萬科戰(zhàn)略采購作業(yè)指引最新版

1、萬科戰(zhàn)略采購作業(yè)指引最新版1目的明確戰(zhàn)略采購建立及實施的操作程序及方法，確保通過招標或談判獲得符合公 司規(guī)定及提高采購效率降低采購成本的戰(zhàn)略采購合作方。2適用范圍適合于集團各戰(zhàn)略采購的建立與實施。3術語和定義3.1.無4職責4.1材料設備部編制戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃；編制戰(zhàn)略采購年度計劃及月度滾動計劃；編制單項戰(zhàn)略采購策劃方案；組織產(chǎn)品清單及標準制定；組織潛在供方調研及評估，確定入圍名單；組織招標文件編寫；組織發(fā)標、評標、定標；編制評標記錄及評標報告；發(fā)布中標通知書；組織合同談判或直接談判；簽訂戰(zhàn)略采購協(xié)議；供方高層溝通；供方年度評估；戰(zhàn)略供方激勵與淘汰。4.2造價咨詢公司根據(jù)產(chǎn)品清單及標準、考察情

2、況及市場情況進行戰(zhàn)略采購成本測算；參與潛在供方調研及評估；參與招標文件編制；424參與招標、評標；425參與合同談判，負責商務部分談判。4.3總師辦/裝飾公司/建筑規(guī)劃公司/景觀咨詢公司根據(jù)需要參與潛在供方調研及評估；根據(jù)需要參與產(chǎn)品清單及標準制定；433參與招標文件編制；參與招標、評標；參與合同談判，負責產(chǎn)品技術標準性能等技術方面內容。4.4招標（談判）小組負責招標及直接談判的評定標，確定戰(zhàn)略采購供方。4.5項目公司組織項目采購合同簽訂；項目采購實施；項目戰(zhàn)略米購履約評估。5工作程序5.1戰(zhàn)略采購的建立原則互利原則：有利于發(fā)揮公司集團采購的規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本，實現(xiàn)利 益最大化，同時，戰(zhàn)略

3、合作單位也可降低投標成本，將精力集中在提供更好的 產(chǎn)品和服務上。長期穩(wěn)定原則：建立長期穩(wěn)定的合作關系，有效控制項目管理風險，確保 供應鏈的持續(xù)穩(wěn)定，保證項目質量和工期。誠實守信原則：雙方在戰(zhàn)略合作過程中互相信任，信息共享，認真履行戰(zhàn) 略合作框架協(xié)議5.2戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃集團材料設備部于每年年初基于各項目公司提出的采購需求、已有戰(zhàn)略采 購的實施情況，編制戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃，報集團分管領導審批。戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃包含三部分：1）已實施戰(zhàn)略米購情況：包括已實施戰(zhàn)略米購協(xié)議名稱、戰(zhàn)略供方名稱及協(xié) 議到期日期。2）戰(zhàn)略采購調整：年內計劃調整的已實施的戰(zhàn)略采購，調整方向包括協(xié)議終 止、供方調整、協(xié)議價格調整、

4、供貨模式調整、協(xié)議其他條款調整等，并計劃 調整時間。3）新建戰(zhàn)略采購：計劃年內新建戰(zhàn)略采購的產(chǎn)品，規(guī)劃啟動時間及完成時間、 供貨方式、采購方式等。供貨方式可分為甲供、甲定乙供，采購方式可分為招 標、直接談判。523戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃時，應進行產(chǎn)品戰(zhàn)略采購適用性分析。分析模板詳見 戰(zhàn)略采購產(chǎn)品適用性分析表附件 1。524戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃見附件2。5.3戰(zhàn)略采購計劃戰(zhàn)略采購年度規(guī)劃審批通過后，集團材料設備部編制戰(zhàn)略采購年度計劃， 明確各項戰(zhàn)略采購的時間節(jié)點及責任人，報集團分管領導審批。審批通過的戰(zhàn)略采購年度計劃作為集團戰(zhàn)略采購計劃的控制目標，指導各 項戰(zhàn)略采購時間進度的開展。集團材料設備部每月根據(jù)戰(zhàn)

