檔案管理實(shí)務(wù)習(xí)題答案

1、檔案管理實(shí)務(wù)習(xí)題答案項(xiàng)目一 認(rèn)識(shí)檔案與檔案機(jī)構(gòu)【思考與練習(xí)】一、選擇題c d c b d b 二、多項(xiàng)選擇題1、abcde 2、abe 3、bce 4、ae 5、ac三、技能題答案要點(diǎn)：失職，違反檔案工作者的基本職責(zé)。由于檔案工作具有特殊的性質(zhì)，所以要求檔案員一定要在政治上可靠，有較強(qiáng)的責(zé)任心，對(duì)待工作嚴(yán)肅認(rèn)真。如果不負(fù)責(zé)任，管理松馳，則是容易出事的。楊朝陽(yáng)同志的教訓(xùn)就是前車(chē)之鑒。項(xiàng)目二 檔案收集歸檔【思考與練習(xí)】一、選擇題b b d c c d二、多選題 1、bc 2、ab 3、abc 4、abcde 5、bcde三、技能題參考答案： （1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個(gè)文件都是反映了省婦聯(lián)

2、的主要工作職能； （2）第2、3文件不必歸檔，因這兩個(gè)文件跟省婦聯(lián)的主要工作職能無(wú)關(guān)，并不反映省婦聯(lián)的歷史發(fā)展面貌。 四、案例分析參考答案：不符合，因?yàn)闄n案法實(shí)施辦法第十二條規(guī)定：“按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由本單位的文書(shū)或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。”小陳在文件歸檔工作中的職責(zé)主要是督促和指導(dǎo)單位的檔案收集工作，以保證歸檔案卷的質(zhì)量。項(xiàng)目三 檔案整理立卷 【思考與練習(xí)】一、選擇題a c a a d a c d二、技能題1參考答案： （1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標(biāo)題是：

3、市衛(wèi)生局關(guān)于干部職工培訓(xùn)學(xué)習(xí)、2004年衛(wèi)生護(hù)校招生的意見(jiàn)、通知 （2）將4、5組成一卷，案卷標(biāo)題是：市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關(guān)于對(duì)余所犯錯(cuò)誤的處分決定、通知 （3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標(biāo)題是：中共市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關(guān)于劉、王、李、鐘等同志職務(wù)任免的決定、通知 2、參考答案： （1）第一個(gè)文件應(yīng)歸入2004年； （2）第二個(gè)文件應(yīng)歸入2004年； （3）第三個(gè)文件應(yīng)歸入2002年； （4）第四個(gè)文件應(yīng)歸入2004年； （5）第五個(gè)文件應(yīng)歸入2005年。項(xiàng)目四 檔案價(jià)值鑒定 【思考與練習(xí)】一、 填空：1會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 2、技術(shù)鑒定 3、16-50年 4、保管期限二、單選題b b

4、 b b b三、技能題：1、參考答案： （1）小劉的做法是不對(duì)的。因?yàn)殇N(xiāo)毀檔案應(yīng)得到檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，她私自銷(xiāo)毀是錯(cuò)誤的。再者，該公司一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖然撤銷(xiāo)了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應(yīng)該保留下來(lái)。 （2）鑒定檔案的價(jià)值應(yīng)從下面7個(gè)方面來(lái)分析： 1） 分析檔案的內(nèi)容（著重分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性） 2） 分析檔案的來(lái)源（分析文件的責(zé)任者，本單位形成的文件大于外單位的） 3）分析檔案產(chǎn)生時(shí)間（產(chǎn)生的時(shí)間越早越珍貴，在重要?dú)v史時(shí)期產(chǎn)生的文件，往往具有重大價(jià)值） 4）分析檔案的名稱(chēng)、稿本和外形特征 5）分析檔案的技術(shù)因素（檔案內(nèi)容和反映對(duì)象的技術(shù)

5、水平越高，其價(jià)值越大） 6）分析檔案的功能因素 7）分析檔案的作者因素（高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人、重要機(jī)關(guān)、著名人物所形成的檔案，往往具有重大價(jià)值） 2、參考答案：（1）統(tǒng)計(jì)類(lèi)文件的價(jià)值：年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表大于季度報(bào)表大于月份報(bào)表；通常情況下，全宗內(nèi)文件比較完整，在分析時(shí)要從嚴(yán)；年度報(bào)表，一般作為永久保存以便查考，而季度報(bào)表和月報(bào)表一般保存時(shí)間相對(duì)比較短；（2）總結(jié)類(lèi)文件的價(jià)值：季度總結(jié)和一些單項(xiàng)工作總結(jié)的價(jià)值增加，因?yàn)榭偨Y(jié)類(lèi)文件中缺少年度總結(jié)，只有季度總結(jié)和一些單項(xiàng)工作總結(jié)；季度報(bào)表和月報(bào)表就會(huì)彌補(bǔ)不足而顯出其重要性，保存時(shí)間就相對(duì)增長(zhǎng)。（3）職工代表大會(huì)工作報(bào)告的草稿要留存，因?yàn)槁毠ご泶髸?huì)的工作報(bào)告定稿

