XX集團有限公司財務(wù)支出管理辦法

1、保密登記：公開性文件XX集團有限公司財務(wù)支出管理辦法（試行）2018 年 4 月 26 日制定第 1 版第一章總則第一條 為了進一步加強財務(wù)支出管理， 規(guī)范各項財務(wù)支出手續(xù)及流 程，提高財務(wù)工作效率，規(guī)避財務(wù)報銷中的稅務(wù)風(fēng)險、 合規(guī)性風(fēng)險，結(jié)合 公司發(fā)展實際需要，特制定本辦法。第二條 應(yīng)保證報銷費用的真實、合規(guī)，如需事前審批手續(xù)需提交齊 全。第三條 報銷發(fā)票付款單位全稱必須準確， 不可混淆費用發(fā)生單位，如“國鑫”發(fā)生的費用付款單位不可為“國恒”，發(fā)票上需填上納稅人識別號，發(fā)票付款金額大小寫需一致， 機打發(fā)票內(nèi)容不得手寫，不管是紙質(zhì) 發(fā)票還是電子發(fā)票需蓋有發(fā)票專用章。第四條報銷票據(jù)應(yīng)粘貼整齊，紙

2、質(zhì)付款單據(jù)需由報銷人、下屬公司 負責(zé)人（或集團公司部門負責(zé)人）、會計主管、總裁（或授權(quán)審批人）逐級 進行簽字。第五條非特殊業(yè)務(wù)事項原則上一般不進行先付款后補發(fā)票，若根據(jù)合同確需先付款后補發(fā)票的，自付款之日起3030 日內(nèi)尚未提供發(fā)票的將對經(jīng)辦人進行罰款處罰，并停止該部門的日常費用支付， 直至財務(wù)管理中心 收到發(fā)票為止。發(fā)票金額需與付款金額相符， 發(fā)票開具項目需與合同約定 一致。第六條 費用支付全部以銀行轉(zhuǎn)賬形式支付。簽訂合同的按合同約定 賬戶付款，個人墊付的應(yīng)使用報銷人的工資卡作為收款賬戶， 不得以其他 人賬戶或非工資卡賬戶作為收款賬戶。第七條 金額大于 1 1 萬元的支出應(yīng)簽訂合同，以合同為

3、付款依據(jù)。第八條 固定資產(chǎn)、日常物資及辦公用品、接待所用煙、酒、茶等物 品由行政人事部統(tǒng)一采購，原則上其他部門不得自行購買。第九條 支出事項審批應(yīng)一事一審，不得“化整為零”、“拆單”申請 辦理。第二章審批程序第十條 支出審批與報銷程序包括：立項或事前審批、填寫付款單據(jù)、 審核、批準、付款。（一）立項或事前審批。立項或事前審批材料至少提供以下其中一項：1.1.合同審批表；2.2.董事會決議、公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會決議；3.3.中標通知書；4.4.書面請示及相關(guān)答復(fù)；5.5.投資立項審批文件（投資項目必附）；6.6.各項費用申請表；7.7.有關(guān)批文；8.8.其它與立項或事前審批有關(guān)的有效文字材料。（二）填

4、貼單據(jù)。內(nèi)勤人員填寫單據(jù)，將支出原始憑證及附件粘貼整 齊，并填上附件張數(shù)和金額。報賬單據(jù)要填寫齊全，不得漏填、少填。具 體業(yè)務(wù)所需單據(jù)列示如下：1.1.日常物資、辦公用品采購支出：采購申請表（詳見附件一）、或 費用報銷單（詳見附件二）、發(fā)票、物品驗收單（詳見附件三）、中標通知 書或詢價審批表（如有）。發(fā)票內(nèi)容必須是采購物品明細 （物品名、數(shù)量、 單價等），若采購物品過多，發(fā)票內(nèi)容僅書寫“辦公用品”字樣的，必須 附上由供貨商出具并加蓋發(fā)票專用章的銷售清單。2.2.差旅費：差旅費報銷單（詳見附件四）、差旅費審批單，交通發(fā) 票、住宿發(fā)票、外地業(yè)務(wù)接待餐飲發(fā)票及其他支出原始憑證。3.3.業(yè)務(wù)接待費：費

