秘書處職能手冊(cè)(完整版)

1、目 錄第一章秘書處工作職責(zé) 1第二章 秘書處崗位職能 2第三章秘書處工作制度 4第一節(jié)公文管理辦法 4第二節(jié)文件管理辦法 8第三節(jié)報(bào)告管理辦法 11第四節(jié)會(huì)議管理辦法 13第五節(jié)督辦管理辦法 16第六節(jié)檔案管理辦法 18第七節(jié)保密管理辦法 20第八節(jié)對(duì)外接待管理辦法 23第九節(jié)總經(jīng)理日程安排管理辦法 25第十節(jié)秘書行為準(zhǔn)則與基本素養(yǎng) 28Uf P秘書處工作手冊(cè)第四章工作流程 30第五章模板、范文 37第一節(jié)文件管理表單 37第二節(jié)報(bào)告管理表單 44第三節(jié)會(huì)議管理表單 52第四節(jié)公文范本 64第五節(jié)總經(jīng)理日程安排表單 70-1 -秘書處工作手冊(cè)人*9*經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部!* IM I MVVBUHi

2、 4UV1.第一章秘書處工作職責(zé)一、在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下處理日常工作、協(xié)調(diào)部門工作，監(jiān)督各部門認(rèn)真及時(shí)貫徹事業(yè) 部各項(xiàng)工作決策、指令。二、負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程管理，包括會(huì)議安排、文件簽批安排、總經(jīng)理日程安排。三、負(fù)責(zé)文書工作，包括事業(yè)部各類文件的起草、打印、收發(fā)、傳閱、歸檔、作廢、 銷毀等工作。四、負(fù)責(zé)信息、綜合資料的收集整理，為總經(jīng)理決策提供有價(jià)值信息，發(fā)揮參謀作用五、負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)管理，包括會(huì)議室的管理使用、會(huì)議議程安排、會(huì)議提案收集、會(huì)議材 料準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的制發(fā)。六、負(fù)責(zé)會(huì)議決議的督辦、反饋工作。七、負(fù)責(zé)各部門周、月、季、半年、全年計(jì)劃、總結(jié)以及報(bào)告的收集、整理

3、和上報(bào)工 作。八、負(fù)責(zé)總經(jīng)理報(bào)告、匯報(bào)、致辭的起草工作。九、負(fù)責(zé)文件、信息、機(jī)要保密工作。十、負(fù)責(zé)電話記錄、電子郵件的傳接。十一、負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。-3 -人氧ASM*經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部HHTMH! Fl BIMV &JL KW： EVTl第二章秘書處崗位職能一、總經(jīng)理助理、秘書處主任崗位職責(zé)（一）在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助完成總經(jīng)理交辦的工作任務(wù)；（二）協(xié)助行政副總做好秘書處團(tuán)隊(duì)、文化、制度建設(shè)，定期對(duì)秘書處人員進(jìn)行業(yè)務(wù) 技能培訓(xùn)；（三）協(xié)助行政副總制定秘書處整體工作規(guī)劃、工作計(jì)劃及報(bào)告；（四）協(xié)助行政副總對(duì)秘書處的相關(guān)管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督指導(dǎo)；（五）協(xié)助行政副總參與制定、執(zhí)行事業(yè)部?jī)?nèi)部管

4、理機(jī)構(gòu)設(shè)置及各類規(guī)章制度、有關(guān)（六）負(fù)責(zé)起草、修改以事業(yè)部名義送發(fā)的各類公文函件、請(qǐng)示、報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、 講話、致辭等；（七）負(fù)責(zé)匯總實(shí)際工作遇到的問題，提出建設(shè)性意見并及時(shí)呈報(bào)行政副總；（八）負(fù)責(zé)督導(dǎo)秘書做好事業(yè)部文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登 記、歸檔和保管工作；（九）負(fù)責(zé)秘書處保密工作；（十）負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系、督辦、催辦事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。二、秘書崗位職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公室事務(wù)管理1負(fù)責(zé)總經(jīng)理工作期間日常事務(wù)管理；2負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程安排，包括總經(jīng)理活動(dòng)、內(nèi)外部接待安排、預(yù)約工作、商務(wù)活動(dòng)安 排；3負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室客人來訪預(yù)約、登記、接待及服務(wù)工作；4負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件和

5、信函收發(fā)、分送及電話接聽等工作；5負(fù)責(zé)總經(jīng)理私人物品、辦公用品管理、單據(jù)整理等工作；6負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室整理工作，每天總經(jīng)理下班后，關(guān)閉門窗、電腦、電源，整理辦 公室備品，做好保潔工作；7負(fù)責(zé)總經(jīng)理交辦的其他工作。（二）文件、檔案、保密管理、督辦工作8負(fù)責(zé)事業(yè)部日常文件信函、報(bào)告等材料的起草、打印、收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)遞、催辦工 作，做到手續(xù)完備、及時(shí)準(zhǔn)確；9. 負(fù)責(zé)外來文件的分類、登記工作，并放入待處理文件夾內(nèi)，便于總經(jīng)理查閱；10. 外來公函、通知及文字材料，及時(shí)呈報(bào)總經(jīng)理批閱，根據(jù)總經(jīng)理批示辦理；11. 重要和緊急文件，須提醒總經(jīng)理；12. 每天將呈報(bào)總經(jīng)理批閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄，及

6、時(shí)按照總經(jīng)理批示 進(jìn)行傳閱并做好登記；13. 根據(jù)檔案管理要求做好文件登記、立卷、歸檔工作；14. 做好借閱檔案的登記、回收工作；15. 不可私自對(duì)外界透露與公司有關(guān)信息，不可私自外借公司文件；16. 做好督辦工作。（三）會(huì)務(wù)管理17. 負(fù)責(zé)會(huì)議室安排、會(huì)議提案收集、會(huì)議程序擬定，以及會(huì)議通知;18. 負(fù)責(zé)會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)議簽到及記錄；19. 負(fù)責(zé)會(huì)議備品準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置檢查；20. 負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議紀(jì)要、事業(yè)部簡(jiǎn)報(bào)制發(fā)。（四）其他工作21. 負(fù)責(zé)秘書處辦公用品的保管、發(fā)放登記等工作；22. 負(fù)責(zé)本部門辦公和接待區(qū)域的整體環(huán)境的整潔，創(chuàng)造良好的辦公和接待環(huán)境;23. 負(fù)責(zé)秘書處日志記錄；24.

