某大型集團招待管理制度

1、制度名稱某集團招待管理制度制度編號FY -HR-003(1.0)制度版本V1.0主辦部門人資行政中心監(jiān)督檢查者總裁辦審核部門總裁辦解釋權(quán)歸屬人資行政中心簽發(fā)日期制定目的為了規(guī)范公司出差管理，明晰各項人力資源管理流程。適用范圍適用于XXX集團約束對象規(guī)章制度編寫、撰稿者涉及的相關(guān)制度文控中心管理制度起草人起草日期2013年8月審核人審核日期變更/修訂情況說明變更版本號變更條款變更原因及內(nèi)容變更日期管理者代表審核會簽職務(wù)簽字日期職務(wù)簽字日期批準(zhǔn)執(zhí)行人批準(zhǔn)執(zhí)行日期制度分發(fā)部門（簽收）部門簽收日期部門簽收日期制度名稱招待管理制度受控狀態(tài)編號FY-HR-003（1.0）執(zhí)行部門集團及各子公司監(jiān)督部門人資

2、行政中心生效日期第一章總則第一條總則為規(guī)范管理公司的招待工作，厲行節(jié)約，有效控制招待費用，嚴(yán)格 執(zhí)行內(nèi)控管理各項規(guī)定，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于集團本部及各子公司第三條招待原則：1、堅持熱情、誠懇、周到、節(jié)約、歸口招待、分級限標(biāo)、嚴(yán)格控制、 統(tǒng)一管理；2、堅持安全第一原則，包括客人食宿安全、財物安全、交通安全等;3、堅持請示匯報制度，凡遇到超出職權(quán)范圍，難以解決的問題，應(yīng) 主動請示。第四條招待范圍及類型1、對外招待是指政府部門、重要性業(yè)務(wù)招待、公司重要客人或因公 司業(yè)務(wù)需要特殊招待的客戶。2、內(nèi)部招待是指參加會議、培訓(xùn)、高層管理人員入職招待、部門員工聚會等公司內(nèi)部需招待的。3、其

3、他因工作需招待的。第五條招待標(biāo)準(zhǔn)公司招待工作實行分級限標(biāo)的原則1 、餐費標(biāo)準(zhǔn)招待類型客戶級別招待標(biāo)準(zhǔn)陪同人員備注對外招待公司重要客戶或企 業(yè)負責(zé)人200元/人董事長、董事長秘書、 總裁及業(yè)務(wù)歸口部門煙灑另算客戶企業(yè)總監(jiān)以上150元/人董事長、董事長秘書、 總裁及業(yè)務(wù)歸口部門煙酒另算一般客戶、外來較重 要來客100元/人總裁及業(yè)務(wù)歸口部門煙酒另算普通客戶及人員50元/人歸口部門煙酒另算普通外來業(yè)務(wù)人員 或外來面試人員公司食堂客 餐歸口部門/人資行政部 門內(nèi)部招待高管入職、高管聚餐 或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的員工 活動聚餐50-80元/人董事長、總裁、人資行 政總監(jiān)、歸口部門煙酒另算部門聚會50元/人部門員工含

4、煙酒說明:1、 招待用餐時須嚴(yán)格控制陪同人數(shù)，實行對口接待且本公司陪同人員需1人以上且不得超過對方 人員半數(shù)，特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、為增強部門員工凝聚力，部門每年可申請一次員工聚餐。2、招待住宿標(biāo)準(zhǔn)客戶級別住宿標(biāo)準(zhǔn)董事長重要賓客300-550 元董事長普通來客300元總監(jiān)/總經(jīng)理以上300400 元部門經(jīng)理/公司普通來客150-320 元一般客人員工宿舍3、客情標(biāo)準(zhǔn)（1）、公司規(guī)模性、綜合性、大綜性客情統(tǒng)一由集團董事辦組織開 展，各需求部門將計劃報董事辦，由董事辦匯總后統(tǒng)一進行安排。（2）部門及子公司有客情需求由部門負責(zé)人根據(jù)情況申請，填寫 交際應(yīng)酬審批單，依據(jù)XX集團授權(quán)管理手冊逐級進行

