現(xiàn)代企業(yè)檔案管理

1、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理目錄第一章 現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作管理1一、企業(yè)文件與檔案的概念、構(gòu)成11、文件的概念12、企業(yè)文件與檔案的構(gòu)成1二、企業(yè)檔案（business archives）31、企業(yè)檔案的概念32、建筑安裝企業(yè)檔案及其特點(diǎn)4三、企業(yè)檔案工作的內(nèi)容41、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作42、企業(yè)檔案行政管理工作5四、企業(yè)檔案工作的任務(wù)61、基本任務(wù)62、完成企業(yè)檔案工作基本任務(wù)的條件73、完成企業(yè)檔案工作基本任務(wù)的手段7五、企業(yè)檔案工作的管理體制81、企業(yè)在檔案工作建設(shè)和發(fā)展上的職責(zé)82、企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)93、企業(yè)檔案綜合管理94、企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)和企業(yè)檔案工作者10第二章 企業(yè)檔案管理運(yùn)作10一

2、、現(xiàn)代企業(yè)文件的形成和積累111、企業(yè)文件的形成112、企業(yè)文件的積累13二、現(xiàn)代企業(yè)文件的整理與歸檔131、企業(yè)文件的整理132、企業(yè)文件的案卷組織143、案卷的編目154、企業(yè)文件的歸檔16三、企業(yè)檔案的整理與保管181、企業(yè)檔案的分類182、企業(yè)檔案的保管20四、企業(yè)檔案的鑒定22五、企業(yè)檔案的檢索與編研231、企業(yè)檔案的檢索232、企業(yè)檔案的編研24六、企業(yè)檔案的利用服務(wù)26第三章 實(shí)際操作27一、黨群行政類檔案27二、科技檔案產(chǎn)品類（工程類）、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類27三、專門檔案會計(jì)檔案30四、特種載體類檔案33五、干部職工檔案：（企業(yè)檔案分類與組卷實(shí)用參考p78）3738現(xiàn)代企業(yè)

3、檔案管理第一章 現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作管理一、企業(yè)文件與檔案的概念、構(gòu)成1、文件的概念是指組織或個(gè)人在履行法定職責(zé)中形成的具有現(xiàn)成執(zhí)行效果和歷史查考作用的任何形式的記錄材料。此概念既包括形成、積累、傳遞執(zhí)行階段的現(xiàn)行文件，也包括包保存?zhèn)溆秒A段的檔案。對企業(yè)而言，現(xiàn)行文件是指企業(yè)在管理活動、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中正在制成和執(zhí)行的文件，檔案是指完成執(zhí)行效果后的有保存價(jià)值的備查、備考文件。2、企業(yè)文件與檔案的構(gòu)成企業(yè)文件與檔案從內(nèi)容上劃分，可以分為管理文件、檔案，科技類文件、檔案，會計(jì)文件、檔案和干部職工文件、檔案。（1）管理性文件、檔案：指企業(yè)在經(jīng)營管理、日常行政管理、組織管理、科技與生產(chǎn)管理等

4、工作中形成的直接記錄，具體包括以下四類：經(jīng)濟(jì)管理類：包括企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中形成的改革、改組及改造方面的戰(zhàn)略性決策文件與檔案；企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)規(guī)劃和市場營銷方面的文件、檔案，組織計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)及物料管理等方面的文件與檔案。行政管理類：包括企業(yè)在行政事物、公安保衛(wèi)、法紀(jì)監(jiān)督、人事管理、教育衛(wèi)生、審計(jì)、外事及后勤等方面形成的文件與檔案。組織保障類：包括企業(yè)黨委、工會、共青團(tuán)、紀(jì)檢、協(xié)會等部門形成的文件與檔案?？萍寂c生產(chǎn)經(jīng)營類：包括企業(yè)在新產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、質(zhì)量、能源、標(biāo)準(zhǔn)化、定額、安全生產(chǎn)管理等方面形成的文件與檔案。（2）科技類文件與檔案：是指企業(yè)在產(chǎn)品生產(chǎn)、工程項(xiàng)目的建設(shè)、科研課題的開發(fā)研

5、究等工作中形成的文件與檔案，具體包括以下四類： 科研類：包括企業(yè)在課題立項(xiàng)、研究、試制、成果堅(jiān)定等推廣應(yīng)用等方面形成的文件與檔案。產(chǎn)品類：包括企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)、工藝準(zhǔn)備、加工制造、產(chǎn)品鑒定、檢驗(yàn)、包裝、廣告宣傳等方面形成的文件與檔案。設(shè)備類：包括企業(yè)在設(shè)備購置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、改造更新、報(bào)廢等方面形成的文件與檔案。（3）會計(jì)文件與檔案：是指企業(yè)在會計(jì)工作中行成的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。（4）干部職工文件與檔案：指企業(yè)在勞動人事管理工作中形成的企業(yè)干部職工個(gè)人的文件與檔案。由于企業(yè)的現(xiàn)狀是企業(yè)歷史的延續(xù)，而企業(yè)的現(xiàn)狀又將成為企業(yè)未來的歷史，因此企業(yè)當(dāng)前和未來的經(jīng)營管理、科技開發(fā)及產(chǎn)品生

6、產(chǎn)都離不開對企業(yè)原有的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等各種管理和生產(chǎn)技術(shù)條件的準(zhǔn)備掌握，而所有這些信息都凝結(jié)在企業(yè)文件與檔案中。文件是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營管理、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)的執(zhí)行依據(jù)和工具，其完成執(zhí)行效用以后，有保存價(jià)值的部分則轉(zhuǎn)化為檔案，在企業(yè)管理和生產(chǎn)技術(shù)活動中發(fā)揮憑證和參考作用，從而使檔案中有價(jià)值的內(nèi)容又融入了新的文件之中?？梢?，文件與檔案在企業(yè)經(jīng)營管理，技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品活動中是相互補(bǔ)充、共同發(fā)揮作用的。二、企業(yè)檔案（business archives）1、企業(yè)檔案的概念是指企業(yè)在各項(xiàng)活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄。正確理解此概念，應(yīng)把握四點(diǎn)：（1）企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動的歷史

7、記錄企業(yè)檔案的形成范圍是具體的，即在特定的企業(yè)活動范圍內(nèi)形成的，它記述和反映了企業(yè)有關(guān)活動的過程和成果，并首先為企業(yè)的生存與發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜的，即企業(yè)檔案不是單一地記錄企業(yè)的某一項(xiàng)具體的活動，而是全方位反映企業(yè)活動的方方面面，它既包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事、教育、宣傳及其他相關(guān)活動的內(nèi)容，是企業(yè)各種職能活動內(nèi)容的總和，呈現(xiàn)出內(nèi)容構(gòu)成的復(fù)雜性。企業(yè)檔案是企業(yè)活動的一種歷史記錄，這說明企業(yè)檔案所反映的事物或活動不是現(xiàn)行的，也不是將來的，而是已經(jīng)完成或告一段落的事物或活動。（2）企業(yè)檔案是企業(yè)活動的直接記錄企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動中直接形成的，這說明

