選擇合適的內(nèi)容管理系統(tǒng)

1、選擇合適的內(nèi)容管理系統(tǒng) 對以結(jié)構(gòu)化內(nèi)容為主、需要細粒度重用的企業(yè)而言，純xml的內(nèi)容管理解決方案最適合不過了，而基于文檔的內(nèi)容管理則非常適合管理內(nèi)容重復(fù)使用可能性很小的企業(yè)。 面對企業(yè)急劇增長的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，人們對結(jié)構(gòu)化內(nèi)容及管理產(chǎn)生了日益濃厚的興趣。不過，考慮企業(yè)內(nèi)部還同時存在不少的非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，因此，建立一個能綜合管理結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的混合型內(nèi)容管理系統(tǒng)不失為一種辦法。 結(jié)構(gòu)化內(nèi)容與非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容 結(jié)構(gòu)化內(nèi)容這個短語往往意味著用可擴展標記語言（xml）封裝的文本和圖形。嚴格來說，并不一定非得是xml，任何標準語言都能夠封裝。只是如今xml已成了在各種系統(tǒng)之間交換結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的通用手段，所以這

2、種習慣定義足夠了。結(jié)構(gòu)化內(nèi)容又分為兩小類： 1符合結(jié)構(gòu)化規(guī)范的xml內(nèi)容； 2其他任何xml內(nèi)容。 這種區(qū)別意味著，只要符合文檔類型定義（dtd）或者xml模式（xml schema）里面的規(guī)則，任何xml內(nèi)容都是名副其實的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容。其他一切內(nèi)容多少都是使用一個或多個xml標簽封裝的文本和對象（可能是一頁一頁的文本和對象）。 達爾文信息類型化體系結(jié)構(gòu)（dita）和docbook就是基于標準的規(guī)范的兩個例子，它們可用于創(chuàng)建規(guī)則驅(qū)動的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容。dita采用的是主題風格的組織形式，這類似應(yīng)用程序的幫助文件：你選擇一個主題或者關(guān)鍵字，就能看到介紹下一步內(nèi)容的列表。docbook采用的是類似圖書的組

3、織形式，它由章節(jié)和段落組成。編寫符合dita或者docbook的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容時，在對文本里面的某些地方可以加入內(nèi)容或者加入哪些類別的“元素”方面,這些標準有一些限制。這些規(guī)則表明了各元素之間的關(guān)系，也非常清楚地表明了元素可以在其他地方怎樣重復(fù)使用。這樣一來，dita和docbook（及其他結(jié)構(gòu)化內(nèi)容標準）允許整頁文本可以劃分成獨立的語句、段落或者章節(jié)它們可用于許多已制作完成的文檔，從而促進內(nèi)容的重復(fù)使用。 對非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容來說，“重復(fù)使用”顯得有些不切合實際。非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容通常指某人撰寫、繪畫出來的各種內(nèi)容，或者按照他自己的某個想法對已有的內(nèi)容進行編輯加工而成的各種內(nèi)容。電子郵件、文本消息、即時消息

4、、網(wǎng)頁、通話內(nèi)容、圖形、文字處理文檔以及根據(jù)某人自己的“規(guī)則”來創(chuàng)作或者整理的幾乎各種內(nèi)容都是非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容。 含有文本和圖形的微軟word 2003文檔也是一種典型的非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，除了作者自己的觀點及word程序本身的限制因素外，使用word編寫什么內(nèi)容本身并沒有其他規(guī)則。為了重復(fù)使用非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，必須從文本里面摘取目標信息，經(jīng)過重新創(chuàng)作后，使其符合目標文檔的上下文?？傮w上說，重復(fù)使用來自許多非結(jié)構(gòu)化文檔的內(nèi)容很費時間。 判斷內(nèi)容的類型 隨著更多的內(nèi)容創(chuàng)作團隊考慮使用企業(yè)內(nèi)容管理（ecm）解決方案來管理越來越廣泛的內(nèi)容，判定產(chǎn)生的內(nèi)容屬于哪種類型，即屬于結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容還是非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容，對選擇內(nèi)