5、略采購的實施開展情況，編制戰(zhàn)略采購月度滾 動計劃，并分析偏差原因，提出糾偏措施，報分管領導備案。戰(zhàn)略采購年度計劃見附件 3，戰(zhàn)略采購月度滾動計劃見附件 4 5.4單項戰(zhàn)略采購策劃各單項戰(zhàn)略采購啟動前，由戰(zhàn)略采購責任人編制戰(zhàn)略采購策劃方案，對戰(zhàn) 略米購的各項工作預先策劃，確保戰(zhàn)略米購實施方向準確。戰(zhàn)略采購策劃方案應包含如下內容：1）項目需求預估：預估各項目需求4）歷史合作信息：對歷史項目的采購及合作情況進行統(tǒng)計、梳理5）市場及資源分析情況：近幾年產(chǎn)品發(fā)展歷程、趨勢，國產(chǎn)、進口主流品牌 競爭情況，品牌的差異化等；潛在供方的名稱、合作意愿、企業(yè)實力等。6）產(chǎn)品初步認識：從成本、規(guī)模效應、價格穩(wěn)定、產(chǎn)

6、品品質、設計與技術、 供方服務、供貨半徑七個維度對產(chǎn)品特性進行分析；產(chǎn)品的檔次、分類，各種 類產(chǎn)品優(yōu)缺點、功能等；產(chǎn)品技術標準的初步認識；產(chǎn)品的價格初步判斷；7）戰(zhàn)略米購建立方案：戰(zhàn)略米購建立方式（招標或直接談判）、產(chǎn)品供應方 式（甲供、甲丁乙供）、采購的實施要點及風險8）工作計劃543單項戰(zhàn)略采購策劃方案報集團分管領導審批通過后，作為單項戰(zhàn)略采購的 指導性文件。544單項戰(zhàn)略采購策劃方案模板見附件 5。5.5產(chǎn)品清單及標準制定根據(jù)產(chǎn)品的特性，可將納入戰(zhàn)略采購的產(chǎn)品分為如下幾類：1）成品類9）成品安裝類10)材料類11)材料安裝類12)設備類13)設備安裝類14)裝飾類。單項戰(zhàn)略采購工作啟動后

7、，由材料設備部發(fā)起單項戰(zhàn)略采購產(chǎn)品清單及標 準制定工作，根據(jù)產(chǎn)品類別，可由本部門相關人員完成，也可視情況將產(chǎn)品清 單及標準表發(fā)至相關部門，明確產(chǎn)品清單及標準完成時間，由各相關部門按照 如下要求開展產(chǎn)品清單及標準的制定工作：1）材料設備部/建筑規(guī)劃公司/裝飾公司完成表中名稱、品類、規(guī)格及供貨服 務要求；15）總師辦/裝飾公司完成表中功能、技術參數(shù)、安裝工藝及相關配件、設備 的調試要求、質保要求、安裝工藝及應符合的國家、行業(yè)標準；16）造價咨詢公司項目完成對相關材料設備計量或計算標準；17）建筑規(guī)劃公司/裝飾公司的設計人員完成產(chǎn)品設計效果要求。材料設備部應配合提供相關的廠家資料，如有需要應配合聯(lián)系

8、相關廠家以 便各部門能詳細了解產(chǎn)品的各類性能；必要時，材料設備部組織各相關部門開會，對產(chǎn)品進行研究分析，完成產(chǎn) 品清單及標準的制定。材料設備部匯總形成完整的單項戰(zhàn)略采購產(chǎn)品清單及標準，作為戰(zhàn)略采購 招標或談判的基礎?？烧堅靸r咨詢公司配合基于戰(zhàn)略采購產(chǎn)品清單及標準，測算戰(zhàn)略采購成本。戰(zhàn)略采購產(chǎn)品清單及標準表見附件 6。5.6供方調研及評估單項戰(zhàn)略采購啟動后，材料設備部分析供方資源，收集歷史優(yōu)秀供方及市 場優(yōu)秀供方，形成戰(zhàn)略采購潛在供方初步清單。材料設備部向各潛在供方發(fā)出調研問卷，收集供方資料。調查問卷內容包 括行業(yè)現(xiàn)狀、廠家基本信息、公司組織架構表、產(chǎn)品信息、市場銷售模式、售 后服務、生產(chǎn)情況、