7、 接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，并做好電話記錄；25. 完成總經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理助理交辦的其他事項(xiàng)，并對(duì)其負(fù)責(zé)。-# -經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部!* IM I MVVBUHi 4UV1.秘書處工作手冊(cè)人*9*第三章秘書處工作制度第一節(jié)公文管理辦法第一條 依據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704-1999）,結(jié)合事業(yè)部實(shí)際，特制 定本辦法。第二條 公文管理辦法概念。公文管理制度是對(duì)事業(yè)部業(yè)務(wù)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專項(xiàng)制度。第三條公文管理辦法制定依據(jù)。貫徹執(zhí)行事業(yè)部各項(xiàng)決議和指令，記錄事業(yè)部經(jīng)營(yíng)管 理活動(dòng)全部信息。第四條公文的范圍1. 內(nèi)部公文：事業(yè)部與下屬部門、下屬部門之間因組織、管

8、理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往 來文書，分為：（1）上行文（如：請(qǐng)示、報(bào)告、意見、提案等）；（2） 下行文（如：通知、批復(fù)、章程、制度、命令、決定、指令、公告、通報(bào)等）；（3）平行文（如：函等）。2. 外部公文：事業(yè)部或事業(yè)部下屬部門與政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人等 外界進(jìn)行往來的文書，大致可分為行政類、經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、 新聞?lì)?、禮儀類等，如請(qǐng)示、報(bào)告、函電賀信、合同協(xié)議等；第五條 公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用 3號(hào)楷體字，公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo) 宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，正文一般每頁排22行，每行排28個(gè)字（詳見模板）。第六條公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為一、”

9、，第二層為“（一）”，第三層為1. ”，第 四層為“（1） ”。第七條 公文用紙。一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4ffl（ 210mM 297mm，左側(cè)裝訂。張貼的公文 用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第八條公文寫作1. 寫作要求。遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡(jiǎn)明扼要，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2. 格式要求。內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注事業(yè)部統(tǒng)一文眉、頁 尾，外部公文視行文內(nèi)容加蓋事業(yè)部印章（詳見模板）-5 -經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部!* IM I MVVBUHi 4UV1.人*9*提”特急”加急”平急秘書處工作手冊(cè) 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件

10、說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印 發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。秘密等級(jí)和保密期限。涉及事業(yè)部秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限，標(biāo) 識(shí)方法與秘密等級(jí)相同，秘密等級(jí)和保密期限之間用 ”隔開。絕密” 機(jī)密”公文應(yīng)在公 文首頁左上角標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明 特急” 急件”用3號(hào)黑體字頂格標(biāo) 識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂 格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明 特-# -

11、3. 發(fā)文標(biāo)識(shí)。由事業(yè)部全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加文件”二字組成。發(fā)文標(biāo)識(shí)字體使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)（如人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部文件）。4. 發(fā)文字號(hào)。由事業(yè)部代字、文種代字、年份和序號(hào)組成。如：下行文、平行文通常采用 事業(yè)部發(fā)（函）2009XX號(hào)”各部門呈報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示由“事業(yè)部代字 +部門代 字+年 +號(hào)”組成，如“事業(yè)部人資2009xx號(hào)”組成。發(fā)文字號(hào)一般在發(fā)文標(biāo)識(shí)下空 2 行，用3號(hào)仿宋體字，在紅色反線之上4mr處居中排布。文種代字一般用 發(fā)”（上行、平行、 下行文件）和函”（平行、下行文件）2種。年份一律采用公元紀(jì)年全稱用六角括號(hào) “” 括起，如2009，不得使用09之類簡(jiǎn)

12、稱。序號(hào)為每年同一文種按發(fā)出時(shí)間順序編流 水號(hào)，序號(hào)不編虛位（即1不編為001 ），不加 第”字。5. 簽發(fā)人。分公司、各部門上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人（應(yīng)為分公司、各部門的具體承辦人員）的姓名和電話。簽發(fā)人 姓名一律在紅色反線之上居右空1字，簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào) 后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。6. 公文標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文分公司、部門。如轉(zhuǎn)發(fā)文件原件標(biāo)題過長(zhǎng)時(shí)，可用原件發(fā)文字號(hào)代替，如人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)xxxx發(fā)2009xx號(hào)文件的通知”公文標(biāo)題

13、中文種部分必須符合法定行文關(guān)系，與公文的內(nèi)容性質(zhì)相吻合。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意完整、秘書處工作手冊(cè) 排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)。7. 主送。指公文的主要受理機(jī)關(guān)、單位、部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂各用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后 標(biāo)全角冒號(hào)。命令（令）、決定、會(huì)議紀(jì)要的主送機(jī)關(guān)寫于主題詞之下版權(quán)欄之上，主送”二字用 已發(fā)”代替，后加冒號(hào)。最后一個(gè)發(fā)送單位后加句號(hào)。主送機(jī)關(guān)的全稱、特稱、單 位概念，均應(yīng)使用統(tǒng)一文字表達(dá)形式，不得前后不一。8.

14、 公文正文。主送部門名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回 行。正文要簡(jiǎn)明扼要，層次清楚。9附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí) 附件”，后標(biāo)全角 冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：附件：1. xxxx ,；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí) 附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在 附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。10. 成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。并用漢字將 年、月、日標(biāo)全，

15、零”寫為O”。11. 印章。公文除 會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，一律加蓋印章。加蓋印章要端正、居中。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施 解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)此頁無正文”的方法解決。12. 附注。公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），如 此件以傳真形式發(fā)出”、此件不 登報(bào)”等，應(yīng)居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。13. 主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞”三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字, 并刊于抄送欄橫線之上。14. 抄送部門。抄送部門在主題詞

16、下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí) 抄送”， 后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送部門依上級(jí)單位、平行單位、下級(jí)單位、部門次序排列，抄送部門間 用逗號(hào)隔開，在最后一個(gè)抄送部門后標(biāo)句號(hào)。15. 印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期以公文付印日 期為準(zhǔn)。印發(fā)單位和印發(fā)日期位于抄送單位之下，占 1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位 左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，并在印發(fā)單位和印發(fā)日期橫線 右下角刊字共印xx份”。-7 -人*9*經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部!* IM I MVVBUHi 4UV1.秘書處工作手冊(cè)第九條 擬文。公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)，秘書處負(fù)責(zé)以

