物業(yè)管理公司財務管理制度

1、物業(yè)管理公司財務管理制度1. 根本任務管理處財務管理的根本任務是 : 物業(yè)管理處的財務管理為獨立運作及核算，與物 業(yè)管理公司分開。籌集和管理物業(yè)管理處的資金和資產(chǎn)，組織 日常財產(chǎn)運作和會計核算，協(xié)調(diào)財務開支，真實地、系 統(tǒng)地、全面地反映公司的經(jīng)營狀況，監(jiān)督各項財務方案 的執(zhí)行情況。1會計制度1.1 管理處的業(yè)務范圍，所屬國內(nèi)行業(yè)，執(zhí)行其所屬行業(yè)之會計制度。1.2 執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定的會計制度。2會計年度2.1 為了符合國內(nèi)?會計法?要求，管理處需按國內(nèi)規(guī)定的會計年度，即自公歷1月 1 日起至 12 月 31 日止，編制一套符合國內(nèi)要求的會計報告。3記帳本位幣 管理處記帳以人民幣為單位。4收入和費

2、用確實認管理處正確劃分資本性支出和權益性支出 ，對各項收入和費用確實認采用權責發(fā) 生制原那么。2. 公司內(nèi)部財務管理的根本工作2.1 財務匯報流程1. 財務匯報流程1.1 管理處財務每月定期向工程中心物管部報告。1.2 物管部財務每月定期向工程中心財務部報告。2. 財務匯報格式2.1 為統(tǒng)一口徑、便于匯總，管理處統(tǒng)一使用公司總部規(guī)定的財務報告格式。3. 財務報告分類3.1 月報、季報和年報4. 財務報告組成及內(nèi)容4.1 財務報告組成按公司總部統(tǒng)一規(guī)定編報，其主要報告有：4.1.1 資產(chǎn)負債表；4.1.2 損益表；4.1.3 現(xiàn)金流量表 ;4.1.4 其他報表包括但不限于固定資產(chǎn)，應收賬，應付賬

3、，收入明細賬等 。4.2 財務報告中管理處核算或反映的內(nèi)容按公司總部統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。5. 財務報告提交與審批時間5.1 季報應于每月 5日以前、年報應于年度終了 10 日內(nèi)，報公司總部物業(yè)經(jīng)理 審批。5.2 公司總部物業(yè)經(jīng)理應在收到管理處財務報告次日起 3 日內(nèi)審完，并將財務報 告返還各管理處。6. 對外公布資料：按廣州市物業(yè)管理方法每季公布收支表給業(yè)戶查看。2.2 預算及審批預算流程1. 預算制度1.1 管理處的一切財務收支活動都要按財務預算執(zhí)行，受財務預算的制約；1.2 管理處的財務預算由年度財務預算、季度財務預算組成；1.3 管理處的財務預算要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，做到統(tǒng)籌兼顧；1.

4、4 財務預算需經(jīng)地區(qū)總監(jiān)審批后才能執(zhí)行；1.5 預算編制禁止巧立名目，弄虛作假。2. 預算編制根據(jù)2.1 管理處業(yè)務范圍及工作方式；2.2 管理處所在地區(qū)生活及工資水平；2.3 由管理處付薪的員工人數(shù)；2.4 管理處擁有或控制的固定資產(chǎn)的構成及數(shù)量、價值等；2.5 租賃的房屋、設施等的數(shù)量及價格；2.6 其他3. 預算編制、審批及撥款流程3.1 前季度第二個月月末各管理處部門向財務提供預算所需數(shù)據(jù)，然后財務部按 總部統(tǒng)一規(guī)定之預算格式編制。3.2 管理處在前季度第三個月第一個星期，將預算報物業(yè)經(jīng)理審批。3.3 物業(yè)經(jīng)理收到各管理處預算，在10 日內(nèi)審批完成。3.4 審批完畢后，交地區(qū)總監(jiān)最后審

5、批，審批于 5 日內(nèi)完成。3.5 審批后的財務預算 ，及時回復各管理處并通知公司總部 工程中心 財務部3.6 公司總部財務部根據(jù)審批后的管理處預算的撥款金額、撥款時間等，及時為 各管理處撥款。4. 預算與實際比照4.1 各管理處的財務報告，要有反映預算數(shù)與實際完成數(shù)比照資料；4.2 實際完成數(shù)大于預算 5%以上時，要有文字說明；4.3 實際完成數(shù)小于預算 10%以上時，要有文字說明；2.3 審批管理1. 營運開支審批1.1范圍:非業(yè)主,住客按金/基金等的物業(yè)管理處營運幵支，一般多于RMB5O01.2 申請程序1.3 未經(jīng)批準和有效報銷前的支出當個人借款處理1.4 審批權RMB30,000。 以

