公司檔案管理流程

1、1公司檔案管理流程一、主要內(nèi)容及歸檔范圍1 1、 主要內(nèi)容1.11.1凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保 完整無缺。1.21.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材 料。1.31.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。2 2、 歸檔范圍2.12.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、 政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。2.22.2組織人事 教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員

2、工花名冊、培訓登記表等。2.32.3會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報 表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責1 1、 管理機構(gòu)1.11.1文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。1.21.2各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。2 2、 檔案管理機構(gòu)主要職責：2.12.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2.22.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；2.32.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2.42.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。三、檔案的種類

3、1 1、 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。2 2、 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行 政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3 3、 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務 計劃等。4 4、 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項 性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。5 5、 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工 作指示等。6 6、 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如

4、財 產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。7 7、 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許 可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。&匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導 在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。9 9、 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管 理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。1010、 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像

5、形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。1111、 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。21212、 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案 工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。六、立卷歸檔

6、的范圍凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。七、立卷歸檔的時間1 1、 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立 卷歸檔。2 2、 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸 檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。八、立卷歸檔的要求1 1、 各部門文件檔案管理的負責人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交 行政文化中心立卷歸檔。2 2、 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3 3、 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立 在一起4 4、 立卷時

7、應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔 地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表， 注明保管期限。5 5、 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。6 6、 立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當 照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。7 7、 立卷應以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。& 立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。9 9、 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料

8、，可按立卷原則進行插卷。1010、 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方 便。1111、 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件， 并保持其完好無損。1212、 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像 資料必須是原版、原件、清晰、完整。九、檔案的借閱1 1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導批準情 況下，可查閱無密級檔案。2 2、 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重 要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案

9、的部門領(lǐng)導批準，方可借閱。3 3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、 調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。34 4、 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘 錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要， 給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。5 5、 檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不 可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6 6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借

10、閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理 人員要及時催還。7 7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導批準后，責令 其賠償一切損失。十、檔案保密要求1 1、 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同 做好保密工作。2 2、 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。3 3、 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司主任或 副總以上領(lǐng)導批準。4 4、 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。5 5、 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部

11、門領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔 案管理，及時提供利用。6 6、 外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。7 7、 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究 刑事責任。&企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借 檔案，檔案室審查無誤簽字后， 才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應由行政文化中心主任監(jiān)督 辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。十一、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理:1.1.永久保存：1.11.1公司章程；1.21.2股東名簿；1.31.3組織規(guī)程及辦

12、事細則；1.41.4董事會及股東會紀錄；1.51.5財務報表；1.61.6政府機關(guān)核準文件；1.71.7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1.81.8工程設(shè)計圖；1.91.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2 2、 1010年保存：2.12.1預算、決算書類；2.22.2會計憑證；2.32.3事業(yè)計劃資料；2.42.4其他經(jīng)核定須保存 1010年的文書。3 3、 5 5年保存：3.13.1期滿或解除之合約；3.23.2其他經(jīng)核定保存 5 5年的文書。4 4、 1 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5 5、 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。4十一、超期檔案的銷毀1 1、 對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導共同 鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。2 2、 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。3 3、 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢 紙出售。文件銷毀后