office辦公軟件培訓(xùn)一PPT精選文檔

1、1PowerPoint主講主講: :張相喜張相喜WordWord電腦常見(jiàn)故障排除電腦常見(jiàn)故障排除辦公軟件操作技巧辦公軟件操作技巧officeExcelExcel2第一講 EXCEL篇第一章EXCEL中綜合性精華小技巧的應(yīng)用31問(wèn)題在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過(guò)文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對(duì)齊而文本是左對(duì)齊的)，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無(wú)濟(jì)于事 答案在空白的單元格中填人數(shù)字1，然后選中這個(gè)單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了巧變文本為數(shù)字巧變文本為數(shù)字 2“選擇性粘貼”命

2、令的應(yīng)用 4快速輸入數(shù)據(jù)小技巧快速輸入數(shù)據(jù)小技巧1、快速輸入前面帶0的數(shù)字3、另有妙用的 號(hào)4、一次輸入多個(gè)單元格以字符2、快速輸入分?jǐn)?shù)用“設(shè)置單元格格式”，把屬性改為“文本”太慢啦！ 在帶0的數(shù)字前加單引號(hào)如“001”即可 “0 3/4”（注意：中間有一個(gè)空格） 無(wú)空格結(jié)果是日期（3月4日）輸入“3/4”該怎么辦？ 在輸入11位及以上數(shù)字，在數(shù)字前面加上一個(gè)英文狀態(tài)下的“”，即能正常顯示，反之以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示。此時(shí)，該單元格格式為文本形式，其“數(shù)值”只能排序，不能用于函數(shù)計(jì)算按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)左鍵選定多個(gè)不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，可將該

3、文本同時(shí)輸入上述選定的單元格中5變?yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)榫匦蜸hift在繪制線段及圖形中的作用繪制線段及圖形中的作用 直線圓形正方形橢圓形斜線 6數(shù)據(jù)的排序數(shù)據(jù)的排序 1、對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序2、創(chuàng)建自定義排序7如何設(shè)置輸入信息的有效性 用戶在制作表格時(shí)可能基于現(xiàn)實(shí)的考慮，想要對(duì)某些單元格中的信息設(shè)定限制，此時(shí)就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置。其具體的步驟如下。 選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】|【有效性】菜單項(xiàng)，打開(kāi)【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框。8切換到【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，分別在【允許】、【數(shù)據(jù)】下拉列表中選擇【任何值】和【介于】選項(xiàng)，在【最小值】、【最大值】文本框中分別輸入“2”和“100”。 9單

4、擊 按鈕返回到工作表中。當(dāng)用戶在輸入過(guò)程中輸入了不合要求的數(shù)據(jù)時(shí)，就會(huì)彈出【Microsoft Excel】對(duì)話框，提示所輸入的信息有誤10ABC如何導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 選擇【數(shù)據(jù)】|【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】|【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】菜單項(xiàng)。 隨即會(huì)彈出【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，然后在【查找范圍】下拉列表中選擇導(dǎo)入數(shù)據(jù)所在的路徑或者文件夾，然后在列表框中選擇需要導(dǎo)入的文件。單擊”打開(kāi)” 按鈕彈出【文本導(dǎo)入向?qū)?步驟之1】對(duì)話框，然后選中【原始數(shù)據(jù)類(lèi)型】組合框中的【固定寬度】單選按鈕。 D單擊”下一步”按鈕彈出【文本導(dǎo)入向?qū)?步驟之2】對(duì)話框，此時(shí)在【數(shù)據(jù)預(yù)覽】列表框中顯示出預(yù)覽效果。11EFG12如何將不相鄰的列打印到相鄰

5、的位置上如何將不相鄰的列打印到相鄰的位置上 選中不需要打印的列，然后選擇【格式】|【列】|【隱藏】菜單項(xiàng)將其隱藏。設(shè)置一個(gè)包含所有列的打印區(qū)域，其中也包含隱藏的列，然后執(zhí)行選定區(qū)域的打印操作即可。13Excel中雙擊格式刷的妙用中雙擊格式刷的妙用 提出問(wèn)題:如何點(diǎn)選一次格式刷,實(shí)現(xiàn)多次應(yīng)用答案:雙擊格式刷即可,不用時(shí)按”ESC”退出即可14首先在首先在Word中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊“編輯編輯復(fù)制復(fù)制”命令，進(jìn)入命令，進(jìn)入Excel中，按住中，按住Shift鍵，單擊鍵，單擊“編輯編輯粘貼圖片粘貼圖片”命令，即可命令，即可將剛才復(fù)制的內(nèi)容以圖片格式插入到將剛才復(fù)制