6、上。1.5 復核2. 備用現(xiàn)金開支審批2.1最高存放金額：RMB5,000;申請現(xiàn)金補充備用現(xiàn)金金額：RMB5O0存款應付約星期需要。2.2 備用現(xiàn)金適用范圍：難以用支票形式支付的小額支出，一般不多于RMB200。2.3 申請程序。2.4 未經(jīng)批準和有效報銷前的支出當個人借款處理。2.5 審批權3. 合同方面3.1 如已有合同之約束，及既定協(xié)議之金額，那么由物業(yè)經(jīng)理簽批后便完成審批3.2 未有合同 , 那么按如下情況3.2.1 對外簽約 備預算 預算金額 30,000 元或以上審批 : 總經(jīng)理預算金額 3,000-30,000 元或以下審批 : 財務總監(jiān)預算金額 3,000 元以下審批 : 物

7、業(yè)經(jīng)理3. 貨幣資金及往來帳項管理3.1 現(xiàn)金管理1. 現(xiàn)金處理1.1 管理處的現(xiàn)金管理由現(xiàn)金出納和會計負責，現(xiàn)金出納，應每天登記當天的現(xiàn) 金 收支記錄及整理有關憑證資料，管理處負責人可以隨時監(jiān)督檢查。1.2 管理處辦公室應儲存適量現(xiàn)金，現(xiàn)暫定 500元，足夠 3-5 天內(nèi)的日常零星開 支?，F(xiàn)金存量在規(guī)定的限額內(nèi)。當現(xiàn)金余額到達現(xiàn)金存量下限時 , 由出納通知會計， 并準備支票由物業(yè)經(jīng)理簽署后提取現(xiàn)金。1.3 現(xiàn)金出納根據(jù)管理處開支情況，提出現(xiàn)金存量上下限報總部物業(yè)經(jīng)理批準。1.4 辦公室應把現(xiàn)金儲存于保險箱內(nèi)。1.5 保險箱密碼與保險箱鎖匙由二人分別持有管理，未得物業(yè)經(jīng)理批準不得移交 第三者。

8、1.6 出納與會計每周末及月末下班前進行現(xiàn)金盤點；由出納填寫現(xiàn)金盤點登記表 兩 人共同簽字。月末盤點，會計核對現(xiàn)金帳無誤后，再由會計及出納共同簽署確 認帳物相符。管理處負責人可以隨時進行監(jiān)督盤點。出納每日必須登記現(xiàn)金日 記帳，保證賬目與現(xiàn)金數(shù)額相符，并每月與會計對帳。2. 現(xiàn)金提款2.1 管理處每月的用款由工程的專用帳戶開支。2.2 管理處現(xiàn)金儲存量在規(guī)定限額內(nèi)現(xiàn)暫定在不超過5，000 元。每當現(xiàn)金余額到達現(xiàn)金存量下限 500 元時，出納要通知會計，并準備轉帳支票預約簽署。 財務部要每月咨詢管理處主管，建議財務部主管修訂現(xiàn)金存量上下限。2.3 每次提款由出納負責安排，管理處派員與出納一同提款。

9、3.2 按金管理1. 退還裝修押金及裝修工作證押金程序1.1 裝修后 3 個月內(nèi)，管理處對已裝修單位驗收合格后，填寫?裝修按金發(fā)還申請表?，并附上文件憑證 .1.2 管理處經(jīng)理簽名同意后可予以退還裝修押金及工作證押金。1.3 財務核實發(fā)還申請表后才發(fā)放款項。3.3 支出報銷流程1. 支出簡化流程1.1 各部門需指定一人與財務部對口辦理有關支出報銷管理工作。 其他人員支 出報銷亦統(tǒng)一由部門與財務部對口1.2 部門任何支出，先向財務部索取 ?付款申請表?，填好后連同有關單據(jù)合格、 發(fā)票等并作背書，經(jīng)部門負責人核實簽字。1.3 管理處經(jīng)理簽批后，再交財務部核對。會計核對后，將付款申請書及有關 單據(jù)交

10、財務部出納。1.4 出納登記現(xiàn)金日記帳，將簽署后的付款申請書與發(fā)票、原始憑證等交會計。1.5 財務部會計入帳，制作憑證。1.6 假設要開支票，會計負責準確支票并安排蓋章。1.7 遇到物業(yè)經(jīng)理審批權限以外，需要總部審批的支出，由物業(yè)經(jīng)理與有關高層 預約時間審批。2. 支出報銷時限2.1 由管理處負責人確定每周的某段時間天為報銷日期，非特殊情況，其他時間 不審批報銷。2.2 管理處人員有因工預借款項，應在完成業(yè)務返回管理處后 3 日內(nèi)報銷結帳， 對有特殊情況的其清帳日期亦不得超過 30天。出差前領款亦不可以早于出差前 3 天 領款。3. 現(xiàn)金預支3.1 管理處貨品購置，盡可能地使用非現(xiàn)金結算方式。

