文件管理規(guī)定

1、文件管理規(guī)程【 V1.0 】本文檔版權(quán)由XXXXXXXXXXXXXXX所有。未經(jīng)書面許可，任何單位和個(gè)人不得以任何形式摘抄、復(fù)制本文檔的部分或全部，并以任何形式傳播。目錄一、文檔信息 2（ 一 ） 文檔版本 2（ 二 ） 修改記錄 2（ 三 ） 文檔批準(zhǔn) 2（四） 分發(fā) 2二、目的 2三、范圍 3四、術(shù)語與定義 3（ 一 ） 文件 3（ 二 ） 記錄 3五、文檔的版本與修改 3（ 一） 版本管理 3（ 二 ） 修改管理 3六、記錄 4（ 一 ） 非受控本文本 4（ 二） 技術(shù)手冊(cè) 4（ 三 ） 文檔內(nèi)容 4（ 四） 文檔管理員 5七、文檔的更改 廢止 5（一） 文檔的修改 / 新建 5（二）

2、文檔的廢止 6八、文檔的分類 6九、文檔的保密 7十、 文檔的保管與借閱 7（一） 文件的保管 7（二） 文件的查閱、借閱 8十一、 文件的發(fā)布 9十二、 文檔的現(xiàn)場布置 9一、文檔信息（一）文檔版本使用本文檔前，文檔使用者有責(zé)任核實(shí)當(dāng)前版本的有效性。（二）修改記錄版本日期修改內(nèi)容修改人V1.0新建（三）文檔批準(zhǔn)您本人或您本人指定的代表的簽字表明您已經(jīng)批準(zhǔn)了 本文檔內(nèi)容。它也表明您已經(jīng)仔細(xì)地閱讀、審查和考慮到了 本文檔對(duì)您的部門產(chǎn)生的影響以及它是否符合公司的指導(dǎo) 方向。批準(zhǔn)簽字批準(zhǔn)人職務(wù)批準(zhǔn)日期批準(zhǔn)版本（四）分發(fā)該文發(fā)至。二、目的文件管理辦法是確保所有用于公布、更改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、處置（例

3、如過時(shí)不用的）文件是按照系統(tǒng)的方 法管理，維護(hù)和處置。此文件描述文檔和記錄管理的程序 本文檔適用于。三、范圍本規(guī)定適用，涉及到的范圍包括：管理規(guī)程、規(guī)定、細(xì) 貝y、手冊(cè)、表格、表單、報(bào)告等。四、術(shù)語與定義（一）文件信息及其承載介質(zhì)。（二）記錄記錄屬于文件的一種所實(shí)施的各個(gè)管理體系中，作為對(duì) 標(biāo)準(zhǔn)的符合性和有效性的憑證，是提供活動(dòng)的證據(jù)或達(dá)到一 定結(jié)果的說明文件。為了規(guī)范運(yùn)維管理體系相關(guān)文件的管理、維護(hù)和處置， 確保運(yùn)維管理體系運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的記錄能有效的控制，及體系 相關(guān)文件及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的傳遞，特制定本指南。五、文檔的版本與修改（一）版本管理為體現(xiàn)文件持續(xù)改進(jìn)過程，設(shè)立文件版本號(hào)及文件修改 碼

4、。原始版本號(hào)為 1,稱為第一版，升級(jí)后變?yōu)?2，稱為第 二版，以此類推。（二）修改管理原始修改碼為0,稱為第0次修改，修改后變?yōu)?1,稱 為第1次修改，以此類推。當(dāng)滿足下列條件之一時(shí)版本號(hào)自 動(dòng)升級(jí)：（1）文件修改數(shù)大于總數(shù) 90%寸（2）某文件修改次數(shù)等于10次時(shí)。版本號(hào)升級(jí)后，各文件修改碼歸零。六、記錄記錄屬于文件或者數(shù)據(jù)的一種，是IDC在其所實(shí)施的各個(gè)管理體系上面，作為對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的符合性和有效性的憑證。IDC現(xiàn)在實(shí)施的管理體系，在標(biāo)準(zhǔn)的層面，必須保留記錄作為憑 據(jù)。在實(shí)施的體系層面，記錄是各個(gè)體系運(yùn)作，例如步驟、 手冊(cè)等是否確實(shí)執(zhí)行的明證。記錄可以用不同的可以讀取的 形式儲(chǔ)存，例如紙張或者電

5、子介質(zhì)或者信息系統(tǒng)當(dāng)中。（一）非受控本文本“非受控本”僅供參考，不需要升版控制。其用戶必須 理解不能依靠該版本，如對(duì)文件的版次狀態(tài)有疑問，應(yīng)向各 自的“文件管理人員”查詢。（二）技術(shù)手冊(cè)IDC的員工直接訪問制造商的網(wǎng)站查閱所需要的技術(shù)指 南。有一些硬件/軟件供貨商的手冊(cè)/光盤，由技術(shù)/應(yīng)用組 負(fù)責(zé)保存和控制，其它還包括參考材料。（三）文檔內(nèi)容文件應(yīng)包含：1、管理程序，宏觀角度描述程序。2、使用說明手冊(cè)，逐步說明。3、制造商技術(shù)手冊(cè)，由產(chǎn)品制造商提供，講述如何使 用（如軟件手冊(cè)）或詳細(xì)資料（如查找表格、清單）、參考資 料等（例如通訊錄、資產(chǎn)表等）4、表格，標(biāo)準(zhǔn)表格 。5、文件模板，報(bào)告（RE）和