9、核心維度等。戰(zhàn)略采購調研問卷模板見附件7。材料設備部基于供方反饋的資料，對供方資料進行審核，審核操作如下：1）法人代表證明書或授權委托書必須有法人代表簽名，且蓋有企業(yè)公章；18）工商營業(yè)執(zhí)照，需到供方注冊所在地的工商局網(wǎng)站核查證件的真實性；19）注冊資金必須滿足戰(zhàn)略采購要求；20）企業(yè)資質：有資質要求的企業(yè)，是否具備相應的資格證書；21）安全生產(chǎn)許可證：凡涉及到施工的供方都需提供，審核其在建委網(wǎng)站的備 案情況；22）工業(yè)品生產(chǎn)許可證：涉及提供工業(yè)品生產(chǎn)許可證的供方主要如人造板、建 筑外窗、建筑防水卷材、銅管材、鋁鈦合金工業(yè)品、戶門等供方，需到質監(jiān)局 網(wǎng)站核查備案情況；23）防火門產(chǎn)品型式認可證

10、書：對防火門供方，需要提供防火門產(chǎn)品型式認可 證書，需到中國消防產(chǎn)品信息網(wǎng)核對證書編號，查詢有效期限；24）檢測報告必須是有效的權威部門提供的；25）設備、材料戰(zhàn)略采購原則上只接受生產(chǎn)廠，如生產(chǎn)廠委托經(jīng)銷商參加，必 須提供委托書和質量擔保書26）經(jīng)核實有偷漏稅、偷工減料、以次充好以及惡意欺詐等不良紀錄的單位不 得參與；27）曾與我司合作過的單位，如有發(fā)生嚴重質量事故、驗收不合格、長期延誤 工期、無故停工、售后服務差等不良紀錄被列入黑名單的單位不得參與戰(zhàn)略采 購；28 )曾與我司發(fā)生過法律訴訟的單位不得參與，其當事人不得以另外單位的名 義參與。564材料設備部完成潛在供方資料審核后，形成潛在供方

11、考察清單。材料設備 部視情況自行組織內部相關人員，也可邀請造價咨詢公司及相關專業(yè)公司形成 考察小組，對潛在供方進行考察。1)根據(jù)供方類別和戰(zhàn)略采購項目要求，采取工廠考察方式。29) 對于無法工廠考察的供方，可采取項目考察方式。參與考察人員必須保證人數(shù)不少于三人。566考察小組基于如下事項對潛在供方進行考察。考察小組或可對以下的考察 重點進行適當分工，考察時抓住重點，達到考察目的。1)企業(yè)管理(1) 企業(yè)管理水平、資源配置情況、決策機構、執(zhí)行機構和監(jiān)督機構相互協(xié)調能 能力等；企業(yè)組織結構的穩(wěn)定性、人員流動性、組織的適應性等；(3) 企業(yè)文化建設情況、企業(yè)特色的價值觀和行為準則、其企業(yè)文化與綠城切

12、合 度。30) 產(chǎn)品及服務(1) 品牌知名度、品牌檔次與公司需求符合情況；(2) 市場占有率情況；(3) 生產(chǎn)規(guī)模及效能；(4) 銷售體系情況、全國聯(lián)網(wǎng)的銷售體系情況；(5) 產(chǎn)品生產(chǎn)周期。31) 戰(zhàn)略意識(1) 合作的重視度、長期合作的意愿；發(fā)展戰(zhàn)略的整體性、長遠性，階段性企業(yè)目標及事實情況；(3)對行業(yè)市場的認知程度情況；32) 業(yè)績(1) 與本公司的合作情況；(2) 與同類項目合作業(yè)績；(3) 與同類戰(zhàn)略合作業(yè)績。33) 工廠考察(1) 生產(chǎn)設備先進性；(2) 原材料/半成品/成品檢驗執(zhí)行情況、進廠、半成品及出廠檢驗，檢驗報告；(3) 質量管理體系的建設及運行情況；(4) 員工工作狀態(tài)及