8、企業(yè)檔案是關(guān)于企業(yè)活動的第一手材料，而不是事后回憶和事后編寫的。（3）企業(yè)檔案是保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)活動的記錄：并不是所有企業(yè)活動的記錄都可以轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案。一般來說，只有那些具有保存價(jià)值，即在較長時(shí)間內(nèi)能夠發(fā)揮憑證、依據(jù)作用的企業(yè)活動的記錄才有可能轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案。當(dāng)然，轉(zhuǎn)化是有條件的：辦理完畢（完成書面處理程序）具有保存價(jià)值是最基本的轉(zhuǎn)化前提條件。履行歸檔手續(xù)、進(jìn)行必要的整理加工是轉(zhuǎn)化的另外一項(xiàng)重要的技術(shù)保障；相對集中地管理也是完成轉(zhuǎn)化的一項(xiàng)原則性要求?！氨４?zhèn)洳椤焙喢鞫笠馗爬松鲜鲛D(zhuǎn)化含義，從而是企業(yè)檔案與一般性的企業(yè)文件和其他企業(yè)活動的記錄區(qū)別開來。（4）企業(yè)檔案是各種文獻(xiàn)載體形式是多種多樣

9、的 ，除紙質(zhì)文件外，還有特殊形式的記錄載體，如照片、縮微片、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等，椰油一些以實(shí)物形式的材料也被納入企業(yè)檔案的歸檔范圍，比如證書、獎(jiǎng)品（獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等）、印章、產(chǎn)品樣品（如紙織布樣、地質(zhì)礦樣等）。2、建筑安裝企業(yè)檔案及其特點(diǎn)建筑安裝企業(yè)是只從事土木建筑和設(shè)備安裝工程施工的企業(yè)，通常包括建筑公司、工程公司、建設(shè)公司等。建筑安裝企業(yè)檔案則是只在上述企業(yè)活動中產(chǎn)生的檔案。建筑安裝企業(yè)的產(chǎn)品是各種廠房、礦井、港口、機(jī)場、鐵路、橋梁、管線、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、構(gòu)筑物和各種設(shè)施，其企業(yè)活動的主要目的是形成各種生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性的固定資產(chǎn)。同制造企業(yè)相比，建筑安裝企業(yè)的活動有幾個(gè)

10、重要特點(diǎn)：一是生產(chǎn)的流動性；二是生產(chǎn)對象的單件性；三是生產(chǎn)周期的長期性；四是企業(yè)行業(yè)行為的法律制約性。因此建筑安裝企業(yè)檔案也相應(yīng)地呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：生產(chǎn)技術(shù)檔案為主體且檔案即為產(chǎn)品所有者的竣工檔案，成果檔案具有雙重性；由于建筑無、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用較長，合同類檔案一般具有長遠(yuǎn)的保存價(jià)值等等。三、企業(yè)檔案工作的內(nèi)容企業(yè)檔案，從廣義上看有兩大部分組成：企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作和企業(yè)檔案行政管理工作。1、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作是一庫存檔案為主要對象，由企業(yè)按照有關(guān)政策、法規(guī)和規(guī)章制度的要求在其內(nèi)部進(jìn)行的。它帶有微觀性、業(yè)務(wù)性的特點(diǎn)。這一工作是整個(gè)企業(yè)檔案工作的主體部分、人們有時(shí)直接將其

11、理解為狹義的企業(yè)檔案工作。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作主要包括：（1）對企業(yè)文件工作的協(xié)助、監(jiān)督與指導(dǎo)。對企業(yè)文件的形成積累、整理立卷和歸檔移交進(jìn)行協(xié)助、監(jiān)督和指導(dǎo)，維護(hù)歸檔文件的完整、準(zhǔn)確，確保企業(yè)檔案的初始質(zhì)量。（2）企業(yè)檔案的整理。對企業(yè)檔案全宗進(jìn)行科學(xué)的劃分，對企業(yè)檔案案卷進(jìn)行分類編號及庫存整序，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有序性、系統(tǒng)性。（3）企業(yè)檔案的鑒定。通過嚴(yán)格的程序和方法對企業(yè)檔案的保管期限及資產(chǎn)含量等因素進(jìn)行評價(jià)，保證企業(yè)檔案的精煉和重點(diǎn)檔案的安全，維護(hù)企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。（4）企業(yè)檔案的檢索。對企業(yè)檔案文件進(jìn)行著錄與標(biāo)引，建立企業(yè)檔案檢索體系，逐步實(shí)現(xiàn)自動化檢索，保證企業(yè)檔案利用的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，

12、提高服務(wù)工作的效率。（5）企業(yè)檔案的編研。對企業(yè)檔案信息進(jìn)行加工、濃縮與重組，通過編研成品的廣泛傳播交流，保證企業(yè)檔案利用的針對性、主動性和有效性，提高服務(wù)工作的檔次和水平。（6）企業(yè)檔案的提供服務(wù)。通過各種服務(wù)的方式和手段，開展科學(xué)的檔案用戶分析及服務(wù)反饋控制，達(dá)到庫藏信息與利用需求的有效結(jié)合，保證企業(yè)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。（7）企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)。建立檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，通過嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì)程序和方法，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的翔實(shí)和真實(shí)，為企業(yè)檔案的日常管理和行政決策提供科學(xué)的依據(jù)。2、企業(yè)檔案行政管理工作是以企業(yè)檔案部門的人、財(cái)、物為主要對象，由各級檔案行政管理機(jī)關(guān)、專業(yè)主管部門中的檔案機(jī)構(gòu)和各個(gè)企業(yè)，從不同的角度

13、按照不同的職責(zé)來開展的，是對企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作的管理。這一工作是整個(gè)企業(yè)檔案工作的重要組成部分，它帶有綜合性、政策性特點(diǎn)。企業(yè)行政管理的工作內(nèi)容主要包括：（1）統(tǒng)籌規(guī)劃。對本企業(yè)的檔案工作作出規(guī)劃，確定長遠(yuǎn)方向和中近期目標(biāo)，保證企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。（2）組織協(xié)調(diào)。搞好企業(yè)檔案工作的內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，正確處理宏觀與微觀的關(guān)系、“塊塊”與“條條”的關(guān)系、局部與全部的關(guān)系、內(nèi)部建設(shè)與外部建設(shè)的關(guān)系，求得思想上的一致和行動上的配合。（3）統(tǒng)一制度。根據(jù)企業(yè)檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，對其內(nèi)容、要求、程序和方法作出具體的規(guī)定，并切實(shí)貫徹落實(shí)，提高企業(yè)檔案工作的規(guī)范化程度。（4）實(shí)施監(jiān)督。對企業(yè)及有關(guān)

14、人員貫徹執(zhí)行企業(yè)檔案工作的方針政策、法律法規(guī)、規(guī)章制度的情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)解決工作中的問題和缺陷。（5）業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過調(diào)查研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、召開會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查評比、提供咨詢等多種方式，對企業(yè)檔案工作中的有關(guān)業(yè)務(wù)問題進(jìn)行具體的指導(dǎo)。四、企業(yè)檔案工作的任務(wù)1、基本任務(wù)企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及其他 管理活動的歷史記錄，是一種重要的信息資源。企業(yè)檔案工作是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要工作，是國家全部檔案工作的重要組成部分。建立健全企業(yè)檔案工作，既是企業(yè)當(dāng)前工作的需要，又是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展要求的；既是多快好省地進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要基礎(chǔ)，又是建設(shè)企業(yè)文化、推進(jìn)企業(yè)