5、容管理系統(tǒng)（cms）的最終決定非常重要。 以結(jié)構(gòu)化內(nèi)容為例。結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作確保內(nèi)容可以高度重復(fù)使用，因為定位及重復(fù)使用高質(zhì)量內(nèi)容要比創(chuàng)建高質(zhì)量的新內(nèi)容來得省事。由于時間同時影響著成本和進度，高質(zhì)量內(nèi)容的高度重復(fù)使用可以以較低的總體成本獲得更高質(zhì)量的內(nèi)容。換句話說，結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作其實降低了制作高質(zhì)量文檔的總成本，不過前提是公司保證內(nèi)容的高度重復(fù)使用。這種情況下，你自然需要選擇這樣一種內(nèi)容管理系統(tǒng)，它可以通過其用戶界面和底層體系結(jié)構(gòu)來促進重復(fù)使用。這往往意味著：為了管理基于xml的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，你需要純xml的cms。 當然，有人會問：“我的對象模型需要多細的粒度？”對于內(nèi)容管理解決方案來說，必須有

6、一些操作可以支持整個文檔的重復(fù)使用，還要有一些操作可以支持段落和句子的重復(fù)使用。對這個問題的不同回答也就表明了純xml的cms解決方案何時可以獲得最大價值。 選擇合適的內(nèi)容管理系統(tǒng) 比較老的知識管理模式一般側(cè)重于出版、發(fā)布或者以其他方式交付靜態(tài)內(nèi)容，因此對細粒度的支持要求很低。支持整個文檔或者一篇文檔中幾頁的重用對知識管理系統(tǒng)來說已經(jīng)足夠。因而，基于文檔的cms非常適合這種解決方案。反過來，管理內(nèi)容高度動態(tài)變化的成長型公司（譬如，讓客戶支持團隊可以提交客戶反饋、把內(nèi)容直接嵌入產(chǎn)品文檔中的公司）就需要粒度非常細的內(nèi)容模型，以便在段落或者語句層面跟蹤內(nèi)容變動。譬如說，營銷傳播部門需要語句級別的細粒

7、度，因為它們要不斷刪減來自不同地方的語句，從而制作數(shù)據(jù)表單、產(chǎn)品手冊及類似的非敘述性補充材料。它們要知道這些語句什么時候發(fā)生了變化，以便更新對應(yīng)的材料。具有這種運作效率的公司確實需要基于xml的cms解決方案，因為這種體系結(jié)構(gòu)能夠在任何級別的內(nèi)容細粒度下始終獲得所需的結(jié)果?？偟膩碚f，決定采用結(jié)構(gòu)化方式產(chǎn)生動態(tài)的產(chǎn)品內(nèi)容，就預(yù)示著需要段落和語句級別的純xml的cms。 最好使用基于文檔的cms來管理創(chuàng)作非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的作者或者系統(tǒng)。這種cms解決方案提供了一些基本內(nèi)容服務(wù)，如簽入、簽出、文件級版本控制、高效率訪問控制和工作流路由等。另外，基于文檔的cms是一個理想平臺，適合于插入記錄管理選件、添加

8、基于表單的路由功能（譬如讓保險索賠單通過審批過程傳送），或者連接到傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)。提供這幾種內(nèi)容管理系統(tǒng)的廠商通過充分利用非結(jié)構(gòu)化文檔的方法和技術(shù)，為客戶帶來了巨大價值。 要提防廠商在xml內(nèi)容存儲功能方面的炒作，以為能存儲結(jié)構(gòu)化內(nèi)容就能支持粒度很細的內(nèi)容模型以及高度重復(fù)使用性?；谖臋n的很多cms系統(tǒng)根本就沒有支持結(jié)構(gòu)化內(nèi)容模式的體系結(jié)構(gòu)。它們通?；陉P(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)，而這種技術(shù)的性能會隨著內(nèi)容元素數(shù)量的不斷遞增而急劇下降。換句話說，它們適合文檔級和頁面級管理的，而并不適合段落級和句子級的管理。 純xml的cms采用了截然不同的體系結(jié)構(gòu)。一個主要特點就是，隨著元素數(shù)量不斷遞增，性能只是呈線