6、遺失，草稿在一定程度上可以彌補(bǔ)。3、參考答案：由機(jī)關(guān)檔案室會(huì)同文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組。對(duì)期滿(mǎn)檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審，重新劃定保管期限同時(shí)剔除無(wú)價(jià)值的檔案。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；未經(jīng)批準(zhǔn)的不得銷(xiāo)毀。實(shí)行兩人以上的監(jiān)銷(xiāo)制度?？梢运偷皆旒垙S或焚燒等；項(xiàng)目五 檔案保管【思考與練習(xí)】一、單選題 a b a b二、多選題1、aacd 2、abcd 3、abd 4、abcd三、技能題1參考答案： （1） 合理選擇檔案庫(kù)房位置： 1）不宜設(shè)在底層或頂層，以防潮防濕 2）不宜設(shè)在洗手間或鍋爐房的附近 3）不宜設(shè)在樓房的西側(cè)或南側(cè)，以防陽(yáng)光直

7、射 4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開(kāi) 5）門(mén)窗要加固 （2） 合理安排檔案庫(kù)房布局： 1） 庫(kù)房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類(lèi)的檔案應(yīng)盡量安排在一個(gè)房間或幾個(gè)相鄰的房間中； 2） 檔案人員辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫(kù)房門(mén)口及樓梯間； 3） 利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。2參考答案：檔案保管（archives storage），檔案館（室）對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案保管工作是通過(guò)檔案庫(kù)房建設(shè)，采取各種防治措施，維護(hù)檔案實(shí)體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)

8、方面：1）憑借柜具或庫(kù)房對(duì)檔案實(shí)施的日常管理；如：檔案庫(kù)房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進(jìn)等。2）預(yù)防工作。對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。檔案保管場(chǎng)所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。3）在檔案流動(dòng)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案采取安全防護(hù)的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專(zhuān)門(mén)技術(shù)措施，如復(fù)制、修補(bǔ)等。環(huán)境：一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為1420（2）。相對(duì)濕度為5065%（5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因

9、為一般微生物繁殖所需溫度為20以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。項(xiàng)目六 檔案檢索【思考與練習(xí)】一、單選題a b c a二、多選題1、cd 2、cd 3、 bd 4、abd三、技能題1、參考答案： 檔案檢索（archival retrieval），檔案館（室）將所藏檔案材料信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)，編制成各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過(guò)它查找所需檔案以提供利用的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。檔案檢索內(nèi)容包括檔案信息存儲(chǔ)和查找兩個(gè)具體過(guò)程。 作用：1）檢索是提供利用的先期工作。檔案館（室）為提供利用所做的更直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每一個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案能否及時(shí)、準(zhǔn)確地

10、提供給利用者，充分發(fā)揮其作用，在很大程度上取決于檢索工作。 2）檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。 3）檢索是檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)。2、 檢索出的有關(guān)檔案 30（1）實(shí)際查全率 = _ * 100% = * 100% =75%全部有關(guān)檔案 40漏檢率= 1-75%=25%（2） 檢索出的有關(guān)檔案 30 查準(zhǔn)率= *100% = *100% = 85.7% 檢索出的全部檔案 35誤檢率=1-85.7%=14.3%3、 b313 071-1-275-2 湖州重型機(jī)械制造公司關(guān)于機(jī)構(gòu)調(diào)整的請(qǐng)示：湖重機(jī)199223號(hào)/湖重機(jī)+湖州重型機(jī)械制造公司關(guān)于機(jī)構(gòu)調(diào)整的方案定稿：請(qǐng)示內(nèi)部：永