5、用報銷單（詳見附件二）、業(yè)務(wù)接待費審批單（附 件五） 、發(fā)票、及其他支出原始憑證。4.4.會議費：事前審批材料、會議證明材料、付款審批單（詳見附 件六）或費用報銷單（詳見附件二）、會議發(fā)票及其他支出原始憑證。會 議證明材料應(yīng)包括：會議通知、會議時間、地點、出席人員、內(nèi)容、目的、 費用標準、會議簽到表、支付憑證等。5.5.裝修支出：事前審批材料、付款審批單（詳見附件六）或費用 報銷單（詳見附件二）、合同、發(fā)票、工程支付進度表（如有）、工程結(jié)算 清單、工程驗收證明等。6.6.固定資產(chǎn)購置：采購申請表（詳見附件一）或費用報銷單（詳見附件二）、中標通知書或詢價審批表、合同（如有）、發(fā)票、固定資產(chǎn)驗 收

6、單（詳見附件七）等。7.7.合同款支付：合同原件或復(fù)印件、合同審批表、付款審批單（詳 見附件六）或費用報銷單（詳見附件二）、合同支付進度表（如有）、發(fā)票 等。8.8.培訓(xùn)費：事前審批材料、培訓(xùn)通知、發(fā)票、付款審批單（詳見附件六）或費用報銷單（詳見附件二）、其他支出原始憑證。培訓(xùn)通知應(yīng) 包括內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容和目的、培訓(xùn)地點和時間、培訓(xùn)費用等。9.9.其他支出：根據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)性原則提供附件。包括：事前審批材料、付款審批單（詳見附件六）或費用報銷單（詳見附件二）、合同（如有）、發(fā)票及其他支出原始憑證。根據(jù)公司規(guī)定需簽訂合同的各項業(yè)務(wù)支出， 必須提供合同審批表及合 同原件或復(fù)印件，作為該項業(yè)務(wù)用（借）款的

7、支出原始憑證。（三）審核。指財務(wù)人員對各類票據(jù)及資料進行會計審核。審核內(nèi)容包括：立項或事前審批材料、 發(fā)票、合同、費用清單及其他支出原始憑證 等。（四）批準。指根據(jù)審批權(quán)限公司各級領(lǐng)導(dǎo)對各類財務(wù)支出進行審批。（五）付款。出納員核對金額并辦理付款。第三章審批權(quán)限第十一條公司所有財務(wù)支出必須符合本辦法及公司有關(guān)管理制度 的規(guī)定， 嚴格履行審批程序。具體審批權(quán)限及審批流程如下：1.1.2 2 萬：經(jīng)辦人- -部門負責(zé)人- -財務(wù)管理中心- -總裁- -董事長第四章具體規(guī)定第十二條各項財務(wù)支出具體原則如下：（一）交通費用：因公事外出的，辦事途中產(chǎn)生的出租車費、公交車 費、地鐵費用等憑據(jù)報銷。所有員工因

8、公外出應(yīng)盡可能乘坐地鐵或公交。（二）住宿福利費用：除公司高管（集團公司部門總及以上、下屬公 司總裁）外，原則上不提供長期宿舍。（三）由 E E 電費：公司不報銷個人住宅固定電話費、移動電話費、快遞 費等費用，辦公用固定電話費用，發(fā)票中電話號碼需屬公司所有，電話費、 快遞費報銷附件中要提供話費清單、 快遞郵寄明細表。公司統(tǒng)一結(jié)算的快 遞費由行政人事部負責(zé)核對金額正確性。（四）水電費：只報銷以公司名義租賃場所相應(yīng)的水電費。（五）物業(yè)費、綠植費等費用：租賃合同中明確約定物業(yè)費由公司承擔(dān)的，報銷時需有物業(yè)公司提供的加蓋公章的催款單原件，非公司租賃房屋的物業(yè)費不允許報銷。綠植費需按照合同約定付款。（六）

