會(huì)議組織與管理_課件

1、無憂培訓(xùn)成就源自改變無憂培訓(xùn)成就源自改變會(huì)議組織與管理分享Page 2問題：n 1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？n 2、我們希望通過今天的分享得到什么收獲？Page 3會(huì)議中，誰最重要？主持人主持人發(fā)言人發(fā)言人參與人參與人組織者組織者Page 4目標(biāo)n 從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程n 明確會(huì)議組織中的注意事項(xiàng)和基本原則n 分享以往會(huì)議組織中的得與失“為更好的組織會(huì)議做好準(zhǔn)備！”Page 5Contents會(huì)議的基本流程1會(huì)議組織的注意事項(xiàng)2會(huì)議組織的基本原則3突發(fā)事件預(yù)防與處理4Page 6一、會(huì)議的基本流程會(huì)前會(huì)中會(huì)后Page 71、會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出

2、事先安排與充分準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的重要條件。無論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍。“有備無患！”Page 81、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的基本信息制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)議布置提出預(yù)防措施Page 9 確認(rèn)會(huì)議的基本信息n What 會(huì)議主題n When 會(huì)議時(shí)間n Where 會(huì)議地點(diǎn)n Who 參會(huì)人員n Why 會(huì)議目標(biāo)n How-how to do 會(huì)議形式 how much 會(huì)議預(yù)算“5W1H”Page 10 制定會(huì)議計(jì)劃n 會(huì)議議程計(jì)劃：n主題、主持人、議題、發(fā)言人、時(shí)間n 會(huì)議準(zhǔn)備計(jì)劃：n事項(xiàng)、要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間Page 11 提出預(yù)防措施n 人n預(yù)防：遲到、意外n 財(cái)n預(yù)防：不足，丟

3、失n 物n預(yù)防：不足、丟失、損壞Page 122、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議計(jì)劃完成分配的職責(zé)；了解會(huì)議需求及時(shí)提供方便；觀察參會(huì)者情緒和反饋，彌補(bǔ)不足之處；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。Page 13會(huì)議中可能出現(xiàn)的問題Page 143、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)及時(shí)編輯會(huì)議資料（如會(huì)議紀(jì)要調(diào)整、會(huì)議簡報(bào)）了解參會(huì)者的意見和建議（內(nèi)容/組織）通知未參加會(huì)議的相關(guān)人安排參會(huì)者相互交流的場所和機(jī)會(huì)；反省會(huì)議組織中的收獲與不足-優(yōu)點(diǎn)？問題？原因？下一步計(jì)劃？Page 15二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)5第三方溝通第三方溝通1場地選擇場地選擇2會(huì)議通知會(huì)議通知3會(huì)場布置會(huì)場布置4進(jìn)程控制進(jìn)程控制注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)6VIP安排安排Pag

4、e 161、場地選擇n 根據(jù)5W1H明確會(huì)議的場地要求n城市、區(qū)域、會(huì)場級(jí)別、場地大小、場型、設(shè)備、周邊環(huán)境n 根據(jù)場地要求和預(yù)算列出備選方案n場地、聯(lián)系人、基本信息、價(jià)格、優(yōu)劣勢分析、推薦n 了解周邊環(huán)境n如：酒店內(nèi)的其他會(huì)議、酒店周圍是否有特殊情況、當(dāng)天當(dāng)?shù)厥欠裼写笮突顒?dòng)Page 172、會(huì)議通知n 通知的基本內(nèi)容：5W1Hn 表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：n食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人n 與會(huì)者需要做哪些準(zhǔn)備工作：n 會(huì)前再提醒n準(zhǔn)備工作、日程等Page 182、會(huì)議通知n 通知的形式：n郵件n電話n短信nOutlook日歷n 通知的常見附件n會(huì)議資料n日程表、交通圖、參與人名單通訊錄n分房信息、航

5、班及接送機(jī)安排、周邊景點(diǎn)Page 193、會(huì)場布置n 場型的確認(rèn)n 資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)n打印文件、PPT等n 設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)n投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆n 其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)n橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇Page 20幾種常見的場型A.魚骨型 B課桌式 CU字形Page 21設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議 行政準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人： 酒店聯(lián)系人： 時(shí)間： 地點(diǎn)：Page 22會(huì)場準(zhǔn)備課桌課桌Page 234、第三方溝通n 對(duì)象n 酒店n 印刷公司n 培訓(xùn)公司n 航空公司n 旅行社n 公關(guān)公司n n 關(guān)鍵點(diǎn)n 明確要求n 準(zhǔn)確傳達(dá)信息n 確認(rèn)信息到達(dá)n 確認(rèn)做到n 確認(rèn)對(duì)口人n 確認(rèn)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)Pa

6、ge 24 充分合作n 酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？n到店的資料發(fā)放n叫醒服務(wù)n資料店內(nèi)的搬運(yùn)n桌牌？Page 255、進(jìn)程控制n 紀(jì)律：n設(shè)定違規(guī)的規(guī)則n 時(shí)間提醒：n發(fā)言時(shí)間、休息時(shí)間、返回時(shí)間n 午餐確認(rèn)：n留位確認(rèn)、時(shí)間確認(rèn)n 物品隨檢：n麥克、紙筆、茶水n 關(guān)于參會(huì)者反應(yīng)n對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)境（冷熱）Page 266、VIP安排n 會(huì)議要求確認(rèn)n設(shè)備、物品、音樂n 喜好確認(rèn)n飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求n 日程安排n車輛接送、晚餐陪同、出行陪同n 房間確認(rèn)n是否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是否正常Page 27三、會(huì)議組織的基本原則責(zé)任到人責(zé)任到人爛筆頭爛筆頭提前提前復(fù)查

7、復(fù)查備份備份Page 281、責(zé)任到人n 明確分工，專人專崗n 人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé)Page 292、“爛筆頭”原則我所知道的我所知道的我所想說的我所想說的我所說的我所說的他所聽到的他所聽到的他所理解的他所理解的他所接受的他所接受的他所記他所記住的住的他所想聽的他所想聽的100%90%70%40%10-30%溝通的漏斗溝通的漏斗而且他還會(huì)向別人轉(zhuǎn)述而且他還會(huì)向別人轉(zhuǎn)述.“好記性不如爛筆頭！”Page 303、提前n 確認(rèn)Deadline、留出提前量n 寧可先預(yù)定再取消n 提前做好預(yù)案關(guān)鍵點(diǎn)：n資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款設(shè)備調(diào)試、交通Page 314、復(fù)查n 自己重復(fù)確認(rèn)n 換人重復(fù)確認(rèn)n 關(guān)鍵點(diǎn)：n物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認(rèn)n關(guān)鍵信息重復(fù)確認(rèn)：時(shí)間、地點(diǎn)Page 325、備份n 備不足、備意外n 人n如：第二個(gè)緊急聯(lián)系人n 財(cái)n留出足夠的備用金n 物n留余量，以備人員增加，物品丟失及損壞Page 33四、突發(fā)事件預(yù)防與處理n 你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件Page 34突發(fā)事件舉例n 主持人遲到n 電腦損壞n 資料缺失n 突發(fā)疾病或意外n 停電n Page 35突發(fā)事件處理的注意事