6、其他需要規(guī)范格式的文件的 模板。6、開始步驟條件。7、要求創(chuàng)建新的或更新現(xiàn)有的。&所需輸入。9、修改經(jīng)審核通過的，具備批準(zhǔn)發(fā)布狀態(tài)。同密級(jí)文檔的（四） 文檔管理員文件所有者負(fù)責(zé)起草/更新文件和發(fā)布有關(guān)的修訂/請(qǐng) 求/處理表格。文件管理員負(fù)責(zé)：1、獲取批準(zhǔn)人對(duì)文件的授權(quán)認(rèn)可。2、文件正本的存檔，將舊文件加作廢標(biāo)志存放。3、在部門內(nèi)部發(fā)布文件。七、文檔的更改廢止文件所有者或授權(quán)人起草/更新文件，填寫文件更 改處理表，交由文件管理員按照規(guī)定獲取批準(zhǔn)人的批準(zhǔn)。（一）文檔的修改/新建文件的批準(zhǔn)正本由文件管理員負(fù)責(zé)存檔。電子版本發(fā)布到IDC文件服務(wù)器供IDC員工自由查閱。對(duì)于第一次創(chuàng) 建的文件，文件作者應(yīng)

7、按照IDC的文檔模版編寫文件，IDC 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)確認(rèn)后，交由文檔管理員統(tǒng)一編號(hào)收錄。 文件電子版正本保存在IDC文件服務(wù)器上。對(duì)于需要修改的文件，需要按照以下步驟進(jìn)行：1文件作者需向文件管理員提出申請(qǐng)，填寫文件修 訂處理表，詳細(xì)填寫對(duì)文件進(jìn)行修改的地方；2從文件服務(wù)器上下載當(dāng)前最新版本的文件，進(jìn)行修改；3文件作者修改完成后，請(qǐng)IDC負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)確認(rèn)，交由文檔管理員統(tǒng)一編號(hào)收錄；4更新后的文件電子版保存在IDC文件服務(wù)器上，舊版本文件要立即替換掉，并另為保存。（二）文檔的廢止不再適合繼續(xù)使用時(shí)，文件所有者可提交文件修訂/處理表，文件管理員將文件從IDC文件服務(wù)器有效目錄上刪掉，并另為保存。文件創(chuàng)建

8、 /修改/廢除完成，文件管理 員負(fù)責(zé)更新文件和記錄列表，發(fā)布文件，通知會(huì)引用該文檔 的相關(guān)人員，以保證修改得到實(shí)行。文件管理員存檔的文件 上要做出文件編號(hào)和版本號(hào)、修訂號(hào)等，以免誤用。八、文檔的分類將文件和資料分5類：1、體系文件-包括質(zhì)量手冊(cè)、程序手冊(cè)、說明手冊(cè)、策略。2、流程和工作指引-規(guī)定日常工作涉及的流程。3、記錄包括報(bào)告、會(huì)議記錄、培訓(xùn)記錄、物資記錄、 介質(zhì)記錄等各項(xiàng)記錄 。4、參考資料-包含IP資料、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D等信息的文5、知識(shí)庫-包括各種設(shè)備操作手冊(cè)，技術(shù)手冊(cè)。體系文件、流程和工作指引、記錄、參考資料由各組負(fù) 責(zé)人定期檢查及更新，修改不適用的部分；知識(shí)庫中的文件 為各類操作手冊(cè)、

9、使用手冊(cè)，不需要更新。九、文檔的保密文件的保密級(jí)別分為三類， 分別是絕密文件、內(nèi)部文件、 普通文件。1. 絕密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司 權(quán)益受到重大損害的文件資料。2. 內(nèi)部文件：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán) 益受到損害的文件資料。3. 普通文件：指一般性的，可以提供給所有的員工查考 利用的文件資料。十、文檔的保管與借閱（一）文件的保管（1）各部門文件管理員負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的保管，應(yīng)建立文件保存清單；（2）文件管理員應(yīng)在本部門工作環(huán)境內(nèi)指定文件存放地點(diǎn)存放文件，文件不能存放在個(gè)人手中；（3）應(yīng)確保文件便于查找；（4） 文件管理員需對(duì)本部門文件負(fù)責(zé)，需確認(rèn)文件數(shù)

10、量及保管地點(diǎn)是否正確；（5）被借出的文件如未能按時(shí)歸還， 文件管理員需負(fù) 責(zé)追回文件。（二）文件的查閱、借閱（1） 非該文件發(fā)布范圍內(nèi)的公司員工借閱時(shí)，應(yīng)填寫 文件借閱申請(qǐng)表提交給文件管理員，文件管理員根據(jù)文件的保密級(jí)別進(jìn)行判斷，內(nèi)部公開和內(nèi)部 使用可以直接提供借閱。當(dāng)文件保密級(jí)別高于內(nèi)部 公開和內(nèi)部使用兩個(gè)級(jí)別時(shí)，統(tǒng)一要由數(shù)據(jù)中心負(fù) 責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。（2）不提供外部借閱。外部人員如需了解文件內(nèi)容， 借閱申請(qǐng)人需要提交 文件借閱申請(qǐng)表 經(jīng)數(shù)據(jù)中 心負(fù)責(zé)人審批后，到數(shù)據(jù)中心文件管理員處現(xiàn)場查 閱。（3） 在借閱過程中如需要復(fù)制體系文件，需在文件 借閱申請(qǐng)表中寫明復(fù)印用途及份數(shù)，數(shù)據(jù)中心管 理者審批后，由文件管理員將正版體系文件復(fù)印， 并標(biāo)明復(fù)印件用途及使用人，提交借閱申請(qǐng)人。（4） 所有文件借閱必須保留相關(guān)記錄，由文件管理員 負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。十