15、的社會主義精神文明的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案工作的基本任務(wù)是：認(rèn)真貫徹檔案法和有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地管理企業(yè)檔案，積極地開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供企業(yè)檔案，為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作和長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。2、完成企業(yè)檔案工作基本任務(wù)的條件包括：建立、健全符合實(shí)際情況的行之有效的企業(yè)檔案工作管理體制；設(shè)置與企業(yè)檔案和檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)；建設(shè)具有一定數(shù)量和較高素質(zhì)的結(jié)構(gòu)合理的企業(yè)檔案工作隊(duì)伍；制定有關(guān)企業(yè)檔案工作的 一系列的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范；抓好企業(yè)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)工作；配備比較完善的企業(yè)檔案庫房、設(shè)備及裝具，提供比較充足的檔案工作經(jīng)費(fèi)。如果沒有上述

16、條件，企業(yè)檔案的基本任務(wù)就成了“空中樓閣”，難以落實(shí)。上述條件齊備，企業(yè)檔案的基本任務(wù)就會得以順利完成。既要把企業(yè)檔案工作的基本工作任務(wù)作為著眼點(diǎn)，更要從完成檔案工作基本任務(wù)的條件方面著手。3、完成企業(yè)檔案工作基本任務(wù)的手段（1）行政手段。是指通過行政命令、規(guī)定，貫徹落實(shí)黨和國家有關(guān)企業(yè)檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，推行各種有效的企業(yè)檔案管理的方法與措施，對企業(yè)檔案工作進(jìn)行行政監(jiān)督。（2）法律手段。是指建立、健全企業(yè)檔案工作的法規(guī)體系，按照檔案法和其他法律法規(guī)的規(guī)定，依法制檔，維護(hù)企業(yè)檔案工作的正常秩序，使企業(yè)檔案工作做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。（3）經(jīng)濟(jì)手段。是指貫徹物質(zhì)利益的原則和按

17、勞分配的原則，將企業(yè)檔案工作的有關(guān)要求納入企業(yè)相關(guān)部門和人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制之中，通過物質(zhì)獎(jiǎng)懲的辦法激勵(lì)和推動企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展。（4）宣傳教育手段。是指宣傳黨和國家關(guān)于企業(yè)檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，宣傳本企業(yè)有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度，宣傳企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，增強(qiáng)企業(yè)有關(guān)部門、有關(guān)人員的檔案意識和參與、支持企業(yè)檔案工作的自覺性。（5）指導(dǎo)咨詢手續(xù)。是指按照有關(guān)政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等的規(guī)定，為企業(yè)單位的有關(guān)部門和人員通報(bào)情況，“穿針引線”，答疑解惑，交流經(jīng)驗(yàn)，提供具體的指導(dǎo)和咨詢。上述手段的實(shí)施，是為完成企業(yè)檔案工作基本任務(wù)的這一總目標(biāo)服務(wù)的。同時(shí)，這些手段之間不是彼此孤立的，也不是相

18、互對應(yīng)的，在企業(yè)檔案工作中通常需要綜合運(yùn)用。五、企業(yè)檔案工作的管理體制是指企業(yè)對其本身的檔案工作進(jìn)行管理的內(nèi)部體制，包括企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職責(zé)、企業(yè)檔案工作人員的配備等方面的內(nèi)容。它是企業(yè)內(nèi)部管理體制的一個(gè)重要方面。1、企業(yè)在檔案工作建設(shè)和發(fā)展上的職責(zé)（1）把企業(yè)檔案工作列入本企業(yè)發(fā)展和規(guī)劃之中，統(tǒng)一組織制定本企業(yè)的檔案工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃；（2）根據(jù)本企業(yè)發(fā)展的需要設(shè)置適宜的企業(yè)檔案工作隊(duì)機(jī)構(gòu)，建立、健全本企業(yè)內(nèi)部的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配備精干高效、結(jié)構(gòu)合理的企業(yè)檔案工作隊(duì)伍；（3）確定分管本企業(yè)檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人，并明確其職責(zé)；（4）大力推進(jìn)企業(yè)檔案工作的制度化、

19、規(guī)范化，認(rèn)真組織對本企業(yè)檔案工作的基本規(guī)章制度的審查和批準(zhǔn)；（5）為本企業(yè)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供物質(zhì)基礎(chǔ)，保證企業(yè)檔案工作所必需的經(jīng)費(fèi)和庫房、設(shè)備等基本條件。2、企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)企業(yè)的檔案工作，要貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理原則，要正常運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展，就必然涉及到企業(yè)內(nèi)部管理中的各種因素，各種關(guān)系。要理順和協(xié)調(diào)和好這些因素與關(guān)系，企業(yè)負(fù)責(zé)人的認(rèn)識和決斷起著舉足輕重的作用。特別是一些直接制約企業(yè)檔案工作正常開展的關(guān)鍵因素，如機(jī)構(gòu)、人員、制度、庫房、設(shè)備、資金等，都只有靠企業(yè)負(fù)責(zé)人才能解決。企業(yè)負(fù)責(zé)人的重視和支持，已成為做好企業(yè)檔案工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。所以國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定明確指出：“企業(yè)檔案

20、管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政群等各個(gè)部門，應(yīng)有一位副廠長（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分”。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定也要求：“檔案工作應(yīng)由一名副廠長（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并列入企業(yè)工作議事日程”。作為企業(yè)的檔案部門和檔案人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的宣傳，用事實(shí)說明企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的重要作用，以爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持。作為企業(yè)的負(fù)責(zé)人，特別是分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化檔案意識，切實(shí)擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，定期聽取匯報(bào)，認(rèn)真檢查企業(yè)檔案工作情況，及時(shí)研究和解決檔案工作中存在的問題，成為企業(yè)檔案工作者的緊張后盾。3、企業(yè)檔案綜合管理企業(yè)檔案綜合管理，從

21、總體上講，是指按照企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一管理原則，凈一個(gè)企業(yè)形成的各種門類、各種形式的檔案材料由專門設(shè)立的綜合檔案工作隊(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔保存、分類整理和開發(fā)利用。具體來說有以下幾方面涵義：（1）企業(yè)檔案工作要實(shí)行歸口管理，由專門設(shè)立的綜合性的檔案工作機(jī)構(gòu)來對本企業(yè)的檔案工作進(jìn)行整體控制；（2）在本企業(yè)的檔案工作中要統(tǒng)一制定規(guī)章制度，無論對何種門類、何種形式的檔案材料，都要統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案工作的基本制度；（3）在企業(yè)檔案工作中，要牢固樹立整體觀念，把各種門類、各種形式的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體來看待和管理，在基礎(chǔ)工作中要對企業(yè)的全部檔案實(shí)行統(tǒng)一分類編號，改變各管一攤、自成體系、互不關(guān)聯(lián)的模式；在利

22、用工作中要強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案信息資源的全面開發(fā)和綜合利用，逐步建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案整體的功能和作用。4、企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)和企業(yè)檔案工作者（1）綜合檔案室的主要任務(wù)：（綜合檔案管理辦法中已明確規(guī)定）（2）企業(yè)檔案工作者：要搞好企業(yè)檔案工作，就必須發(fā)揮人的主觀能動性，必須建設(shè)一支思想傷風(fēng)過硬、具有較高業(yè)務(wù)水平、群體結(jié)構(gòu)合理的企業(yè)檔案工作隊(duì)伍。熱愛檔案工作，正確對待名利，熱心服務(wù)，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)常識、管理科學(xué)知識及法律知識等，提高檔案人員的組織管理和辦事能力。在層次上，高級、中級、初級人才應(yīng)按小、中、大的比例組成金字塔型的檔案人員群體結(jié)婚，分別承擔(dān)不同內(nèi)容及要求的業(yè)務(wù)

