信用社（銀行）綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1、信用社（銀行）綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)檔案管理辦法 第一章 總 則第一條 為了認(rèn)真做好全省農(nóng)村信用社綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開通后會(huì)計(jì)檔案的管理工作，使會(huì)計(jì)檔案管理制度化、規(guī)范化，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法、農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上線的實(shí)際，特制定本辦法。第二條 本辦法適應(yīng)于農(nóng)村信用社所有開通綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)。 第二章 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、形式第三條 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案是信用社各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)記錄，也是信用社重要史料和證據(jù)，包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)記賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)資料。第四條 會(huì)計(jì)檔案的類型。會(huì)計(jì)檔案在形式上可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案是以紙

2、為介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案；電子檔案是指以磁、光盤等電子信息載體為介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案。 第三章 會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂和歸檔第五條 憑證的種類。憑證的種類可分為：機(jī)打憑證、客戶提交憑證、內(nèi)部憑證等三大類。第六條 憑證裝訂的排列順序1、機(jī)構(gòu)傳票排列順序機(jī)構(gòu)扎賬單排列在第一個(gè)柜員傳票之前;按柜員號(hào)由小到大依次排列;跨機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)賬/收現(xiàn)憑證、通存通兌代入賬匯總憑證、他代本入賬憑證和周期產(chǎn)生的憑證排列在最后一個(gè)柜員傳票之后。2、柜員憑證排列順序柜員扎賬單;按傳票號(hào)由小到大依次排列;凡一筆交易產(chǎn)生多憑證排列順序?yàn)椋河袀髌碧?hào)的“記賬憑證”在前，無傳票號(hào)原始憑證或機(jī)打憑證附后，憑證的排列順序以“記賬憑證”分錄順序?yàn)闇?zhǔn)，有

3、附件的加蓋“附件”章，做記賬憑證的附件; 只打印“記賬憑證”的，按“記賬憑證”傳票號(hào)排列;無傳票號(hào)的其他資料排列在“記賬憑證”之后。例如“掛失、凍結(jié)、止付”、“增加單位協(xié)定”、“客戶信息修改”等業(yè)務(wù)打印的憑證;作廢的重空憑證排列在最后。第七條 主辦會(huì)計(jì)當(dāng)日扎平機(jī)構(gòu)賬務(wù)，打印機(jī)構(gòu)扎賬單，將各柜員整理好的憑證按柜員順序號(hào)排列。排好后交事后監(jiān)督人員（稽核員），事后監(jiān)督人員于2日內(nèi)對(duì)傳票進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)完的傳票按以上要求進(jìn)行裝訂。第八條 憑證的裝訂。憑證裝訂必須折疊整齊、裝訂牢固，加上憑證封面和封底，在左上角裝訂，以傳票上邊和左側(cè)為準(zhǔn)礅齊，并在裝訂線上封簽。憑證過多可分冊(cè)裝訂，過少可合并裝訂，但應(yīng)增加匯

4、總封面。憑證裝訂后，要按封面要求填寫完整，不得漏填或不填?？偩幪?hào)為全年總冊(cè)數(shù)，一日多冊(cè)的分別注明共幾冊(cè)第幾冊(cè)，并加蓋裝訂人員名章和會(huì)計(jì)主管名章。最后裝入規(guī)范的憑證盒內(nèi)。已裝訂成冊(cè)的憑證，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)及時(shí)登記入庫(kù)保管。需要調(diào)閱時(shí)必須按照會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理。會(huì)計(jì)憑證一經(jīng)裝訂，不得隨便拆封。如因特殊原因需取出原件時(shí)，必須經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)，并注明經(jīng)辦人、理由及取出日期。第九條 次日打印資料?，F(xiàn)金收付日記簿、日計(jì)表、開銷戶清單、貸款形態(tài)調(diào)整通知書、本代他業(yè)務(wù)清單、他代本業(yè)務(wù)清單、儲(chǔ)備本代他業(yè)務(wù)清單、儲(chǔ)備他代本業(yè)務(wù)清單、機(jī)構(gòu)通兌資金清算表、面向傳票交易清單、抹賬明細(xì)清單、儲(chǔ)備自動(dòng)轉(zhuǎn)存清單、協(xié)議轉(zhuǎn)存

