高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率影響因素及提高對(duì)策分析

1、高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效能影響因素及提高對(duì)策分析摘要：高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院和學(xué)校連接必不可少的中間單位。對(duì)辦公室管理理念和職能定位不清晰，辦公室工作制度不健全，管理人員職業(yè)倦怠以及辦公自動(dòng)化設(shè)備落后都嚴(yán)重影響了二級(jí)學(xué)院辦公室的工作效率。應(yīng)當(dāng)通過更新管理理念，明確職能和定位；建立健全制度；加強(qiáng)管理體制的更新；充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情；提高自身素質(zhì)；逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化等途徑，使其更高效地發(fā)揮職能作用。關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院辦公室；工作效率；職能作用0 引言在當(dāng)今社會(huì)形勢(shì)下，高校建設(shè)的飛速發(fā)展，管理層面上的不斷改革，尤其是學(xué)院制度建設(shè)工作的開展導(dǎo)致各級(jí)各類高校的管理重點(diǎn)也有所偏移，同時(shí)附屬的高校二級(jí)

2、學(xué)院辦公室的工作也隨之增多，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作涉及層面廣，學(xué)校教學(xué)、科研以及行政管理等方面的工作都需要在二級(jí)學(xué)院的幫助下才能得到充分地落實(shí)，二級(jí)學(xué)院的工作效果對(duì)學(xué)院來說甚至對(duì)高校的整體面貌和具體的工作實(shí)施都有著至關(guān)重要的作用。研究如何提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率，使其更高效地發(fā)揮職能作用，對(duì)于促進(jìn)高教事業(yè)的穩(wěn)定、和諧、健康發(fā)展，具有十分重要的意義。1 二級(jí)學(xué)院辦公室的職能我國(guó)各個(gè)高校的辦公室職能是不同的。院(系)辦公室的一般職能主要包括協(xié)助職能、協(xié)調(diào)職能和服務(wù)職能。1.1 協(xié)助職能院辦公室作為參謀、助手，為本部門領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，幫助處理日常事務(wù)，同時(shí)，按照其他職能部門指示，處理跟本院有關(guān)的各項(xiàng)行

3、政事務(wù)。第一，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，幫助處理日常事務(wù)。院領(lǐng)導(dǎo)在制定決策的時(shí)候，都會(huì)不同程度征求辦公室的意見，辦公室要做一個(gè)好“智囊”、好“參謀”，為領(lǐng)導(dǎo)決策能夠提供切實(shí)可行的建議，并拿出可行性方案。另外，學(xué)院的日常事務(wù)十分繁雜，對(duì)于那些領(lǐng)導(dǎo)不能夠親力親為的工作，院辦公室要認(rèn)真協(xié)助處理，比如教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)、接待、信印、文件盒報(bào)刊收發(fā)、電話往來、工作部署、對(duì)外宣傳等等。第二，依照各職能部門指示，處理跟本院有關(guān)的各項(xiàng)行政職務(wù)。院辦公室是一個(gè)高校當(dāng)中處于中樞地位的機(jī)構(gòu)，跟整個(gè)學(xué)校各個(gè)職能部門都會(huì)有定期或不定期的業(yè)務(wù)往來。如按照人事部門的要求，每月按時(shí)匯報(bào)考勤，協(xié)助教務(wù)管理部門做好各項(xiàng)教學(xué)工作的部署，