17、事業(yè)部 名義制發(fā)的文件起草。第十條公文的處理流程1. 上行文。提報(bào)事業(yè)部的文件均由秘書處秘書負(fù)責(zé)接收、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交秘書處辦理公文審批手續(xù)（附公文處理/審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。秘書處秘書負(fù)責(zé)提醒總經(jīng)理對(duì)公文進(jìn)行及時(shí)批復(fù)，并將批復(fù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人， 同時(shí)進(jìn)行收文登記（登記時(shí)間要精確）。提報(bào)董事會(huì)、政府部門的公文由秘書處負(fù)責(zé)制發(fā)、 送達(dá)；2. 下行文。由秘書處根據(jù)事業(yè)部決議或總經(jīng)理意圖起草，并以事業(yè)部名義發(fā)送至各職 能部門，并予以收文登記；3. 平行文。指事業(yè)部之間、事業(yè)部?jī)?nèi)部門之間的文件。對(duì)外部公司的文件由秘書處負(fù) 責(zé)起草，用事業(yè)部文頭制發(fā)。事業(yè)部?jī)?nèi)部門間的

18、協(xié)商函由部門負(fù)責(zé)起草，并報(bào)秘書處存檔 備案。第十一條附經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部常用公文模板、范本-11 -秘書處工作手冊(cè)第二節(jié)文件管理辦法第一條目的保證事業(yè)部文件管理科學(xué)、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)文件處理精確、及時(shí)，提高文件處理效率。第二條定義秘書處根據(jù)總經(jīng)理指示對(duì)于事業(yè)部通行文件進(jìn)行綜合管理，主要由文件制定、歸類， 借閱、保存管理等構(gòu)成。第三條文件類型按照文件發(fā)布去向，可分為上行文、平行文、下行文、泛行文四類。1. 上行文：事業(yè)部向董事會(huì)或政府相關(guān)部門的發(fā)文。2. 平行文：事業(yè)部向其他平行部門的發(fā)文。3. 下行文：事業(yè)部對(duì)所屬各部門、團(tuán)隊(duì)的行文。4. 泛行文：可以同時(shí)上行、下行、平行及社會(huì)公布的一種行文（如行政公

19、文中的公告, 通告等）。按文件密級(jí)，可分為絕密、秘密、機(jī)密、普通、傳閱五類。1. 絕密：極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。2. 秘密：次級(jí)重要并且所涉及內(nèi)容不能像無關(guān)人員透露的文件。3. 機(jī)密：不能向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。4. 普通：非機(jī)密文件。5傳閱：經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部?jī)?nèi)部傳閱或傳達(dá)的文件。第四條發(fā)布形式根據(jù)發(fā)布文件公開性、重要性，按時(shí)效、節(jié)約、環(huán)保原則，確定以下發(fā)布形式。1. 上行文：0A辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)2. 平行文：0A辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)3. 下行文：電子郵件、紙質(zhì)4. 泛行文：公司網(wǎng)站、電子郵件注：以電子郵件、紙質(zhì)形式發(fā)布文件時(shí)，視必要程度，接受者須簽收登記。第

20、五條文件管理原則文件制定遵循實(shí)用性、可操作性原則；文件管理遵循保密性、可追溯性原則。秘書處工作手冊(cè) 第六條文件制定根據(jù)指示和規(guī)定，負(fù)責(zé)文件的起草、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、回收、歸檔工作。1. 文件起草：根據(jù)總經(jīng)理要求，負(fù)責(zé)總經(jīng)辦相關(guān)文件的起草工作。2. 文件審核：秘書處起草文件后，須報(bào)送行政副總或總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。3. 文件編號(hào)：領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、印發(fā)、登記。4. 文件轉(zhuǎn)發(fā)：部門需要秘書處轉(zhuǎn)發(fā)的文件，呈報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由秘書處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)、 印發(fā)，如有必要，進(jìn)行回收、歸檔。第七條文件收發(fā)事業(yè)部（本事業(yè)部與董事會(huì)、其他事業(yè)部之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及 事業(yè)部下屬部門文件的收發(fā)、分發(fā)等均

21、按本制度，由秘書處執(zhí)行、管理。1. 文件接收：文件由秘書處接收，進(jìn)行登記、分類，經(jīng)秘書處主任審核、整理后呈報(bào) 總經(jīng)理審批。2. 文件發(fā)送：根據(jù)文件發(fā)布類型、領(lǐng)導(dǎo)簽批指示，進(jìn)行呈報(bào)或發(fā)送，如需傳閱進(jìn)行逐 步登記。第八條文件歸檔1. 歸檔范圍：歸檔的文件材料必須按年度立卷，事業(yè)部?jī)?nèi)部在工作活動(dòng)中形成的各種 有保存價(jià)值的文件材料，均按本辦法規(guī)定，分別立卷歸檔。包括：（1）會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、 會(huì)議紀(jì)要等。（2）董事會(huì)關(guān)于事業(yè)部的決定、決議、指示、命令等文件材料。（3）事業(yè)部對(duì)外的正式發(fā)文及與其他事業(yè)部或政府來往的文書。（4）事業(yè)部的各種工作計(jì)劃、總

22、結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。（5）事業(yè)部與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（6）事業(yè)部負(fù)責(zé)人任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。（7）事業(yè)部職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。（8）事業(yè)部的歷史沿革、大事記及反映事業(yè)部重要活動(dòng)的剪報(bào)、 照片、錄音、錄像等。2. 文件保管：文件按內(nèi)容整理后，分為兩類保管：一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可 以歸檔的文件。全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限 進(jìn)行整理與編輯，并在文件保存簿上做好登記，歸檔保存。按文書類別不同，保存年限不 同。秘書處工作手冊(cè)（1）凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證