5、清單、收貸收息一攬表、自動(dòng)還本扣息清單、自動(dòng)還本扣息憑證打印、利息稅明細(xì)（統(tǒng)計(jì)）表、信用社本地柜員流水賬。各網(wǎng)點(diǎn)可根據(jù)業(yè)務(wù)量大小按月、季、年單獨(dú)裝訂。第十條 月、季、年形成的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，于辦完月結(jié)、半年和年終決算后按規(guī)定打印賬簿、報(bào)表，并按規(guī)定分保管期限整理裝訂。第十一條 每年1月1日打印報(bào)表：儲(chǔ)蓄科目余額表，余額積數(shù)表，其余報(bào)表可根據(jù)需要打印，按規(guī)定分保管期限整理裝訂。第十二條 結(jié)息日打印報(bào)表：結(jié)息匯總憑證、單位存款匯總憑證、貸款結(jié)息憑證、內(nèi)部賬結(jié)息憑證，憑證裝訂可根據(jù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)量大小決定，業(yè)務(wù)大的單獨(dú)裝訂，業(yè)務(wù)量小的裝訂在當(dāng)日傳票之后。其他報(bào)表可根據(jù)需要打印，按規(guī)定分保管期限整理裝訂。第

6、十三條 報(bào)表的裝訂。報(bào)表裝訂應(yīng)加封面、封底，并在裝訂處加封。封面注明報(bào)表名稱、年度、保管期限及檔案號(hào)，由會(huì)計(jì)主管人員在加封處蓋章。第十四條 其他會(huì)計(jì)資料的整理裝訂。根據(jù)內(nèi)容分類收集整理，按年裝訂。要求統(tǒng)一用碳素墨水填寫卷首的有關(guān)項(xiàng)目，字跡必須清晰完整。所有的案卷都要裝訂結(jié)實(shí)、整齊，隨會(huì)計(jì)檔案一并在登記簿中進(jìn)行登記，歸檔保管。第十五條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求（一）會(huì)計(jì)檔案立卷采用年度/保管期限/檔案類別的分類方法。即先將同一年度形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期限分開，再將同一期限的報(bào)表、賬簿、憑證分開組卷。(二)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后從第二年1月1日起，暫由信用社會(huì)計(jì)保管一年，期滿后全部移交聯(lián)社

7、檔案室保管。 第四章 會(huì)計(jì)檔案移交第十六條 會(huì)計(jì)檔案移交要由移交單位填制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、移交單位、接收單位、經(jīng)手人、監(jiān)交人等內(nèi)容。第十七條 移交單位的管理部門和會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)督移交。第十八條 交接雙方和監(jiān)交人按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容，當(dāng)場(chǎng)核對(duì)無誤后，在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上加蓋雙方單位公章，移交人、接交人和監(jiān)交人簽名蓋章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式三份，交接雙方和管理部門各一份。第十九條 原檔案登記簿留信用社永久保管作為備查資料。 第五章 會(huì)計(jì)檔案的保管第二十條 各縣（區(qū)）聯(lián)社對(duì)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)設(shè)置專用保管庫(kù)，指定專人負(fù)責(zé)保管

8、，管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)。第二十一條 凡入庫(kù)保管的會(huì)計(jì)檔案，要裝訂成冊(cè)，符合規(guī)格，按保管期限、檔案種類分類編號(hào)、登記，建立“會(huì)計(jì)檔案保管登記簿”，按內(nèi)容和形成時(shí)間分類索引，以便查閱。第二十二條 嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便。會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防水、防潮、防塵、防盜、防有害生物等條件。第二十三條 電子檔案保管，應(yīng)按檔案資料的年度、保管期限、類別加以分類、編號(hào)、張貼標(biāo)簽并加裝介質(zhì)封套，注明檔案資料名稱、年度、保管期限及檔案號(hào)，由經(jīng)辦人員在標(biāo)簽和介質(zhì)封套上蓋章。電子檔案保管還必須具備防磁、防震、防靜電、防磕碰、防化學(xué)腐蝕條件。符合溫度、濕度等各項(xiàng)要求，確保檔案

9、庫(kù)房安全無隱患。第二十四條 電子檔案與紙質(zhì)檔案分別保管。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。第二十五條 電子檔案實(shí)行備份制度，將會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)移為磁介質(zhì)，應(yīng)制作兩份，一份為a盤，作為日常調(diào)閱使用，另一份為b盤,作為a盤的備份盤。如果a盤出現(xiàn)損壞可調(diào)用備份b盤進(jìn)行復(fù)制，調(diào)用b盤應(yīng)在“調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”進(jìn)行登記，并作出詳細(xì)記錄。查閱會(huì)計(jì)檔案的申請(qǐng)書，應(yīng)由經(jīng)辦人員簽章，編號(hào)后歸檔保管，以備查考。備份的電子檔案應(yīng)異地存放。電子檔案的保管地應(yīng)與計(jì)算機(jī)分開。第二十六條 同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按最長(zhǎng)期限保管。同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保管的，至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案滿足保管最