4、協(xié)助科研管理部門做好科研管理輔助工作，依照財(cái)務(wù)制度處理財(cái)務(wù)事務(wù)，為學(xué)生管理部門提供各種資料、數(shù)據(jù)的支撐，按照資產(chǎn)管理辦公室的要求清查固定資產(chǎn)，協(xié)助保衛(wèi)部門做好本部門安全防爆工作等等。可以說無論學(xué)校里哪個(gè)部門有需要教學(xué)單位來完成的工作，他們都會(huì)最先找到院辦公室的人員進(jìn)行傳達(dá)或布置。1.2 協(xié)調(diào)職能協(xié)調(diào)是院辦公室的日常工作之一，院辦公室不僅是要協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部之間的各種關(guān)系，還要協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系。協(xié)調(diào)的內(nèi)容可以說包羅萬象，除了人、財(cái)、物方面的，還有各種事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，比如教學(xué)計(jì)劃的制定實(shí)施、科研工作的順利開展、重要會(huì)議的召開、學(xué)院各項(xiàng)活動(dòng)的開展等等，都需要院辦公室的協(xié)調(diào)。當(dāng)然，在協(xié)調(diào)工作開展期間，很

5、可能院領(lǐng)導(dǎo)也要參與其中，辦公室在協(xié)調(diào)時(shí)要按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，還要聽取被協(xié)調(diào)方的意見，按照原則和規(guī)定辦事，講求方式方法，通過協(xié)調(diào)職能的履行，可以促進(jìn)各部門工作的展開，能夠最大限度的發(fā)揮部門職能。1.3 服務(wù)職能服務(wù)職能對(duì)于院辦公室來說可以說尤為關(guān)鍵。院辦公室為領(lǐng)導(dǎo)、師生、教輔人員以及校外來訪人員服務(wù)，為他們提供幫助、排憂解難的過程。作為院辦公室人員，要時(shí)刻秉著為人民服務(wù)的基本原則，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不怕辛苦，熱心、周到地為大家服務(wù)。2 影響二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的因素2.1 管理理念落后，職能定位不清晰2.1.1 管理理念與學(xué)院的發(fā)展不相適應(yīng)當(dāng)前，高等教育發(fā)展已經(jīng)從依靠規(guī)模擴(kuò)張的外延發(fā)展向注重質(zhì)量提高

6、的內(nèi)涵發(fā)展轉(zhuǎn)變，這一階段的特點(diǎn)是通過加強(qiáng)管理。學(xué)院辦公室要把以人為本的管理理念，服務(wù)于教師、學(xué)生，特別是在學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的高速發(fā)展時(shí)期，原先的管理理念開始落后，適合學(xué)院發(fā)展的新的管理理念開始跟進(jìn)。2.1.2 辦公室的職能定位不準(zhǔn)確學(xué)院辦公室主要包括協(xié)助、協(xié)調(diào)、服務(wù)三個(gè)方面的職能。雖然只是簡(jiǎn)單的三個(gè)詞語，但是管理工作的內(nèi)容卻可以是包羅萬象的，幾乎涉及到了可能想到的系里日常管理工作的方方面面。但是很多學(xué)院對(duì)辦公室職能的定位是不夠準(zhǔn)確的。比如，從系辦公室管理人員的業(yè)績(jī)考核工作來看，考核的內(nèi)容并不夠全面。很多學(xué)院將學(xué)院辦公室管理人員的年度考核和學(xué)工辦、教務(wù)辦一起評(píng)比，殊不知這三個(gè)辦公室彼此的職能不統(tǒng)一

7、、工作內(nèi)容也有很大不同，這樣的考核辦法并幾乎無法反映辦公室管理人員的工作業(yè)績(jī)水平。2.2 管理制度不夠健全，管理工作不夠規(guī)范近年來，我國(guó)高等教育已經(jīng)進(jìn)入到飛速發(fā)展的階段，各大高校內(nèi)院系調(diào)整、人事變動(dòng)等等變化都導(dǎo)致過去的一些列制度不再適用，都需要作出相應(yīng)的變化。隨著制度的調(diào)整，學(xué)院辦公室的只能也有著很多的變化，同時(shí)就需要一些新的規(guī)章制度來管理學(xué)校。目前來看，學(xué)院辦公室還是缺少一套能夠準(zhǔn)確描述出職能定位以及切實(shí)可行的制度，需要把辦公室的職能細(xì)節(jié)化，并且還要制定相應(yīng)的目標(biāo)。同時(shí)一些涌現(xiàn)出的額新工作，都是辦公室業(yè)務(wù)的延伸；但是有一些工作表面上看起來隸屬于辦公室工作的范圍，其實(shí)不然，因此辦公室的工作人員

