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文檔簡介
1、(XX單位)辦公室內(nèi)部控制操作規(guī)程一、辦公室主要職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)日常政務(wù)和事務(wù)工作,主要職責(zé)如下:(一)機(jī)關(guān)日常政務(wù)工作:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理機(jī)關(guān)日常政務(wù)、事務(wù)、會務(wù)工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)工作人員考勤工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)印鑒、介紹信管理工作;負(fù)責(zé)日常來電、來信、來訪接待協(xié)調(diào)處理工作。(二)全局性文字工作:負(fù)責(zé)公文簽收、擬辦、催辦等工作;負(fù)責(zé)全局重要綜合性文件的起草工作;負(fù)責(zé)擬定全局工作計(jì)劃,撰寫工作總結(jié);負(fù)責(zé)人大代表、政協(xié)委員建議和提案的承辦工作;負(fù)責(zé)全系統(tǒng)教育信息的編輯和上報(bào)工作。(三)全局性會務(wù)工作:負(fù)責(zé)全局性會議的籌備協(xié)調(diào)、組織安排工作;負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批示及會議議定事項(xiàng)的交辦、督辦工作。(四)后勤保障和服務(wù)工
2、作:負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛管理調(diào)配、辦公用品購置等后勤供應(yīng)工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文稿復(fù)印及文印設(shè)備保養(yǎng)工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各股室間的協(xié)調(diào)及其他有關(guān)外事接待和服務(wù)工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、機(jī)關(guān)食堂的管理服務(wù)工作。(五)局領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)工作:負(fù)責(zé)起草領(lǐng)導(dǎo)講話、文件報(bào)告及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項(xiàng)工作,當(dāng)好參謀助手。(六)文書檔案管理工作:負(fù)責(zé)全局檔案及保密工作。二、辦公室崗位職責(zé)辦公室共設(shè)6個崗位,分別是:主任崗,政務(wù)崗、文秘崗、文印崗、檔案崗、后勤崗。各工作崗位具體職責(zé)如下:(一)主任崗:負(fù)責(zé)主持辦公室全面工作。(二)政務(wù)崗:負(fù)責(zé)文件、電話接收、登記、送批、擬辦、催辦等日常政務(wù)管理工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)工作人員的考勤管理工作;負(fù)責(zé)機(jī)
3、關(guān)印鑒、介紹信的使用、管理及來訪接待、協(xié)調(diào)處理工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各股室間的協(xié)調(diào)及其他有關(guān)外事接待和服務(wù)工作。(三)文秘崗:負(fù)責(zé)全局重要文件和辦公室公文起草工作;負(fù)責(zé)全局工作計(jì)劃及工作總結(jié)擬定和撰寫工作;負(fù)責(zé)人大代表、政協(xié)委員建議和提案的承辦工作;負(fù)責(zé)全系統(tǒng)教育信息的編輯和上報(bào)工作;負(fù)責(zé)局黨組會、局長辦公會等會議組織、準(zhǔn)備、會議記錄及領(lǐng)導(dǎo)批示、會議議定事項(xiàng)的交辦、督辦工作;負(fù)責(zé)起草領(lǐng)導(dǎo)講話、文件報(bào)告及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項(xiàng)工作。(四)文印崗:負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文稿復(fù)印及文印設(shè)備保養(yǎng)工作。(五)檔案崗:負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文書檔案的接收整理、歸檔借閱、移交保管等工作。(六)后勤崗:負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛管理調(diào)配、辦公用品購置等后勤供應(yīng)工
4、作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公共財(cái)物的保管及公共設(shè)施的維修工作;負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)安全保衛(wèi)工作、環(huán)境衛(wèi)生工作及機(jī)關(guān)食堂服務(wù)工作。三、辦公室各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)流程(一)公文辦理1、業(yè)務(wù)流程描述公文辦理是接收局外公文的辦理過程,包括收文審核、簽收登記、分辦等程序。步驟一:收文審核辦公室在收到局外公文時,應(yīng)首先對文件進(jìn)行審核。對不符合規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后,可拒收、退回來文單位并說明理由。審核的重點(diǎn)是:是否屬于我局職責(zé)范圍,應(yīng)否由我局辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其它部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽。步驟二:簽收登記辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一對收文進(jìn)行管理,各股室不得自行接收公文。辦公室文秘崗收到
