辦公用品管理規(guī)程(受控)

1、文件類型：管理規(guī)程辦公用品管理規(guī)程受控狀態(tài)：分 發(fā) 號(hào)：持 有 人：生效日期：替換文件：新文件編寫：審核： 批準(zhǔn)： 1. 目的為規(guī)范公司辦公用品的申購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責(zé)任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費(fèi)，特制訂本管理規(guī)程。2. 范圍2.1. 本管理程序適用于公司全體人員。3. 責(zé)任人3.1. 人資行政部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定和修改。4. 術(shù)語(yǔ)定義4.1. 低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、線插

2、板、剪刀、釘書器、計(jì)算器、電話機(jī)、裝訂機(jī)、檔夾、裁紙刀、印泥等價(jià)值較低的日常用品。4.2. 高值管理品為：電腦、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、電風(fēng)扇、投影儀、辦公桌椅等價(jià)值較高的物品。4.3. 常規(guī)費(fèi)用：對(duì)應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用。4.4. 非常規(guī)費(fèi)用：對(duì)應(yīng)高值管理品的費(fèi)用。5. 辦公用品的申請(qǐng)。5.1. 辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請(qǐng)需要填寫辦公用品申請(qǐng)單。5.2. 各部門需于每月5日前將辦公用品申請(qǐng)單上報(bào)到人資行政部，逾期未報(bào)部門則視為當(dāng)月無(wú)需求。5.3. 各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要，及時(shí)地提出采買申請(qǐng)。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出，由部門主管或經(jīng)理指定人員進(jìn)行匯總

3、后審核簽字。6. 辦公用品的審批。6.1. 在收到辦公用品申請(qǐng)單后，人資行政部應(yīng)當(dāng)于18日前，完成公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃匯總報(bào)表的編制由部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字后，上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.2. 辦公用品申請(qǐng)單上的各級(jí)審批人是辦公用品費(fèi)用控制的責(zé)任人，其簽署的批準(zhǔn)意見對(duì)辦公用品費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。7. 辦公用品的采購(gòu)7.1. 填寫的辦公用品申請(qǐng)單在得到批準(zhǔn)后，公司人資行政部統(tǒng)一采買。7.2. 人資行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購(gòu)成本。7.3. 人資行政部將根據(jù)公司日常辦公需要，對(duì)一些常用

4、的辦公用品進(jìn)行批量購(gòu)買，在辦公室保持一定庫(kù)存，以保證正常辦公需要的及時(shí)滿足，提高供給效率。8. 辦公用品的入庫(kù)管理8.1. 在供應(yīng)商送來(lái)所購(gòu)或采購(gòu)回來(lái)的辦公用品，應(yīng)由人資行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。8.2. 綜合管理部應(yīng)當(dāng)將編制出的常用辦公用品的價(jià)格表交公司財(cái)務(wù)部備查。9. 辦公用品的保管9.1. 備用的辦公用品由人資行政部統(tǒng)一保管。9.2. 辦公用品實(shí)行封閉保存，由各部門申請(qǐng)的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)放。9.3. 發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由人資行政部做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄，標(biāo)明領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期。對(duì)于大件管理品實(shí)行保管責(zé)任制，實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬。人資行

5、政部將根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄。現(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為：電腦及其配件、傳真機(jī)、打印機(jī)、電風(fēng)扇、空調(diào)等高值辦公用品。9.4. 對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算按歷史采購(gòu)成本計(jì)算，根據(jù)人資行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購(gòu)置價(jià)值降低的，也可以直接按重置成本計(jì)算，兩種賠償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。）9.5. 實(shí)行定期盤

6、存制。盤存頻率為一月/次，綜合管理部將于每月的25號(hào)至30號(hào)內(nèi)抽取時(shí)間進(jìn)行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況，問(wèn)題情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，處理問(wèn)題。10. 辦公用品的領(lǐng)用10.1.各部門憑辦公用品申請(qǐng)單可以領(lǐng)用已采購(gòu)回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在人資行政部的辦公用品發(fā)放表上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是辦公用品申請(qǐng)單申請(qǐng)人，也可以是部門主管、經(jīng)理指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的，必須是使用人前來(lái)領(lǐng)取并簽字，以明確保管責(zé)任。10.2 .在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)，人資行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)取人做好登記記錄。11. 辦公用品的報(bào)廢1