13、精神狀態(tài)； 生產(chǎn)/辦公環(huán)境，車間布局合理性、材料堆放、安全生產(chǎn)情況、廠區(qū)容貌整 潔度等。567原則上所有潛在供方均需進行現(xiàn)場考察。對于歷史優(yōu)秀供方，在供方信息、 產(chǎn)品及服務均有充分了解的情況下，可將對該供方的現(xiàn)場考察調整為現(xiàn)場約談。由材料設備部視情況組織內部相關人員或組織造價咨詢公司及相關技術部門一 起約請供方攜帶相關資料到公司進行面談。材料設備部對約談的內容進行記錄。568現(xiàn)場考察或現(xiàn)場約談結束后，材料設備部經(jīng)辦人發(fā)起戰(zhàn)略采購潛在供方評 估，由參加考察或約談的相關人員進行評分，評分按戰(zhàn)略采購潛在供方評估 表進行，考察中重點事項備注說明。戰(zhàn)略米購潛在供方評估表見附件8569材料設備部基于評估情

14、況，匯總更新戰(zhàn)略采購潛在供方清單，編制戰(zhàn)略采 購潛在供方評估匯總表。戰(zhàn)略采購潛在供方評估表評估平均分低于70分的供方從戰(zhàn)略采購潛在供方中剔除。戰(zhàn)略采購潛在供方評估匯總表作為戰(zhàn) 略采購入圍名單的依據(jù)。戰(zhàn)略采購潛在供方評估匯總表見附件 9。5.7招標或直接談判戰(zhàn)略采購招標(談判)小組的建立1)集團招標(談判)小組成員名單招標(談判)小組組長：集團分管副總組員：材料設備部經(jīng)理、造價咨詢公司經(jīng)理、總師辦或其它專業(yè)技術部門領導。34) 有下列情形之一的，不得擔任招標(談判)小組成員：(1) 戰(zhàn)略采購意向供方主要負責人的近親屬；(2) 與戰(zhàn)略采購意向供方有經(jīng)濟利益關系，可能影響投標公正評審的招標1)采用招

15、標方式確定戰(zhàn)略采購供方的適用條件：具有通用技術要求的產(chǎn)品, 有多家優(yōu)秀的合作供方，且供方的技術實力基本一致并都能滿足公司要求。35）材料設備部根據(jù)戰(zhàn)略米購策劃方案、產(chǎn)品清單及標準、供方考察情況，編 制戰(zhàn)略采購招標文件，招標文件包括招標書、報價清單、技術要求、 合同范本等?？値熮k等相關專業(yè)技術部門提出產(chǎn)品樣板或圖紙，作為招標文件 一部分；招標文件報集團分管領導審批。36）材料設備部根據(jù)戰(zhàn)略采購潛在供方評估匯總表，編制戰(zhàn)略采購入圍名 單，報集團分管領導審批。37）造價咨詢公司基于招標清單及標準，測算采購成本。38）招標文件及入圍名單審批通過后，材料設備部組織發(fā)標工作，由入圍供方 領取標書。必要時材

16、料設備部收取投標保證金。39）標書發(fā)出后，材料設備部一周內組織投標單位、總師辦、裝飾公司等相關 專業(yè)部門、造價咨詢公司對投標進行答疑及澄清，解答投標單位提出的投標疑 問或對招標文件進行澄清，所有答疑/澄清由與會人員簽名確認后發(fā)給投標單位, 作為投標文件的一部分。所有投標單位的提問及答疑人員的答復均應向所有投 標單位公開。40）標書采取密封方式投遞，未按照要求進行密封或截止時間后送達標書的， 均作為廢標處理。41）截標時間后，材料設備部組織開標，填寫戰(zhàn)略采購開標記錄表，見附 件10。42）由招標（談判）小組對各標書進行清標評審，填寫戰(zhàn)略采購清標表格， 見附件11。清標包括四項內容：響應性審查，資