10、長(zhǎng)期限的要求。第二十七條 機(jī)構(gòu)分設(shè)的，原機(jī)構(gòu)形成的會(huì)計(jì)檔案繼續(xù)由原機(jī)構(gòu)保管；不保留原機(jī)構(gòu)的，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與分設(shè)機(jī)構(gòu)協(xié)商后由其一方代管。機(jī)構(gòu)撤并的，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交賬務(wù)接收的機(jī)構(gòu)保管。第二十八條 會(huì)計(jì)保管的期限分為永久保管和定期保管兩類。定期保管分為十五年、五年和三年三種。各聯(lián)社如果認(rèn)為有必要，可以延長(zhǎng)保管期限，但不得縮短。對(duì)賬務(wù)尚未查清，需要繼續(xù)清查的應(yīng)予延長(zhǎng)保管期限。第二十九條 電子檔案的保管期限與紙制的會(huì)計(jì)檔案相同。確有必要的可延長(zhǎng)保管期限。第三十條 會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)檔案形成的次年度1月1日算起。第三十一條 永久保管的會(huì)計(jì)檔案1、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作報(bào)告；2、資本金、股金及股權(quán)明細(xì)；3、機(jī)

11、構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)；4、有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書；5、賬銷案存的記錄；6、各聯(lián)社自身會(huì)計(jì)報(bào)表及匯總?cè)牭臎Q算表（含附表、說明）；7、客戶掛失申請(qǐng)書、掛失登記簿及補(bǔ)發(fā)的憑證收據(jù)；8、會(huì)計(jì)檔案保管登記簿，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；9、房屋購(gòu)建的契據(jù)（包括土地證、基建批準(zhǔn)書、竣工報(bào)告、購(gòu)建房屋契約、征稅收據(jù)和公證書等）10、存、貸款開銷戶登記簿（含儲(chǔ)蓄、銀行卡）；11、久懸未取轉(zhuǎn)收益清單及轉(zhuǎn)收益的客戶預(yù)留印鑒；12、系統(tǒng)升級(jí)切換的測(cè)試資料及數(shù)據(jù)移行檔案；13、參數(shù)管理及數(shù)據(jù)的變更申請(qǐng)及處理結(jié)果資料；14、聯(lián)社調(diào)入、離職、退休的柜員建立、刪除資料；15、各聯(lián)社認(rèn)為需要永久保管的其他會(huì)計(jì)檔案和資料。第三十二條 保

12、管15年的會(huì)計(jì)檔案1、會(huì)計(jì)憑證及附件（含單獨(dú)裝訂的憑證附件、開銷戶申請(qǐng)書，沖賬、刪賬、積數(shù)和利率調(diào)整通知書）；2、總賬及賬、簿、卡等明細(xì)核算資料；3、各信用社、網(wǎng)點(diǎn)的中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；4、重要的單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；5、結(jié)算專用章的領(lǐng)用、交接、銷毀和保管情況登記簿；6、信用社主辦會(huì)計(jì)、單位領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)清單；7、綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)柜員增加、修改、刪除表；8、各聯(lián)社認(rèn)為需要保管的其他會(huì)計(jì)檔案和資料。第三十三條 保管5年的會(huì)計(jì)檔案1、信用社、網(wǎng)點(diǎn)上報(bào)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；2、密押的使用、保管記錄；3、對(duì)賬回單；4、各聯(lián)社本身及匯總?cè)犜聢?bào)、季報(bào)，各信用社、網(wǎng)點(diǎn)上報(bào)的月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)、決算報(bào)表（含全

13、部的附件、決算說明）。第三十四條 保管3年的會(huì)計(jì)檔案1、信用社日記表；2、計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行日志；3、系統(tǒng)問題受理處理；4、流水賬；5、不定期報(bào)表；6、查詢查復(fù)函電；7、信用社收費(fèi)明細(xì)；8、現(xiàn)金項(xiàng)目表；9、個(gè)人利息所得稅報(bào)告表。 第六章 會(huì)計(jì)檔案的查閱第三十五條 會(huì)計(jì)檔案一律不得外借，切實(shí)防止丟失和泄密。需要查閱時(shí)應(yīng)由借閱人提出申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并指定檔案管理人員協(xié)同查閱，但不得離開檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。第三十六條 公安、司法、檢察機(jī)關(guān)和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須持有縣級(jí)（含）以上主管部門的正式公函，有權(quán)機(jī)關(guān)根據(jù)需要可以抄錄、復(fù)制、照相，但不得帶走原件。各級(jí)會(huì)

