畢業(yè)項目論文企業(yè)行政助理職責(zé)與實踐

1、ivt-rejx-50蘇州工業(yè)園區(qū)職業(yè)技術(shù)學(xué)院2011年 03月05 日畢業(yè)項目 2011 屆項目類別：工業(yè)案例 項目名稱：企業(yè)行政助理職責(zé)與實踐專業(yè)名稱：應(yīng)用電子 姓 名 ： 學(xué) 號 ： 班 級： 指導(dǎo)教師： ivt-rejx-51蘇州工業(yè)園區(qū)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)項目任務(wù)書（個人表）系部： 電 子 工 程 系 畢業(yè)項目類別：工業(yè)案例畢業(yè)項目名稱：企業(yè)行政管理與實踐校內(nèi)指導(dǎo)教師： 職稱：工程師類別：專職校外指導(dǎo)教師： 職稱：行政助理類別：兼職學(xué) 生： 專業(yè)：應(yīng)用電子班級：1、畢業(yè)項目的主要任務(wù)及目標任務(wù)：結(jié)合在普爾世電源產(chǎn)品（蘇州）有限公司的實習(xí),對該公司行政管理現(xiàn)狀進行說明和分析,并總結(jié)出自己在

2、工作的心得和建議。目標：完成一份不少于7000字的案例報告。2、畢業(yè)項目的主要內(nèi)容 （1）、企業(yè)部門介紹（2）、行政管理簡介（3）、行政助理職責(zé)（4）、實習(xí)心得體會續(xù)表：3、主要參考文獻（若不需要參考文獻，可注明，但不要空白）無4、進度安排畢業(yè)項目各階段任務(wù)起止日期1、畢業(yè)項目的主題選擇2010/12/10-2010/12/202、畢業(yè)項目的資料收集2010/12/25-2011/01/203、畢業(yè)項目的咨詢2011/01/25-2011/02/054、畢業(yè)項目的初稿完成2011/02/10-2011/04/255、畢業(yè)項目的修改2011/04/27-2011/05/056、依據(jù)指導(dǎo)老師建議再

3、次修改7、最終完成2011/05/15注： 此表在指導(dǎo)老師的指導(dǎo)下填寫。誠 信 聲 明本人鄭重聲明：所呈交的畢業(yè)項目報告/論文 是本人在指導(dǎo)老師的指導(dǎo)下，獨立研究、寫作的成果。論文中所引用是他人的無論以何種方式發(fā)布的文字、研究成果，均在論文中以明確方式標明。本聲明的法律結(jié)果由本人獨自承擔(dān)。 作者簽名： 年 月 日 摘 要本文對普爾世電源產(chǎn)品（蘇州）有限公司的行政助理一職做了職責(zé)分析，通過在實習(xí)期間的一些具體實踐情況了解行政助理在企業(yè)中所扮演的角色，再結(jié)合自身行動所得出的心得體會，以及行政管理在未來社會中的發(fā)展情況。關(guān)鍵詞：角色， 實踐，心得 設(shè)計者：殷瑛指導(dǎo)老師：孫麗莉目 錄一、部門介紹1二、

4、行政管理簡介21、角色：22、介紹：3三、行政助理職責(zé)41、電話接聽：42、接待客戶：43、文具采購：44、快遞收發(fā)：55、整理數(shù)據(jù)：56、尋找供應(yīng)商：57、月底對賬：6四、心得體會6參 考 文 獻9致 謝10企業(yè)行政管理企業(yè)行政助理職責(zé)與實踐一、 部門介紹記得剛來到公司時，對環(huán)境感到很陌生，跟同事也沒什么共同語言，到現(xiàn)在也是，但是大家都很熱情，就像我們行政部門的成員有總經(jīng)理michael，第一次看到他給我的感覺就是很溫文爾雅，感覺上是沒什么脾氣的人，有的時候也會關(guān)心我的實習(xí)狀況，和他交流起來也不會覺得有距離感，但是開會的時候也會比較嚴肅、認真，是一個很負責(zé)任的人；總經(jīng)理助理sylvia平常是