9、辦公用品費用：辦公用品采購需先通過“辦公用品采購申請”審批，通過審批后方可進行辦公用品報銷。若采購物品較多，需提供對方單位蓋章的采購明細單或送貨單。（七）差旅費：員工在出差前填報出差申請單，寫明出差事由及計劃、出差目的地、出差日程、往返交通工具選定等，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。各 下屬公司業(yè)務(wù)人員開發(fā)市場而產(chǎn)生的差旅費由業(yè)務(wù)人員自行負擔(dān)，在業(yè)務(wù)提成中扣除。（八）會議、培訓(xùn)費：會議、培訓(xùn)等事項需由需求部門提出，根據(jù)具 體事項發(fā)票內(nèi)容僅為“會務(wù)費”或“培訓(xùn)費”。（九）確因業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費，必須報相關(guān)權(quán)限審批人批準后方可執(zhí)行。業(yè)務(wù)招待費應(yīng)堅決貫徹“可接待可不接待不接待”“可參與可不參與接待人員不參與

10、” “可發(fā)生可不發(fā)生費用不發(fā)生” “態(tài)度熱情費用從簡”的原則（十）裝修、工程款：裝修等工程款費用需簽署正式合同，并嚴格按 照合同約定的付款方式付款，工程完工后的付款須提供雙方蓋章、施工部 門負責(zé)人簽字的工程竣工結(jié)算書或是工程驗收單后方可報銷，裝修工程發(fā)票必須為建筑工程類發(fā)票， 裝修合同中涉及家具等固定資產(chǎn)采購的，需單獨開具增值稅專用發(fā)票。（十一）房屋租賃費：房屋租賃費按照與物業(yè)公司簽訂的正式租賃合 同中約定的金額支付。房屋租金只能支付至房屋租賃合同約定收款賬戶， 房屋租賃押金需物業(yè)公司出具收據(jù)原件。（十二）固定資產(chǎn)及低值易耗品：各部門采購固定資產(chǎn)需由行政人事部統(tǒng)一申請，固定資產(chǎn)購買應(yīng)盡量開具增

11、值稅專用發(fā)票，所有固定資產(chǎn)采購后均需在行政人事部登記備案， 并經(jīng)行政人事部辦理入庫、 出庫，固定 資產(chǎn)由行政人事部統(tǒng)一管理。 單價在 500500 元及以下的實物資產(chǎn)，不能作為 固定資產(chǎn)，應(yīng)確定為低值易耗品，低值易耗品采購流程與固定資產(chǎn)一致， 并經(jīng)行政人事部辦理入庫、出庫。（十三）人力成本：員工工資由行政人事部負責(zé)與新入職員工溝通， 明確薪酬口徑為稅前工資，稅前工資金額以勞務(wù)合同約定為準， 公司代扣 五險一金及個稅。第十三條員工借款支出管理（一）員工借款可用于差旅備用、購買日常辦公用品、業(yè)務(wù)接待等，借款金額原則上不超過 5,0005,000 元。（二）員工借款必須填寫借款審批單 （詳見附件八）

12、，寫明借款用途， 并提交日常用品采購、出差、業(yè)務(wù)接待等業(yè)務(wù)的事前審批材料。（三）借款人應(yīng)按規(guī)定期限自覺還款。借款應(yīng)于事畢后1515 個工作日內(nèi)辦理銷賬。（四）員工個人特殊情況借款， 必須書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方 可借款。員工個人借款書面申請必須詳細說明借款用途， 明確還款時間及 方式。（五）員工個人借款原則上不能超過三個月。凡未結(jié)清借款的，原則上不得再借。（六）財務(wù)管理中心每季對員工借款情況清理一次，并將清理結(jié)果通知借款人所在部門，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)敦促借款人在接到清理結(jié)果通知當(dāng) 月報賬沖銷借款。（七）員工調(diào)離公司必須歸還欠款后才能辦理調(diào)動手續(xù)。第十四條 日常零星采購、辦公費用、差旅費等每周匯總報銷一次， 每周