23、書、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書，以及員工 人事勞資文書等歸于永久保存文書（2）類似永久保存文件性質(zhì)，沒有必要永久保存的文書，如合議書、志愿書、違約書、 往來公文、復(fù)命書、報(bào)告書和重要往來信函等，可保存十年。（3）保存期從編輯之日起計(jì)算，次重要且沒有必要保存十年的文書，可保存五年。3借閱復(fù)制：借閱或復(fù)制有關(guān)文件，須填寫文件借閱復(fù)制申請(qǐng)表，行政副總或總經(jīng) 理簽批后方可借閱或復(fù)制，須在借出當(dāng)日 17時(shí)前歸還。4. 作廢銷毀：填寫文件作廢審批表、文件銷毀申請(qǐng)表對(duì)所有失效文件進(jìn)行登記 備案，經(jīng)行政副總或總經(jīng)理審批后進(jìn)行銷毀。銷毀須由兩人以上共同執(zhí)行并簽字。第九條 本辦法解釋權(quán)歸屬人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部秘

24、書處所有。如與事業(yè)部其他制度相抵觸，以其他制度為準(zhǔn)。人*9*經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部!* IM I MVVBUHi 4UV1.秘書處工作手冊(cè)第三節(jié)報(bào)告管理辦法第一條 目的：提升經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部?jī)?nèi)控管理水平，強(qiáng)化管理溝通意識(shí)，增強(qiáng)工作計(jì)劃 有效性，為經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確依據(jù)。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第三條 定義：本辦法中報(bào)告包括經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部下屬各運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷、市場(chǎng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)以 及人力資源、行政辦、品牌管理中心等各職能部門負(fù)責(zé)人，定期或?qū)崟r(shí)向事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn) 行述職報(bào)告的行為；各事業(yè)部或項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)之間需協(xié)同或通報(bào)事項(xiàng)；經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部向 董事會(huì)進(jìn)行的工

25、作匯報(bào)行為等。第四條報(bào)告分類主要包括例行報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告和其他報(bào)告三種。1. 例行報(bào)告：根據(jù)本辦法要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必須上報(bào)的計(jì)劃、總結(jié)等資料，包括月報(bào) （月工作計(jì)劃、總結(jié)）、季報(bào)（季度工作計(jì)劃、總結(jié)）和年度報(bào)告（年度工作計(jì)劃、總結(jié)）三種（詳見附表）；2. 專項(xiàng)報(bào)告：針對(duì)某項(xiàng)具體工作或按總經(jīng)理要求臨時(shí)上交的報(bào)告，包括主動(dòng)報(bào)告（即 事件報(bào)告，符合以下標(biāo)準(zhǔn)，可按此類上報(bào)：給事業(yè)部整體運(yùn)營(yíng)帶來重大影響的行為或事件； 阻礙某一項(xiàng)目營(yíng)銷或運(yùn)營(yíng)正常有序開展的行為或事件；危及或影響到事業(yè)部財(cái)產(chǎn)、員工人 身安全的行為或事件；可能損害到事業(yè)部正常經(jīng)營(yíng)或利益的自然災(zāi)害，如地震、水災(zāi)、臺(tái) 風(fēng)等不可抗力因素）、復(fù)命報(bào)告（

26、針對(duì)總經(jīng)理臨時(shí)問詢提交的報(bào)告）等；3. 其他報(bào)告：工作簡(jiǎn)報(bào)、口頭報(bào)告等。第五條報(bào)告形式主要有紙質(zhì)文件、電子版本等形式。紙質(zhì)文件指參照本辦法附件范本制定并打印出的 報(bào)告；電子版本即存儲(chǔ)于某種存儲(chǔ)設(shè)備中未打印出的報(bào)告；當(dāng)出現(xiàn)緊急情況不便以上述形 式上報(bào)時(shí)，也可使用口頭、短信、電話等形式。第六條 報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)：報(bào)告應(yīng)全面體現(xiàn)報(bào)告人、報(bào)告對(duì)象、報(bào)告事項(xiàng)、計(jì)劃完成時(shí)限、完 成標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)際完成情況及未完成原因等因素。第七條與董事會(huì)溝通1. 每月初首個(gè)星期一，事業(yè)部向董事會(huì)提交每月一次的例行工作匯報(bào)；2. 月工作匯報(bào)包括當(dāng)月工作匯報(bào)、下一階段工作重點(diǎn)等，主要圍繞市場(chǎng)開發(fā)、項(xiàng)目營(yíng)秘書處工作手冊(cè)銷與運(yùn)營(yíng)等方面工作進(jìn)行

27、綜述；3. 秘書處匯總報(bào)表，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批通過，上報(bào)公司并收取回執(zhí)；4. 戴總批示后，秘書處收取批示并呈報(bào)事業(yè)部總經(jīng)理批閱，督辦各部門執(zhí)行指示情況，并及時(shí)將結(jié)果反饋給總經(jīng)理。第八條事業(yè)部間溝通指與其他各事業(yè)部以及各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的工作交流、協(xié)調(diào)與信息共享。主要溝通方式有簡(jiǎn)報(bào)和工作協(xié)調(diào)函等，通過紙質(zhì)文件和電子版本兩種形式發(fā)行。1. 簡(jiǎn)報(bào)指事業(yè)部及事業(yè)部下屬部門根據(jù)具體工作進(jìn)展總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)；2. 事業(yè)部工作協(xié)同函指本事業(yè)部需要其他事業(yè)部或各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)予以工作配合、支持或 協(xié)調(diào)時(shí)，按本辦法范本制定并發(fā)送的函。第九條 事業(yè)部?jī)?nèi)部溝通事業(yè)部?jī)?nèi)部溝通是指事業(yè)部與下屬部門及部門之間的溝通，主要有例行報(bào)告

28、、專項(xiàng)報(bào) 告及簡(jiǎn)報(bào)三種形式。1. 例行報(bào)告：各部門須在每周一 12時(shí)前上交周工作計(jì)劃、總結(jié)；每月第三個(gè)工作日12 時(shí)之前上交月工作計(jì)劃、總結(jié)；每季度初五個(gè)工作日內(nèi)上交季工作計(jì)劃； 6月25日前上交 年中工作總結(jié)（表格、書面）；12月25日前上交年度工作總結(jié)（表格、書面）。報(bào)告須及時(shí) 交至秘書處，如有特殊情況不能及時(shí)上交，應(yīng)提前三個(gè)工作日知會(huì)秘書處負(fù)責(zé)人，并填寫報(bào)告延遲說明表報(bào)總經(jīng)理。2. 專項(xiàng)報(bào)告：要求各部門根據(jù)具體工作實(shí)際及時(shí)反映問題，便于總經(jīng)理對(duì)工作進(jìn)展情 況實(shí)時(shí)把握，并做出準(zhǔn)確決策。根據(jù)主動(dòng)與復(fù)命兩種報(bào)告類型，流程不同。（1）主動(dòng)報(bào)告：秘書處接收后對(duì)報(bào)告進(jìn)行審核分類后呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)

