----檔案室組織機(jī)構(gòu)圖、崗位職責(zé)1

1、眾誠(chéng)集團(tuán)企業(yè)管理手冊(cè)A/0部 門(mén) 職 能 表部門(mén)名稱：檔案室部門(mén)職能：1. 負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和公司上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)檔案法律、法規(guī)；2. 負(fù)責(zé)實(shí)施檔案工作目標(biāo)管理，不斷提高管理水平，掌握檔案的收集、整理、立卷、保 管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)工作情況。3. 負(fù)責(zé)全公司各部門(mén)檔案的接收、整理、裝訂、登記、分類、編號(hào)、上架、入庫(kù)保管、 鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、借閱等各項(xiàng)工作。4. 負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，嚴(yán)防檔案失密、泄密和其他安全事故的發(fā)生。5嚴(yán)格遵守國(guó)家、省、市、局及本公司的保密規(guī)定、制度，不得擅自復(fù)制、提供、抄 錄各類檔案材料，不得在各種場(chǎng)所隨意涉及檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、偽造、出賣(mài) 或贈(zèng)送所保管的檔案資

2、料，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得泄漏檔案 的機(jī)密內(nèi)容。6 .建立系統(tǒng)的檔案借閱制度，切實(shí)有效地辦理檔案的出借、閱覽和組織利用。7.積極創(chuàng)造條件，做到電子建檔和調(diào)閱，負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與 管理工作，努力做好檔案的利用服務(wù)工作。2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準(zhǔn)2012-05-20 執(zhí)行共-頁(yè)第1頁(yè)眾誠(chéng)集團(tuán)企業(yè)管理手冊(cè)A/02012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準(zhǔn)2012-05-20 執(zhí)行共-頁(yè)第2頁(yè)眾誠(chéng)集團(tuán)企業(yè)管理手冊(cè)A/0檔案室組織機(jī)構(gòu)圖2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準(zhǔn)2012-05-20

3、執(zhí)行共-頁(yè)第#頁(yè)眾誠(chéng)集團(tuán)企業(yè)管理手冊(cè)A/0職 務(wù) 描 述 表崗位名稱：檔案室管理員直接上級(jí)：辦公室主任直接下級(jí)：無(wú)目標(biāo)責(zé)任：嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理提供保證。崗位職責(zé)：1. 嚴(yán)格執(zhí)行公司的檔案室各項(xiàng)管理制度及規(guī)定，在辦公室主任直接領(lǐng)導(dǎo)下，開(kāi)展工作;2. 負(fù)責(zé)起草和完善公司的檔案管理制度；3. 負(fù)責(zé)建立和完善公司檔案室管理工作；4. 負(fù)責(zé)完善公司的保密工作；5. 負(fù)責(zé)對(duì)公司下屬各單位、部門(mén)檔案管理業(yè)務(wù)的溝通與指導(dǎo)；6. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。職責(zé)權(quán)限：1. 有權(quán)對(duì)所屬單位和部門(mén)在檔案管理中存在的問(wèn)題予以糾正;2. 有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的檔案查閱。兼職工作:職 務(wù) 描 述 表崗位

4、名稱：檔案室檔案員直接上級(jí)：辦公室主任直接下級(jí)：無(wú)目標(biāo)責(zé)任：嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理提供保證。崗位職責(zé)：1.嚴(yán)格執(zhí)行公司的檔案室各項(xiàng)管理制度及規(guī)定，配合檔案室管理員開(kāi)展工作;2負(fù)責(zé)起草和完善公司的檔案管理制度；3 負(fù)責(zé)建立和完善公司檔案室；4.負(fù)責(zé)完善公司的保密工作；5負(fù)責(zé)對(duì)公司下屬單位的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)；6.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。職責(zé)權(quán)限：3. 有權(quán)對(duì)所屬單位和部門(mén)在檔案管理中存在的問(wèn)題予以糾正;4. 有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的檔案查閱。兼職工作:檔案管理制度一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)

5、、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、 經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目 方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、資料的收集與整理1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4. 各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料，

6、按文件的密級(jí)確定是否歸檔。 凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。5. 檔案管理員根據(jù)公司的文書(shū)立卷歸檔管理制度實(shí)施檔案 歸檔整理。六、資料的分類與歸檔1. 公司檔案資料的分類依據(jù)文書(shū)立卷歸檔管理制度的有關(guān) 規(guī)定執(zhí)行。2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此 規(guī)定范圍內(nèi)。七、檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、行政管理部辦公室主任借閱非密 級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén) 經(jīng)理辦理借閱檔案申請(qǐng)表送總經(jīng)理辦公室主任核批。3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案

