公文擬寫(xiě)的步驟與方法(精)

1、公文擬寫(xiě)的步驟與方法所謂公文，它是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說(shuō)明等公文擬寫(xiě)的步驟與方法公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行：一、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)

2、際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存 在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問(wèn) 題等。2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專題報(bào)告還 是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推 廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是

3、要求對(duì)方答復(fù)，是供收 文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等?？傊?，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的， 只有對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查 研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。 例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專門(mén)做搜集材料和調(diào)查研究工 作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對(duì)于問(wèn)題較為復(fù)雜，還 要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、 起草規(guī)章、條

4、例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研 究工作。怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材 料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計(jì)劃，首先需要 查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要 研究本部門(mén)今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等。總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的 素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內(nèi)容要 點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)

5、筆之前，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成 竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。 篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn) 題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提 綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和 要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。 當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行 集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以

6、上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同 研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。四、落筆起草、擬寫(xiě)正文結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作 中注意兩點(diǎn)：1、要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服 務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。在寫(xiě)作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似 是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì) 使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使 人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。2

7、、要語(yǔ)句簡(jiǎn)練， 交代清楚。 擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、 縮短篇幅、 簡(jiǎn)潔通順， 又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。1、關(guān)于主題的修改。 看主題是否明確， 主題論述是否集中， 主題挖掘是否深刻。2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。5、關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修

8、改不通順的語(yǔ)句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。 幾種常用的商務(wù)公文請(qǐng)示請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。請(qǐng)示的特點(diǎn):一、針對(duì)性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用 請(qǐng)示”行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而請(qǐng)示”具有很強(qiáng)的針對(duì)性。二、呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的批復(fù)”回文。三、單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，

9、也只能用抄送形式。四、時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，求得上級(jí)單位 指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問(wèn)題得以及時(shí)解決。請(qǐng)示的分類：根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：一、請(qǐng)求指示性請(qǐng)示。二、請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。三、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法如下：、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。1、標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文 種構(gòu)成。如*組關(guān)于*的請(qǐng)示；另一種是由事和文種構(gòu)成，如關(guān)于*的請(qǐng)示2、受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請(qǐng)示。二、正文，其結(jié)構(gòu)一

10、般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。1、開(kāi)頭。主要交代請(qǐng)示的理由。2、主題。主要說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)，它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，這部分內(nèi)容要 單一，只宜請(qǐng)求一件事。3、結(jié)語(yǔ)。另起一段，其習(xí)慣用語(yǔ)有 “當(dāng)否，請(qǐng)批示 ”、“妥否、請(qǐng)批復(fù) ”、“以上請(qǐng) 示，請(qǐng)予審批 ”、“以上請(qǐng)示，呈請(qǐng)核準(zhǔn) ”或 “以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)予以執(zhí) 行”。三、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題：一、一文一事的原則。、材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。三、理由充分，請(qǐng)示事項(xiàng)明確。四、語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級(jí)的重視。報(bào)告：報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)詢問(wèn)的陳述性 上行公文

11、。報(bào)告”是陳述性文體。寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式。報(bào)告”是行政公文中的上行文種，撰寫(xiě) 報(bào)告”的目的就是為了讓上級(jí)掌握本 單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級(jí) 機(jī)關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。下情上達(dá)”是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論 和說(shuō)明，表達(dá)方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。報(bào)告的特點(diǎn)：一、報(bào)告的目的為了向上級(jí)匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請(qǐng)求上 級(jí)機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問(wèn)題，所以不帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這是它與請(qǐng)示的重要區(qū)別之一。二、報(bào)告

12、中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門(mén)貫徹報(bào) 告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)， 便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。三、報(bào)告在內(nèi)容上不像 請(qǐng)示”那樣有 一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合 報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四、報(bào)告廣泛使用于下級(jí)向上級(jí)反饋信息，是溝通上下級(jí)機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種 重要形式。向上級(jí)及時(shí)匯報(bào)工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級(jí)機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。報(bào)告的種類：報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行 工作報(bào)告。寫(xiě)法報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成

13、文時(shí)間組成，下面介紹幾 種報(bào)告的寫(xiě)法一、匯報(bào)性報(bào)告：匯報(bào)性報(bào)告主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：1、綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級(jí) 寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì) 今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。2、專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級(jí)所寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào) 告。二、答復(fù)性報(bào)告：這種報(bào)告是針對(duì)上級(jí)或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報(bào)告。這種報(bào) 告要求問(wèn)什么答什么，不涉及詢問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。三、呈報(bào)性報(bào)告：呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級(jí)向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種

14、報(bào)告。一般是 一兩句話說(shuō)明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。四、例行工作報(bào)告：例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)，因工作需要定期向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào) 告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。公告：公告是用于對(duì)企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。公告的寫(xiě)法公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)， 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。、標(biāo)題。公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī) 關(guān)和文種 以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如公告，標(biāo)題之下， 有時(shí)可依公告單獨(dú)編號(hào)。二、正文正文一般由主旨與說(shuō)明構(gòu)成。主旨單獨(dú)成段，用簡(jiǎn)短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說(shuō)明寫(xiě)出公告

15、依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用 “特此公告 ”作為結(jié)語(yǔ)。三、落款及日期公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除 注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、 企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議的基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會(huì)議精神，以便使與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)“會(huì)議紀(jì)要 ”是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級(jí)單位進(jìn)行交流的作用。會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：一、首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng) 目?jī)?nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的。如*公司*會(huì)議紀(jì)要。二、正文。會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。1、前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果。2、主體。它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的 表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。三、尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。電子公文隨著網(wǎng)絡(luò)化