29、及時(shí)傳達(dá) 給上報(bào)部門。（2）復(fù)命報(bào)告：秘書處傳達(dá)總經(jīng)理問詢至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，臨近報(bào)告前給予提醒，及 時(shí)接收?qǐng)?bào)告并呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時(shí)傳達(dá)。（3）簡(jiǎn)報(bào)：部門簡(jiǎn)報(bào)由部門負(fù)責(zé)人指定專人結(jié)合部門工作進(jìn)展制定，每季度一期，力 求增強(qiáng)簡(jiǎn)報(bào)編寫部門凝聚力、榮譽(yù)感，激發(fā)事業(yè)部其他部門創(chuàng)造力，形成爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先的良性 循環(huán)。部門委派專人制作交由秘書處審核，經(jīng)秘書處主任審批，印制后于事業(yè)部?jī)?nèi)部發(fā)行， 如有必要傳閱后歸檔。秘書處工作手冊(cè)第四節(jié) 會(huì)議管理辦法第一條 目的：為規(guī)范事業(yè)部各項(xiàng)會(huì)議及培訓(xùn)流程， 統(tǒng)一會(huì)議管理模式，減少會(huì)議數(shù)量、 縮短會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)

30、營(yíng)管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第三條會(huì)議形式：見面會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。第四條 會(huì)議安排：事業(yè)部會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議、事業(yè)部年 度大會(huì)及其他臨時(shí)性會(huì)議等。1. 總經(jīng)理辦公會(huì)議。由總經(jīng)理主持，事業(yè)部高管參加，圍繞重大事件及決策展開，全 面掌控事業(yè)部發(fā)展目標(biāo)及管理動(dòng)向。秘書處負(fù)責(zé)人列席會(huì)議并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的整理和分發(fā)（會(huì)議安排詳見附表）。2. 部門會(huì)議。事業(yè)部所屬各職能部門負(fù)責(zé)人組織召開的會(huì)議，包括日、周、月例會(huì)。 會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，1個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要備份呈報(bào)至秘書處存檔備案。3. 專項(xiàng)會(huì)議。事業(yè)部總經(jīng)理確定會(huì)議主題及參加會(huì)議人員，秘書處下發(fā)會(huì)議通知，指 定召開時(shí)間、

31、地點(diǎn)、會(huì)議主題，并在會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，跟進(jìn)督辦。4. 事業(yè)部年度大會(huì)。總結(jié)全年工作情況，布署工作任務(wù)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)部門及個(gè)人。 此項(xiàng)會(huì)議由秘書處具體組織實(shí)施，并制發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。5. 其他臨時(shí)性、凡涉及到多個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議或由于工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議， 會(huì)議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會(huì)議通知單報(bào)秘書處，由秘書處進(jìn)行統(tǒng) 一安排。第五條會(huì)議管理1. 秘書處負(fù)責(zé)會(huì)議計(jì)劃管理，各類會(huì)議經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到秘書處登記備案，秘書 處每周、月編排會(huì)議安排表；2. 凡公司已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會(huì)議，組 織部門應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)秘書處調(diào)整會(huì)議計(jì)劃，

32、未經(jīng)秘書處調(diào)整的，任何人（部 門）不得隨意調(diào)整正常會(huì)議計(jì)劃。3. 各部門工作例會(huì)必須服從事業(yè)部的統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期 召開，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。4. 會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排， 原則上不可請(qǐng)假、遲到或缺席，秘書處工作手冊(cè) 遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請(qǐng)假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會(huì)后應(yīng)主動(dòng) 議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。5. 各類會(huì)議資料除自行存檔外，應(yīng)提交秘書處立卷、存檔 第六條會(huì)議準(zhǔn)備1. 事業(yè)部級(jí)會(huì)議由秘書處制發(fā)會(huì)議通知，編排會(huì)議日程，準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，負(fù) 責(zé)會(huì)議簽到、會(huì)議記錄和紀(jì)要

33、制發(fā)；2. 行政辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需相關(guān)設(shè)備用品，并檢查是否正常工作；3. 禮儀部負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)工作；4. 企劃部負(fù)責(zé)會(huì)議攝影和攝像工作。第七條會(huì)議紀(jì)律1與會(huì)人員須嚴(yán)格按照會(huì)議時(shí)間出席，提前十分鐘到達(dá)會(huì)議室，并填寫會(huì)議簽到表;2. 與會(huì)人員在開會(huì)期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出，應(yīng)按次序發(fā)言，如有急 需說明事項(xiàng)，應(yīng)向會(huì)議組織者示意獲準(zhǔn)后發(fā)言；3. 周會(huì)、月會(huì)等例行會(huì)議要求與會(huì)人員主要圍繞當(dāng)期的工作重點(diǎn)、存在的問題和解決 的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)，下一步工作重點(diǎn)以及需要其他部門或團(tuán) 隊(duì)予以協(xié)同的事項(xiàng)等展開；4. 會(huì)議期間，與會(huì)人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成振動(dòng)狀態(tài)，不準(zhǔn)接聽電話，如

34、有重要電話應(yīng)向會(huì)議組織者請(qǐng)假后離場(chǎng)接聽，以免影響會(huì)議效果。違者將予以100元處罰；5. 任何人員不得無故缺席會(huì)議，如確有緊急情況，須提前請(qǐng)假（中層干部以上人員請(qǐng) 假需總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它人員需向會(huì)議組織部門請(qǐng)假），否則視為缺席。違者將視情節(jié)嚴(yán)重性 予以100元以上處罰。第八條會(huì)議紀(jì)要管理1. 本著真實(shí)有效的原則撰寫會(huì)議記錄，并要求與會(huì)人員在會(huì)議記錄文件上簽字確認(rèn)， 形成會(huì)議紀(jì)要文件，并由總經(jīng)理審批后下發(fā)至與會(huì)人員；2. 事業(yè)部所有會(huì)議紀(jì)要由秘書處負(fù)責(zé)分類管理，指定專人負(fù)責(zé)備份、編號(hào)、登記、存 檔；3. 申請(qǐng)借閱會(huì)議紀(jì)要須嚴(yán)格參照借閱流程，辦理相關(guān)審批手續(xù)；4. 所借閱的會(huì)議紀(jì)要檔案須在借閱當(dāng)日 1