23、工作；在年齡上應(yīng)老中青結(jié)合，改變?nèi)藛T偏老的情況，增強(qiáng)活力，保證企業(yè)檔案的長期發(fā)展；在來源上，除管理型人才外，還應(yīng)充實(shí)一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)有關(guān)專業(yè)的檔案信息的研究與開發(fā)。保持企業(yè)檔案工作隊(duì)伍的相對穩(wěn)定。第二章 企業(yè)檔案管理運(yùn)作一、現(xiàn)代企業(yè)文件的形成和積累1、企業(yè)文件的形成企業(yè)文件的形成是文件工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。企業(yè)文件的形成質(zhì)量是各職能部門通過質(zhì)量體系認(rèn)證的必要條件。因此文件形成不僅是各職能部門的管理職能，同時(shí)它又是檔案部門必須加以重視和給予指導(dǎo)的工作內(nèi)容，隨著科技進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展，對企業(yè)文件形成的關(guān)注程度必須進(jìn)一步提供。（1）企業(yè)文件形成工作的要求：遵循規(guī)律：企業(yè)文件是在企業(yè)開展各項(xiàng)活動過

24、程中，由職能部門依據(jù)工作需要，遵循嚴(yán)格一定的科學(xué)程序和工作規(guī)律而自然形成的?，F(xiàn)代企業(yè)是在市場經(jīng)濟(jì)制度下從事獨(dú)立生產(chǎn)經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，它所從事的全部活動，貫穿于從經(jīng)營決策、產(chǎn)品開發(fā)、研制生產(chǎn)到銷售服務(wù)、取得 反饋信息的全部過程，其中每一次活動都要依據(jù)一定的客觀規(guī)律，有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行。例如企業(yè)的經(jīng)營決策必須按照以下程序進(jìn)行：搜集信息資料、確定經(jīng)營目標(biāo)、提出可行方案、方案的評優(yōu)選定、決策方案的實(shí)施、反饋信息的收集等。在市場環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，又要重復(fù)上述決策過程，制訂新的經(jīng)營決策，以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和立足市場的需要。在每次活動的各個(gè)不同的工作階段，都會形成反映該階段活動內(nèi)容的文字記載，即企業(yè)文件，因此說

25、企業(yè)文件是有規(guī)律地自然形成的。真實(shí)客觀：企業(yè)文件的形成，真實(shí)、客觀地反映了企業(yè)活動的面貌，不允許有人為的篡改和虛假的內(nèi)容。企業(yè)文件是企業(yè)現(xiàn)行活動的寫實(shí)，它要全面、系統(tǒng)、真實(shí)、客觀地反映企業(yè)的面貌。它既可作為記載和考核企業(yè)活動是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的見證，又可利用已形成文件對各項(xiàng)企業(yè)活動予以指導(dǎo)、監(jiān)督和控制，還可在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)作為提供法律訴訟的有關(guān)憑證。因此企業(yè)文件的真實(shí)性直接影響到企業(yè)各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行和對企業(yè)自身權(quán)益的合法保護(hù)，另外企業(yè)文件的真實(shí)性要求實(shí)際上也是企業(yè)通過質(zhì)量認(rèn)證的起碼條件。在國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定，企業(yè)的每一項(xiàng)活動，都要“寫成文件”，上至企業(yè)的質(zhì)量方針、質(zhì)量體系運(yùn)行的程度和規(guī)程，

26、下至各項(xiàng)活動的控制方法、質(zhì)量記錄等。都要有文字記錄。這些被“寫成”的文件，必須是真實(shí)的、準(zhǔn)確的，絕不允許有與企業(yè)活動不符的虛假的數(shù)據(jù)信息，否則只會給企業(yè)千萬貽誤和帶來損失。質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)：企業(yè)文件不僅有現(xiàn)行利用價(jià)值，而且其中絕大部分對今后工作有長期參考的借鑒價(jià)值，需要?dú)w檔保存，因此企業(yè)文件的形成要有嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。外在和內(nèi)在的兩種表現(xiàn)，外在表現(xiàn)包括：記錄載體（如紙張、光盤、磁盤）是否安全可靠，記錄方式（如書寫、磁盤記錄、光盤刻錄等）是否合格、耐久等，內(nèi)在表現(xiàn)包括：記錄格式、內(nèi)容是否標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)信息是否真實(shí)有效等。在文件形成過程中，知心朋友對文件質(zhì)量實(shí)施有效控制，編制文件控制程度。（2）企業(yè)文件的形

27、成渠道：在市場經(jīng)濟(jì)下，現(xiàn)代企業(yè)已不再是封閉的內(nèi)向性管理模式，而是面向市場和用戶的開放型的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，一方面除生活、技術(shù)活動在企業(yè)內(nèi)部完成外，其他活動如原材料和設(shè)備的選 購、人才引進(jìn)、市場調(diào)查、產(chǎn)品銷售、用戶反饋等均需由企業(yè)伸向外部的觸角部門來完成，另一方面即使完全由企業(yè)內(nèi)部完成的活動，也要及時(shí)接收外產(chǎn)聽信息，如專利技術(shù)、產(chǎn)品動態(tài)、國內(nèi)外科技情況、國際市場經(jīng)貿(mào)信息等，并據(jù)此適時(shí)調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的產(chǎn)品開發(fā)和科技研究方向，以適應(yīng)市場競爭的挑戰(zhàn)。企業(yè)內(nèi)部生活經(jīng)營及管理部門：這是企業(yè)文件的主要形成渠道和部門，他們主要提供在企業(yè)內(nèi)部各次生產(chǎn)經(jīng)營活動及管理工作中形成的信息文件。這類文件記錄了企業(yè)人、財(cái)、物等資源狀

28、況及生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本數(shù)據(jù)信息，可以作為從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，證實(shí)企業(yè)達(dá)到了相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，是構(gòu)成企業(yè)文件質(zhì)量體系的主要部分。企業(yè)物質(zhì)采購、經(jīng)營銷售及服務(wù)部門：這是企業(yè)內(nèi)部和外部的接口部門，他們不僅要形成本部門工作的實(shí)際情況，例如合同、計(jì)劃等，還要及時(shí)了解用戶服務(wù)、同行業(yè)競爭等方面信息，并將這類信息洪成本企業(yè)可以利用的信息文件 ，供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及管理層作為制訂經(jīng)營決策的主要依據(jù)。國家或地方的貿(mào)易、金融、投資、情報(bào)部門：這些部門雖不在企業(yè)編制范圍之內(nèi)，但他們掌握了企業(yè)所處宏觀環(huán)境的全部信息，包括經(jīng)貿(mào)、財(cái)物、技術(shù)等方面的情報(bào)信息，這部分信息是企業(yè)決策必不可少的重要依據(jù)。企業(yè)必須通過相關(guān)部門

29、設(shè)置專人從事這類信息的收集的工作，并將其形成企業(yè)文件。2、企業(yè)文件的積累企業(yè)文件的積累是避免文件散失、損壞，維護(hù)其安全、完整的必要手段。積累的方式：職能部門、檔案部門（或辦公部門），職能部門積累是指由文件的形成或經(jīng)辦部門形成文件的統(tǒng)一積累，并由專人負(fù)責(zé)保管。比如黨政管理文件 ，一般由企業(yè)辦公（秘書）部門積累，生產(chǎn)經(jīng)營文件，一般由生產(chǎn)經(jīng)營管理部門積累，科技文件一般由原形成的科技部門積累，這種積累方式便于各職能部門形成和經(jīng)辦的文件的日常利用，是較為普遍采用的一種方式。檔案部門或辦公部門積累：指由檔案部門或辦公部門對企業(yè)文件實(shí)行統(tǒng)一積累和保管，這種方式主要用于企業(yè)規(guī)模較小，職能部門和人員較少，或文件

