地產(chǎn)公文管理規(guī)定

1、公文管理規(guī)定1. 目的為加強對集團公文的規(guī)范化、制度化管理，及時傳達貫徹集團有關政策，建立科學、嚴謹、高效的公文處理程序。2. 范圍適用于集團對各部門及各子公司之間的公文運行管理。公文管理指對政府管理部門的來文、集團名義與外界來往的文件（包括傳真、電子郵件、掛號信、法律文書）及集團內(nèi)部的各種文件，自收（發(fā)）文至移交歸檔前的文件處理和控制。3. 管理職責行政部是集團公文管理的職能部門，負責公文管理的標準制定和修改，對公文的整理、保管、歸檔工作。行政部負責公文管理的格式審核，集團內(nèi)部正式公文的統(tǒng)一收發(fā)、登記、處理工作，政府部門和上級主管部門的公文督辦、回復的處理工作。行政部，負責集團公文管理，對不

2、符合公文管理的文件不予通過，指導培訓各部門對公文管理的操作。各部門及子公司嚴格執(zhí)行公文管理規(guī)定，指定專人負責本部門的公文收、發(fā)、整理、歸檔、移交工作。4. 常用公文種類決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。由行政部起草和辦理發(fā)文登記，總裁審核后簽發(fā)，行政部發(fā)送、歸檔、保管。請示，批復。請示，適用下級向上級部門或主管領導，為了工作提出建議、反映情況，或請示批準、指示工作的行文，由本部門經(jīng)理審核簽發(fā)，自行發(fā)送保管；批復，適用于答復下級機關請示事項。報告，向直接上級匯報工作、反映情況，用“報告”。通報，通告。通報，適用于表彰先進，批評錯誤

3、，傳達重要精神或者情況。通告，適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知，傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級，同級和不相隸屬部門的發(fā)文，用“通知”。適用集團發(fā)布規(guī)章制度，對下級部門和員工的要求，其他當眾正式宣布需要周知的重要事項，由行政部或相關職能部門起草，行政部審核，辦理發(fā)文登記，總裁審核后簽發(fā)，行政部發(fā)送、歸檔、保管。會議紀要，傳達會議決議事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執(zhí)行的，用會議紀要。適用記載傳達集團會議精神，布置會議任務，辦公例會會議由行政部負責起草，總裁審核后簽發(fā)；其他例會或?qū)ｎ}會議，由會議召集人指定專人負責起草，會議召集人審核后簽

4、發(fā)。工作聯(lián)系單，適用不相隸屬的部門之間，為了工作有效開展，向相關部門提出工作配合、需要改進、工作要求、其他注意事項，由本部門經(jīng)理審核簽發(fā)，自行發(fā)送保管。函，平行的或不相隸屬的部門之間互相商洽工作，用“函”。適用集團各部門和外部單位的行文，為了工作聯(lián)系、說明事項、發(fā)表聲明、其他需要注意事項，與法律、人事相關事項由人力資源部負責起草，其他事項由行政部起草，行政部辦理發(fā)文登記，總裁審核后簽發(fā)，行政部發(fā)文，歸檔保管。5. 公文格式公文格式一般包括：標題、公文字號、簽發(fā)人、正文、附件、印章、主題詞、抄送（抄報）單位、發(fā)文時間、發(fā)文部門、印數(shù)等。公文標題，由公文主要內(nèi)容和文種組成，標題文字力求準確、簡要，

5、除法規(guī)、規(guī)章名稱和被批轉(zhuǎn)、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題加書名號外，公文標題中間一般不用標點符號。發(fā)文字號，集團級發(fā)文字號由集團簡稱、年份和序號組成，如集團發(fā)文“滬和融 2006第號”；部門級發(fā)文字號由集團簡稱加部門首位代字、年份和序號組成，如行政部發(fā)文“滬和融行 2005第號”。子公司級發(fā)文字號由簡稱加年份和序號組成，如南通融匯公司發(fā)文“南通融匯 2005第號”。集團級發(fā)文字號由行政部負責發(fā)文登記統(tǒng)一編號，發(fā)文序號更新周期為一年，每年1月1日為更新起始日。會議紀要不用發(fā)文字號，直接編寫流水序號。簽發(fā)人，集團級文件由總裁簽發(fā)。主送、抄報，指公文主要受理單位，應寫明全稱，一般只寫一個主送單位；如需報送上級

6、部門或領導，可以用抄報的形式。行文規(guī)則能口頭說明就不要書面形文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。公文一般用a4紙，在左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埜鶕?jù)實際需要確定。向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不抄送下級單位，不直接送交領導個人（除領導直接交辦外），向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。按照逐級指揮的管理原則，集團行文原則上只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到隔級下屬部門。各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。版面規(guī)定，標題為黑體三號，正文用宋體五號，正文行距設置為固定值24磅，左右邊距和上下邊距各為2.5cm，注明頁眉頁腳和司標標識的具體位置。6.