35、7時(shí)前歸還，如不能按期歸還，須再次辦理 延期借閱手續(xù);秘書處工作手冊(cè)5所借閱的會(huì)議紀(jì)要檔案嚴(yán)禁復(fù)印留存;6借閱期間借閱人須保證資料的完整，歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)資料破損或改動(dòng)，貝U依照獎(jiǎng)懲 辦法對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰第九條會(huì)議決議督辦1督辦范圍：周例會(huì)、月例會(huì)、各項(xiàng)專項(xiàng)會(huì)議決議等；2事項(xiàng)督辦形式：會(huì)后由秘書處指定專人進(jìn)行跟進(jìn)督辦，每次督辦須做好記錄工作以 備查閱，督辦形式主要包括：電話、手機(jī)短信、傳真、郵箱、現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)督辦、調(diào)閱部門會(huì) 議紀(jì)要；3督辦事項(xiàng)記錄要求：督辦人員必須準(zhǔn)確詳實(shí)了解所跟進(jìn)事項(xiàng)進(jìn)展情況，并如實(shí)填寫 會(huì)議決議跟進(jìn)表。督辦人員應(yīng)根據(jù)所跟進(jìn)事項(xiàng)實(shí)際情況實(shí)時(shí)或定期向主管副總經(jīng)理、總 經(jīng)理上報(bào)會(huì)議決議

36、跟進(jìn)記錄表。第十條附會(huì)議管理表格、流程。-19 -秘書處工作手冊(cè)第五節(jié)督辦管理辦法第一條 督辦目的：為協(xié)助總經(jīng)理對(duì)經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部各項(xiàng)工作有效管理與跟進(jìn)，進(jìn)一步 完善內(nèi)控管理體系，提升管理水平，降低運(yùn)作成本，特制定本督辦管理辦法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第三條督辦工作職能1. 補(bǔ)充完善事業(yè)部?jī)?nèi)控管理體系，有效提升管理水平；2. 記錄總經(jīng)理日常工作計(jì)劃，并進(jìn)行分類管理督辦；3. 搜集各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及部門例行工作計(jì)劃、總結(jié)并進(jìn)行統(tǒng)籌管理；4. 重點(diǎn)工作跟蹤，定期反饋總經(jīng)理，提供及時(shí)有效的決策依據(jù)；5. 其他總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的督辦管理。第四條督辦原則1. 為決策

37、服務(wù)原則：提供決策依據(jù)，樹立宏觀統(tǒng)籌、高度協(xié)同的服務(wù)理念；2. 實(shí)事求是原則：督辦工作人員要全面、準(zhǔn)確地了解情況，講真話、報(bào)實(shí)情；3. 督而不決原則：秘書處在督辦過程中具有監(jiān)督監(jiān)察權(quán)，不得擅自決策和替代督辦對(duì) 象的職能工作；4. 時(shí)效性原則：督辦工作快速、高效，確保督辦事項(xiàng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成；5. 保密性原則：秘書處要嚴(yán)格遵守事業(yè)部保密制度，避免信息泄露。一旦泄密將按照 事業(yè)部相關(guān)規(guī)定處罰。第五條 督辦對(duì)象：各項(xiàng)目公司和部門主要負(fù)責(zé)人，以及其他需督辦人員。第六條督辦方式：0A 辦公系統(tǒng)、電話、傳真、郵件、晤談及其他合理有效方式等。第七條督辦范圍分為五個(gè)層面：1. 運(yùn)營(yíng)管理層面：針對(duì)商城的環(huán)境設(shè)施

38、、客戶服務(wù)、人員管理、物業(yè)安全、物流配 送、后勤保障和應(yīng)急機(jī)制的督辦管理。2. 營(yíng)銷管理層面：針對(duì)市場(chǎng)調(diào)研、文化建設(shè)、品牌定位與傳播、營(yíng)銷戰(zhàn)略、公關(guān)策劃、 招商開業(yè)、促銷活動(dòng)等進(jìn)行督辦管理。3. 市場(chǎng)開發(fā)層面：針對(duì)市場(chǎng)開發(fā)策略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場(chǎng)開發(fā)各 項(xiàng)工作進(jìn)行督辦管理；4. 行政管理層面：針對(duì)日常行政事務(wù)、會(huì)議管理、公共關(guān)系、文書檔案、后勤管理和秘書處工作手冊(cè) 安全保衛(wèi)等進(jìn)行督辦管理。5. 人力資源層面：針對(duì)公司人員招聘、崗位異動(dòng)、人員流失、員工晤談、員工關(guān)懷、 員工培訓(xùn)、績(jī)效考核等工作進(jìn)行督辦管理。第八條 督辦內(nèi)容分為三級(jí)：一級(jí)督辦內(nèi)容包括集團(tuán)公司的重大戰(zhàn)略部署，重要會(huì)議

39、決策，總經(jīng)理重要指示；二級(jí)督辦內(nèi)容包括例行督辦、計(jì)劃督辦和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督辦等；三級(jí)督辦內(nèi)容包括公司高管的臨時(shí)指示，職能部門的工作完成情況等。第九條督辦問責(zé)規(guī)范1問責(zé)目的：提升督辦人員工作效率，增強(qiáng)自身管理意識(shí)，更好的服務(wù)于事業(yè)部決策 層，提升內(nèi)控管理水平。2問責(zé)對(duì)象：督辦組內(nèi)部工作人員3. 問責(zé)內(nèi)容：（1）工作缺乏主動(dòng)性；（2）工作落實(shí)不力；（3）虛報(bào)、瞞報(bào)督辦事項(xiàng)；（4）泄露公司機(jī)密。4. 問責(zé)方式：誡勉談話、通報(bào)批評(píng)、績(jī)效調(diào)整、勸退、辭退。第十條督辦工作流程1. 督辦類型：督辦分為例行督辦、專項(xiàng)督辦及領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督辦等三種類型。所謂例 行督辦是指定期對(duì)事業(yè)部各項(xiàng)目公司和部門例行工作的督辦。

