公文寫作(12.08)

1、公文寫作公文寫作個(gè)險(xiǎn)部2014年12月8日 目錄目錄 一、公文概述 （一）定義o 公文，顧名思義，就是公務(wù)文書，是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。 o 保險(xiǎn)企業(yè)的公文是在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式（語言文字規(guī)范、文種使用規(guī)范、公文格式規(guī)范、公文辦理程序規(guī)范）的公務(wù)文書. 一、公文概述（二）公文、文書、文件區(qū)分o 既有含義寬窄之差，也有習(xí)慣稱呼之別。o 國家機(jī)關(guān)公文，黨叫文書、文件。o 文書的外延較大，公文次之，而文件較小。 一、公文概述（三）公文分類 o 使用范圍：專用公文和通用公文 其中，通用公文按法規(guī)地位有法定公文和日用公文兩種。o 行文關(guān)系：上行公文 、

2、下行公文、平行公文 、通行公文四種。 o 內(nèi)在屬性：規(guī)范性公文、指令性公文、指導(dǎo)性公文、知曉性公文、公布性公文、商洽性公文、報(bào)請性公文、記錄性公文等8類。 一、公文概述p 制發(fā)機(jī)關(guān)：黨內(nèi)公文、行政公文、 社會(huì)團(tuán)體公文、聯(lián)合行文4類。p 辦理時(shí)間：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文3類。p 機(jī)密程度：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文4類。二、行文規(guī)則（一）行文規(guī)則的意義 行文規(guī)則能確保公文得到及時(shí)有效的處理。二、行文規(guī)則（二）普遍適用的基本規(guī)則（二）普遍適用的基本規(guī)則l 按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則l 授權(quán)行文的規(guī)則 l 聯(lián)合行文的規(guī)則 l 一般情況下不越級行文的規(guī)則 l 不越權(quán)行文的規(guī)則

3、 l “請示”不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的規(guī)則 二、行文規(guī)則（二）普遍適用的基本規(guī)則l “請示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不抄送下級機(jī)關(guān)的規(guī)則l “報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)的規(guī)則 l 黨政分開的規(guī)則l 公文由文秘機(jī)構(gòu)即綜合部統(tǒng)一處理的規(guī)則 o 省公司細(xì)則上：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要9種。o 同2000年國務(wù)院發(fā)布的辦法相比，缺少命令、議案、公告、通告四個(gè)文種；如果同中央辦公廳1996年發(fā)布的條例(1996年5月3日印發(fā)）相比，又缺少了“決議”、“指示”、“公報(bào)”、“規(guī)定”、“條例”五個(gè)文種，多了“公告”、“通告”二個(gè)文種。多了“公告”、“通告”二個(gè)文種。國務(wù)院的辦法、

4、中央辦公廳的條例我們都應(yīng)遵照執(zhí)行。 （一）決定l 適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。l 決定使用范圍，較之“通知”要窄一些；下行文；l 擬寫“決定”要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、精練、準(zhǔn)確，并要注意以下幾點(diǎn)：（1 1）決定事項(xiàng)不僅要在標(biāo)題上寫明，更要公文里一灌到底。）決定事項(xiàng)不僅要在標(biāo)題上寫明，更要公文里一灌到底。（2 2）要闡明決定事項(xiàng)的背景和意義。）要闡明決定事項(xiàng)的背景和意義。（3 3）要準(zhǔn)確提出具體任務(wù)、要求等措施。）要準(zhǔn)確提出具體任務(wù)、要求等措施。（4 4）注意與）注意與“決議決議”、“指示指示”、“通知通知”的區(qū)別。的區(qū)別。 （二）通知 適

5、用于批轉(zhuǎn)下級公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；下發(fā)規(guī)章制度；傳達(dá)要求下級公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用人員。o 通知可分為“批示性通知”、“一般性通知”、“指示性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”等五種。（1）批示性通知。批轉(zhuǎn)下級公司的公文時(shí)，或者在批轉(zhuǎn)上級公司、同級單位和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政規(guī)范時(shí)的通知。要寫明對所批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件的意見和評價(jià)，如要求下級公司“參考”、“參閱”、“參照執(zhí)行”、“遵照辦理”、“研究執(zhí)行”、“認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等等。（2）一般性通知。上級機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要下級機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)通知。象慶祝某個(gè)節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤

6、銷某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請下級公司報(bào)送有關(guān)材料等。要交代清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。（3）指示性通知。對下級公司某一項(xiàng)工作有所指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時(shí)通知。這類通知，要求使下級機(jī)關(guān)一看就知道要求他們解決什么問題，為什么要解決這些問題，采取什么措施來解決這些問題。（4）會(huì)議通知。本公司或某個(gè)部室要召開比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)公司，這就是會(huì)議通知。 要求寫得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。（5）任免通知。做為一級保險(xiǎn)公司在任免下級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或