8、極易本末倒置。種種現(xiàn)象表明辦公室的工作人員需要明確自己的工作范圍以及工作目標(biāo)，學(xué)院辦公室更是有必要建立健全的管理制度，促進(jìn)學(xué)院辦公室規(guī)范化，有序發(fā)展。2.3 管理人員工作壓力大，職業(yè)倦怠率高任何工作都是有壓力的，但是造成工作壓力的原因卻是多種多樣。在高校當(dāng)中無論教師還是行政教輔人員，都要秉承著培養(yǎng)人才，為學(xué)生服務(wù)的重要使命，可以說每個(gè)崗位都承擔(dān)著巨大的責(zé)任。系辦公室管理工作的內(nèi)容可是說涉及的范圍廣泛，從行政事務(wù)到教學(xué)管理事務(wù)，大大小小，十分繁雜。要服從學(xué)院各職能部門的安排，處理大小行政事務(wù)；要為師生服務(wù)，接待來訪人員，為其提供各種幫助；有的系辦公室管理人員還要承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，或是擔(dān)任工會(huì)小

9、組長(zhǎng)等職務(wù)；還要處理一些突發(fā)、臨時(shí)性的工作任務(wù)。更重要的是，在中環(huán)院，如此繁多、重要、瑣碎的事務(wù)，都集中于系辦公室主任兼教學(xué)秘書一人身上，工作壓力之大可以想見。繁重的工作任務(wù)及與此相關(guān)的繁雜的事務(wù)要求久而久之使得辦公室管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠。而管理制度不夠健全，對(duì)系辦公室管理人員的績(jī)效考核不夠科學(xué)，辦公環(huán)境條件差等，是辦公室管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠感覺的重要原因。2.4 辦公設(shè)備不足，設(shè)備使用和維護(hù)技術(shù)缺失當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，高校辦公室也邁入了信息化的道路?，F(xiàn)在在我國(guó)各大高校都有自己的局域內(nèi)校園網(wǎng)，而在校的師生都可以通過校園局域網(wǎng)連接手機(jī)、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等一些辦公設(shè)備。但是這其中也存在

10、著一些問題，例如大部分的工作人員還都只是利用校園局域網(wǎng)來做一些簡(jiǎn)單的工作，并沒有充分有效地利用好現(xiàn)有資源。而辦公室管理信息系統(tǒng)可以促使辦公人員更快、更全、更準(zhǔn)地了解所需的信息，有效利用現(xiàn)有辦公設(shè)備提高辦公效率。辦公室設(shè)備的不斷更新就是為了使辦公更加便捷有效，在最少限度地使用人力的同時(shí)完成最大限度的工作，然而辦公自動(dòng)化不僅僅是使用，同時(shí)也要注意對(duì)辦公設(shè)備的保護(hù)和維修，在使用前一定要主要每項(xiàng)設(shè)備的說明和一些注意事項(xiàng)，這也是在辦公過程中極容易被忽略的部分。造成這些問題的原因主要有兩方面，一方面是管理人員對(duì)辦公設(shè)備的不重視，另一方面是一些工作人員對(duì)設(shè)備如何使用并不熟悉。辦公室設(shè)備的使用與維護(hù)都是需要一