5、不怎么講話的人，但是每次在教我做事的時候總是很耐心；還有team leader assistant shirley,她是一個很開朗的人，不管在哪都能聽到她的笑聲，我在公司做的很多事都是她教我的，我很感謝她讓我學(xué)到這么多有用的東西，雖然年齡差4歲，但我們相處的也還不錯，休息的時候就會互相開玩笑、聊天；還有司機師傅和廠務(wù)師傅，他們都是可以做我爸爸的人了，但是都很幽默，有的時候總是能讓我緊繃的神經(jīng)放松下來，所以在這個部門里我還是很開心的，雖然我做的位置離他們比較遠，但還是經(jīng)常會跟他們進行交流。從他們那我學(xué)到了很多，不僅是工作上的，還有很多為人處世的方法。（圖1、圖2）圖1dept: gm offic

6、egeneral manager assistantteam assistantexecutive assistantit support engineerehs engineerfacility technicianfacility engineer圖（2）二、 行政管理簡介 1、角色： 企業(yè)行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，在企業(yè)中扮演著很重要的角色。在企業(yè)中如果缺少了行政管理部門，那么一切事物就會顯得雜亂無章，沒有規(guī)律。而且也很適合剛從學(xué)校畢業(yè)或者實習(xí)的女生。一般行政部門的直接領(lǐng)導(dǎo)都是總經(jīng)理，然后由總經(jīng)理直接分配工作，再由相關(guān)的人員去執(zhí)行，可以說行政管理部門擔(dān)任企業(yè)所有的管理工作，也需要在企

7、業(yè)的生產(chǎn)、計劃、財務(wù)、銷售等各個部門之間做好協(xié)調(diào)工作。 2、介紹： 有了行政管理這一部門，企業(yè)能夠更好的生產(chǎn)與發(fā)展。我現(xiàn)在所實習(xí)的公司是一家德國的公司，雖讓公司不大，但是有很完整的行政體系，所以公司的一切日常事物都很井井有條，可見行政管理體系對公司的重要性。經(jīng)過一階段的實習(xí)后，我覺得行政助理就像是以前在學(xué)校做的班長。在接到老師傳達的任務(wù)后，要去很好的執(zhí)行，要和你需要幫助的人做好溝通，也要向別人傳達你做這件事的目的。完成后還要向老師做好匯報，也要及時的做總結(jié)以便以后能夠更好的做好每一件事。在企業(yè)大量的日常經(jīng)營處理及人事處理或遇到突發(fā)事件以及企業(yè)不穩(wěn)定的情況下，行政管理時起到很重要的作用的。就比如

8、說公司要組織一個大規(guī)模的活動，行政部門是直接執(zhí)行的。首先要計劃工作，要有目標和如何達成這個目標；然后是組織工作，有目標后就可以做一個計劃，看看你需要哪些部門哪些人的幫助，尋求幫助時要如何去跟別人很好的溝通，讓人了解你做這個活動的目的和意義；接著有了計劃和所需人員的幫助就可以分配工作了，當(dāng)然行政管理人員絕對是在這其中起到主導(dǎo)作用的，在進行的同時還要做好各個部門、人員之間的協(xié)調(diào)工作；最后在工作中還要進行監(jiān)督提醒工作，這樣可以使工作順利的朝著計劃的方向走。行政管理工作是很繁瑣的，也許每天都要面臨著大量、瑣碎的一些小事，去要花你很多的時間與經(jīng)歷去完成，即要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)又要服務(wù)與群眾，所以要成為一名優(yōu)秀的