30、使用范圍較為廣泛的情況下。二、現(xiàn)代企業(yè)文件的整理與歸檔1、企業(yè)文件的整理企業(yè)文件的整理是歸檔的準(zhǔn)備工作。通過整理，將在企業(yè)各項(xiàng)活動中形成和積累的文件系統(tǒng)化，把它們分門別類地按照其形成規(guī)律與特征，恰當(dāng)?shù)亟M織成若干保管單位案卷，并編制目錄以備檢索，使之構(gòu)成一個(gè)具有整體聯(lián)系的企業(yè)文件管理系統(tǒng)。檔案部門應(yīng)給予重視，并指導(dǎo)、協(xié)助各職能部門做好這項(xiàng)工作，以確保歸檔工作的質(zhì)量。企業(yè)文件種類別之間如何區(qū)分？以文件的記錄內(nèi)容作為區(qū)分的主要原則：從記錄內(nèi)容看：以記錄黨群工作和行政事務(wù)管理活動為主要內(nèi)容的，構(gòu)成了黨政管理類文件，以記錄科技生產(chǎn)活動為主要內(nèi)容的，構(gòu)成科技類文件，以記錄生產(chǎn)經(jīng)營活動為主要內(nèi)容的，構(gòu)成了生

31、產(chǎn)經(jīng)營管理類文件，從信息性質(zhì)上看黨政管理類文件多屬于靜態(tài)的、歷史的信息；科技類文件多是指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)和科研活動的信息；生產(chǎn)經(jīng)營管理類文件則不僅是現(xiàn)實(shí)信息，而且具有動態(tài)性及一定的情報(bào)性（比如市場調(diào)查文件）。因此以文件記錄內(nèi)容作為區(qū)分的主要原則比較實(shí)用和相對可靠。以文件的形成部門作區(qū)分的參考方法：在企業(yè)內(nèi)部，各職能部門擔(dān)負(fù)著不同的任務(wù)和職責(zé)，在分工負(fù)責(zé)的活動中所產(chǎn)生和形成的文件也各不相同。技術(shù)和生產(chǎn)部門從事并分工負(fù)責(zé)科技、生產(chǎn)活動，主要形成以科技內(nèi)容為主的科技文件；黨政管理部門從事黨群工作和行政管理活動，主要形成黨政管理文件；生產(chǎn)經(jīng)營管理部門從事生產(chǎn)經(jīng)營活動及其管理工作，主要形成生產(chǎn)技術(shù)管理和經(jīng)營管

32、理文件。在進(jìn)行種類文件區(qū)分時(shí)，以職能部門為參考原則，可以使文件的區(qū)分與檔案的收集工作相結(jié)合，用來區(qū)分那些單純從內(nèi)容上比較難以區(qū)分的文件。以保持種類文件的系統(tǒng)性為最終原則。比如科技文件具有成套性的特點(diǎn)，黨政管理文件常有來文和復(fù)文。2、企業(yè)文件的案卷組織案卷是指一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件的集合體。為方便保管起見，同一案卷中的企業(yè)文件應(yīng)具有相同的密級和保管期限，并在一定的數(shù)量范圍內(nèi)，由檔案部門提供的標(biāo)準(zhǔn)的保管單位卷、冊、袋、盒來組織。組卷的方式比較多，主要的有按問題（同一問題為一卷或數(shù)卷）、名稱（會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、按時(shí)間（同一時(shí)間形成或反映相同時(shí)間內(nèi)容）、地區(qū)（產(chǎn)品市場、用戶材料）、收發(fā)文機(jī)關(guān)（

33、報(bào)告、批復(fù)）、作者（同一作者形成的科研成果）、結(jié)構(gòu)（事物內(nèi)部基建子項(xiàng)目）、專業(yè)（基建工程的圖樣文件可按建筑、結(jié)構(gòu)、通風(fēng)、水暖、電氣等不同專業(yè)分別組卷）。案卷的組卷方法是在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，不斷積累和探索而產(chǎn)生的。在具體應(yīng)用時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的客觀情況，選擇能保持企業(yè)文件的有機(jī)聯(lián)系，又方便管理和利用的方法，也可以選擇兩、三種方法結(jié)合組卷，比如經(jīng)營管理類文件可以采用問題文件名稱或文件名稱時(shí)間兩種方法結(jié)合，或問題文件名稱時(shí)間三種方法結(jié)合進(jìn)行組卷。卷內(nèi)文件的排列：按時(shí)間、問題每個(gè)問題的文件中再按時(shí)間順序、按作者、按地區(qū)、按重要程度、重要文件在前，次要文件在后，文字在前，圖樣在后，按反映對象的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系排

34、列：如基建工程設(shè)計(jì)的總體布置圖在前，子分包圖居中，平、立、剖面圖和大樣圖在后，按文件形成的邏輯關(guān)系：復(fù)文在前、來文在后，正文在前、附件在后。3、案卷的編目案卷的編目是以案卷為對象，通過一定的形式，系統(tǒng)整理的成果，揭示案卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分的工作，它是在企業(yè)文件歸檔前，由各職能部門從事案卷組織的同時(shí)進(jìn)行的，是文件整理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。編頁（張）號、填寫案卷內(nèi)文件目錄、填寫備考表，填制案卷封面等。編而（張）號：是指案卷內(nèi)排列好的文件按順序編上頁（張）號，以固定它們在案卷內(nèi)的位置、明確卷內(nèi)文件的數(shù)量，便于保護(hù)和查找利用。通常在文件的右上角或右下角編注阿拉伯?dāng)?shù)字以示其頁（張）號，如果文件中已編有錯(cuò)誤！

35、鏈接無效。，可以另外編號。填寫案卷內(nèi)文件目錄：是詳細(xì)登載內(nèi)每一份文件情況的表格材料，對于管理和利用案卷有重要作用。主要登錄項(xiàng)目有：序號是指該份文件的字號，所在頁號該份文件在案卷中的頁碼或頁碼區(qū)間，責(zé)任者文件的編制單位或個(gè)人，日期該份文件的編制時(shí)間，備注是指應(yīng)說明的其他問題。對于科技文件而言，如果有圖樣目錄或文件目錄、可盡量利用原目錄。填寫備考表：用來說明案卷內(nèi)文件在歸檔前后的基本情況及其變化的表格材料。內(nèi)容分二部分：一部分是根據(jù)文件整理、歸卷過程中的問題，對該案卷內(nèi)文件情況的基本記載和說明，在歸檔前由各職能部門填寫，并注明組卷人及組卷時(shí)間以示負(fù)責(zé)。另一部分是在移交后及歸檔后管理過程中，各有關(guān)該