11、久19920310 2頁(yè)260mm184mm 機(jī)構(gòu)調(diào)整 請(qǐng)示 項(xiàng)目七 檔案編研【思考與訓(xùn)練】一、單選題d b d c二、多選題1bd 2.bd 3.bc 4.a c三、技能測(cè)試 參考答案： 1、機(jī)關(guān)大事記； 2、編年體； 3、結(jié)構(gòu)：題名、編輯說(shuō)明、序言、目錄、正文、附錄等。 4、范圍：各種重要會(huì)議活動(dòng)情況；單位黨政領(lǐng)導(dǎo)人的重要活動(dòng)情況；以單位名義制定的路線(xiàn)、政策、法令、規(guī)定、決議、決定等；本單位重要領(lǐng)導(dǎo)人的任免、獎(jiǎng)勵(lì)情況；本單位工作中出現(xiàn)的典型事件或事故等；報(bào)刊發(fā)表的關(guān)于本單位的經(jīng)驗(yàn)、事故、批評(píng)的報(bào)道和重要新聞。 5、收集的主要渠道：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)以及本單位的檔案文件、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、

12、月報(bào)、要聞?wù)獔?bào)、動(dòng)態(tài)報(bào)告等；報(bào)刊、電臺(tái)等媒體的相關(guān)報(bào)道；地方史志、年鑒等記實(shí)性資料；大事記錄等。項(xiàng)目八 檔案利用【思考與訓(xùn)練】一、單選題 b c b d 二、多選題 1、bd 2、ac 3、abcd 4、abcd 三、技能訓(xùn)練 參考答案： 配備設(shè)施：服務(wù)臺(tái)、閱覽桌、存物處、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等； 提供工具書(shū)：歷史、地理、政治、經(jīng)濟(jì)文化等方面的工具書(shū)；與館藏相關(guān)的參考資料等； 規(guī)章制度：接待對(duì)象、閱覽范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、檔案索取、歸還手續(xù)、利用行為等方面的規(guī)定；2、出具檔案證明；檔案證明，是指檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢(xún)問(wèn)和申請(qǐng)，為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無(wú)記載和如何記載）而摘

13、抄編寫(xiě)的一種書(shū)面證明材料。在社會(huì)生活中，有些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或個(gè)人，為處理和解決問(wèn)題往往需要檔案部門(mén)提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門(mén)在審理案件過(guò)程中需要證明材料；個(gè)人在確認(rèn)工齡、學(xué)歷、職稱(chēng)方面需要證明材料等。 3、 備 忘 錄至：行政經(jīng)理自：高葉主題：企業(yè)三十年成果展的主要內(nèi)容日期：年月日內(nèi)容： 一、展覽的主要內(nèi)容 企業(yè)三十年以來(lái)在各個(gè)方面取得的重大成果：檔案資料等珍貴信息、老照片、實(shí)物檔案等； 二、原則 要注意突出其思想性，科學(xué)性、業(yè)務(wù)性和藝術(shù)性。 要對(duì)入選檔案合理分類(lèi)，編寫(xiě)前言、各部分標(biāo)題、提要和介紹。 三、作用 突出地表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 第一有利于宣傳和提高社會(huì)意識(shí)； 第二有利于廣

14、泛發(fā)揮檔案的作用。項(xiàng)目九 檔案統(tǒng)計(jì)【思考與訓(xùn)練】一、單選題 a b a d 二、多選題 1、cd 2、abc 3、abc 三、技能訓(xùn)練1、 60 計(jì)劃完成相對(duì)數(shù)= * 100%120% 50 80002、（1）文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)相對(duì)數(shù) = * 100%=66.7% 12000 3500（2）科技檔案的結(jié)構(gòu)相對(duì)數(shù)=* 100%=29.2%12000 500（3）會(huì)計(jì)、音像檔案的結(jié)構(gòu)相對(duì)數(shù)=* 100%=4.2% 120003、正算法： 2000卷強(qiáng)度相對(duì)數(shù) = =400卷/人 5人倒算法： 5人強(qiáng)度相對(duì)數(shù) = = 0.0025人/卷 2000卷項(xiàng)目十 專(zhuān)門(mén)檔案與檔案數(shù)字化【思考與訓(xùn)練】一、簡(jiǎn)答題：（略）二、技能測(cè)試1、小張服刑期間的人事檔案原單位某機(jī)械廠保管，2003年釋放后到某汽車(chē)修理廠工作檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞過(guò)去。因?yàn)槭苄淌绿幏只騽趧?dòng)教養(yǎng)的人員的檔案，由原單位保管，刑滿(mǎn)釋放或解除勞動(dòng)教養(yǎng)后重新安置工作的，其人事檔案由主管該人員的部門(mén)或所屬的人才服務(wù)中心。2、齊某的人事檔案應(yīng)由紡織廠保管，企業(yè)被并入另一家公司，檔案也應(yīng)隨之。因?yàn)槌鰢?guó)不歸、失蹤和逃亡等人員的人事