6、的內(nèi)容以圖片格式插入到Excel表表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進(jìn)行文字格中，而且在該圖片上雙擊，還可進(jìn)行文字修改。利用這種方法也可以把修改。利用這種方法也可以把“記事本記事本”等等其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到Excel中。中。 Word內(nèi)容以圖片形式插入到內(nèi)容以圖片形式插入到Excel 以此法亦可將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入Excel15繪制多斜線單元格 利用Excel“邊框”選項(xiàng)卡的兩個(gè)斜線按鈕，可以在單元格中畫(huà)左、右斜線。如果想在單元格中畫(huà)多條斜線 該怎么做呢?“直線”-“繪圖”繪制多斜線表頭繪制多斜線表頭 只要畫(huà)法正確，斜線可隨單元格自動(dòng)伸長(zhǎng)

7、或縮短。當(dāng)然，斜線單元格的數(shù)據(jù)輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)換行(按“Alt+回車(chē)鍵”)，再添加空格即可將數(shù)據(jù)放到合適位置?；蚴沁m當(dāng)調(diào)整單元格屬性也可達(dá)到目的!16第二章 圖表篇17圖表背景的處理為了使圖表看起來(lái)清晰、明朗容易讀懂我們可以利用輔助數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行處理如下圖示：18數(shù)據(jù)透視表 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 編輯數(shù)據(jù)透視表19認(rèn)識(shí)函數(shù):函數(shù)Excel預(yù)先定義好的特殊公式SUM(number1,number2,.)公式用戶自行設(shè)計(jì)對(duì)工作表進(jìn)行計(jì)算和處理的計(jì)算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章 函數(shù)篇20統(tǒng)計(jì)函數(shù) 單元格引用單元格引用方式：?jiǎn)卧褚梅绞剑合鄬?duì)引用、絕對(duì)引用、混合引

8、用相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用使用使用“$”號(hào)來(lái)鎖定引用號(hào)來(lái)鎖定引用“F4”變相對(duì)引用為絕對(duì)引用變相對(duì)引用為絕對(duì)引用”F9”定義一個(gè)區(qū)域?yàn)閿?shù)組定義一個(gè)區(qū)域?yàn)閿?shù)組引用實(shí)例引用實(shí)例相對(duì)引用相對(duì)引用:A1、B5絕對(duì)引用：絕對(duì)引用：$ A $5、 $C $2混合引用：混合引用： $A2、D $121用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表 將2的計(jì)算結(jié)果顯示在Sheet3的A8單元格中 則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D840Sheet2!B860?？绫聿僮鲾?shù)據(jù)跨表操

9、作數(shù)據(jù) 22如何通過(guò)函數(shù)合并字符如何通過(guò)函數(shù)合并字符 如果要將通過(guò)分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通過(guò)函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。如要將下面的姓和名合并，具體的操作步驟如下。選中單元格C30，在編輯欄中輸入“A30&B30”。按下【Enter】鍵后單元格C30中填充上“李小煒”。23平均值函數(shù)average24按列查找函數(shù)vlookupVLOOKUP 表間數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)非它莫屬nVLOOKUP（查找值，數(shù)據(jù)表，列序號(hào)， 匹配條件）n可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精確查找，支持無(wú)序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列n支持通配符進(jìn)行查找25字段截取函數(shù)mid left rightnMID(text,

10、start_num, num_chars)翻譯為中文為：中間（文本，開(kāi)始位數(shù)，截取字長(zhǎng)）例：A2單元格中為某人的身份證請(qǐng)從中提取出生日期。=mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”月”&mid(A2,13,2）&”日” 結(jié)果：1978年02月18日LEFT(text,num_chars)在text中從左邊取num_chars個(gè)字符RIGHT(text,num_chars)在text中從右邊取num_chars字符26統(tǒng)計(jì)函數(shù)count countif-count(range) 統(tǒng)計(jì)選擇范圍內(nèi)數(shù)字單元格的個(gè)數(shù) 例：COUNT(A4:A7

11、) A4:A7范圍內(nèi)數(shù)字單元格個(gè)數(shù) -countif(range,criteria)統(tǒng)計(jì)滿足條件的單元格個(gè)數(shù)例：=countif(A4:A7,“=80”) A4:A7范圍內(nèi)大于80的單元格個(gè)數(shù)27計(jì)算兩個(gè)日期間差值 Datedif=datedif(date1,date2,”y”)統(tǒng)計(jì)日期1與日期2相差的年數(shù) 計(jì)算年齡的利器=datedif(date1,date2,”m”)統(tǒng)計(jì)日期1與日期2相差的月數(shù)=datedif(date1,date2,”d”)統(tǒng)計(jì)日期1與日期2相差的天數(shù)例：某人的出生日期為1978-12-20，到今天的年齡為=DATEDIF(1978-12-20,TODAY(),y)28如果否則 if函數(shù)-IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻譯成中文為“如果logical_test=是，符合要求，不符合要求）例：A2單元格為鄉(xiāng)鎮(zhèn)，要在B