14、計(jì)檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，并由查閱人簽字確認(rèn)。第三十七條 開戶單位對(duì)自身的賬務(wù)有疑問需要查詢會(huì)計(jì)檔案的，該單位須憑對(duì)賬單及蓋有預(yù)留印件的公函，經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)，并應(yīng)有專人負(fù)責(zé)查閱，不得將檔案交給查閱人放任不管。第三十八條 內(nèi)部和外部查閱會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)登記“調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”，并作出詳細(xì)記錄。查閱會(huì)計(jì)檔案的申請(qǐng)書，應(yīng)由經(jīng)辦人員簽章，編號(hào)后歸檔保管，以備查考。 第七章 會(huì)計(jì)檔案的檢查第三十九條 各級(jí)管理機(jī)構(gòu)每年要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理情況至少進(jìn)行一次全面檢查。重點(diǎn)檢查會(huì)計(jì)檔案的保管、調(diào)閱、銷毀等手續(xù)是否完備，檔案保管是否完整，賬實(shí)是否相符，保管的條件是否符合要求。 第八章 會(huì)計(jì)檔案的銷毀第四十條

15、 會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，必須嚴(yán)格按照下列程序進(jìn)行銷毀：一、由縣聯(lián)社檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見，造列會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列明要銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起至年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間；采用磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案資料的銷毀，還應(yīng)列明保存介質(zhì)的編號(hào)、會(huì)計(jì)檔案資料的文件名稱等內(nèi)容。并由聯(lián)社主管主任在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見，報(bào)經(jīng)省聯(lián)社辦事處、西安市各聯(lián)社報(bào)省聯(lián)社批準(zhǔn)后，方可銷毀。二、對(duì)存放在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案資料的銷毀、刪除，應(yīng)會(huì)同有關(guān)技術(shù)管理部門人員進(jìn)行，并由監(jiān)銷人員予以確認(rèn)。三、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由聯(lián)社檔案管理部門、會(huì)計(jì)

16、部門、稽核部門和保衛(wèi)部門共同派員監(jiān)銷。四、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，必須按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保無誤，嚴(yán)防散失或發(fā)生遺漏。銷毀后，由銷毀人、核銷、監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，一份留存，另一份連同銷毀報(bào)告報(bào)上級(jí)備案。五、已滿保存期限的會(huì)計(jì)檔案，如果有的債權(quán)、債務(wù)未查清或涉及未了案件，應(yīng)待債權(quán)、債務(wù)徹底查清或案件終結(jié)，再按規(guī)定銷毀。第四十一條 會(huì)計(jì)檔案銷毀注意事項(xiàng)一、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)注意保密與安全。二、銷毀電子檔案必須經(jīng)過清磁、粉碎或腐蝕處理，確保磁介質(zhì)上的檔案不會(huì)發(fā)生泄密和流失。 第九章 附 則第四十二條 本辦法由農(nóng)村信用社聯(lián)合社制定、解釋和修改。第四十三條 農(nóng)村合作銀行

17、適應(yīng)本辦法。第四十四條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。 二00六年十月十二日綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)檔案管理辦法(暫行)補(bǔ)充意見已于二六年十月十二日以陜農(nóng)信聯(lián)社發(fā)2006226號(hào)文件印發(fā)。我們結(jié)合自己的實(shí)際作了一些補(bǔ)充規(guī)定，以便明確職責(zé)，供同仁參考，不妥之處請(qǐng)指正。 一、關(guān)于憑證的使用和蓋章 1、憑證分類。機(jī)打憑證：交易日打印的各種交易憑證、次日打印的相關(guān)資料和結(jié)息日打印的各類報(bào)表；客戶提交憑證：客戶提交的支票、繳款單(書)、財(cái)政專用憑證、存單等；內(nèi)部憑證：費(fèi)用發(fā)票、結(jié)算單、內(nèi)部計(jì)提清單和有關(guān)文件等。除以上憑證外，不再手工制作其他任何憑證。 2、在信用社開戶的財(cái)政單位，轉(zhuǎn)賬結(jié)算使用的“預(yù)算拔款憑證”第二聯(lián)必須加蓋預(yù)留印鑒，作交易憑證附件；現(xiàn)金結(jié)算使用現(xiàn)金支票。 3、信用社跨機(jī)構(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)，直接在綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相關(guān)交易下打