36、案卷變化情況的登載和說明，由檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫，備考表放在卷內(nèi)文件的最后，它是記錄案卷移交過程的交接憑證，一方面明確雙方的責(zé)任，另一方面便于保管人和利用者更好地掌握案卷情況。填制案卷封面：是以一定格式概要介紹案卷內(nèi)文件的內(nèi)容、成分和形式特征的一種工具，它起著保護(hù)卷內(nèi)文件和指引查找利用的作用。內(nèi)容有：全宗名稱企業(yè)名稱，文件的形成單位、全稱、類目名稱全宗內(nèi)分類方案的第一組類目名稱，如黨群類，案卷標(biāo)題又叫案卷題名，指案卷內(nèi)文件的綜合名稱，主要包括作者、主題和文種（管理類文件）或項(xiàng)目名稱，內(nèi)容特征和文種（科技類文件）三個(gè)基本部分，也可在中間加上卷內(nèi)文件所共有的其他特征，卷內(nèi)文件所針對的時(shí)間、地

37、區(qū)等，要求能簡明、準(zhǔn)確地揭示與反映案卷內(nèi)文件的內(nèi)容、性質(zhì)特點(diǎn)，卷內(nèi)文件頁數(shù)卷內(nèi)文件的總頁數(shù)，卷內(nèi)文件起止日期卷內(nèi)文件的開始和終止日期，保管期限案卷的保管期限，全宗號、目錄號、案卷號指案卷的隸屬編號，應(yīng)與檔案編號相同。4、企業(yè)文件的歸檔企業(yè)文件在完成現(xiàn)行使命后，應(yīng)由各職能部門將在本部門形成的、具有 保存價(jià)值的部門整理后移交基層檔案閱讀集中保存，這項(xiàng)工作稱為歸檔，歸檔工作是企業(yè)文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵，為保證歸檔工作的質(zhì)量以及歸檔文件的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，必須建立現(xiàn)代企業(yè)文件歸檔制度，歸檔制度是企業(yè)各職能部門進(jìn)行歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，又是基層檔案部門協(xié)助、指導(dǎo)各職能部門做好歸檔工作的基本依據(jù)。歸檔制度通

38、常包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。歸檔范圍：正確劃定企業(yè)文件的歸檔范圍是保證企業(yè)檔案齊全完整、符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要措施，因此歸檔范圍是歸檔工作的核心內(nèi)容。確定的主要依據(jù)是：在企業(yè)文件完成現(xiàn)行使命后是否具有長遠(yuǎn)保存和繼續(xù)使用的價(jià)值。凡是直接記述和反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和科技活動面貌、具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)查考價(jià)值的企業(yè)文件，均應(yīng)列入歸檔范圍，也就是說，列入歸檔范圍的企業(yè)文件必須：一是在本企業(yè)活動中直接形成，二是在當(dāng)前或一定暑期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用，三是對企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值。歸檔時(shí)間：歸檔時(shí)間是指辦理企業(yè)文件歸檔交接手續(xù)的時(shí)間。在現(xiàn)代企業(yè)中，各類文件有著不同的形

39、成規(guī)律和現(xiàn)行利用期限，歸檔時(shí)間過晚，文件長期散失在各部門或人員中，不利于安全保管，有可能丟失重要的文件；歸檔時(shí)間過早，有可能影響各職能部門對文件的現(xiàn)行使用，對企業(yè)政黨業(yè)務(wù)工作的開展產(chǎn)生不利因素。一般地：a按年度歸檔：對一般管理類文件 ，通常按年度接收歸檔，對于活動周期較長或年度時(shí)間特征較強(qiáng)的科技文件也常采用這種方法。b按活動結(jié)束時(shí)間歸檔：一項(xiàng)基建工程結(jié)束后歸檔。c按工作階段歸檔：形成周期過長，需幾年乃至幾十年完成的產(chǎn)品、科研或工程項(xiàng)目，因?yàn)槲募?shù)量龐大，通常可以按各項(xiàng)活動的工作階段將其接收歸檔。d隨時(shí)歸檔：對一些機(jī)密性較強(qiáng)的文件（如人事文件）、調(diào)查研究或從外單位收集來的文件等，為避免丟失或泄密

40、，通常采用隨時(shí)歸檔的方法，以確保企業(yè)檔案的完整與安全。歸檔份數(shù)：歸檔份數(shù)指同樣一件文件應(yīng)歸檔幾份。確定合理的歸檔份數(shù)既可滿足長遠(yuǎn)的利用需求，有效地保護(hù)企業(yè)檔案的安全，又可避免浪費(fèi)，給企業(yè)造成損失。應(yīng)考慮：一是文件的重要性，二是文件的利用率，三是某些專門需要。通常只歸檔一份，重要的利用比較頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。歸檔要求：歸檔要求是指對企業(yè)文件將近歸檔工作的基本要求，是確保歸檔工作質(zhì)量的重要措施，a企業(yè)文件的交接歸檔工作應(yīng)由各職能部門與檔案部門共同完成：職能部門進(jìn)行初步整理成案卷后向檔案室移交，檔案部門給予必要的指導(dǎo)與協(xié)助，b必須保證歸檔文件 質(zhì)量：檔案部門對各職能部門移交的企業(yè)的內(nèi)在和外

41、在質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，然后再辦理歸檔手續(xù)。需歸檔的文件內(nèi)容要真實(shí)，信息要準(zhǔn)確，書寫清楚，包裝要良好，同時(shí)要以載體質(zhì)量和記錄方式規(guī)定相應(yīng)原質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對不符合要求（質(zhì)量）的，要限期改正后再接收歸檔。歸檔手續(xù)：檔案部門在進(jìn)行質(zhì)量檢查合格后，還需辦理一定的交接手續(xù)，以示負(fù)責(zé)并備考。a科技文件應(yīng)編寫歸檔材料簡要說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。說明的主要內(nèi)容，項(xiàng)目情況（包括名稱和代字），任務(wù)來源和依據(jù)，任務(wù)實(shí)施情況，項(xiàng)目水平、質(zhì)量和效益等，本項(xiàng)目科技文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確情況，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參加人分工情況，歸檔材料整理人，說明書撰寫人姓名和撰寫日期等。b填寫歸檔文件移交清單：這是企業(yè)文

42、件交接歸檔的原始憑證，一般填寫一式二份。在辦理文件移交歸檔手續(xù)時(shí)，交接雙方職能部門和檔案部門按清單移交點(diǎn)收，并在簽字和注明日期后雙方各留存一份，以備查考。三、企業(yè)檔案的整理與保管1、企業(yè)檔案的分類指企業(yè)檔案實(shí)體的分類。國家檔案局1991年7月頒布的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則將企業(yè)內(nèi)的全部檔案分為十大類：黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)、干部職工。黨群工作黨務(wù)工作、組織工作、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、工會、共青團(tuán)、協(xié)會工作等。行政管理行政事務(wù)、公安保衛(wèi)、法紀(jì)監(jiān)察、審計(jì)工作、人事管理、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。經(jīng)營管理經(jīng)營決策、計(jì)劃工作

43、、統(tǒng)計(jì)工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、企業(yè)管理等。生產(chǎn)技術(shù)管理生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、檔案和信息管理等。產(chǎn)品按種類或型號?？萍佳芯堪凑n題性質(zhì)或課題設(shè)置，（內(nèi)容上側(cè)重于產(chǎn)品的開發(fā)與改進(jìn)或生產(chǎn)過程、生產(chǎn)工藝的革新、以應(yīng)用研究為主）。基建按工程性質(zhì)或工程項(xiàng)目。按性質(zhì)保分為“生產(chǎn)性設(shè)施”，“生活福利設(shè)施”，“公用設(shè)施”，“其他設(shè)施”等，按工程項(xiàng)目設(shè)置多少項(xiàng)工程設(shè)多少個(gè)類目。設(shè)備儀器按種類或型號。會計(jì)檔案類會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他。干部職工指企業(yè)職工的個(gè)人人事檔案。設(shè)科技人員、職員、工人、離退職工、殘廢職工。檔號的編制，檔號是企業(yè)檔案