11、定技術(shù)的工作，然后我國(guó)各大高校目前對(duì)這種人員的需求還是很大的。3 有效提高辦公室工作效率的途徑3.1 更新管理理念，明確職能和定位更新管理理念就是要面向事實(shí)、與時(shí)代變化相結(jié)合，需要在實(shí)際的工作中去積累經(jīng)驗(yàn)，要勇于探索、勇于創(chuàng)新，要大膽地否定過時(shí)的舊方法，努力去創(chuàng)造一些新途徑。同時(shí)辦公室工作應(yīng)該符合學(xué)院要求，要打破傳統(tǒng)守舊的觀念，為學(xué)院的發(fā)展起到積極作用，能夠?yàn)閷W(xué)院注入新鮮的血液。辦公室應(yīng)該準(zhǔn)確的為自己定位，明確自身的職能，要把具體工作與學(xué)院要求相結(jié)合，使之做到輔助學(xué)院發(fā)展，促進(jìn)工作協(xié)調(diào)有序運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作人員首先要明確自己所在崗位的工作范圍是什么，不要越俎代庖，應(yīng)該把自己的本職工作做好。接下來

12、工作人員也要對(duì)自己的工作有一些基本的想法和創(chuàng)意，而不是一味地去生搬硬套，要靈活地工作，讓自己的工作能夠在達(dá)到學(xué)院標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)也有一些創(chuàng)新在期中。辦公室人員要為辦公室工作建設(shè)起到積極作用，要是自己能夠充分展現(xiàn)自己的工作價(jià)值，充分發(fā)揮自己的水平。3.2 完善制度建設(shè)，加強(qiáng)工作監(jiān)督只要是高水平的管理制度都一定是以科學(xué)為基本準(zhǔn)則的。辦公室工作涉及多個(gè)方面、內(nèi)容十分繁重，因此建立起完善科學(xué)的管理制度對(duì)辦公室工作的有效運(yùn)行是十分必要的。因此，想要提高辦公室的工作效率，就一定要完善制度建設(shè)，加強(qiáng)工作監(jiān)督，讓辦公室工作運(yùn)行起來有科學(xué)依據(jù)，并且更加的規(guī)范法、紀(jì)律化。（1） 建立崗位責(zé)任制，明確人員分工。要求每一項(xiàng)

13、工作的負(fù)責(zé)人都能夠?qū)ψ约汗ぷ鞣秶鷥?nèi)的工作能夠做到認(rèn)真對(duì)待，并且要制定問責(zé)機(jī)制，在工作出現(xiàn)問題的時(shí)候，能夠?qū)ぷ髦械氖д`負(fù)起責(zé)任。辦公室工作內(nèi)容繁重，涉及面廣，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作需要幾個(gè)人同時(shí)銜接或者共同辦公的情況，這時(shí)團(tuán)隊(duì)合作就顯得尤為重要，然而在團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都應(yīng)該發(fā)揮所長(zhǎng)，讓自己的優(yōu)勢(shì)能夠得到最大程度的發(fā)揮。（二）建立便于督查、切實(shí)可行的考核評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要做到對(duì)各個(gè)崗位工作的完成情況做到心中有數(shù)，并且能夠定期的檢查。對(duì)于完成好的，給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于完成不好的，給予警告和懲罰。同時(shí)，也應(yīng)該把考評(píng)結(jié)果落實(shí)到實(shí)際中，并將其納入到管理制度的條例之中。3.3 通過各種途徑提高工作人員素質(zhì)和

14、工作積極性辦公室作為學(xué)校的一個(gè)門面，工作人員的工作態(tài)度以及行為舉止都應(yīng)該有著嚴(yán)格的要求，因?yàn)椴粌H僅是代表著部門的形象，更是代表著學(xué)校的形象。學(xué)校要建設(shè)一支有素質(zhì)、有紀(jì)律、有文化的辦公室人員隊(duì)伍并不是一件簡(jiǎn)單的事情，因此，學(xué)校要全面提高辦公室人員的工作素質(zhì)，良好的工作素質(zhì)是成為一名合格的辦公室人員的基本條件。3.3.1 選拔辦公室管理人員要對(duì)其能力素質(zhì)全面考察從學(xué)院辦公室的特點(diǎn)、職能、工作范圍等方面可以看出，這一工作要求管理人員要做事細(xì)心，有耐心，應(yīng)對(duì)臨時(shí)突發(fā)事件的能力過硬，待人接物有禮有節(jié)，甚至要有足夠的工作經(jīng)驗(yàn)，可以說在能力素質(zhì)方面的要求是比較高的。那么在選拔系辦公室管理人員的時(shí)候，就應(yīng)制定