40、專項(xiàng)督辦是指對(duì)各項(xiàng)目公司 和部門專項(xiàng)工作的督辦。領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督辦則是指領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的督辦類工作。2. 督辦流程：督辦工作立項(xiàng)一向督辦對(duì)象下達(dá)督辦通知一依據(jù)督辦事項(xiàng)進(jìn)展情況向督 辦對(duì)象有效提醒一整理督辦信息并形成督辦報(bào)告呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批閱一根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱指令進(jìn)行跟 進(jìn)提醒一督辦事項(xiàng)完成后形成報(bào)告并存檔反饋。第十一條附則1. 本管理辦法解釋權(quán)歸經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部秘書處；2. 本管理辦法自公布之日起實(shí)施；3. 附督辦問責(zé)記錄表、誡勉談話記錄表。秘書處工作手冊(cè)第六節(jié)檔案管理辦法第一條 管理部門。事業(yè)部秘書處設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。 人資、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、運(yùn)營(yíng)、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管

41、理。第二條 歸檔范圍。包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料：1. 管理文件：在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、 年度工作總結(jié)和計(jì)劃、大事記；各類公文、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等；2立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目的可行性報(bào)告、評(píng)估報(bào)告和合作合同、章程等文件，以及政府 部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等；3證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；4資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估報(bào)告等；5合同文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等；6. 項(xiàng)目開發(fā)報(bào)批文件：征地文件、規(guī)劃報(bào)建文件、施工及竣工驗(yàn)收文件等；7設(shè)備和技術(shù)文件：設(shè)備、技術(shù)資料等；8. 國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政

42、策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門、單位的來文等9. 聲像信息類：事業(yè)部具有重要價(jià)值或用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子 文件及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資料等。10. 其他需要?dú)w檔的重要文件。第三條收集歸檔1. 檔案在形成過程中，檔案員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不 遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地移交檔案室歸檔。2. 凡屬歸檔范圍的文件，檔案員應(yīng)在文件辦理完畢一個(gè)工作日內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，不 得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。3. 以事業(yè)部名義發(fā)出的日常文件、各類會(huì)議紀(jì)要、往來函件和傳真件等由秘書處負(fù)責(zé) 收集、整理，按年度立卷歸檔。4. 為避免歸檔檔案的遺漏和混

43、亂，檔案員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或 復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理 簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對(duì)檔案的歸檔情況。第四條 分類編目。檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、人*9*經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部!* IM I MVVBUHi 4UV1.經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部 !l EDWOMMBOLB.CBn,秘書處工作手冊(cè) 編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作順利進(jìn)行第五條檔案保管1檔案室必須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情， 必須立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2嚴(yán)禁無關(guān)人員

44、進(jìn)入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。3. 檔案發(fā)生損毀或丟失時(shí)，根據(jù)所造成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。 第六條檔案借閱1. 借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時(shí)，經(jīng)檢查無誤 方可辦理注銷手續(xù)；2. 借閱非機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件，須報(bào)行政副 總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批；3. 因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)行政副總批準(zhǔn)方可借出；4. 借閱機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；絕密性文件（包括復(fù)印 件），須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；5. 外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 方可查閱；6.

45、任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作 記號(hào)、涂改，污損文件。確因工作原因需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；7. 借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公 司造成損失者，將按獎(jiǎng)懲規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。第七條檔案移交檔案需移交時(shí)，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)目錄上報(bào)行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移 交。第八條檔案銷毀檔案銷毀須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由檔案管理員和秘書處負(fù)責(zé)人同時(shí)在場(chǎng)監(jiān)督。第九條其他人事、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、運(yùn)營(yíng)等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點(diǎn)增加其他要求，但必須遵守 本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。秘書處工作手冊(cè)第七節(jié)

46、保密管理辦法第一條保密范圍：1政府、董事會(huì)下發(fā)的內(nèi)部參閱、秘密級(jí)以上文件；2. 重大決策中的秘密事項(xiàng)；3尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；4. 開發(fā)報(bào)建、設(shè)計(jì)施工、訴訟或仲裁事項(xiàng)及糾紛的解決方案等；5. 章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研究報(bào)告；6. 各部門上報(bào)、下發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料；7. 各部門每個(gè)時(shí)期的工作計(jì)劃、總結(jié)和情況綜合文件、資料；8. 各類行政、業(yè)務(wù)會(huì)議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀(jì)要；9. 財(cái)務(wù)運(yùn)作、資金運(yùn)作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、金融管理 部門的原始數(shù)據(jù)、資料；10. 人事檔案，員工個(gè)人工資、獎(jiǎng)金及勞務(wù)

47、性收入資料，員工情況綜合材料；11. 在經(jīng)營(yíng)過程中形成的市場(chǎng)調(diào)查、預(yù)測(cè)、投資項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目招商、項(xiàng)目評(píng) 估、項(xiàng)目進(jìn)展情況等專題報(bào)告及有關(guān)資料；12. 招商、營(yíng)銷策略等資料；13. 招投標(biāo)資料、底價(jià)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的有關(guān)情況等；14. 工程預(yù)算、結(jié)算書和各種圖紙；15. 事業(yè)部管理層住址、電話、行蹤；16. 所有印章、財(cái)務(wù)用章、法人章等；17. 各部門所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息；18. 意外或突發(fā)事件，其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第二條 密級(jí)確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為秘密、機(jī)密、 絕密三個(gè)密級(jí)。1. 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密

48、級(jí)；2. 公司的規(guī)劃、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要會(huì)議記錄為機(jī)密級(jí)；3. 公司人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收 入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息及其它為秘密級(jí)。秘書處工作手冊(cè)第三條保密措施1密件應(yīng)由各級(jí)行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級(jí)的印章2密件應(yīng)有專人監(jiān)制、保管，存放在保險(xiǎn)箱或保險(xiǎn)柜內(nèi)；條件一時(shí)不具備的，也應(yīng)存 放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。3機(jī)密級(jí)(含)以上的文件傳閱至公司領(lǐng)導(dǎo)；秘密級(jí)文件傳閱各副總以上級(jí)別人員。 非經(jīng)以上人員批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄或傳閱。4密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由秘書處或主管副總 經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳

