企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設(shè)方案(上報版)教程文件

1、企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設(shè)方案 隨著電子信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和在辦公領(lǐng)域的深入應(yīng)用，自動化、智能化辦公越來越多的出現(xiàn) 在了現(xiàn)代辦公管理的各個環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)提升管理水平和工作效率。同時，企業(yè)對于網(wǎng)絡(luò)及信息系統(tǒng)的積極應(yīng) 用也從一個側(cè)面反應(yīng)了企業(yè)管理理念的不斷提升，電子化管理工具的全面應(yīng)用將是未來辦公管理的必然趨勢。 一、系統(tǒng)概述 協(xié)同辦公平臺，又稱“ 0A系統(tǒng)”,是采用現(xiàn)代電子技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容 器、以“信息門戶”為窗口，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。它改 變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為公司的管

2、理和決策提供科 學(xué)的依據(jù)，其管理效果主要體現(xiàn)在： 1、保障制度執(zhí)行 制度執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一，管理規(guī)定理解一致；系 統(tǒng)固化制度流程，靈活應(yīng)用保證執(zhí)行。 2、監(jiān)管工作進程 任務(wù)分配明確有據(jù)，工作進展實時管控；工作計劃審核跟蹤，待辦事項提醒反饋；工作內(nèi)容集 中反映，績效考核有理有據(jù)。 3、共享知識信息 統(tǒng)一信息發(fā)布平臺，個性設(shè)置關(guān)注內(nèi)容；區(qū)分角色推送信息，閱讀與否及時反映；知識文檔統(tǒng) 一留存，設(shè)置權(quán)限共享學(xué)習(xí)。 4、提高工作效率 流轉(zhuǎn)程序系統(tǒng)執(zhí)行，進展意見實時了解；待辦流程集中處理，工作期間避免打擾；提供統(tǒng)一協(xié) 調(diào)平臺，內(nèi)部溝通系統(tǒng)記錄；事務(wù)工作系統(tǒng)處理，避免人工重復(fù)勞動。 5、培養(yǎng)辦公習(xí)慣 協(xié)助管理計劃

3、總結(jié)，主動推送待辦事項；培養(yǎng)電子辦公習(xí)慣，奠定系統(tǒng)管理基礎(chǔ)；無紙辦公節(jié) 約成本，協(xié)同平臺減少內(nèi)耗。 、實施內(nèi)容： 鑒于協(xié)同辦公平臺是一套針對辦公流程和信息進行管理的現(xiàn)代化電子工具，對它的引入實施將在推動企 業(yè)完善、規(guī)范各項制度流程的同時對原有的工作習(xí)慣產(chǎn)生一定的沖擊。因此，信息部將采取系統(tǒng)信息量由少到 多逐步增加、工作流程完善一個上一個、組織多種形式的系統(tǒng)使用培訓(xùn)等循序漸進的措施來保障該系統(tǒng)的成功 實施。本系統(tǒng)擬初始實施內(nèi)容建議如下: 1、信息門戶管理平臺 建立統(tǒng)一的集團信息門戶，為企業(yè)信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的各種信息（公 告通知、文件、函件新聞資訊、內(nèi)部期刊、管理制度

4、等）的統(tǒng)一管理和發(fā)布，同時為員工的個人辦公提供個性 化服務(wù)。 需求 描述 公告通知 集團倍B門級公文及通知信息有效傳達，同時可以歸檔備查 制度文件 集團倍0門級規(guī)章制度信息及修訂發(fā)布 新聞信息 集團內(nèi)部或外部新聞通訊信息發(fā)布，豐富企業(yè)文化 民意調(diào)查 針對集團組織的活動或某項決定調(diào)查員工的想法 知識訂閱 根據(jù)權(quán)限獲取他人共享的知識文檔 考勤信息 員工出勤、請、休假等信息的審批發(fā)布 事務(wù)信息 日常事務(wù)的提醒、督促、跟蹤、反饋 日程信息 日常辦公行程計劃的管理及發(fā)布 2、工作流程管理平臺 利用軟件系統(tǒng)自由配置、固化成熟的工作流程及表單，以實現(xiàn)制度流程的電子化、規(guī)范 化、標(biāo)準(zhǔn)化，減 少人為理解原因造成

5、的制度運作不流暢，從而提升集團的整體執(zhí)行力。同時可以對工作的進程予以實施監(jiān)控、 催辦和督辦，對流程數(shù)據(jù)及結(jié)果進行分析、統(tǒng)計，繼而進 步完善、優(yōu)化工作流程。 需求 描述 通用流程 內(nèi)部溝通（自由流程）、工作聯(lián)系單、工作計劃和總結(jié) 法務(wù)辦公 公文管理、印章管理、合冋會簽、信息發(fā)布、檔案利用 行政事務(wù) 名片印制、發(fā)送快遞、物品采購、車輛使用 人力資源 招聘管理、入職流程、離職流程、人員調(diào)動、請假審批 財務(wù)管理 現(xiàn)金報銷、付款申請、借款申請 3、知識共享管理平臺 打破知識文檔分散儲存在不同員工及部門，依據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理集團所有知識文檔，沉淀日常工作中產(chǎn)生 的成果并在合理范圍內(nèi)共享，提高內(nèi)部經(jīng)驗的分享利用