7、上級機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級公司知道時(shí)，要發(fā)任免通知。這種通知寫法比較簡單，一般只要寫清任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。 轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題寫法：o 發(fā)文機(jī)關(guān)+批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）+原件標(biāo)題+文種注意：（1）省略“關(guān)于”（2）多層轉(zhuǎn)發(fā)應(yīng)省去中間搭橋部分（3）轉(zhuǎn)發(fā)的文件是法規(guī)性文件，應(yīng)加 。（4）原件是通知，應(yīng)省略文種。o 注意問題：（1）通知一般都要有一個(gè)符合“三要素”的標(biāo)題，即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種。使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。通常保險(xiǎn)公司發(fā)的一些通知類公文，由于有文件版頭，也可以把發(fā)文機(jī)關(guān)省略，只寫“事由”和“文種”兩個(gè)要素。（2）通知的標(biāo)題下面，正文之前

8、，要寫明被通知的單位。（3）如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字。 （三）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。o 通報(bào)是做為一級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及好壞典型事例告知所屬下級單位的文件。o 通報(bào)的寫法不同于決定、報(bào)告、通知、指示等公文，是屬于敘事的寫法。o 常見的寫法有三種：（1）概括一個(gè)短時(shí)期的工作進(jìn)展情況。這種通報(bào)可以分條專題敘述。（2）專題通報(bào)。這種通報(bào)可以按事情演變過程分段敘述。（3）表彰或批評一人一事。這種通報(bào)可以分節(jié)敘述通報(bào)的主要內(nèi)容和目的，一般包括： 導(dǎo)語：用簡練的文字概括通報(bào)的中心內(nèi)容。 主體：詳細(xì)敘述該人該

9、事的基本情況和事實(shí)，也可穿插介紹調(diào)查、處理的情況。 結(jié)論：對該人該事的評價(jià)或處理意見，并引申出應(yīng)當(dāng)吸取的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提出對有關(guān)下屬單位和人員的要求，或推廣，或提防。 （四）報(bào)告 適用于向上級單位或部門匯報(bào)工作，反映情況，提出建議；答復(fù)上級單位或部門的詢問。o 報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向主管上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議的上行公文。報(bào)告是陳述性文件，按內(nèi)容可分為專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告；按時(shí)間可分為年度報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。o 報(bào)告這種公文通常分為三部分：o開頭：總述開展工作的主要背景、主要作法或存在的主要問題等o主體：一般分為四個(gè)方面：一、情況；二、經(jīng)驗(yàn)；三、問題；四、今后

10、意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報(bào)告也可分為四個(gè)方面：一、情況；二、原因；三、責(zé)任；四、處理情況和意見。o結(jié)尾部分：常針對報(bào)告中反映的情況和意見等，請求領(lǐng)導(dǎo)審核批示，如寫“以上報(bào)告是否妥當(dāng)，請批示”、“特此報(bào)告”、“當(dāng)否，請指示”一類詞語結(jié)束正文。呈轉(zhuǎn)性的報(bào)告，常寫“以上報(bào)告如無不妥，請予批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等。（五）請示。適用于向上級單位或部門請求指示、批準(zhǔn)。o 請示是向主管上級機(jī)關(guān)請求對某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。o 撰寫請示，一般要掌握三個(gè)要領(lǐng)：（1）詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請示事由。請示的事項(xiàng)，最好專題專文，以便上級及時(shí)批復(fù)。（2）明確提出本單位或個(gè)人對解決這一問題的

11、意見，供上級參考。（3）具體提出對上級的要求，包括希望某個(gè)最佳方案批示；由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級盡快答復(fù)，甚至務(wù)請?jiān)谑裁磿r(shí)間內(nèi)批復(fù)；提請上級批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫時(shí)先按什么原則進(jìn)行工作，等等。請示的結(jié)尾語一般用：“以上請示妥否，請批復(fù)”或“妥否，請指示”等慣用語結(jié)束全文。 （六）批復(fù) 適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。o 批復(fù)是下行公文，是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的請示給予答復(fù)時(shí)所使用的一種文體。批復(fù)的內(nèi)容一般包括兩個(gè)方面：一是告知情況，正文開頭一般要引述下級來文日期、文號和標(biāo)題，告知收文情況，如“你公司文已收悉，經(jīng)研究批復(fù)如下：

12、”。二是表明態(tài)度，同意或不同意，然后寫明同意的關(guān)鍵內(nèi)容；如不同意，則要陳述不同意的主要原因。 （七）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形摹⑾滦形暮推叫形?。o 意見是一級公司對某項(xiàng)事業(yè)或工作提出改進(jìn)措施和建議而形成的一種公文。其特點(diǎn)：（1）現(xiàn)實(shí)性。（2）建議性。（3）可行性。（4）實(shí)在具體。（八）函 適用于不相隸屬單位或部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。o 函即信，公函也就是公務(wù)信件。它是上下級和各平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用的一種文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，

