設(shè)備檔案整理規(guī)完整版

1、主要內(nèi)容：o一、設(shè)備檔案的概念及整理工作的意義o二、設(shè)備檔案的歸檔范圍及保管期限o三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間及歸檔要求o四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法一、設(shè)備檔案的概念及整理工作的意義(一)設(shè)備檔案的概念o所謂設(shè)備檔案，是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報(bào)廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。（二）設(shè)備檔案整理工作的意義o設(shè)備檔案是檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利地實(shí)現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。 一

2、、設(shè)備檔案的概念及整理意義二、設(shè)備檔案的歸檔范圍及保管期限 （一）設(shè)備檔案的歸檔范圍o1、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請(qǐng)與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機(jī)文件材料（包括說明書、圖冊(cè)、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。二、設(shè)備檔案的歸檔范圍及保管期限 o2、企業(yè)： 自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)和制造過程中形成的文件材料，以及該項(xiàng)設(shè)備在安裝、使用、維護(hù)檢修、改造過程中形成的文件材料）。 購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機(jī)文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。二、設(shè)備檔

3、案的歸檔范圍及保管期限（二）設(shè)備檔案的保管期限 p以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機(jī)關(guān)、團(tuán)體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期”為主； 二、設(shè)備檔案的歸檔范圍及保管期限o機(jī)關(guān)保管期限表、國(guó)有企業(yè)保管期限表（見下表）機(jī)關(guān)保管期限機(jī)關(guān)保管期限 序號(hào)類目名稱 保管期限1申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示與批復(fù)。申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示與批復(fù)。 短期短期 2上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。 短期短期 3進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4開箱記錄及裝箱單。開箱記錄及裝箱單。 短期短期 5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽

4、字移交文件保單。安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。 短期短期 6驗(yàn)收、報(bào)告及材料。驗(yàn)收、報(bào)告及材料。 短期短期 7索賠來往函件及結(jié)果文件。索賠來往函件及結(jié)果文件。 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 8設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料。設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料。 短期短期 9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書）使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書） 短期短期 10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。重大事故的調(diào)查分析及處理意見。 短期短期 11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 國(guó)有企業(yè)保管期限國(guó)有企業(yè)保管期限序號(hào)序號(hào) 類目名稱類目名稱 保管期限保管期限 1自制設(shè)備、儀器

5、的申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、批自制設(shè)備、儀器的申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)說明書、復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)中的計(jì)算數(shù)據(jù)等。設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)中的計(jì)算數(shù)據(jù)等。 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2引進(jìn)設(shè)備的申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、合同、協(xié)引進(jìn)設(shè)備的申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)材料等：材料等： 重要的重要的 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 一般的一般的 短期短期 國(guó)有企業(yè)保管期限國(guó)有企業(yè)保管期限序號(hào)序號(hào) 類目名稱類目名稱 保管期限保管期限 3引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)資料清單、裝箱單、引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單；地基安裝圖、出廠合格證、驗(yàn)收單；地基安裝圖

6、、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護(hù)說明書等。存）；使用維護(hù)說明書等。 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表設(shè)備操作規(guī)程和履歷表 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 6大、中修記錄，故障分析處理文件大、中修記錄，故障分析處理文件 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 7報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定材料、批復(fù)（或處報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果）理結(jié)果） 短期短期 三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間及歸檔要求（一）設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間（一）設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間o1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機(jī)文件材、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機(jī)文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷

7、。料交給本單位檔案員歸檔立卷。o2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗(yàn)收并交付使用后一個(gè)月、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗(yàn)收并交付使用后一個(gè)月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；o3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。檔。 三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間及歸檔要求（二）設(shè)備檔案的歸檔要求（二）設(shè)備檔案的歸檔要求o歸檔的設(shè)備文件材料，必須完整，系統(tǒng)地反歸檔的設(shè)備文件材料，必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計(jì)制造或申購到改造的全過程，映設(shè)備從設(shè)計(jì)制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致。相同型文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致。相同型號(hào)的設(shè)備，只歸檔一

8、套即可。號(hào)的設(shè)備，只歸檔一套即可。四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法o1、組卷及卷內(nèi)文件排列、組卷及卷內(nèi)文件排列按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位進(jìn)行組卷。一臺(tái)（套）按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位進(jìn)行組卷。一臺(tái)（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個(gè)案卷均由案設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個(gè)案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。備考表組成。文字材料按問題、時(shí)間或重要程度來排列。批文字材料按問題、時(shí)間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正文在前、底稿在后。有復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。譯文的外文資料譯

9、文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。后。四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法o2、編目、編目編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況：編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況： 卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號(hào)碼機(jī)將頁卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號(hào)碼機(jī)將頁碼打在文件材料正面的右上角、背面的左上角，頁號(hào)從碼打在文件材料正面的右上角、背面的左上角，頁號(hào)從“01”開始。開始。 幾本為一卷，每本有統(tǒng)一頁號(hào)的案卷，可以不用打頁碼，幾本為一卷，每本有統(tǒng)一頁號(hào)的案卷，可以不用打頁碼，將每一份材料起止頁