49、遞的公司秘密由經(jīng)辦人或電腦管理員負(fù)責(zé)保 密。5外出攜帶密件，由指定人員負(fù)責(zé)保密并采取必要的安全措施。6. 查閱、借閱密件，須要經(jīng)總經(jīng)理同意，并經(jīng)密件保存部門負(fù)責(zé)人審批后， 方可借閱。 機(jī)密件須先經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人審批，再經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后方能借閱，并要求當(dāng)日歸還。7. 凡涉及保密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時(shí)必須銷毀。8. 秘書處檔案室、打字室和有關(guān)部門資料室設(shè)為保密室，未經(jīng)同意，無關(guān)人員不得擅 自進(jìn)入保密室。各領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，未經(jīng)本人同意，不得進(jìn)入。9. 全體員工要嚴(yán)格遵守保密制度，預(yù)防丟失或被竊取文件資料；不準(zhǔn)在私人交往和通 信中泄露公司秘密；不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?；在正常的工作交?/p>

50、中要注意保守公司 秘密。10. 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議及其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：(1) 選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所；(2) 根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)的人員予以指定；(3) 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件；(4) 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。11. 任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)被泄露或可能被泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及 時(shí)報(bào)告秘書處負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)處理。12. 各部門在經(jīng)營(yíng)中如遇有可能給公司造成負(fù)面影響的緊急情況，在場(chǎng)員工應(yīng)立即處 理，無法處理時(shí)應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。對(duì)有負(fù)面影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機(jī) 關(guān)調(diào)查取證外，不得對(duì)外發(fā)

51、布任何消息；確有必要時(shí)對(duì)外發(fā)言時(shí)，應(yīng)由籌建處負(fù)責(zé)人以上 領(lǐng)導(dǎo)指定專人進(jìn)行或在統(tǒng)一口徑的情況下經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人同意或認(rèn)可后進(jìn)行。秘書處工作手冊(cè)13. 員工請(qǐng)長(zhǎng)假、長(zhǎng)休、辭職，必須將與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔 案、電子文檔填寫詳細(xì)清單并上交部門負(fù)責(zé)人第四條公司員工應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，公司有權(quán)對(duì)其進(jìn)行背景調(diào)查。第五條本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1 本事業(yè)部秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；2使事業(yè)部秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。第六條罰則出現(xiàn)下列情況之一的，予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、辭退，情節(jié)嚴(yán)重的依據(jù)公司法、保密法、刑法有關(guān)規(guī)定，追究法律責(zé)任。1、泄露公司秘密，尚

52、未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；2、違反保密管理程序的；3、泄露公司秘密但采取有效補(bǔ)救措施的；4、故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；5、違反保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；6、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。-31 -秘書處工作手冊(cè)第八節(jié)對(duì)外接待管理辦法第一條為使事業(yè)部接待工作有所遵循，特制定本制度。第二條本制度適用于事業(yè)部接待工作。第三條秘書處、行政辦公室負(fù)責(zé)制度解釋。第四條接待事務(wù)分類A類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、主流媒體、外賓及參觀團(tuán)或政 府部門的接待；B類：業(yè)務(wù)接待。指營(yíng)銷客戶的接待；C類：普通接待。指一般來客的接待。第五條

53、接待場(chǎng)所管理1總經(jīng)理辦公室、會(huì)議室用于貴賓接待；2. VIP商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待；3休閑廳用于普通接待，待客必須在指定區(qū)域。第六條接待職責(zé)分工1接待是窗口工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義，相關(guān)部門人員必須 高度重視、規(guī)范操行。2接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如 下：(1) 警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導(dǎo)入；(2) 禮儀中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時(shí) 清掃工作；(3) 總臺(tái)文員：提供信息溝通保障、調(diào)度控制及來客記錄；(4) 經(jīng)辦部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終；(5) 秘書處：管理總經(jīng)理辦公室、貴賓室，負(fù)責(zé)招待服務(wù)

54、并陪同洽談及參觀。3. 行政辦公室主任對(duì)接待工作負(fù)全面責(zé)任。第七條接待方式1. 貴賓接待：秘書迎接來客于總經(jīng)理辦公室或會(huì)議室入座，事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以 咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等招待，如需就餐由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于酒秘書處工作手冊(cè)店就餐。2業(yè)務(wù)接待：營(yíng)銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談，以香煙、飲料、糖果 等招待。如需就餐，原則上安排工作餐，營(yíng)銷、招商經(jīng)辦人陪同。如需安排外出就餐，由 副總或指派人員陪同。3普通接待：業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù)，以純凈水招待，如需就餐由部門指定人員陪同于 餐廳就餐。第八條接待規(guī)則1接待一般程序：警衛(wèi)值班問清來由后指導(dǎo)路線并通報(bào)總臺(tái)，總臺(tái)禮儀、文員禮

55、貌詢 問后讓座于休閑廳并通報(bào)接待部門及服務(wù)人員，接待經(jīng)辦人員請(qǐng)來客到專門接待室接待洽 談。2 接待禮儀要點(diǎn)：(1) 接待人員須嚴(yán)格遵守事業(yè)部相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；(2) 總臺(tái)禮儀、文員于接待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動(dòng)態(tài)，做好控制指揮工作，保證 規(guī)范進(jìn)行；(3) 接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌拒絕。3. 接待用品準(zhǔn)備：(1) 通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果、報(bào)紙、便箋及鉛筆等；(2) 特殊備品：速溶咖啡、冷飲、茶品及專用茶具、水果等。4 .環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：(1) 物品擺放整齊，表面無灰塵；(2) 地面干凈，空氣流通清新；(3) 室溫適宜，燈光適中，演示設(shè)備調(diào)好待機(jī)；(4) 備品齊全。5、參觀規(guī)定(1) 參觀須請(qǐng)示行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；(2) 參觀介紹由禮儀或部門接待人員負(fù)責(zé)；(3) 參觀所到之處，工作人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交 談。如有必要可禮貌示意。秘書處工作手冊(cè)第九節(jié)總經(jīng)理日程管理辦法第一條 日程是總經(jīng)理的工作質(zhì)量、工作效率、工作成果的表現(xiàn)之一，總經(jīng)理工作日程 安排是秘書處的一項(xiàng)基本工作，是輔助工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理日程，有利于總經(jīng)理高 效工作，更全面地處理事業(yè)部