學生檔案管理辦法

1、學生檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為了貫徹落實教育部普通高等學校學生管理 規(guī)定，做好普通高校學生檔案管理工作，促使我校學生檔 案管理工作規(guī)范化、制度化，結合我校實際情況，特制定本 辦法。第二條學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、 智、體及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是 學?？疾?、錄選、培養(yǎng)、教育學生過程中形成的第一手資料， 是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學生檔案管理工 作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針， 為社會主義現(xiàn)代化建設培養(yǎng)、 選拔、錄用人才服務的一項常規(guī)性基礎工作。第三條學生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部 分，學生檔案管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保學

2、生 檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。第四條學校加強對學生檔案工作的領導，要將學生檔 案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學生檔案工 作，為學生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。第五條 學生檔案種類多，流動性強，利用率高，工作 量大。為加強管理，學生檔案由學生工作部統(tǒng)籌協(xié)調，各學 院具體負責并設立學生檔案室，配備專職人員負責學生檔案 的管理工作。第二章學生檔案管理職責第六條 新生檔案，按來檔途徑由各班級、各學院接收 后，各學院統(tǒng)一匯總、整理后按專業(yè)登記造冊（一式兩份） 并移交學生檔案室，履行嚴格的交接手續(xù)。學生檔案的缺失 情況，各學院、各班級及時反饋信息到學生本人，催促其盡 快查找或回原學校

3、補齊相關檔案材料。第七條 各學院要做好學生在校期間的檔案材料收集整 理工作，由專人負責學生在校期間檔案材料的整理，及時將 完整的檔案材料移交校學生檔案室并做好歸檔工作。畢業(yè)生 的檔案材料應在每年畢業(yè)生派遣前半月內向檔案室歸檔完 畢。第八條學生檔案室工作職責（一）接收、鑒別和整理學生檔案材料；（二）辦理學生檔案的查閱、借閱； （三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生相關資料；（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善學生檔案管理規(guī)章制度，做好學生檔 案分析統(tǒng)計工作；（六）辦理其它有關學生檔案事項。第三章 學生檔案歸檔范圍及分類第九條 歸檔的學生檔案，必須客觀地、歷史地、全面

4、地反映學生的成長過程及其有關情況，對部門及個人當前和 長遠具有參考價值和憑證作用。第十條 學生檔案的歸檔范圍及其分類 :第一類 學生登記表、畢業(yè)生登記表；第二類 鑒定、考核、考察材料；第三類 學生成績表、授予學位決定、學籍異動材料；第四類 加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、 團體等組織的材料； 第五類 獎勵材料（含三好學生，優(yōu)秀黨團員、獎學金和優(yōu)秀學生干部等登記表）；第六類 處分材料（包括個人檢查、調查報告、校級處分決定或免于、撤消處分的意見等）；第七類出國留學材料；第八類學生入學及畢業(yè)體檢表，大學生體質健康標準 登記卡片或免予執(zhí)行體質健康標準申請表；第九類有工作經歷的個人人事檔案材料

5、；第十類 其它可供學校及社會錄用人才時參考的材料。第四章學生檔案收集與管理第十條學生檔案室要重視學生檔案的日常收集、積累 工作，要將真實反映學生德、智、體、美方面的材料及時收 集歸檔。第十一條學生檔案管理人員要將收集的材料，認真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經組織審查蓋章后方能歸檔。第十二條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，經過鑒別，可視情況分別處理。凡不應歸檔的，退還材料來源單位處理第十三條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內容分類整理。 檔案歸檔前，要使用統(tǒng)一和規(guī)范的學生檔案袋。第十四條 學生檔案材料，須統(tǒng)一用十六開規(guī)格的辦公 用紙或學校規(guī)范表格，用藍色或黑色鋼筆書寫，不能用圓

6、珠 筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。第十五條 學生檔案信息記載要準確、規(guī)范。在填寫學 生履歷等表格時，學生姓名書寫要準確，不能寫同音字，曾 用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、畢業(yè)證、學 位證、畢業(yè)生派遣證、學籍卡上的姓名一致，各種表格上的 姓名、出生年月一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反 映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情 況的文字材料要真實清楚。第十六條因病休學學生的檔案應作非在校學生檔案妥 善保存，學生復學后，應及時將其檔案按所在班級重新歸入 在校生檔案。第十七條留級學生的檔案，每學年在接到教務處正式通 知后，將其檔案轉到所留班級并上名冊，將原在班級的

7、名字 注銷并說明原因。第十八條退學學生的檔案，按有關規(guī)定將其檔案轉給 有關的人事部門保管。第十九條學生在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案 由學校學生檔案室保管， 刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的， 檔案即按有關規(guī)定轉給其所在單位或居住地的人事部門保 管。第二十條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，經證實，其檔 案仍由學生檔案室保管。第二一條對畢業(yè)離校時未落實工作單位的畢業(yè)生， 本人要求人事檔案保留在學校的，由本人提出申請，所在學 院領導簽字，方可保留二年，超過二年的，經當?shù)匚飪r部門批準，按學校所在地人才交流中心檔案管理收費標準，收取 畢業(yè)生人事檔案保管費。收取的檔案管理費主要用于畢業(yè)生 檔案管理的有關支

8、出，不得挪作他用。第五章學生檔案保管與保護第二十二條根據(jù)安全保密和便于查找的原則，學生檔 案室對學生檔案進行嚴密、科學地保管。（一）學生檔案設立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放， 達到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經 常檢查。（二）要保持檔案室的清潔和室內適宜的溫濕度。（三）學生檔案室統(tǒng)一保管學生檔案，建立登記和統(tǒng)計 制度，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。第二十三條學生檔案室要不斷研究和改進學生檔案的 管理方法和保護技術，逐步實現(xiàn)科學化、標準化和現(xiàn)化化管 理。第六章學生檔案的利用第二十四條 因工作需要查閱學生檔案，須遵守下列規(guī) 疋：（一）凡來查閱學生檔案者，須提出書面申請并經所在 部門領導和檔

9、案所在學院領導簽字同意；（二）學生檔案一般不得外借，如必須借出使用時，要 說明理由，嚴格履行借閱手續(xù)后，方可借出。（三）學生個人不能查閱自己的檔案材料；（四）查閱、借用學生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定， 嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料， 若出現(xiàn)此類情況按學校有關規(guī)定處理;第二十五條 畢業(yè)學生查詢檔案去留情況，應出具相關證明，辦理登記手續(xù)后進行查詢第七章學生檔案的轉遞第二十六條學生畢業(yè)后，學生檔案室按機要件的交送 規(guī)定，將畢業(yè)生檔案及時寄送到畢業(yè)生就業(yè)報到證上指定的 就業(yè)報到部門（或單位）。第二十七條考取外校研究生的學生檔案，按教務處或 錄取學校發(fā)出的正式通知，學生檔案室將檔案轉至相關提檔 部門或錄取院校。第二十八條嚴格執(zhí)行學生檔案轉遞制度，避免產生“無 頭檔案”，轉遞學生檔案時應遵守下列規(guī)定：（一）學生檔案應通過機要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學生本人自帶；（二）轉出的檔案必須完整、齊全