5、審批。第二章職責(zé)分工第六條 凡屬來公司參觀、訪問、指導(dǎo)、學(xué)習(xí)及入駐研討工作的重要 賓客或知名企業(yè)重要客戶，由總裁辦登記，歸口部門接待的辦法，誰接 待、誰負責(zé)，貫徹始終。第七條 歸口部門要在賓客到來前， 需提前通知總裁辦，聯(lián)絡(luò)好有關(guān) 事宜，提出書面的外來賓客參觀申請，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，逐級 上報審批。除董事辦接待工作外，總裁辦是公司接待工作的管理者，公 司級重大接待活動由總裁辦負責(zé)，如重要來賓前來參觀、訪問，需及時 上報總裁和董事長，并由歸口部門和總裁辦共同承辦招待事宜。國家、 市、省級政府領(lǐng)導(dǎo)視察、指導(dǎo)或董事長交待的重大招待由董事辦和總裁 辦共同承辦招待事宜。第三章招待規(guī)定第八條招待審批

6、流程1、 凡有招待需求的，須事前填寫招待申請單，寫明經(jīng)辦人、經(jīng) 辦部門、陪同人數(shù)及級別和招待對象、人數(shù)、級別、事由、時間、地點、 方式等。依據(jù)XX集團授權(quán)管理手冊進行逐級審批，特殊情況、突發(fā) 性招待事后須在三個工作日內(nèi)補辦相關(guān)手續(xù)。報銷時須將審批后的招 待申請表作為附件與報銷票據(jù)一起報財務(wù)部報批，否則不予報銷。2、在實際操作中，招待費用按照總體的預(yù)算進行控制，對于超出預(yù)算的費用和因特殊情況而發(fā)生的重大單項費用，則必須按XX集團授權(quán)管理手冊規(guī)定簽批。第九條招待辦法實行憑單接待，登記備案的辦法。1. 憑單接待。接待歸口部門在來賓到達前，必須提前一日（重大接 待須提前三日）報批。2. 登記備案?？偛?/p>

7、辦接到招待申請單并進行審核，須總裁出席 的，由總裁辦負責(zé)接待，并做好接待準(zhǔn)備工作，必要時應(yīng)向總裁、人資 行政總監(jiān)匯報接待工作。3、 在接待過程中，需臨時購買的物品（如煙、茶等有關(guān)物品）， 須經(jīng)董事長或總裁同意后方可購買，事后補辦報批手續(xù)。4、招待報銷一事一報，不得將同一次招待產(chǎn)生的費用拆分報銷，超 出部分須注明原因一起報銷。第十條公司重大接待活動流程（一）擬定接待方案1. 公司重大接待歸口部門應(yīng)對招待的目的、性質(zhì)、特點、程序、賓 客的基本情況（如性別、年齡、職務(wù)、生活有無特殊要求）以及接待負 責(zé)部門及負責(zé)人等信息制定出可行性接待方案報總裁辦審批，原則上總 裁辦為主辦方，歸口部門為執(zhí)行部門。2.

8、 制訂接待方案應(yīng)注意以下事項：（1）接待計劃內(nèi)容須盡量詳細周密。日程安排要體現(xiàn)出高效率、快 節(jié)奏。（2）主要內(nèi)容應(yīng)包括：食宿地點和標(biāo)準(zhǔn)、活動日程、禮儀安排、接 送安排、陪同人員、交通用車、宣傳報道、善后工作安排等。（二）接待方案實施前期準(zhǔn)備工作1. 負責(zé)接待歸口部門制訂接待方案，根據(jù)XX集團授權(quán)管理手冊逐級審批后，組織實施。2. 明確參加人員。歸口視接待需要確定參加人員，如需其他部門相關(guān)人員參加，則通知部門負責(zé)人，由其落實本部門參加人員。3. 分配接待任務(wù)。召集參與接待工作的全體人員，將任務(wù)逐項分配，把責(zé)任落實到人，同時把接待日程印發(fā)給有關(guān)人員，便于提前準(zhǔn)備，相 互協(xié)同配合。4. 歸口部門要在

9、賓客到達前， 檢查落實接待各環(huán)節(jié)安排情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。（三）接待方案的實施1 、安排食宿：接待人員應(yīng)嚴(yán)格按照總體的預(yù)算控制進行接待安排。2、商定活動日程：住宿用餐安排妥后，接待人員應(yīng)與來客中的負 責(zé)人商定活動日程，如需變動，在充分尊重來客意愿基礎(chǔ)上，對原定日 程作適當(dāng)修改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時通知有關(guān)部門。3、組織活動：接待人員要按日程精心安排組織各項活動，預(yù)訂返 程車（機、船）票。4、收尾工作：有關(guān)部門要協(xié)助歸口部門做好接待后的收尾工作。 包括向客人征詢意見，把訂好的返程車（機）票交給客人，請客人辦理 有關(guān)離開手續(xù)，確定離開住地時間，安排交通工具、送站，結(jié)算各種帳 目等。（四）接待