6、率，改進企業(yè)創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高工作效率 及員工技能素質(zhì)，避免因員工流失帶來的企業(yè)知識流失，減少管理培訓(xùn)成本。 需求 描述 通知公告 集團倍0門級公文及通知、公告信息審批后發(fā)布、歸檔供查閱 管理制度 集團及部門規(guī)章管理制度信息展示 工作職能 員工崗位職責(zé)界定信息查閱 工作流程 集團內(nèi)部工作流程信息查閱及梳理 計劃報告 集團及部門計劃總結(jié)報告信息查閱備忘 員工關(guān)系 集團內(nèi)部員工座談會紀(jì)要、員工關(guān)系、溝通與交流、建議與意見等 部門知識 部門通知公告、部門工作計劃、部門管理制度、部門技術(shù)文檔 合同管理 經(jīng)會簽、審批后各類合冋歸檔供有條件查閱管理 法律法規(guī) 集團所需各類法律法規(guī)文件信息查閱管理

7、 會議信息 集團會議紀(jì)要及處理結(jié)果等信息查閱等管理 管理知識庫 集團所需管理類知識信息管理 管理培訓(xùn)教材 集團管理類培訓(xùn)信息管理 4、個人辦公管理平臺 通過系統(tǒng)中的個人辦公事務(wù)小工具，幫助企業(yè)員工對自身工作內(nèi)容進行計劃、記錄和總結(jié)，提高員工個 人的辦公效率；支持領(lǐng)導(dǎo)對下屬工作任務(wù)的派發(fā)、監(jiān)管和協(xié)助，為準(zhǔn)確考核員工績效提供決策依據(jù)。 需求 描述 日程安排 員工行程的計劃、總結(jié)、存檔便于統(tǒng)籌工作安排 集團論壇 實現(xiàn)員工多角度信息互動 名片管理 工作業(yè)務(wù)往來信息收集管理及共享 工作日志 日常工作的記錄和備忘 通訊錄 集團內(nèi)、外交流溝通信息參考 及時通訊 集成RTX等，實現(xiàn)通過RTX辦公流程在線提醒

8、5、人力資源管理平臺 整合人事信息、考勤管理、薪資福利、培訓(xùn)管理、績效考核于一體，借助協(xié)同辦公系統(tǒng) 處理人力資源事務(wù)性工作，實現(xiàn)人員信息電子化、信息錄入流程化、事務(wù)工作自動化，有效 提升企業(yè)內(nèi)部管理、增進人事管理效率。 需求 描述 組織架構(gòu) 組織機構(gòu)編制、定崗定編、崗位設(shè)置、用人需求、人員調(diào)動、辭職、辭退開除、工作 交接 招聘管理 計劃內(nèi)、外招聘、面試復(fù)試、錄用、入職、試用考核、轉(zhuǎn)正、本/跨部 門調(diào)動、合冋續(xù)簽、薪資調(diào)整、離職申請 人員信息 信息歸檔、調(diào)整、調(diào)閱、注銷、審批 違紀(jì)管理 人員違紀(jì)報批、歸檔、調(diào)閱、注銷 培訓(xùn)管理 員工需求/計劃培訓(xùn)、課程審批、技能評估、內(nèi)/外部培訓(xùn)實施、培訓(xùn) 報告

9、提交審批 考勤管理 員工加班、出差、請假操作管理 薪資管理 員工薪資規(guī)劃、發(fā)放、調(diào)整等 6、移動辦公管理平臺： 系統(tǒng)平臺支持遠程登錄，方便員工在網(wǎng)絡(luò)允許的情況下隨時隨地處理辦公事務(wù)。 移動設(shè)備平臺：基于集團移動辦公的需要，實現(xiàn)移動設(shè)備對系統(tǒng)的登錄、查閱、發(fā)起、操作、審批 等移動辦公功能。 三、建設(shè)設(shè)想： 1、組織保證：由信息部牽頭，組織系統(tǒng)實施涉及到的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成項目實施小組，酉己 合軟件供應(yīng)商共同完成對流程的梳理、知識文檔的分類等系統(tǒng)實施工作。 2、建設(shè)原則：整體規(guī)劃、分步實施，充分考慮公司管理的個性化和現(xiàn)有的辦公習(xí)慣，力求在 短期內(nèi)快速見到效果再逐漸深入推進。 3、環(huán)境配合：軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境部署充分考慮現(xiàn)有條件，適當(dāng)進行改造和升級。 4、系統(tǒng)開發(fā)：協(xié)同辦公平臺軟件在技術(shù)有一定的先進性，預(yù)留接口，滿足不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)對接以及今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的擴展。 5、合作伙伴：選擇有豐富經(jīng)驗的知名協(xié)同辦公平臺供應(yīng)商合作，要求協(xié)同辦公軟件供應(yīng)商滿 足“流程配置靈活、方便，技術(shù)設(shè)計先進、科學(xué)，應(yīng)用功能成熟、穩(wěn)定，售后服務(wù)及時、優(yōu) 質(zhì)”等基本要求。充分借鑒他們的成功案例經(jīng)驗，最大化降低項目風(fēng)險，最短期內(nèi)快速取得