7、室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須 由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或 總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。4. 檔案借閱者必須做到： 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。丿八、檔案的銷(xiāo)毀1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)公司檔案資 料銷(xiāo)毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的 檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。4. 經(jīng)

8、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸 檔。登記表永久保存。5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總 經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。檔案管理規(guī)定第一條 公司檔案工作由行政管理部辦公室歸口管理。第一節(jié)檔案資料收集、整理與歸檔第二條各職能部門(mén)應(yīng)明確歸檔范圍，按規(guī)定定期向檔案館移交 歸檔材料，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第三條歸檔材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，書(shū)寫(xiě)材料 和載體材料應(yīng)耐久保存。第四條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)是原件，并且應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、系 統(tǒng)，反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，保持文件材料之

9、間的有機(jī)聯(lián)系，符合文件形成規(guī)律。反映同一內(nèi)容不同載體和形式的文 件材料應(yīng)一并歸檔。第五條檔案員協(xié)助各職能部門(mén)確認(rèn)歸檔文件材料的完整程度、 準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值，經(jīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人簽審后歸檔保存。第六條 對(duì)干部、工人進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、任免、增薪、獎(jiǎng) 懲等工作中形成的個(gè)人材料，要在材料形成后一個(gè)月內(nèi)送交檔案室歸 檔。第七條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字 清楚、手續(xù)完備。第八條 人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用 圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)和紅色水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。第九條 凡屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料，干部和工人均按照中組 部干部檔案整理工作細(xì)則進(jìn)行整理立卷。第十條 經(jīng)過(guò)鑒別不屬

10、于歸檔范圍的材料，不得擅自銷(xiāo)毀，登記 后可分別情況予以退回原歸檔部門(mén)、轉(zhuǎn)遞其他有關(guān)部門(mén)和銷(xiāo)毀處理。凡銷(xiāo)毀材料，必須詳細(xì)登記，經(jīng)報(bào)請(qǐng)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后方可 銷(xiāo)毀第二節(jié)檔案查（借）閱第十一條公司檔案管理部門(mén)所保管的檔案原則上僅提供本單位查（借）閱，且僅提供檔案查（借）閱人工作范圍以內(nèi)的檔案。第十二條查（借）閱檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。填寫(xiě)查（借） 閱檔案審批表，要注明查（借）閱人姓名、單位（部門(mén)）、查（借） 閱檔案內(nèi)容及用途，查閱或是借閱。第五十一條查（借）閱本單位形成的一般檔案，查（借）閱人所在單位（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)審批后，可直接到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。第十三條查（借）閱本單位形成的保密檔案，查

11、（借）閱人所 在單位（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)審批后，再經(jīng)檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批或單位分管 領(lǐng)導(dǎo)審批，再到檔案管理部門(mén)辦理查（借）閱手續(xù)。第十四條 查（借）閱財(cái)務(wù)檔案，需經(jīng)公司駐廠財(cái)務(wù)部門(mén)審批并 陪同，方可查（借）閱財(cái)務(wù)檔案。第十五條外單位人員不得查閱本單位檔案，如確因工作需要查 閱檔案時(shí)，必須持所在單位介紹信及證明個(gè)人身份的合法證件（工作證或身份證），介紹信中應(yīng)注明查閱檔案的內(nèi)容及用途。第十六條查閱檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，檔案員在場(chǎng)監(jiān)督。不得查閱與審批內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案。第十七條借閱檔案一般限5天內(nèi)歸還。因工作需要不能按時(shí)歸還的，要辦理續(xù)借手續(xù)。第十八條 查（借）閱檔案必須履行登記、檢查核對(duì)、注銷(xiāo)手續(xù)。第十九條

12、查（借）閱人應(yīng)保證所查（借）閱檔案的完整與安全， 不得涂改、折頁(yè)、撕頁(yè)，不得在檔案上做任何記錄，不得擅自擴(kuò)散和 泄露檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人。第二十條 文書(shū)檔案查（借）閱審批權(quán)限：黨委（常委）會(huì)、公司辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄及秘密檔案僅限查閱，查閱時(shí)經(jīng)本單位董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批。 其他文件的查（借） 閱，需經(jīng)檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十一條 建設(shè)項(xiàng)目檔案查（借）閱審批權(quán)限：機(jī)密級(jí)（含機(jī)密級(jí)）以上檔案，不允許復(fù)印，需經(jīng)本系統(tǒng)分管副 總經(jīng)理審批。機(jī)密級(jí)以下檔案的查（借）閱，由本單位技術(shù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 審批；跨工作范圍查閱，需經(jīng)本單位分管副總經(jīng)理審批。第二十二條 會(huì)計(jì)檔案查（借）閱審批權(quán)限：駐公司財(cái)務(wù)人員查