10、過程中應(yīng)注意的事項：1、在接待過程中，有關(guān)各方既要必須嚴(yán)格按照接待方案行事，又 要及時妥善地彌補接待方案中難免出現(xiàn)的疏漏，機動靈活地處理接待工 作中可能出現(xiàn)的各種變化，保證接待工作的順利進行。2、凡工作餐，中午一律不準(zhǔn)飲酒；其他招待外來人員的用餐場合，陪餐人員必須飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害單位形象。第十一條 接待要求及禮儀1、接待人員要保守公司秘密，不經(jīng)部門負責(zé)人同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍參觀，如客人提出超范圍要求， 接待人員應(yīng)婉言謝絕，在特殊情況下，須請示部門負責(zé)人同意。2、公司門衛(wèi)要注重保安人員形象，對客人出入要致禮，如發(fā)現(xiàn)客人中有違反公司規(guī)定行為，要禮貌檢查和制止

11、，并確保不出現(xiàn)騷亂現(xiàn)象， 同時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報報告。3、保安人員要配合接待人員做好外來賓客的人身安全和物品安全工 作。4、各歸口接待部門要在客人離開前，請客人提出反饋意見，以便總 結(jié)工作經(jīng)驗，克服不足之處。第十二條違紀(jì)管理1、接待人員對招待費用、人數(shù)、私客公待等弄虛作假、營私舞弊，做有損公司利益的行為， 除退還臟款外，另給予100-200元罰款，并 通報批評。2、虛報或多報招待費用，情節(jié)嚴(yán)重的可給予辭退。3、招待負責(zé)人要按業(yè)務(wù)需要進行安排，嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)，防止奢侈浪費，造成安排不妥、浪費等現(xiàn)象的，由招待負責(zé)人自行承擔(dān)。第四章附則第十三條 本制度制定、修定、解釋權(quán)歸人資行政中心； 本制度未盡 事宜，

12、另行補充第十四條 本制度各審批流程依據(jù)公司 XX集團授權(quán)管理手冊執(zhí) 行。子公司如本制度未有未盡之處，可根據(jù)本公司情況另行制定，須報 集團審核批準(zhǔn)。第十五條 附件：交際應(yīng)酬申請表使用表單：交際應(yīng)酬申請表、招待管理流程、流程操作說明編制人日期審核人批準(zhǔn)人日期日期發(fā)行變更記錄:版本號變更條款變更內(nèi)容變更日期附表一：XX集團交際應(yīng)酬申請表申請日期憑證編號申請人申請部門對方單位預(yù)計用餐金額禮品數(shù)量預(yù)計禮品金額招待方式招待地點陪同人員共人事由：初審復(fù)核批準(zhǔn)附件三：招待管理流程附件四：流程操作說明:公司名稱XXXXX集團制度及版本編號：FY-HR-003(1.0)流程名稱招待申請管理流程流程圖編號FY-HR

13、-003-1子流程名稱執(zhí)行日期2013/8/5流程負責(zé)人集團人資行政總監(jiān)執(zhí)筆人田茂芬步 驟節(jié)點名稱對應(yīng)部門對應(yīng)崗位節(jié)點控制說明輸出文檔1制訂岀差計劃申請部門部門經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)出差員工事先填寫公司員工出 差單，認真、詳細地寫明每項內(nèi) 容出差員工所在部門負責(zé)人在 員工出差單上簽字行政中心檢查員工出差單的 內(nèi)容是否完整，如有漏項，返回 出差人員重新填與人資行政中心為出差員工辦理 出差手續(xù)，財務(wù)中心備案出差申請表2岀差管理財務(wù)管理中心財務(wù)經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)員工出差過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公 司員工出差管理制度，控制各種 費用的花銷員工出差完畢，及時整理各種 費用發(fā)票出差員工所在部門負責(zé)人審核 發(fā)票是否超過公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。若 員工出差費用超過公司規(guī)定的 標(biāo)準(zhǔn)，則需要公司高層相關(guān)負責(zé) 人審批；如果員工出差未超過公 司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，則由出差員工所在 部門負責(zé)人簽字財務(wù)中心檢查核對員工出差費 用是否超過公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)岀差管理制度.3岀差報銷財務(wù)管理中心經(jīng)核對無誤后，財務(wù)中心向出 差人員報銷有關(guān)出差費用出差人員在報銷單上簽字確