44、部門在整理檔案過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，某一企業(yè)檔案的檔號建立后，就成為存取該檔案的標(biāo)志。頁碼是確定每份文件在案卷內(nèi)的具體位置，檔號是確定該案卷在全宗檔案中的位置，都具有唯一性，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da/t13-94檔號編制規(guī)則，將檔號結(jié)構(gòu)分為三種。全宗號案卷目錄號案卷號件、頁號，全宗號類別號案卷號件、頁號，類別號項(xiàng)目號案卷號件、頁號，根據(jù)企業(yè)檔案具體情況，綜合上述幾種結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，企業(yè)檔案的檔號結(jié)構(gòu)可概括為：全宗號類號（分類號）案卷號件頁號。2、企業(yè)檔案的保管（1）企業(yè)檔案保管，是指對已整理入庫的企業(yè)檔案進(jìn)行妥善的維護(hù)，創(chuàng)造適于保護(hù)企業(yè)檔案的條件與環(huán)境，健全有關(guān)庫房管理的規(guī)章制度，建立良好的企

45、業(yè)檔案庫藏秩序。二方面任務(wù)：一是維護(hù)企業(yè)檔案實(shí)體的理化狀態(tài)和內(nèi)容的安全性，進(jìn)行科學(xué)的預(yù)防和及時(shí)的搶救，避免和減少自然因素或人為因素對企業(yè)檔案的損害；二是維護(hù)企業(yè)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，進(jìn)行科學(xué)的整架排序，使企業(yè)檔案庫藏始終井然有序。企業(yè)檔案保管是企業(yè)檔案部門一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，這項(xiàng)工作不是簡單的“看攤守?cái)偂?，而是有著完整而科學(xué)的業(yè)務(wù)內(nèi)容的；a日常性的保管和保護(hù)工作；溫濕度的觀察監(jiān)測、庫房清潔、庫房的安全保衛(wèi)和企業(yè)檔案的入柜上架整理等。b預(yù)防性的保管與保護(hù)工作：防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染、防盜等而采取的維護(hù)措施。c搶救性的保管與保護(hù)措施：對破損或載體變質(zhì)的企業(yè)檔案進(jìn)行修補(bǔ)、

46、復(fù)制等。d條件性的保管與保護(hù)措施：主要指庫房的規(guī)劃建設(shè)與使用、企業(yè)檔案裝具的挑選及設(shè)備的購置與維護(hù)等。（2）企業(yè)檔案保管的物質(zhì)條件與防護(hù)措施：a企業(yè)檔案庫房：檔案庫房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范的有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，如沒有條件新建庫房的，在將辦公用房用作檔案庫房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行必要的改造，尤其要注意：庫房應(yīng)選擇干燥的樓層，不宜放在地下室、頂層或平房之中。應(yīng)遠(yuǎn)離民用住宅、遠(yuǎn)離易燃易爆物和污染源，減少不利因素對企業(yè)檔案的威脅。庫房的門窗應(yīng)堅(jiān)固、密閉性好、能有效地防塵。庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室、曬圖室等隔開。庫房應(yīng)具有安裝空調(diào)、去濕機(jī)等有關(guān)設(shè)備的條件。b企業(yè)檔案裝具：裝具是指用以存放檔案的柜、架、箱。有木制裝具和金屬裝具之分，

47、金屬裝具有利于防火防蟲、且較美觀，在實(shí)踐中應(yīng)用更多?？煞譃榻M合檔案柜和密集架，密集架不僅防火、防光、防塵的性能良好，而且可以節(jié)省檔案庫房的空間及庫房建設(shè)的費(fèi)用，但它對地面承重能力的要求較高。在選擇時(shí)，可以根據(jù)庫房空間的大小、檔案數(shù)量的多少、樓板的堅(jiān)固程度及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來確定。c企業(yè)檔案保管設(shè)備：企業(yè)檔案保管設(shè)備一般是指具有固定資產(chǎn)性質(zhì)的配置在企業(yè)檔案庫房及有關(guān)業(yè)務(wù)用房內(nèi)的各種技術(shù)設(shè)備。有很多種類，如空調(diào)、去濕機(jī)、防火報(bào)警器、滅火器、縮微拍照設(shè)備及縮微品閱讀器、防盜報(bào)警器、閉路電視監(jiān)控設(shè)備、消毒無菌設(shè)備、企業(yè)檔案進(jìn)出庫的搬遷工具等。d企業(yè)檔案的防護(hù)措施：防火：企業(yè)檔案的制作材料大多是易燃物質(zhì)，

48、防火問題事關(guān)重大，一方面配備效果良好、數(shù)量充足的消防器材，如滅火器、消防栓等，經(jīng)濟(jì)條件較好的企業(yè)可安裝煙霧報(bào)警器和自動滅火裝置，另一方面，要建立嚴(yán)格的防火制度和消防器材的使用管理制度，庫房訥嚴(yán)禁吸煙和使用明火，明確火災(zāi)搶救的分工，定期對庫房進(jìn)行消防檢查，消滅一切火災(zāi)隱患。防潮、防高濕：不適宜溫濕度影響企業(yè)檔案制作材料的耐久性，加大其他不利因素對企業(yè)檔案的危害程度，因此防潮、防高溫、控制和調(diào)節(jié)溫濕度，對企業(yè)檔案的保護(hù)具有重要作用。濕度1424，相對濕度45%60%，特殊載體檔案應(yīng)做特殊處理。措施：一是通過減少庫房門窗、設(shè)置兩道門和過渡間、密閉窗戶等措施、防止和控制庫外的高溫高濕影響庫內(nèi)，二是溫濕

49、度監(jiān)測和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，加強(qiáng)溫濕度的監(jiān)測，及時(shí)降低庫內(nèi)的高溫、高濕。防蟲、防鼠：有害昆蟲對檔案的危害相當(dāng)大。在高溫、高濕情況下，害蟲繁殖很快，直接威脅著企業(yè)檔案的安全，只要控制好溫濕度、保持清潔、在庫房柜架上放防蟲劑、入庫前將檔案進(jìn)行消毒，同時(shí)要經(jīng)常進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時(shí)治理，老鼠會對企業(yè)檔案造成嚴(yán)重?fù)p害，庫房內(nèi)盡可能杜絕老鼠生存和繁殖的條件，禁止堆放食品及雜物，庫房墻壁應(yīng)堅(jiān)固、平滑，檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離，發(fā)現(xiàn)老鼠后盡快采取措施予以消滅。防火：自然和人工光等對檔案本身有損害，特別是紫外光，具有強(qiáng)烈的光化作用，對檔案破壞性很大?；痉椒ǎ罕M量減少光照時(shí)間，避免陽光對檔案的直接照射，所

