公司物資供應(yīng)采購(gòu)管理規(guī)定

1、公司物資供應(yīng)采購(gòu)管理規(guī)定第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，制定詢價(jià)議價(jià)流程，降低物資采購(gòu)成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)公司物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購(gòu)管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購(gòu)部門(mén)或采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì) .比價(jià)采購(gòu)，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu). 價(jià)廉 . 服務(wù)好者中標(biāo)。第二章采購(gòu)流程第四條請(qǐng)購(gòu)的提出1. 生管部物控員依物料需要狀況. 庫(kù)存數(shù)量 . 請(qǐng)購(gòu)前置期等要求，每月25 日前開(kāi)立下月的所需物料請(qǐng)購(gòu)單，包括已有銷(xiāo)售合同訂單的生產(chǎn)用主材. 輔材 . 工具 . 設(shè)備修理配件. 勞動(dòng)保護(hù)用品 . 各種日常耗材等 ;2. 其它各部門(mén)所需的

2、辦公物品及零星物資采購(gòu)由綜合辦公室負(fù)責(zé)開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)單 ;3. 請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)注明物料名稱 . 規(guī)格 . 數(shù)量 . 需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn) ;4. 請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購(gòu)部，三聯(lián)交財(cái)務(wù)部 ;5. 交期相同的同屬一個(gè)供應(yīng)廠商之物料，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)填具在同一份請(qǐng)購(gòu)單內(nèi) ;6. 緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單備注欄注明“緊急”字樣第五條請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限1. 生產(chǎn)所需原材料單筆請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在人民幣 10萬(wàn)元以下者，由生產(chǎn)副總核準(zhǔn)，超過(guò)此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準(zhǔn);2. 車(chē)間需購(gòu)買(mǎi)的機(jī)修配件 . 零件，價(jià)值在1000 元以下的由車(chē)間主任填寫(xiě)材料請(qǐng)購(gòu)單報(bào)生管部，價(jià)值在1000-2

3、0000 元的由車(chē)間主任上報(bào)生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報(bào)生管部，由生管部匯總后報(bào)采購(gòu)部 ; 價(jià)值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計(jì). 生產(chǎn)副總確認(rèn)后上報(bào)總經(jīng)理簽字后方可送采購(gòu)部。3. 常用辦公用品及物業(yè)所需物品請(qǐng)購(gòu)，由辦公室填報(bào)請(qǐng)購(gòu)單，辦公室主任批準(zhǔn)，空調(diào) . 熱水器 . 高級(jí)家具及單件物品價(jià)格在500 元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第六條請(qǐng)購(gòu)的撤消1. 已開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)單，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以書(shū)面方式呈原核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送采購(gòu)部，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)采購(gòu)部。2. 采購(gòu)部門(mén)接獲通知后，立即停止采購(gòu)。3. 如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)商原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)并妥善處理善后事宜。第七條采購(gòu)方式根據(jù)本公

4、司實(shí)際情況，公司物料采購(gòu)采用以下三種方式：1. 集中采購(gòu)公司通用性大宗物料（水泥 ） ，以集中采購(gòu)較為有利，依定時(shí)或定量之計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu) ;2. 合約采購(gòu)公司經(jīng)常使用之物料（ 承 . 插口板 . 卷鋼板 . 預(yù)應(yīng)力鋼絲.線材等 ） ，采購(gòu)部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦 理合約采購(gòu)，依定時(shí)或定量之方式進(jìn)行采購(gòu) ;3. 一般采購(gòu)除1.2 以外之零星物料，采用隨需求而采購(gòu)之方式。第八條詢價(jià). 議價(jià)1. 采購(gòu)部采購(gòu)人員接獲核準(zhǔn)后之請(qǐng)購(gòu)單，除集中采購(gòu)方式外，應(yīng)選擇至少三家列入公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象 ;2. 確屬貨源緊張. 獨(dú)家代理 . 專賣(mài)品等特殊狀況，不受前條所限;3.

5、 如向特約供應(yīng)商采購(gòu)時(shí)，應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表;4. 選擇詢價(jià)或采購(gòu)的對(duì)象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商. 代理商 . 經(jīng)銷(xiāo)商之順序選擇;5. 供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)商請(qǐng)購(gòu)部門(mén)確認(rèn);6. 專業(yè)材料 . 用品或項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)共同詢價(jià)與議 價(jià);7. 詢價(jià)后，如有必要，采購(gòu)部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià) ; 議價(jià)應(yīng)注意品質(zhì). 交期 . 服務(wù)兼顧。第九條議價(jià)原則遇以下?tīng)顩r時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià)：1. 市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí);2. 采購(gòu)頻率明顯增加時(shí);3. 本次采購(gòu)數(shù)量大于前次時(shí);4. 本次報(bào)價(jià)偏高

6、時(shí);5. 有同樣品質(zhì). 服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí) ;6. 其他有利于公司條件時(shí)第十條定價(jià)核準(zhǔn)1. 采購(gòu)人員詢價(jià). 議價(jià)完成后，填寫(xiě)采購(gòu)詢價(jià). 議價(jià)單 （對(duì)內(nèi)使用 ） ，隨附各供應(yīng)商回傳的采購(gòu)詢價(jià)單 （ 對(duì)外使用 ） ，必要時(shí)附 上書(shū)面說(shuō)明，呈采購(gòu)部經(jīng)理審核 ; 采購(gòu)部經(jīng)理審核時(shí)，認(rèn)為需要再進(jìn) 一步議價(jià)時(shí)，退回采購(gòu)人員重新議價(jià)，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)。2. 單筆采購(gòu)金額在1 萬(wàn)元以下的采購(gòu)訂單，價(jià)格由采購(gòu)部經(jīng)理核準(zhǔn)，確定供應(yīng)商; 超過(guò) 1 萬(wàn)元的采購(gòu)訂單，其價(jià)格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。 3. 采用集中采購(gòu)方式采購(gòu)的供應(yīng)商確定，必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。第十一條訂購(gòu)作業(yè)1. 采購(gòu)人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之

