關(guān)于水運工程檔案管理的分析

1、關(guān)于水運工程檔案管理的分析 摘要：本文作者闡述了水運工程檔案管理特點，分析了水運工程檔案管理中存在的問題，介紹了加強工程檔案管理的措施。 關(guān)鍵詞：水運工程；檔案管理；分析 中圖分類號：g271 文獻標識碼：a 文章編號： 水運工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量狀況的綜合反映, 是進行工程后續(xù)建設(shè)的重要參考資料, 是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié), 是提高工程質(zhì)量的有效手段。水運工程建設(shè)期間的檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開發(fā)利用以及檔案信息化和管理現(xiàn)代化, 做好建設(shè)期間工程檔案管理對水運工程管理具有十分重要的意義。 水運是交通運輸事業(yè)（鐵路、公路、水運、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運工

2、程檔案是在水運工程建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用，其質(zhì)量對工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠的影響。 1 水運工程檔案管理特點 1.1 工程檔案來源分散，涉及領(lǐng)域廣泛。形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大。工程項目的完成要經(jīng)過項目建議、可行性研究、勘察、設(shè)計、建設(shè)準備、施工、竣工驗收等多個階段，不僅涉及研究、決策、設(shè)計、建設(shè)、監(jiān)理、施工、監(jiān)督環(huán)保等多個部門和企業(yè)，還涉及多

3、個專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域是多種技術(shù)、工藝的綜合運用。 1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內(nèi)容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說明、報告、往來公函等資料以鉛字印刷為主;工程內(nèi)容、型式、施工工藝、施工進度、竣工結(jié)算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測記錄等資料以手寫為主。隨著科技發(fā)展，為了形象表達工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。 1.3 檔案成果的系統(tǒng)性。水運工程本身是一個復雜的系統(tǒng)工程, 一個水運建設(shè)項目會包括不同功能的單項工程, 其設(shè)計、施工、監(jiān)理等資料不僅復雜而且內(nèi)容繁多, 各單項工程之間既相對獨立又相互聯(lián)系, 所以, 水運工程檔案也

4、必然是由若干單項工程檔案有機地組合在一起的, 形成一個配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個單項工程的檔案都不可淡化和缺少。 1.4 工程檔案的實用性。水運工程檔案是從工程建設(shè)前期開始到工程竣工驗收交付使用全過程的真實、完整記錄。所以, 水運工程檔案在建設(shè)時期, 是施工單位施工的工作依據(jù), 也是監(jiān)理單位對工程建設(shè)質(zhì)量控制、進度控制、投資控制的依據(jù); 在竣工驗收時, 是行政主管部門和工程質(zhì)量監(jiān)督部門驗收的依據(jù); 在工程竣工投入使用后, 是運行管理部門調(diào)度運用和維修養(yǎng)護工程的依據(jù); 在發(fā)生爭議時, 是雙方責任認定或舉證的重要憑據(jù)。因此, 工程檔案是水運建設(shè)和管理工作中最實用, 最具保存價值的歷史性資料

5、之一。 2 當前水運工程檔案管理存在的問題 2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水運工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業(yè)務和工程項目的重要依據(jù)，也是水運工程完工后運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導和工程管理人員，在思想上普遍對檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。 2.2 工作人員缺乏驗收資料的實踐經(jīng)驗，致使驗收資料整理不夠全面水運工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的

6、復雜性、科學性和系統(tǒng)性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經(jīng)驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負責人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒有把工程項目同工程技術(shù)資料的歸檔有機的結(jié)合起來，直接影響了檔案的齊全完整。 2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然有制度規(guī)章，但也不健全。 3 加強工程檔案管理的措施 3.1 加強對工程檔案管理的投入。水運工程檔案管理是直接

7、關(guān)系到工程的安全運行及發(fā)揮效益,是水運工程運行中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。是企業(yè)領(lǐng)導應加強對檔案管理人、財、物的投入，加強對檔案工作尤其是檔案基礎(chǔ)建設(shè)的領(lǐng)導，強化單位主要負責人的檔案管理現(xiàn)代化意識，樹立責任感，把檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)放在應有的位置。 3.2 建立和完善檔案管理制度，落實崗位責任制。企業(yè)應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監(jiān)督和制約。同時，建立內(nèi)部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，年終要有總結(jié)，嚴格考核獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設(shè)項目立

8、項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。 3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。針對工程檔案管理人員業(yè)務水平不高的實際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學習，技術(shù)、會管理、業(yè)務精，并取得相應的管理資質(zhì)、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。 3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時間長，為便于管理，減少不必要的重復工作，已經(jīng)收集整理完成的組卷應妥善保管、及時歸檔。充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機用的普及和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大

9、的方便，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理從而節(jié)省大量的人力物力。 3.5 大力開發(fā)、利用計算機在水運工程檔案管理中的作用。隨著對計算機的廣泛認知 使計算機在檔案管理中的應用打下了基礎(chǔ), 也提出了迫切要求。目前, 計算機在設(shè)計檔案管理中, 主要進行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項工程完成后,其原始數(shù)據(jù)、計算結(jié)果, 這些內(nèi)容經(jīng)設(shè)計人員整理后,傳到網(wǎng)上, 由檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設(shè)計人員可能通過網(wǎng)絡查閱設(shè)計圖紙、圖書資料目錄, 個人借閱情況等。隨著社會的發(fā)展, 計算機在檔案管理中的作用也將進一步深入、廣泛。 4 結(jié)束語 近年來，隨著水運工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水運工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。為此科學地進行檔案管理，大力開發(fā)水運工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會提供利用，是實現(xiàn)水運工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。 參考文獻： 1 于亮.談工程檔案管理的問題及對策j. 經(jīng)營管理者. 2011，(04). 2 孫美玲.試論水利工程檔案的管理j. 黑龍江科技信息, 2