9、行政人員要具備很好的思想素質(zhì)，具有奉獻精神及較強的事業(yè)心。由于工作的重復(fù)性與繁瑣型，所以只有具有良好的思想素質(zhì)才能安心于本職工作，做好每一件細小的事，提高整個工作的質(zhì)量和水平。在行政管理工作中還需要具有極強的溝通協(xié)調(diào)能力和社交能力，要有創(chuàng)造性思維、策劃和研究能力，具有發(fā)現(xiàn)問題和處理危機的能力，擅長和人際關(guān)系管理，還要具有一定的決策能力，遇事要統(tǒng)籌考慮，敢于實事求是的分析問題。顧大局，識整體，積極的做好協(xié)調(diào)工作。行政管理還需要了解其他部門的工作流程和業(yè)務(wù)，掌握整體的情況，要具有戰(zhàn)略管理、人力資源管理、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理等相關(guān)的知識，這樣才能更好的處理領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)。如果以后要繼續(xù)從事行政這一方

10、面的工作，我還需要學(xué)習(xí)更多的東西，在實習(xí)工作中累積經(jīng)驗，提高自身的處事能力。三、 行政助理職責(zé)在公司中我需要做總機電話接聽、訂餐、翻譯、接待、文具采購、整理數(shù)據(jù)、快遞收發(fā)、領(lǐng)用登記、月底對賬等一些日常的行政工作，雖然這都是一些很簡單的事，但是一開始的時候由于不細心還是犯了很多錯。 1、電話接聽：總機連接著企業(yè)內(nèi)外，接電話時要求聲音也要比較柔和。剛開始由于對公司的分機號碼都不熟導(dǎo)致別人來電后我需要十秒甚至二十秒的時間去找相應(yīng)的分機號，后來經(jīng)過一個星期后，我差不多了解了來電基本上是找哪些人的，所以就背了一些，這樣也就提高了轉(zhuǎn)接電話的速度；在接聽的時候，也會接聽到很多推銷的電話，我要做的不是直接轉(zhuǎn)給

11、那些負責(zé)人，而是要以各種理由婉言的拒絕他們，有的時候會很難纏，但也要用很好的心態(tài)去應(yīng)付他們，所以說這個也是一門學(xué)問，如果沒有了總機電話接聽，那公司就不能夠很好的跟外界交流，別人打電話來也會變得很麻煩。 2、接待客戶：公司一般都會有很多的客戶會來拜訪，很多都需要我去進行接待，要有良好的禮儀。在過程中我學(xué)會了很多關(guān)于接待方面的事物，跟學(xué)校里的又是不一樣的，公司的會更加正式。有的時候碰到外國的客戶，也覺得他們沒有想象中那么難溝通，總的來說就是學(xué)到了很多而且都很有意義。 3、文具采購：文具在日常工作中發(fā)揮著很大的作用。統(tǒng)計時需要細心仔細，一開始是很讓我頭疼的，因為要統(tǒng)計所有部門的需求，看到那一連串的數(shù)

12、據(jù)就慌了，感到很有壓力，但是后來在師傅的帶領(lǐng)下也就覺得其實沒有那么難，所有的東西都是很有規(guī)律的，但由于是第一次做，所以我反復(fù)檢查了好多遍才系訂單。下文具訂單的時候還要跟供應(yīng)商有很好的溝通，催單和換貨的時候都需要很好的溝通。文具到達時還需要核對，不只是數(shù)量所有的型號都要正確，這一開始對我來說也是很大的挑戰(zhàn)，因為對文具不熟悉，所以一個個的都要慢慢對，花費的時間很長，有的時候一個不細心就會對錯，但是單已經(jīng)簽了，就給自己帶來了原本不必要的麻煩。文具對公司員工來說是很重要的，有了一些必要的文具才能更好的辦公。 4、快遞收發(fā)：快遞收發(fā)也是很有講究的，國內(nèi)的、國外的、緊急的、到付的，這些東西一開始對于我來說