17、格審查，價格對比，技術標審 查。并進行以下判定：（1）招標（談判）小組發(fā)現(xiàn)投標供方以他人的名義投標、串通投標、以行賄 手段謀取中標或者以其他弄虛作假方式投標的，該投標方的投標應作廢標處理；（2）招標（談判）小組應當審查每一投標文件是否對招標文件提出的所有實 質性要求和條件作出響應。未能在實質上響應的投標，經(jīng)招標（談判）小組認 定是否作廢標處理；（3）投標方投標文件不符合公司要求的，或者拒不按照要求對投標文件進行 澄清、說明或者補正的，招標（談判）小組可以否決其投標。43）招標（談判）小組成員原則上需在評標會議上根據(jù)評標方法確定中標單位 及候選、備選中標單位。44）招標（談判）小組集體通過的定標

18、結果，由材料設備部編制戰(zhàn)略采購評 標記錄表，見附件12，上報審批。戰(zhàn)略采購評標記錄表由評標成員會簽， 小組組長審核，集團公司總經(jīng)理審批。45）材料設備部在評標完成時，同時編制戰(zhàn)略采購評標報告，見附件 13 , 隨戰(zhàn)略采購評標記錄表審批。戰(zhàn)略采購評標報告應包含如下內容：（1）投標單位考察評估情況；（2）招標（談判）小組成員構成；（3）投標及報價情況；（4）答疑記錄；（5）評標情況；（6）推薦中標單位；（7）其它需要匯報的內容或附件。46）戰(zhàn)略采購評標記錄表審批通過后，材料設備部向中標單位發(fā)出戰(zhàn)略 采購中標通知書，見附件14。47）為保持競爭性，戰(zhàn)略合作供方以不少于兩家為宜。直接談判1）采用直接談

19、判確認戰(zhàn)略供方的情況：優(yōu)秀的合作供方資源較少，且供方資源難以代替，或者與供方已形成良好的合作關系；公司對供方的產(chǎn)品有足夠的 了解，對于成本有深入的分析，可與供方就產(chǎn)品的技術要求、成本深入談判。48）材料設備部根據(jù)戰(zhàn)略采購策劃方案、產(chǎn)品清單及標準、供方考察情況，編制戰(zhàn)略采購談判技術商務文件，技術商務文件包括報價清單、技術要求、合同范本等。總師辦等相關專業(yè)技術部門提出產(chǎn)品樣板或圖紙，作為文件一部分；技術商務文件報集團分管領導審批49）材料設備部在談判開始前，應就談判目標及應對事項進行充分準備，完成戰(zhàn)略采購談判準備提綱文件。戰(zhàn)略采購談判準備提綱文件見附件15。50）經(jīng)過一輪或多輪談判，由談判小組集體

20、討論對比一家或多家單位的談判結果，最終得出擬合作單位及候選合作單位，為保持良好的競爭性，原則上可確 定兩家合作單位。51）招標（談判）小組集體通過的談判結果，由材料設備部編制戰(zhàn)略采購談 判結果報告，戰(zhàn)略采購談判結果報告上報審批。由評談判小組成員會簽， 小組組長審核，集團公司總經(jīng)理審批。5.8協(xié)議簽訂材料設備部組織起草戰(zhàn)略采購合作協(xié)議，經(jīng)法務部、造價咨詢公司、相關 專業(yè)技術部門審核，集團總經(jīng)理審批，與供方簽訂戰(zhàn)略采購協(xié)議。戰(zhàn)略采購協(xié)議的內容組成：（1）合作周期及項目范圍；（2）產(chǎn)品價格清單或計價原則或可調價原則；對部分市場價格變動較多的產(chǎn) 品可約定調價機制，對常用清單單價或費率進行周期性調整。（

21、3）產(chǎn)品技術標準及品質要求；（4）產(chǎn)品供貨、付款等合作模式；（5）資源投入承諾、組織及人力配置清單；（6）溝通及協(xié)調機制；（7）風險及責任條款。材料設備部根據(jù)定標或談判結果及戰(zhàn)略協(xié)議向各項目公司發(fā)布戰(zhàn)略采購通 知，凡確定了戰(zhàn)略供方的產(chǎn)品，在戰(zhàn)略采購協(xié)議期內不另行招標采購。5.9戰(zhàn)略米購實施戰(zhàn)略采購組織保障1）材料設備部與戰(zhàn)略供方雙方必須有專崗業(yè)務對接，就戰(zhàn)略采購合作過程中 的相關事項具體對接。52 ）戰(zhàn)略供方應設定跨區(qū)域服務機構，每個區(qū)域均應有常設的服務機構及相應 的人員名單。戰(zhàn)略采購業(yè)務開展的原則：1）業(yè)務排他:除非出現(xiàn)重大問題導致無法滿足要求之外，在其能力范圍內的新 業(yè)務，在雙方都能接受的