50、以庫房要開窄窗、安裝窗簾，庫房內(nèi)應(yīng)對燈光加以控制，燈上可加燈罩，無人時(shí)及時(shí)滅燈。防塵防污染：灰塵成份復(fù)雜，損害表現(xiàn)一是物理破壞，使檔案字跡模糊不清，損壞紙張纖維，二是化學(xué)破壞對檔案本身產(chǎn)生腐蝕作用，三是生物性破壞向企業(yè)檔案傳播各種細(xì)菌，防塵問題重要的是一定要保持庫房和裝具的清潔衛(wèi)生，庫房周圍適當(dāng)種草、植樹、進(jìn)行綠化，以防風(fēng)沙和塵土。防污染是指防止有害氣體對檔案的破壞。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，并具備較好的封閉功能，及時(shí)通風(fēng)、凈化空氣。柜架的排列自門口從左到右統(tǒng)一編號，檔案排列從上到下。四、企業(yè)檔案的鑒定企業(yè)檔案的鑒定是指按照一定的原則與方法，科學(xué)地判定企業(yè)檔案的價(jià)值，確定其保管期限；并通過嚴(yán)密的程序，

51、對檔案進(jìn)行定期檢查，將已失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的工作。確定應(yīng)保存的檔案及其保管期限，是在檔案形成前期進(jìn)行的，先由各職能部門在檔案部門的協(xié)助下，對應(yīng)歸檔材料進(jìn)行鑒定，確定其完整性、準(zhǔn)確性和保存價(jià)值，然后按價(jià)值大小確定其保管期限，后部分工作由檔案部門完成。檔案保管期限表：檔案保管期限表將檔案的來源、內(nèi)容和形式特點(diǎn)用表或冊的形式予以列舉，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是檔案室進(jìn)行檔案保存價(jià)值的鑒定工作以確定檔案的保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局檔案保管期限表永久、長期、短期保管期限表由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等幾部分。條款：一組類型相同的檔案文件的名稱或標(biāo)題。保管期限：

52、據(jù)種類檔案的保存價(jià)值確定的，1987年12月4日國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定為永久、長期（1650年左右），短期（15年以下）。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保存，凡是反映本單位一般工作活動、在較長時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料列為長期保存，凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本單位有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管，如一般事務(wù)性文件。五、企業(yè)檔案的檢索與編研1、企業(yè)檔案的檢索是指將企業(yè)檔案的各方面信息，利用一定的方式和途徑，從館（室）藏中索取出來，向利用者提供服務(wù)的一項(xiàng)工作。按檢索途徑可分為人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩大體

53、系。常用的手工檢索工具：a案卷總目錄依照歸檔時(shí)間或案卷排架順序進(jìn)行系統(tǒng)登記編制而成的目錄，它是企業(yè)檔案庫藏情況的一種目錄，又在一定程度上起到輔助檢索的作用，是企業(yè)檔案的總登記，以適應(yīng)案卷保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作的需要。總順序號歸檔時(shí)間案卷題名檔號份數(shù)頁數(shù)編制密級保管期限備注年月日單位日期b案卷分類目錄以案卷為對象，按照企業(yè)檔案實(shí)體分類的整理順序，進(jìn)行以類別為單位的系統(tǒng)登記排列、編號而成的目錄。一般以企業(yè)檔案的大類為基本單元，每一個(gè)大類設(shè)置一個(gè)分類目錄，既反映了庫藏檔案的分類整理成果，又對檢索利用起到輔助作用。c專題目錄如人事任免專題、職稱評定、獲獎(jiǎng)工程專題等。計(jì)算機(jī)檢索：相應(yīng)的設(shè)備與軟件，鍵入相

54、關(guān)主題詞即可檢索到。2、企業(yè)檔案的編研編研材料應(yīng)以室藏檔案為基礎(chǔ)，首先了解需求、熟悉家底，圍繞中心工作，供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門管理人員使用，作為經(jīng)營決策和日常管理的依據(jù)。a大事記按時(shí)間為序簡要地記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件要素：歷史背景、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、經(jīng)過、產(chǎn)生的影響（結(jié)果）。范圍：領(lǐng)導(dǎo)視察、本單位重要決策、各項(xiàng)中心工作，媒體上重要的宣傳報(bào)道、災(zāi)難性事件、基本建設(shè)項(xiàng)目落成等。要求：突出中心內(nèi)容、文字簡潔b全宗介紹以文章敘述的形式介紹和揭示全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、成份。組成：立檔單位沿革：成立的時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、職能、隸屬關(guān)系、所轄區(qū)域，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況。檔案工作基本情況：建檔時(shí)間、分類、數(shù)量。全宗內(nèi)

55、檔案內(nèi)容與成份：主體部分，按類介紹也可按卷介紹，一般是混合介紹，c組織機(jī)構(gòu)沿革系統(tǒng)地記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)或人員編制體制的變革情況。內(nèi)容：單位的歷史概況：成立時(shí)間、依據(jù)、辦公地點(diǎn)、名稱。性能、職能、任務(wù)人員編制情況：干部職工人數(shù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人單位主要工作成績d基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編以數(shù)據(jù)的形式來反映一定地區(qū)或某一方面的情況。來源：統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。通過對專題性的（如全面、業(yè)務(wù)、行政、人事等）數(shù)據(jù)分析，找出規(guī)律。e發(fā)文匯編把本單位全年內(nèi)的發(fā)文、按文號進(jìn)行匯編。f法規(guī)文件匯編把上級成文機(jī)關(guān)所頒發(fā)的法律、條例、方法、決定等法規(guī)性文件，按一定的選題匯集成冊的匯編。g會議文件匯編把重

56、要會議產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值的文件匯集成冊的匯編。h獲獎(jiǎng)工程匯編將獲獎(jiǎng)工程的開工時(shí)間、建筑面積、竣工時(shí)間、獲何獎(jiǎng)項(xiàng)等內(nèi)容匯集成冊，圖文并茂。i人才流動、重大事故匯編等。j會議簡介時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、會議簡要經(jīng)過、結(jié)果或決議。k年鑒一年一本，按年出版發(fā)行，是知識密集型的、權(quán)威性的工具書。內(nèi)容：概況、大事記、重要文件匯編、統(tǒng)計(jì)資料（人事、業(yè)務(wù)）、編合篇、附錄、前言（材料來源、人員等）第一章概述、第二大事記、第三章業(yè)務(wù)經(jīng)營數(shù)據(jù)。設(shè)備更新和技術(shù)改造信息匯編、基本建設(shè)概況統(tǒng)計(jì)、企業(yè)史志、重大外事活動、優(yōu)秀人物、電網(wǎng)線路圖集、設(shè)備選購手冊、材料供應(yīng)手冊。六、企業(yè)檔案的利用服務(wù)1、檔案出借：企業(yè)內(nèi)

57、部用戶注意：在同一時(shí)間內(nèi)，對同一用戶出借檔案的數(shù)量應(yīng)予以適當(dāng)?shù)目刂?，不宜過多；二是不向用戶出借與其職能活動無關(guān)的企業(yè)檔案。外單位人利用的規(guī)定保密、查閱制度：借閱范圍：人事會計(jì)檔案不外借、珍貴檔案不借原本借閱時(shí)間借閱數(shù)量借出檔案的保護(hù)催還和續(xù)借手續(xù)2、提供復(fù)制件3、閱覽服務(wù)開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用企業(yè)檔案，有閱覽室和一定的設(shè)備。4、信息公布通過向社會、企業(yè)公布檔案及其加工材料信息，實(shí)現(xiàn)為用戶服務(wù)的方式。這是企業(yè)增加凝聚力、擴(kuò)大社會影響、提高知名度的一種有效方法，可以通過展覽或陳列介紹企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r（注意原件的安全保護(hù)），也可以內(nèi)部打印分發(fā)（如企業(yè)周刊），可以將檔案匯編資料公開出版向社會發(fā)行，可以向媒體單位提供宣傳介紹企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的資料，也可以進(jìn)行目錄交流