13、真的是什么都不知道，以前在學(xué)校也只知道收快遞，所以一開始在寄快遞的時候也犯過一些錯，還耽誤了別人接收快遞的時間，不過時間長了就好了，后來也沒犯過同樣的錯。在發(fā)快遞的時候還要做好記錄工作以便月底對賬時能很清楚的比對數(shù)據(jù)。快遞的分發(fā)還能及時向接受的的人得到信息。有的時候快遞單或者快遞袋沒有的時候還要及時向供應(yīng)商反饋，以免發(fā)生不能寄快件的情況。 5、整理數(shù)據(jù)：整理數(shù)據(jù)可以說是最頭疼的了，因為要面對很龐大的數(shù)據(jù)，或者密密麻麻的字，看到的第一感覺就是煩，有的時候就算靜下心來也不一定會做得很好，還是需要細心謹慎和大量的時間。不過當(dāng)你完成這件事的時候，真的會很有成就感，每一次做完一項工作后我都會把做這件事的

14、經(jīng)過想一遍，甚至記下一些自己覺得對以后有用的，以便以后做相同時的時候就不用在做之前再想這件事應(yīng)該怎么做，中途遇到一些問題又應(yīng)該要怎么樣處理，關(guān)鍵還是要細心。還有公司的表格不比自己平常做的表格，公司的表格都會有一定的標準，行距列寬、外框線內(nèi)框線的粗細、字體大小等都要按照標準來做，所以當(dāng)整理完一張表格后學(xué)到的東西還是很多的。 6、尋找供應(yīng)商：企業(yè)中所有購買的東西都需要尋找供應(yīng)商，好的供應(yīng)商可以提供好的服務(wù)。在尋找供應(yīng)商的過程中我也學(xué)到了很多。首先要在網(wǎng)上或者以前留有聯(lián)系方式的供應(yīng)商取得聯(lián)系，向他們表達你的需求，記錄他們回饋給你的信息，比如像尺寸、報價什么的，然后還要另外再找兩家，俗話說的好，買東西

15、要貨比三家嘛，有的時候也要壓價，取價格最合理的供應(yīng)商，再跟他們進一步的商討。確定買家后經(jīng)經(jīng)理確認后，就可以實行買賣了。跟陌生人交流是要技術(shù)的，不過熟能生巧，我現(xiàn)在已經(jīng)能夠很好的跟陌生人交流了。 7、月底對賬：月底對賬是一件容易但是要負擔(dān)責(zé)任的事，只要比對供應(yīng)商給我們提供的對賬單和平時我自己的記錄就可以對出金額是否有差了，所以平時的記錄是很有必要的。對好帳后就是請款，平時其他一些日常的事如果做錯了，只要下次不犯就可以了，但是如果請款單上的金額寫錯了就是要自己負責(zé)的。請款單也跟上面一樣是要根據(jù)一定的格式的，而且每一個細節(jié)都要注意，像日期、金額、成本部門等，這樣才能方便財務(wù)匯款。請款單的后面還要附上

16、一些必要的對賬單，有的需要簽字的都要給同事簽好后再附在請款單后面。一般只要仔細一點也不會出什么錯的。這些事情看上去都是一些很瑣碎的小事，一開始我也這么認為，但是真正做起來時才會領(lǐng)悟到所有事情都要踏踏實實的做才不會出錯，還要從每一件事中得出相應(yīng)的結(jié)論，做好記錄工作，這樣才能越做越熟練，也提高自身的能力。還有一些像訂餐，訂餐是每天都要做的事，每天都要統(tǒng)計各部門的人數(shù)，這個還是很簡單的。如果沒有訂餐的人，那大家就要等著喝西北風(fēng)了還有翻譯對我來說是很大的考驗，雖然以前的英文成績還不錯，但是在書寫方面真的不是強項，但我還是盡力的去做好，一邊翻譯還可以一邊慢慢積累，從而提高自己的書寫水平。領(lǐng)用登記是無論公