10、號(hào)填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁將每一份材料起止頁號(hào)填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁號(hào)欄。號(hào)欄。 單份獨(dú)立材料為一卷（說明書、圖冊(cè)等），每份有統(tǒng)一單份獨(dú)立材料為一卷（說明書、圖冊(cè)等），每份有統(tǒng)一頁號(hào)的可以不用另外打頁碼。頁號(hào)的可以不用另外打頁碼。 頁號(hào)更改時(shí)頁號(hào)更改時(shí)“劃改劃改”或或“蓋改蓋改”，不要用涂改液。，不要用涂改液。 四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法卷內(nèi)目錄和編制卷內(nèi)目錄和編制將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄 檔號(hào)檔號(hào) 序序號(hào)號(hào) 文件編號(hào)文件編號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者 文件題文件題名名 日日期期 頁頁數(shù)數(shù) 備備注注 1三星

11、電子公司三星電子公司SAMSUNG X580用戶指用戶指南南20090723302三星電子公司三星電子公司SAMSUNG X580合格證合格證200907235四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法p卷內(nèi)文件目錄應(yīng)該用相應(yīng)的文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文件材料一同裝訂組卷，一份與案卷目錄一起裝訂成檢索目錄。四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法分類與編號(hào)分類與編號(hào)設(shè)備檔案的類別號(hào)：例如是設(shè)備檔案的類別號(hào)：例如是“S” 設(shè)備檔案號(hào)的編制：設(shè)備檔案號(hào)的編制： （全宗號(hào)（全宗號(hào)+分類號(hào)分類號(hào)+案卷案卷號(hào)）號(hào)） X001- S - X580 001 全宗號(hào)全宗號(hào) 分

12、類號(hào)分類號(hào) 設(shè)備型號(hào)設(shè)備型號(hào) 案卷順序號(hào)案卷順序號(hào) 機(jī)關(guān)設(shè)備檔案可以不設(shè)二級(jí)類目，直接在一級(jí)機(jī)關(guān)設(shè)備檔案可以不設(shè)二級(jí)類目，直接在一級(jí)類目下每臺(tái)設(shè)備編號(hào)歸檔（如上圖），類目下每臺(tái)設(shè)備編號(hào)歸檔（如上圖），四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法 相對(duì)來講，企業(yè)的設(shè)備檔案更為復(fù)雜一些，有需要的話可相對(duì)來講，企業(yè)的設(shè)備檔案更為復(fù)雜一些，有需要的話可以在一級(jí)類目下面再分一個(gè)二級(jí)類目，如以在一級(jí)類目下面再分一個(gè)二級(jí)類目，如 ： S1X580001 案卷順序號(hào)案卷順序號(hào) 設(shè)備型號(hào)設(shè)備型號(hào) 二級(jí)類目號(hào)二級(jí)類目號(hào) 一級(jí)類目號(hào)一級(jí)類目號(hào)四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制 案

13、卷封面的編制案卷題名 要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。 結(jié)構(gòu)：案卷題名 = 設(shè)備（型號(hào)）名稱 + 內(nèi)容特征 + 文件名稱 例：SAMSUNG牌X580筆記本電腦的用戶指南、維修記錄立卷單位 填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。 四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法起止日期 可只填寫起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.32000.8保管期限、密級(jí)卷內(nèi)備考表編制（見后圖） 案卷封面模式X001-S-X580-001SAMSUNG牌牌X580筆記筆記本電腦的用戶指南、維修記本電腦的用戶指南、維修記錄錄南潯南潯區(qū)檔案局區(qū)檔案局2008.3.31-201

14、2.12.30長(zhǎng)期長(zhǎng)期 卷內(nèi)備考表模式XX四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法o3、裝訂入盒設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種: 凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊(cè)子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號(hào)章。 檔號(hào)章樣式：檔號(hào)章樣式：檔檔 號(hào)號(hào)序序 號(hào)號(hào) X001-S-X580-001001檔號(hào)序號(hào)X001-S-001001四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法 凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號(hào)章。以不用

15、裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號(hào)章。 將裝訂好的案卷以檔號(hào)排列順序入盒，盒將裝訂好的案卷以檔號(hào)排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。面不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。 X001-S-X580-15四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法o4、設(shè)備檔案案卷目錄的編制設(shè)備檔案案卷目錄的編制 將整理好的案卷按順序排列整理成一個(gè)案卷將整理好的案卷按順序排列整理成一個(gè)案卷目錄，裝訂成冊(cè)，便于檢索利用。（目錄見目錄，裝訂成冊(cè)，便于檢索利用。（目錄見下表）下表） 案卷目錄序號(hào)序號(hào)檔號(hào)檔號(hào)案卷題名案卷題名總頁總頁數(shù)數(shù)日期日期保管保管期限期限備注備注1X001-S-X580-001SAMSUNG牌牌X580筆記本電腦的用戶指筆記本電腦的用戶指南、修證書南、修證書9920090723長(zhǎng)長(zhǎng)期期2X001-S-X580-002SAMSUNG牌牌X580筆記本電腦的合格證筆記本電腦的合格證5020090723長(zhǎng)長(zhǎng)期期四、設(shè)備檔案的整理方法四、設(shè)備檔案的整理方法 5、目錄夾封面和脊背編制全宗名稱全宗名稱 南潯區(qū)檔案局南潯區(qū)檔案局 全全 宗