22、條件下應首先授予戰(zhàn)略供方。53）新業(yè)務優(yōu)先:經(jīng)過評估，在能力完全具備的情況下，新業(yè)務應優(yōu)先授予戰(zhàn) 略供方；對于兩家以上戰(zhàn)略供方，新業(yè)務應授予最合適者。應保存評估和業(yè)務 授予的公開決策記錄。54）嚴肅協(xié)議：凡確定了戰(zhàn)略供方的產(chǎn)品，在戰(zhàn)略采購協(xié)議期內不另行招標采 購，各項目公司不得出現(xiàn)另行選擇其它供應商等情況。戰(zhàn)略采購供貨1）材料設備部派駐各項目材料管理人員負責項目戰(zhàn)略采購產(chǎn)品的供貨計劃、 通知送貨、驗收等事宜，負責對接項目所需各類材料設備的供應商。55）各項目基于戰(zhàn)略采購協(xié)議，與材料設備部簽訂項目戰(zhàn)略采購合同。56）各項目工程管理部需根據(jù)項目目標成本及工程進度計劃編制項目戰(zhàn)略材 料需求計劃表，項

23、目材料設備部根據(jù)需求計劃編制項目戰(zhàn)略材料供貨計劃 表報送集團材料設備部，原則上計劃表應在材料設備第一批（次）進場前至 少三個月報送。材料計劃表要列清材料名稱、規(guī)格、總數(shù)量、進場時間等。57）集團材料設備部負責匯總各項目戰(zhàn)略采購材料供應計劃，并按供貨廠商分類編制戰(zhàn)略材料供貨計劃匯總表，評估戰(zhàn)略供方的供貨能力，確定各項目供方,及時通知各項目公司及各戰(zhàn)略供方，由項目材料設備部與各戰(zhàn)略供方安排具 體供貨事宜。58）如有需要，材料設備部應組織各相關部門前往供方生產(chǎn)基地核查其生產(chǎn)進 度及貨物質量情況。59）當供貨過程出現(xiàn)不及時的情況時，項目材料設備部需及時報告總部，集團 材料設備部應及時予以協(xié)調或視情況啟

24、動預警機制。戰(zhàn)略采購溝通機制：雙向溝通、集團高層定期溝通1） 一線溝通：雙方一線公司執(zhí)行層面每月至少進行一次正式溝通。增進了解， 并對過程評估中出現(xiàn)的問題進行溝通和解決。60）集團高層溝通（1）目的：提升合作層次及深度。（2）高層溝通方式為供方高層前往集團，以會議形式正式溝通，溝通時間為 每半年/ 一年。（3）高層溝通內容：雙方戰(zhàn)略合作現(xiàn)狀、存在的問題、需改進的方面及后期 合作展望等。戰(zhàn)略合作高層溝通紀要見附件 16。5.10戰(zhàn)略供方管理戰(zhàn)略供方信息管理1）集團材料設備部記錄所有戰(zhàn)略供方信息，形成戰(zhàn)略供方信息庫。戰(zhàn)略供 方基本信息記錄表見附件16。并編制戰(zhàn)略供方名錄項目履約評估1）戰(zhàn)略供方項目供貨完成后，由項目公司發(fā)起戰(zhàn)略供方項目履約評估。項目 公司各相關專部門就戰(zhàn)略供方的項目供貨及服務情況進行量化評分。61）項目履約評估的評估項目包括：（1）產(chǎn)品外觀等符合合同要求情況，到場檢驗合格率（2）提供樣板、二次設計質量符合度（3）產(chǎn)品安裝及施工過程符合程度（4）入住后質量觀察（5）提供配套服務和技術支持的約定情況（6）供方管理人員服務意識和態(tài)度（7）供貨進度問題及糾偏措施（8）產(chǎn)品外觀、規(guī)格、型號等符合設計要求情況（9）提供產(chǎn)品符合技術要求程度（10）合同