17、司員工是一些訪客或者供應(yīng)商等在我這里所借的靜電服還是鞋子、門禁卡等都需要記錄，如果不記錄的話就很容易會亂，到時候有些東西丟失了也不知道要讓誰負責(zé)，所以說還是很有必要的，有的時候東西借出去了還要記得催著他們還，借出去的東西多了，一起還的話就會很容易出亂子，到時候稀里糊涂的就弄不清了。是我的工作地點，在行政部門工作我很快的就跟各個部門的同事熟悉起來，因為平常少不了要和他們交流、接觸，所以也提高了我的交流能力。四、心得體會在公司里我最大的改進就是說“謝謝”。以前在學(xué)校的時候，我總是可以把事情做得很好，所以一般都不需要別人的幫助，可以說有點心高氣傲，但是到公司后，因為一切都等于要從頭開始學(xué)，所以這樣的

18、禮貌用語是一定要的，公司的員工與員工之間都是很客客氣氣的，所以一開始說謝謝的時候我真的覺得很別扭，但是現(xiàn)在我會很真心的對幫助我的人說謝謝。 我所需要做的事有些都會很繁瑣，慶幸我是一個很有耐心的人，一次不行就再做一次，總有一遍是會做好的，過程中要做好一些筆記等對以后是很有幫助的。我的缺點就是自尊心太強，有的時候會不按照標準而一意孤行，按照自己的想法來處理事情，有的時候就會把原本簡單的事弄的復(fù)雜化，我要放低自己的姿態(tài)，因為我現(xiàn)在還只是在學(xué)習(xí)，應(yīng)該要按標準來，踏踏實實的做事情。從到公司來后，我還沒有真正的去過產(chǎn)線，有機會的話我很想去看看產(chǎn)線上的情況是怎么樣的，可以了解到公司是怎樣生產(chǎn)產(chǎn)品的，也可以幫

19、助我了解更多公司的情況。來到公司才會真正覺得自己再也不是一個學(xué)生了，每天都有不同的壓力等著你去承受，也許有的時候事情會很多，忙到喝水的時間都沒有，但是你不能有抱怨，因為大家都有一樣的壓力，有可能別人還會更多，所以能做的就是在最短的時間內(nèi)做到最好，在覺得累的時候常常會想起在學(xué)校的日子，那個時候還經(jīng)常抱怨學(xué)校這不好那也不好的，現(xiàn)在想想學(xué)校還是最好的，至少不會有在公司的壓力，人與人之間不會有差距，學(xué)的東西做的東西也會比在學(xué)校要求更加嚴格。以前一直向往要走出學(xué)校去工作，現(xiàn)在體會到了，感覺在得到的同時又會失去一些東西，這可能就是社會吧。走上社會后，我就再也不是小孩子了，有些事情也應(yīng)該要學(xué)著自己去處理，以

20、前無論怎樣都會有爸爸媽媽，現(xiàn)在都要自己去面對，才會變的成熟起來，爸爸媽媽可以在適當(dāng)?shù)臅r候提醒你、幫助你，但最終還是要看自己。目前為止我沒有給自己定很大的目標，只希望自己能夠在這段時間脫離學(xué)校，適應(yīng)公司的節(jié)奏，如果可以留下來的我，我一定會很努力，如果不行的話，我還是會選擇繼續(xù)去讀書，畢竟多一點知識是沒有壞處的，等讀書結(jié)束后再找工作，到時候?qū)W歷有了，工作經(jīng)驗也有一點了，去到公司也就不會覺得有那么難了吧?？傊F(xiàn)在做什么都要全力以赴，因為現(xiàn)在這個時候是很重要的，無論是學(xué)習(xí)還是工作，對以后都會有很大的影響。企業(yè)行政管理工作涉及到企業(yè)上上下下、方方面面的溝通和協(xié)調(diào)。在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)。管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。正確的行政管理體系才能推動企業(yè)各個部門的運作和發(fā)展，所以在企業(yè)中是不可缺少的。雖然以后發(fā)展的空間不是很大，要是真的做到總經(jīng)理的位置也要經(jīng)過很長的一段時間，但是能學(xué)得到真的很多，處理事情的方法不管在工作還是生活中都會變得更加成熟、理智，和