11、3.2 預借現(xiàn)金必須填寫?借支單? ，經(jīng)管理處主管簽字后，向出納領款，副本留 在出 納處，正本予會計入帳，但出納及會計要在副本上簽署確認。預借現(xiàn)金必須在 借出日起 3日以內(nèi)歸還 / 清帳。清賬前，借款人需個人承當借款責任；每次借款 不得越過人民幣 3000 元，假設部門總借款共 3 次而未清賬時，共 3000元便不可 再預借款項。3.3 員工使用現(xiàn)金應取得原始憑證 / 合格方案并背書，填?付款申請表? ，本人簽 字后， 交管理處經(jīng)理批準簽字，會計審核，向出納領款。有預借現(xiàn)金者，應同時還清所 借現(xiàn)金。3.4 假設有特殊情況不能取得原始憑證 /合格方案 ，用款人應以書面形式說明原因， 并得到部門主

12、管核實批準，財務部審核，作為自制憑證入帳。 注：凡采購辦公用品及各種設備、物料，要經(jīng)行政部辦理入倉出倉手續(xù)，并簽字 核實。3.4 帳戶管理1. 戶口分類物業(yè)管理公司物業(yè)管理處 戶口類別負責人用途戶口類別負責人用途1、根本戶口財務總監(jiān)作收支費用 1、小額戶口物業(yè)經(jīng)理支付日常支出 儲藏額不超過 10,000 元 3000 元以下2、大額戶口財務總監(jiān)處理日常收款及轉帳至小額戶3、按金戶口財務總監(jiān)收取裝修按金、 管理費按金4、基金戶口財務總監(jiān)收取資產(chǎn)儲藏金 注：每個管理處均開設以上類別戶口2. 戶口運作1. 小額戶1.1支付RMB3,000或以下物業(yè)管理處營運幵支。1.2 小額戶運作類似備用金運作模式

13、 , 資金缺乏時以實報實銷的形式大額戶轉入1.3 小額戶不收管理費和其他物業(yè)管理處的收入。1.4 戶口簽名人除管理物業(yè)管理公司的地區(qū)總監(jiān)與財務總監(jiān)外，物業(yè)管理公司主 管(KKLEUN)可單獨執(zhí)行。2. 大額戶2.1主要支付RMB3,000以上的物業(yè)管理處營運收入。2.2 大額戶運作類似公司的根本戶運作模式，資金缺乏時以實報實銷形式大額戶調(diào)入。2.3 大額戶收管理費和其他物業(yè)管理處的營運開支。2.4 資金缺乏由所屬物業(yè)管理公司免息借入補足，一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或會由基金戶撥入應付。2.5 戶口簽名人參考廣州工程中心下屬公司銀行戶運作模式，物業(yè)管理公司主管( KKLEUNG可單獨簽RMB3

14、00C可以下的支票。3. 按金戶3.1 專門收支物業(yè)管理處客戶的各類按金。3.2 戶口簽名人參考廣州項口管理中心下屬公司銀行戶運作模式 , 物業(yè)管理公司主管(KKLEUNG要單獨簽RMB300C或以下的支票。4. 基金戶4.1 專門收支物業(yè)管理處客戶的各類基金。4.2 一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或會由基金戶調(diào)撥至大額戶應付。4.3 戶口簽名人參考廣州工程中心下屬公司銀行戶運作模式 , 物業(yè)管理公司主管KKLEUNG可單獨簽RMB300或以下的支票。4. 固定資產(chǎn)的管理4.1 計價方法1. 資產(chǎn)計價采用歷史本錢原那么。2. 凡單位價值 2，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原來

15、物質 形態(tài)的資產(chǎn)，列為固定資產(chǎn)。3. 設備或物品要作報廢 ,填寫?物品報廢申請表?4.2 折舊1. 折舊按照建時的本錢價及預期可使用年限，以直線法每月計算，不預計殘值和清理費用。2. 購建的固定資產(chǎn) ,從次月開始計提折舊 ；處理的固定資產(chǎn)從次月開始不計折舊 。 資產(chǎn)預計可使用年限汽車 10 年電腦及其輔件 3 年家具 5 年辦公室儀器 5 年裝修 3 年其他報總部批準后執(zhí)行5. 費用的管理5.1 報銷手續(xù)1. 用款申請1.1 購置大宗物品 1,000 元以上需做三份報價分析填報?報價分析表? ；在有 預算情況下 1,000 元以下由管理處經(jīng)理審批： 1,000 元至 3,000 元由總部物業(yè)