13、有時(shí)還可不擬標(biāo)題。 （九）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。o 有些中小型會(huì)議，在開過后并不作正式?jīng)Q定或決議，但對會(huì)上所討論的問題，在取得一致意見后，需要貫徹執(zhí)行，或印發(fā)成文件。在這種情況下，就需要寫會(huì)議紀(jì)要。o 會(huì)議紀(jì)要一般包括兩個(gè)部分：o 第一部分是會(huì)議情況簡述，主要是簡要敘述開會(huì)目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議人員和討論的問題以及討論的情況。o 第二部分是內(nèi)容紀(jì)要，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話摘要，歸納與會(huì)代表經(jīng)過討論并取得一致意見的有關(guān)問題。o 寫會(huì)議紀(jì)要要注意這樣幾個(gè)問題：（1）闡述要清楚，交代要具體。（2）觀點(diǎn)要鮮明，是非要分明。（3）整理要忠實(shí)，要點(diǎn)要突出。（4）語言要簡練，判斷要準(zhǔn)

14、確。（5）條理要清楚，概括要完整。四、公文寫作的基本要求 p 要符合黨和國家的方針、政策、法令和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。 p 要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。 p 公文的撰寫和修改必須及時(shí)、迅速，防止拖拉、積壓。 p 詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。 p 要符合保密制度的規(guī)定。 p 文約事豐，短小精悍。p 標(biāo)題：小標(biāo)宋體， 二號字p 正文：仿宋，三號字p 行間距：我們單位一般設(shè)置“固定值”28磅p 字間距：一般不作要求p 政府公文格式及公文字體字號標(biāo)準(zhǔn)p 保密等級字體：一般用3號或4號黑體p 緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同（3號或4號黑體）四、公文寫作的基本要求 o 文頭的字體：大號黑體字、

15、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一般為紅）o 發(fā)文字號的字體：一般采用3號或4號仿宋體o 簽發(fā)人的字體：字體字號與發(fā)文字號相同（3號或4號仿宋體）o 標(biāo)題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。o 主送機(jī)關(guān)的字體：一般采用3號或4號仿宋體o 正文的字體：常用3號或4號仿宋體o 附件的字體：常用3號或4號仿宋體o 作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）四、公文寫作的基本要求 o 日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）o 注釋的字體：小于正文的的4號或小4號仿宋體o 主題詞的字體：常用3號或4號黑體 公文寫作公文格式排版中的字體要求公文寫作o 抄送機(jī)關(guān)的字體：與正文

16、的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字o 印發(fā)說明的字體：與抄送機(jī)關(guān)的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文o 主標(biāo)題（又稱一級標(biāo)題）為二號宋體（加粗）四、公文寫作的基本要求 o 開端用語。根據(jù)、據(jù)、依據(jù)、按照、遵照；為、為了、由于、對于、關(guān)于、茲有、定于等，多用于文件的開端，引出下文。o 稱謂詞。在表述指代關(guān)系的稱謂時(shí)，一般用下列專用詞離語：五、公文寫作的十一種常用語言 o 第一人稱：用本、我，后面再加上指代的單位簡稱，如本公司、我公司、本部、我部等；o 第二人稱：用貴、你，后面再加上指代的單位簡稱，如貴局、貴行、你司等等；o 第三人稱：此處“該”字用的最為廣泛，如該

17、同志、該廠、該產(chǎn)品等。稱謂在公文中正確使用，可以使文件簡明、語氣莊重五、公文寫作的十一種常用語言 o 引敘用語。前接、頃接，據(jù)報(bào)、據(jù)查、據(jù)悉、據(jù)了解，收悉、閱悉、電悉、近悉、謹(jǐn)悉、敬悉、欣悉等等。o 追述詞。經(jīng)辦、經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、經(jīng)過、通過、復(fù)經(jīng)等，用以引出被追敘的事實(shí)。如：中國人壽山東省分公司個(gè)人代理人管理辦法已經(jīng)總經(jīng)理室研究通過，現(xiàn)印發(fā)執(zhí)行。五、公文寫作的十一種常用語言 o 期請用語。請、懇請、函請、務(wù)請、擬請、特請，希、望、希望、企盼等，用于向收文者表示請示與希望。如，望遵照執(zhí)行；務(wù)請貴司屆時(shí)派員參加。使用之目的在于造成機(jī)關(guān)之間的相互敬重、和諧、合作的氣氛，從而建議正常的工作關(guān)系。o 協(xié)商用語。當(dāng)否、妥否、可否，是否可行，如無不妥、如無不當(dāng)?shù)?，用于征求對方意見和反映，具有探詢之意。這類詞，一般用在上行、平行文中，在使用時(shí)要看準(zhǔn)對象，o 命令用語。著、著令、特命、責(zé)成、令其、著即等，用以增強(qiáng)文件的權(quán)威性與嚴(yán)肅性，引起閱文者的高度重視。五、公文寫作的十一種常用語言 o 教囑用語。遵照執(zhí)行、參照實(shí)行、按此辦理、如實(shí)呈報(bào)、責(zé)令等，與命令用語用法類似。o 表態(tài)用語?？尚小⒉豢尚?/p>