7、供應(yīng)商后，應(yīng)以本公司出具購(gòu)銷(xiāo)合同，或供貨商出具購(gòu)銷(xiāo)合同形式向供應(yīng)商訂購(gòu)物料，并以傳真形式簽字確認(rèn)。 2. 若屬一份訂購(gòu)單多次分批交貨的情形，采購(gòu)人員應(yīng)于購(gòu)銷(xiāo)合同上明確注明。3. 采購(gòu)人員應(yīng)控制物料訂購(gòu)交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。第十二條驗(yàn)收與付款1. 依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫(kù)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。2. 依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。第三章采購(gòu)物品之品質(zhì)管理第十三條采購(gòu)品質(zhì)文件資料要求物料訂購(gòu)前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在購(gòu)銷(xiāo)合同采購(gòu)合約內(nèi)予以明確規(guī)定：1. 訂購(gòu)物料之規(guī)格 . 圖紙 . 技術(shù)要求等。2. 產(chǎn)品技術(shù)精度. 等級(jí)要求。3. 各種檢驗(yàn)規(guī)范. 標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。4. 所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求

8、或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。第十四條合格供應(yīng)商之選擇物料采購(gòu)，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購(gòu)。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：1. 經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。2. 提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。3. 類(lèi)似物料以往采購(gòu)之良好記錄。第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購(gòu)，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購(gòu)前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：1. 供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng). 如ISO9000等。2. 供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過(guò)程的必要控制與檢測(cè)。3. 供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格之記錄。4. 接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。5. 保證對(duì)提供的產(chǎn)品

9、在使用或銷(xiāo)售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之 不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。第十六條進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物料，必須經(jīng)過(guò)本公司倉(cāng)庫(kù). 品管 . 采購(gòu)等部門(mén)人員之相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列幾項(xiàng)：1. 品質(zhì)檢驗(yàn)品管部依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品 質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2. 處理短損根據(jù)點(diǎn)收 . 檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時(shí)向供應(yīng)商索賠;3. 退還不合格品對(duì)檢驗(yàn)不合格之物料，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠;第十七條品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購(gòu)物料發(fā)生規(guī)格不符. 品質(zhì)不良 . 交貨延遲 . 破損短少 . 使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：1 .處

10、輅依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處輅依據(jù)，并于購(gòu) 銷(xiāo)合同上詳細(xì)說(shuō)明，其中涉及交貨時(shí)間 . 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) . 包裝方式等的， 原則上以本公司之要求為依據(jù)。2. 采購(gòu)物料退貨與索賠(1) 擬退回之采購(gòu)物料應(yīng)由倉(cāng)管員清點(diǎn)整理后，通知采購(gòu)部。(2) 采購(gòu)部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。(3) 現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物料。(4) 訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。(5) 確屬無(wú)法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。(6) 退貨情形依訂購(gòu)合約條款辦理扣款或索賠。(7) 雙方事前沒(méi)有明確訂購(gòu)合約時(shí)，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。3. 其它索賠規(guī)定

11、(1) 供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。(2) 破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。(3) 因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N(xiāo)售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。(4) 其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。第四章采購(gòu)交期管理第十八條采購(gòu)交期管理是采購(gòu)的重點(diǎn)之一，確保交期的目的，是必要的時(shí)間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。第十九條依供應(yīng)商評(píng)鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。第二十條對(duì)托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人

12、，盡快查實(shí)情況。第五章付款方式第二十一條付款方式1. 由采購(gòu)部根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單 . 采購(gòu)詢價(jià). 議價(jià)單 . 采購(gòu)合同 . 進(jìn)料驗(yàn)收單 . 入庫(kù)單，向財(cái)務(wù)部請(qǐng)款。2. 財(cái)務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六章采購(gòu)人員工作職責(zé)第二十二條對(duì)短缺物資，采購(gòu)員要征求使用單位意見(jiàn)，在使用單位同意后方能采購(gòu)使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采 購(gòu)員負(fù)直接責(zé)任。第二十三條采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)規(guī)范運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購(gòu)，造成的超儲(chǔ)積壓，損失均由采購(gòu)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé) 任。第二十四條對(duì)采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)，應(yīng)及早報(bào)告部門(mén)主管說(shuō)明原因，提出相應(yīng)意見(jiàn)方案，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與

13、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。第二十五條物資采購(gòu)人員必須牢固樹(shù)立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購(gòu)成本的最低化 . 采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化 . 采購(gòu)效率的最快化。第二十六條采購(gòu)人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，任何人不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。第二十七條采購(gòu)人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購(gòu)過(guò)程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。第二十八條采購(gòu)人員必須樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所急，想生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所想，任何人不得無(wú)故積壓或拖延采購(gòu)及相關(guān)工作。第二十九條為掌握瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購(gòu)人員必須經(jīng)常自覺(jué)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知