7、1.1.公司對(duì)高值管理品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。11.2.對(duì)簡(jiǎn)單問(wèn)題的可以自行維修處理。但對(duì)有保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。11.3.可維修品出現(xiàn)問(wèn)題的應(yīng)當(dāng)提交辦公用品維修申請(qǐng)單至人資行政部統(tǒng)一進(jìn)行處理。11.4.對(duì)維修不成的高值管理品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的，在提交過(guò)維修申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)維修但無(wú)法修好的情況下，或者是對(duì)無(wú)條件維修的，經(jīng)過(guò)了人資行政部的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)人資行政部簽字確認(rèn)后報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購(gòu)買價(jià)值單件超過(guò)500元的，須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。11.

8、5.高值報(bào)廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由人資行政部進(jìn)行回收處理。11.5高值管理品在完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從高值辦公用品登記表上核銷，核銷時(shí)應(yīng)做紅筆登記，并附上辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單。12. 辭職清退情況處理12.1. 對(duì)于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續(xù)時(shí)，必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項(xiàng)。13. 低值易耗辦公用品使用時(shí)間明細(xì)名稱單位領(lǐng)用方式使用時(shí)間備注中性筆1支個(gè)人2個(gè)月白板筆1支個(gè)人2個(gè)月鉛筆1支個(gè)人1個(gè)月筆蕊2支個(gè)人1個(gè)月以舊換新美工刀把個(gè)人以舊換新除部門增加人員或業(yè)務(wù)增加外，不在另外發(fā)放該類辦公用品，物品自然損耗應(yīng)以舊換新，物品因個(gè)人原因損壞或丟失照價(jià)賠償。訂書器臺(tái)個(gè)人以舊

9、換新計(jì)算器臺(tái)個(gè)人以舊換新剪刀把個(gè)人以舊換新垃圾桶個(gè)個(gè)人以舊換新打孔器臺(tái)個(gè)人以舊換新文件筐件個(gè)人以舊換新資料冊(cè)冊(cè)個(gè)人以舊換新格尺把個(gè)人以舊換新A4木板夾個(gè)個(gè)人以舊換新檔案盒個(gè)個(gè)人以舊換新14. 形成的記錄辦公用品申請(qǐng)單辦公用品發(fā)放登記表辦公用品維修申請(qǐng)單辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單高值辦公用品登記表辦公資產(chǎn)明細(xì)表 15. 文件修訂歷史記錄無(wú)辦公用品申請(qǐng)表部門序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途及說(shuō)明備注請(qǐng)購(gòu)人：部門主管:人資行政部：總經(jīng)理：辦公用品發(fā)放登記表 部門序號(hào)名稱規(guī)格領(lǐng)用數(shù)量日期領(lǐng)用人簽字備注辦公用品維修申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間：備注設(shè)備使用人維修性質(zhì)（ ）急（ ）一般設(shè)備名稱故障情況維修記錄申請(qǐng)人： 審核人： 批準(zhǔn)人：辦公用品維修申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間：備注設(shè)備使用人維修性質(zhì)（ ）急（ ）一般設(shè)備名稱故障情況維修記錄申請(qǐng)人： 審核人： 批準(zhǔn)人：辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單 申請(qǐng)部門設(shè)備名稱備注申請(qǐng)人購(gòu)買時(shí)間報(bào)廢事由使用時(shí)間設(shè)備編號(hào)申請(qǐng)人： 審核人： 批準(zhǔn)人：辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單 申請(qǐng)部門設(shè)備名稱備注申請(qǐng)人購(gòu)買時(shí)間報(bào)廢事由使用時(shí)間設(shè)備編號(hào)申請(qǐng)人： 審核人： 批準(zhǔn)人：高值辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人資