16、經(jīng)理審批； 3000 元以上由總經(jīng)理或授權物業(yè)經(jīng)理審批。2. 報銷手續(xù)2.1 持原始憑證購物發(fā)票填寫?付款申請表? ，經(jīng)手人按審批單要求填寫后 管理處有關領導簽名。2.2 報銷審批單由管理處經(jīng)理或有關領導簽名后，現(xiàn)金開支的結清余款，有備用 金的補足備用金。 1000 元以下之零星開支費用，由管理處經(jīng)理審批予以報銷。3. 備用金3.1 各部門主管因公需零星購物的可申請備用金，備用金限額管理處經(jīng)理 1,000 元，各部門主管 300 元。3.2 申請備用金需填寫?借支單?由總部物業(yè)經(jīng)理簽名同意，再到財務部領取， 作為本部門購物使用。4. 車費報銷手續(xù)4.1 管理處派員外出辦事，根據(jù)取回的合理憑證填

17、寫?付款申請表? 車票貼 在后面，經(jīng)手人簽名、交由有關領導審批簽名后結清余款。5.2 工資發(fā)放1. 工資發(fā)放1.1 財務部于每月 2 日前將工資發(fā)放資料報總部物業(yè)經(jīng)理審批。1.2 物業(yè)經(jīng)理應在每月 2 日前審批完畢，并將工資發(fā)放資料返回管理處財務部。1.3 管理處于每月 8 日根據(jù)審批后的工資資料發(fā)放工資。1.4 財務部負責準備支票及匯款單。1.5 人事部負責考勤及核實出席時間5.3 應酬費用1. 應酬費用1.1 所有應酬費用包括送禮必須由財務部另冊詳盡列同被接待單位的資料、 日期、 人數(shù)、地點。1.2 與管理處有關的對外單位發(fā)生的應酬費用，管理處人員內(nèi)部的文娛活動費 用，應在預算中另列。1.

18、3 應酬費用只為管理處部份有業(yè)務上需要的員工而設。各部門員工的應酬費必 須事先經(jīng)公司主管經(jīng)理同意。1.4 管理處每月應酬費用不得超出預算上限，及每次應酬費用不得超出 RMB500 元。假設管理處主管認為當月需較多應酬或某次應酬將超出標準時，應預先請示物 業(yè)經(jīng)理批準后 , 方能為之。6. 營業(yè)收入的管理6.1 管理費收取指引 涉及部門：管理處管業(yè)部、財務部1. 繳交管理費方法1.1 繳交現(xiàn)金1.2 銀行劃帳2. 出管理費單之安排包括日期、部門跟進3. 追收程序3.1 正常發(fā)通知書致業(yè)戶3.2 欠費追收特別函件3.3 再跟進追收律師信4. 每段時間報告4.1 每周管理費收取明細4.2 每二周管理費

19、收取明細4.3 每月管理費收取明細5. 表格5.1 管理費事宜 表格一 5.2 再次催款通知 表格二 5.3 最后催繳通知 表格三 5.4 管理費收取明細適用每周，每二周，每月 表格一花園編號：致：居座單元業(yè)主 先生/ 女士：有關：管理費事宜 您好！根據(jù)本處記錄，貴單元月份之管理費仍未付清，唯恐閣下公務繁忙，一時 遺忘，現(xiàn)特函通知。管理費等必須于每月七日內(nèi)繳付。懇請閣下盡快前來管理處 繳交。假設閣下已繳付上術款項，請不須理會本通知書。 如閣下有疑問，可到管理處或致電管理處查詢， ：。專此奉達，敬祝商安！物業(yè)管理處年月日表格二花園編號：致：居座單元業(yè)主 先生/ 女士： 再次催款通知 您好！本處于上次致閣下的專函中提及月份之管理費共人民幣元，至今仍未付 清。截至本函日期為止 ，貴單位之總欠款額為人民幣元 。本處唯恐閣下公務繁忙， 一時遺忘，現(xiàn)特函通知。懇請閣下盡快前來管理繳納。凡超過 7 日未付款的，將按月息 1.5%的滯納金有為采取有關程序追討。為防止不必要的附加費用之損失，本處懇請閣下早日繳清上述欠款。 請鼎力支持為盼！專此奉達，敬祝商安！ 物業(yè)管理處謹啟 年月日花園編號：致：居座單元業(yè)主 先生/ 女士： 最