biāo)，并幫助檔案管理人員提高自身的信息技術(shù)水平，促進(jìn)企業(yè)檔案的規(guī)范化發(fā)展。 （二）營(yíng)造檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí) 適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)可以有效地激發(fā)檔案管理人員不斷地提升自身的工作水準(zhǔn)，適應(yīng)新時(shí)代下的檔案管理

6、工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到競(jìng)爭(zhēng)的重要性，因此檔案管理人員的存在感一直比較低，檔案管理部門(mén)的活力也不強(qiáng)，這在很大程度上阻礙了檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，不利于企業(yè)檔案管理部門(mén)發(fā)揮其價(jià)值。要想處理好這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)就必須要重視檔案管理部門(mén)的工作，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，建立起良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍以及文化氛圍，加大檔案管理人才的引進(jìn)，促進(jìn)檔案管理人員不斷提升自身的工作水平。 （三）建立健全檔案管理制度 在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理是以存儲(chǔ)為主的，并且絕大多數(shù)的企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，因此沒(méi)有健全相應(yīng)的檔案管理制度，檔案管理人員大多都是依靠自身的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)完成檔案管理工作，在這

7、種情況下就容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)混亂或者丟失的情況。為了幫助企業(yè)減少這種情況的發(fā)生，企業(yè)必須要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況與發(fā)展目標(biāo)，建立完整的企業(yè)檔案管理制度，按照企業(yè)檔案的時(shí)間、種類(lèi)以及對(duì)象進(jìn)行科學(xué)合理地分類(lèi)，重視企業(yè)檔案管理制度的制定與落實(shí)，提高檔案管理的精準(zhǔn)性和規(guī)范性，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。簡(jiǎn)而言之，為了更好地提升企業(yè)檔案管理工作的精細(xì)化水平，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須要采取行之有效的措施，提高企業(yè)檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，促使企業(yè)檔案管理精細(xì)化得到有效落實(shí)，進(jìn)而切實(shí)提高企業(yè)的檔案管理水平。 參考文獻(xiàn)： 1趙馨.知識(shí)化背景下企業(yè)檔案管理新模式j(luò).辦公室業(yè)務(wù).2020(07). 2于世奇.企業(yè)檔案管理的社會(huì)化問(wèn)題j.企業(yè)改革與管理.2016(1