7、 收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。登記，上級主管部門或外單位發(fā)來的文件及集團資料、信件等，均由前臺秘書統(tǒng)一簽收、開拆、登記，交行政部經(jīng)理處理。擬辦，行政部經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容簽批擬辦意見，再由行政助理分送給有關部門或領導。行政部經(jīng)理在簽批文件時認為無需送領導閱批的一般性文件，可直接批復。催辦，行政部經(jīng)理對有領導批示的公文及本集團發(fā)出的決議文件，要認真督促、催辦，在公文規(guī)定時間內(nèi)完成，以防積壓或漏辦。文件傳閱、辦理時，不宜橫向傳遞，以免積壓或傳失。7. 發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。擬稿，要符合國家的法律法規(guī)和集團內(nèi)部的管理規(guī)定，情況要確實，觀點

8、要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。數(shù)字的寫法，正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。文件內(nèi)容需分多章節(jié)的，一般按“一”“（一）”“1”“（1）”排列。文件中涉及地名、人名、文件名稱、事物名稱和年月日等，一般不得使用簡稱。核稿，集團公文在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后，送行政部核稿。行政部在1個工作日內(nèi)完成核稿，呈總裁審核簽發(fā)。核稿時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要原則性問題，應退回原起草部門修改。公文核稿的重點：是否有必要行文；是否符合國家的法律法規(guī)和集團內(nèi)部的管理規(guī)定；

9、提出的要求和措施是否明確具體，切實可行；處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定；文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。簽發(fā)，集團公文，由總裁簽發(fā)，并加蓋集團公章，公文簽發(fā)后不得再作任何改動；若確需修改，必須重新簽發(fā)。屬集團保密文件，在發(fā)放時應嚴格按照集團保密制度執(zhí)行；未經(jīng)相應責任人審批或蓋章確認的文件不具執(zhí)行效力，不得張貼下發(fā)。用印，除了會議紀要和工作聯(lián)系單外，其他公文需要用印，以集團名義發(fā)文蓋公章。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。發(fā)送，由行政部按公文的發(fā)送、抄

10、報單位統(tǒng)計份數(shù)，在2個工作日內(nèi)發(fā)送到相關部門和人員手上，并做好文件簽收工作，原件行政部歸檔。8. 文件管理集團的收、發(fā)文件由行政部統(tǒng)一負責保管；各部門工作中形成的文件資料由各部門專人收集、保管，每年3月20日前移交行政部歸檔。各部門應加強對相關人員的保密紀律教育，做好保密工作。嚴禁將秘密文件隨便擱置在辦公桌上、帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷手續(xù)，并按文件登記簿檢查歸檔，以防遺漏。各部門、各經(jīng)辦人員不得逾期留存應歸檔文件。對沒有存檔價值和存查必要的文件，由行政部鑒別、登記后銷毀。工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料

11、，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理后，于次年3月20日前送行政部歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。9. 時間要求核稿在1個工作日內(nèi)完成，行政部呈總裁審核簽發(fā)。發(fā)送在2個工作日內(nèi)發(fā)送到相關部門和人員手上，并做好文件簽收工作，原件行政部歸檔。10. 處罰經(jīng)行政部審核后的公文，出現(xiàn)公文格式不對、發(fā)文字號重號、漏號、沒有及時發(fā)送、發(fā)錯主送單位，保管不當出現(xiàn)損壞、殘缺、漏頁等違反公文管理規(guī)定的行為，追究行政部當事人責任，并處_元以上罰款。集團公文未經(jīng)行政部核稿出現(xiàn)公文格式錯誤，收發(fā)文未辦理登記，文件管理不慎出現(xiàn)損壞、殘缺，未按時移交公文等違反公文管理規(guī)定的行為，追究當事人責任，并處_元以上罰款。擅自發(fā)文，冒用總裁名義簽字發(fā)文，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對當事人處以_元以上罰款，造成不良影響和集團損失，直至除名并追究其法律責任。11. 附則本制度由行政部制訂，總裁批準，修改亦同。本制度自頒布之日起實施，原有與本制度沖突的制度、規(guī)定同時廢止。本制度由行政部負責解釋。12. 相關文件發(fā)文管理流程發(fā)文登記表收文登記表關于的通知工作聯(lián)系單發(fā)文管理流程擬稿發(fā)文部門未通過核稿(1個工作日)行政部經(jīng)理 通過 未通過審核總裁 通過簽發(fā)總裁用印蓋章行政部經(jīng)理發(fā)文登記行政文員發(fā)送(2個工作日內(nèi))行政文員歸檔整理行政部文員和融集團發(fā)文登記