15、出一套能夠全面考察其能力素質(zhì)的方式方法，這樣才能選拔出態(tài)度端正、能力素質(zhì)過硬的管理人員。3.3.2 定期組織在崗人員培訓(xùn)無論是黨群機(jī)關(guān)，還是大小的企事業(yè)單位，對(duì)在崗人員進(jìn)行培訓(xùn)這一環(huán)節(jié)都是必不可少的。這也是提高人員素質(zhì)和組織競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。在高校中同樣如此，不管是專職教師還是行政人員，也會(huì)參加相應(yīng)的崗位培訓(xùn)，進(jìn)而提高教師和管理人員素質(zhì)。除了統(tǒng)一的高校新進(jìn)人員管理培訓(xùn)，學(xué)院內(nèi)部也應(yīng)該定期組織教學(xué)管理人員培訓(xùn)，聘請(qǐng)校內(nèi)外有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)和行政管理專家進(jìn)行專題講座，可從各個(gè)角度對(duì)高校的管理活動(dòng)進(jìn)行深入剖析，這樣不但能開闊我們的眼界，更能從中汲取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理方法，為我所用，進(jìn)而提高我們自身的能力

16、素質(zhì)。3.3.3 采用適當(dāng)?shù)募?lì)手段提高工作人員的積極性辦公室管理人員的職業(yè)倦怠率是很高的，如不采取一些激勵(lì)措施，長(zhǎng)此以往，管理人員的工作積極性則會(huì)降低，對(duì)工作的認(rèn)同感也會(huì)相應(yīng)的降低，那么勢(shì)必會(huì)影響的工作的效率和管理的水平。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)很清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并及時(shí)采取補(bǔ)救的辦法。以下三點(diǎn)可以作為參考：第一，領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)多多關(guān)心下屬，隨時(shí)了解系辦公室管理人員的工作情況，傾聽其意見，并及時(shí)地為其排憂解難。辦公室的工作在開展過程中往往不是一帆風(fēng)順的，而是困難、阻礙重重，而這些負(fù)面因素往往又不是系辦公室管理人員所能預(yù)料和解決的，很多時(shí)候是需要領(lǐng)導(dǎo)出面來處理的，這個(gè)時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)要毫不猶豫地站出來掃清各種阻礙，保證

17、工作的順利開展。第二，兼用物質(zhì)和精神激勵(lì)的手段。主要是說，對(duì)辦公室管理人員要實(shí)時(shí)地進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，例如改善辦公條件、口頭獎(jiǎng)勵(lì)等方式，使其成就感上升，進(jìn)而提高工作的認(rèn)同感和積極性。第三，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行崗位輪換。達(dá)到一定工作年限的系辦公室管理人員可能會(huì)對(duì)年復(fù)一年的工作感到厭倦、缺乏挑戰(zhàn)，這也是出現(xiàn)職業(yè)倦怠現(xiàn)象的重要原因，因此，學(xué)院可以定期組織管理崗位的輪換，讓在辦公室管理崗位工作時(shí)間較長(zhǎng)的人員有選擇其他崗位的機(jī)會(huì)，其他崗位的人員也有機(jī)會(huì)成為辦公室管理者。3.4 更新理念，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（1） 及時(shí)更新必要的設(shè)備。首先學(xué)校要對(duì)辦公室工作給予最大程度上的支持，要在經(jīng)費(fèi)、人員上都要做到充分支持。對(duì)于老舊的辦