13、（借）閱會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門(mén)總監(jiān)審批。非財(cái)務(wù) 部門(mén)人員不得查（借）閱會(huì)計(jì)檔案。第二十三條 職工檔案查（借）閱審批權(quán)限：查（借）閱職工檔案，需由人事（組織）部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。第九章附則第二十四條 本細(xì)則由公司行政管理部辦公室牽頭，與職能部門(mén)和各車(chē)間聯(lián)合制定，由行政管理部辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十五條 本細(xì)則自2012年5月20日起施行。2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準(zhǔn)2012-05-20 執(zhí)行共-頁(yè)第10頁(yè)眾誠(chéng)集團(tuán)企業(yè)管理手冊(cè)A/0檔案管理流程一、主要內(nèi)容及歸檔范圍1、主要內(nèi)容1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。1.2檔

14、案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制 發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén) 別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。2、歸檔范圍2.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性 文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作 總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。2.2組織人事 教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。2.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明, 各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)1、管理機(jī)構(gòu) 1.

15、1文書(shū)結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔1.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2.2對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；2.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、檔案的種類1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各 種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng) 理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3、 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、

16、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì) 劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。4、 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和 月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。5、批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等。 以及企業(yè)各類命令、工作指示等。6、憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的 原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始 記錄和文本。7、證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、 施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌 匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。&匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和

17、相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū) 資料。9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力 資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相 關(guān)資料。10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的， 以聲像形式 記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、 錄音資料、錄像資料、影片資料 等。11、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、 書(shū)畫(huà)、工藝制品等。12、技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索

18、、編碼、利 用，這九道工序是檔案工作的整體， 它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制 約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人 定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。六、立卷歸檔的范圍凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。七、立卷歸檔的時(shí)間1、 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞 交行政文化和中心立卷歸檔。2、對(duì)于某些專門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為 方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延

19、長(zhǎng)。八、立卷歸檔的要求1、各部門(mén)文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。2、移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起4、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。5、填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字 跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。6、立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文 件間的歷史聯(lián)

20、系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè) 生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。7、立卷應(yīng)以部門(mén)為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的 文件組合在一起。& 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反 映問(wèn)題，做到查找方便。11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品 等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。12、 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背 景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整

21、。九、檔案的借閱1、 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在 經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。2、各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案， 須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成 檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、 翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如 有違紀(jì)，酌情處罰。4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后， 注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以

22、示復(fù)制不會(huì)有誤。5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事 下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最 多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間， 須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公 司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。十、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，力口強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、 秘密三級(jí)。3、有密級(jí)檔

23、案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù) 制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密， 對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。6、外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì) 律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。&企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔 案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案

24、交接之后， 方能調(diào)離。十一、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1. 永久保存：1.1公司章程；1.2股東名簿；1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則；1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1.8工程設(shè)計(jì)圖；1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書(shū)類；2.2會(huì)計(jì)憑證；2.3事業(yè)計(jì)劃資料；2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。3、5年保存：3.1期滿或解除之合約；3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其

25、有效期間予以保存。 十一、超期檔案的銷(xiāo)毀1、對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和 檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。2、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)， 再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。3、銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上 簽字。十二、檔案的保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使 檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損

26、檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。十三、附則1、本制度由行政管理部辦公室起草。2、本制度經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準(zhǔn)2012-05-20 執(zhí)行共-頁(yè)第19頁(yè)眾誠(chéng)集團(tuán)企業(yè)管理手冊(cè)A/0檔案管理程序1目的將各項(xiàng)工作形成的資料、記錄、各種往來(lái)文件有序建立檔案保存. 2適用范圍適用于質(zhì)量體系活動(dòng)與技術(shù)運(yùn)行中形成的各種記錄、各部門(mén)間的往來(lái)文件、工作記錄、科技資料的歸檔管理。3職責(zé)3. 1辦公室負(fù)責(zé)往來(lái)文件以及在崗人員的人事、 業(yè)績(jī)考核資料的收集 立卷。3. 2科教信息科負(fù)責(zé)科研培訓(xùn)、信息資料的立卷。3. 3質(zhì)管科負(fù)責(zé)相關(guān)產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告、 質(zhì)量體系活動(dòng)與技術(shù)運(yùn)行中形 成的各類記錄等資料收集立卷。3. 4財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)賬冊(cè)、報(bào)表的立卷。3. 5各科室負(fù)責(zé)與其相關(guān)的往來(lái)文件、 儀器設(shè)備、工作記錄等資料的 收集立卷。3. 6宣教科負(fù)責(zé)影像資料如照片、錄音帶、影像等收集。3. 7科教信息科科長(zhǎng)負(fù)責(zé)