9、性下降。這種系統(tǒng)非常適合結(jié)構(gòu)化內(nèi)容模式，即成千上萬的xml片段可在各種輸出文檔中重復(fù)使用，因為在遍歷這些片段關(guān)系的過程中，性能幾乎不會出現(xiàn)什么下降。另外，xml cms以純xml的方式維持內(nèi)容的完整性和關(guān)系，不管對象重復(fù)使用了多少次，而關(guān)系數(shù)據(jù)庫體系結(jié)構(gòu)必須把這些關(guān)系映射成中間表內(nèi)容每重復(fù)使用一次，中間表都會急劇變大。 實施結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理的步驟 以下是對結(jié)構(gòu)化內(nèi)容進行管理的具體步驟： 1. 在采用結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容創(chuàng)作形式之前，評估企業(yè)的內(nèi)容創(chuàng)建流程。這里有一些好的衡量指標：可讀性（有些自動化工具能夠得出可讀性分數(shù)）、事實上的錯誤數(shù)量（用文檔中的錯誤來表示）以及作者完成文檔的制作需要多長時間。這些指

10、標都是數(shù)字形式，所以很容易納入到你自己計算趨勢和異常的方法中。它們對公司主管來說也很重要，因為它們可以幫助預(yù)測客戶滿意度（通過可讀性和準確性而得）和成本（通過時間而得）。另外，它們也可以自動評估（這可能需要it部門的一點幫助，來建立自動收集機制）。 理想情況下，這些數(shù)字會進入儀表板，可以頻繁跟蹤。一旦結(jié)構(gòu)化內(nèi)容生產(chǎn)集成到業(yè)務(wù)流程中，就可以馬上看到指針的變化。 2. 提高員工的技能。內(nèi)容創(chuàng)作團隊除了要經(jīng)過xml創(chuàng)作工具方面的全面培訓(xùn)，還需要了解結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作的概況（譬如參加有關(guān)dita的學習班）。學習幾天的“簡略主義”也很有必要，因為源文本內(nèi)容簡潔，就更容易重復(fù)使用內(nèi)容。應(yīng)當在采用結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作

11、或者選擇cms解決方案的任何步驟之前參加這種培訓(xùn)。只有經(jīng)過一段時間后才能獲得這方面的知識，而養(yǎng)成重復(fù)使用內(nèi)容的習慣也要付出努力。另外，結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作工具不是一應(yīng)俱全的。譬如說，針對docbook優(yōu)化的一款工具并不總是能很好地與dita兼容，所以有必要另外出錢請顧問幫你選擇合適的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作工具。一旦工具和技能落實到位，選擇結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理解決方案提供商就會容易得多。 3. 選擇針對結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的重復(fù)使用而優(yōu)化的cms，然后讓cms廠商通過書面形式承諾與企業(yè)現(xiàn)有的內(nèi)容管理解決方案集成起來。這一點再怎么強調(diào)都不過分。每個企業(yè)都存在結(jié)構(gòu)化內(nèi)容和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，管理前者的系統(tǒng)并不一定善于管理后者。選擇的解

12、決方案應(yīng)該能夠與現(xiàn)有的內(nèi)容管理系統(tǒng)硬件、軟件及相關(guān)流程共存。要是你必須取代現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，千萬不要違反這條原則：xml內(nèi)容與純xml的內(nèi)容管理系統(tǒng)配合使用效果最好。其他搭配都會受到影響，令人失望的性能指標可以表明這一點。 4. 經(jīng)過六個月的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作后，比較一下企業(yè)在采用結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作前后的性能變化。最近的調(diào)查數(shù)據(jù)表明，一流的企業(yè)其產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化文檔通常高出46%。平均而言，這些公司在絕大多數(shù)時候都能夠如期完成文檔制作，轉(zhuǎn)換產(chǎn)品文檔內(nèi)容所用的時間只有其他一些公司的一半，而且產(chǎn)品發(fā)布后，對文檔所作的改動要少三分之二。所以，一流的企業(yè)把內(nèi)容的可重復(fù)使用性作為評估指標也就不足為怪了。一般而言，易于長期評估及跟蹤的簡單指標可以清楚地表明結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作獲得的誘人回報。 5. 采用標準的dtd和xml模式。在實施結(jié)構(gòu)化內(nèi)容創(chuàng)作之初要制訂一套內(nèi)容規(guī)則，其惟一辦法就是從頭開始制訂。過去只有像政府、軍事承包商和跨國公司這些大型組織才有資本花18個月時間來完成這項工作，并且承受一路上犯下的許多失誤。如今，docbook、dita及類似標準大大簡化了制訂這些規(guī)則的工作，而且提高了正確性。另外，這些標準可以免費或者只用很少的錢就能使用。它們凝聚了數(shù)百名結(jié)