5、符合規(guī)定的局外公文后,即時逐件簽收、并進(jìn)行分類登記。步驟三:公文分辦簽收登記的收文,按時提交辦公室文秘崗分辦,不得延誤、遺忘、積壓文件。所有公文辦公室文秘崗在第一時間提出擬辦意見并呈送局主要領(lǐng)導(dǎo)批示;公文經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批示后第一時間呈送局分管領(lǐng)導(dǎo)并進(jìn)行分類登記;緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表1 公文辦理風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體1、公文審核不認(rèn)真,分類錯誤、丟失公文2、涉密文件按普通文件流轉(zhuǎn)重 大辦公室文秘崗公文登記不及時,收文登記要素不準(zhǔn)確一 般辦公室文秘崗不按擬辦意見承接,相互推諉,且未及時退回重 大分管領(lǐng)導(dǎo)承辦股室對擬辦意見有異議,未及時退回一 般承辦股室承接新業(yè)務(wù)或職責(zé)范
6、圍調(diào)整未及時告知辦公室一 般承辦股室3、防控措施(1)收到公文后進(jìn)行仔細(xì)核對登記,主要包括:來文等級、收文時間、來文單位、來文字號、來文標(biāo)題等。(2)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào),按照局領(lǐng)導(dǎo)分工和各股室職責(zé)分工,提出合理擬辦意見;提高收文分辦的準(zhǔn)確性和時效性。(3)嚴(yán)格按照擬辦意見承接公文,嚴(yán)禁推諉扯皮。對辦公室擬辦意見有異議的,原則上由分管領(lǐng)導(dǎo)在收到公文半日內(nèi)提出轉(zhuǎn)辦理由和意見(緊急公文在1小時內(nèi)提出轉(zhuǎn)辦理由和意見),經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)同意后退辦公室重新擬辦。承辦股室對擬辦意見有異議的,在不影響文件辦理時限的情況下,由承辦股室提出意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后退回辦公室重新擬辦,報(bào)局長裁定。(二)文書檔案管理工作業(yè)務(wù)1、
7、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:文件材料的立卷和歸檔(1)每年3月31日前,由辦公室檔案崗下發(fā)容城縣教育局關(guān)于做好XX年度文件資料整理歸檔工作的通知。(2)辦公室檔案崗在時限結(jié)束前,對有關(guān)股室進(jìn)行催辦。(3)對不符合質(zhì)量要求的案卷,由辦公室檔案崗?fù)嘶卦⒕砉墒抑匦抡怼2襟E二:檔案的接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)(1)辦公室檔案管理崗按照各股室移交的歸檔文件目錄,進(jìn)行詳細(xì)的清點(diǎn)。經(jīng)清點(diǎn)無誤后,檔案崗與股室移交人在容城縣教育局XX年度檔案接收登記表上共同簽字,以備查考。(2)全局的黨政檔案,屬于一個全宗,辦公室檔案崗應(yīng)按年代機(jī)構(gòu)分類的原則,進(jìn)行整理、保管。(3)辦公室檔案崗要保證檔案庫房堅(jiān)固,并注意防火、防盜、防蟲
8、、防鼠、防塵和通風(fēng)。具有永久和長期保存價(jià)值的檔案,如有破損或字跡失真的,辦公室檔案崗應(yīng)即時修補(bǔ)或復(fù)制。(4)辦公室檔案崗調(diào)動工作時,在離職前應(yīng)將本人保管的檔案數(shù)量和狀況進(jìn)行清理、交接并寫出書面材料,由交接雙方簽字存查。步驟三:檔案的利用和調(diào)閱(1)局內(nèi)各股室人員調(diào)閱檔案時,由調(diào)卷人填寫容城縣教育局利用檔案效果登記表,經(jīng)辦公室主任簽字后調(diào)閱。外單位借閱本局檔案時,應(yīng)持寫明借閱人姓名、借閱目的等內(nèi)容的介紹信,經(jīng)檔案形成股室主要負(fù)責(zé)人、辦公室主任、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,由檔案形成股室派人帶領(lǐng)借閱。(2)各股室調(diào)閱的案卷,用畢后應(yīng)立即送還,借閱時間一般不超過15天。如果必須延長時間,應(yīng)提出申請并由辦公室
9、檔案崗辦理續(xù)借手續(xù)。(3)調(diào)閱檔案人員應(yīng)對所借案卷妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、拆散和轉(zhuǎn)借。辦公室檔案崗在收回案卷時應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查。步驟四:檔案的鑒定和銷毀(1)辦公室檔案崗應(yīng)根據(jù)全局情況和檔案管理部門有關(guān)規(guī)定,制訂檔案材料保管期限。報(bào)經(jīng)辦公室主任審核、局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,作為進(jìn)行鑒定檔案的依據(jù),并報(bào)縣檔案局備案。(2)辦公室檔案崗根據(jù)檔案材料保管期限的規(guī)定,并結(jié)合實(shí)際工作情況,會同各股室及時對所保管的檔案材料進(jìn)行鑒定及調(diào)整保管期限。(3)銷毀檔案時,辦公室檔案崗應(yīng)征得辦公室主任同意,報(bào)局主要領(lǐng)導(dǎo)審批后登記銷毀。銷毀作業(yè)時應(yīng)注意保密,并至少有兩名同志進(jìn)行監(jiān)銷,并簽字備查。(4)
10、對已銷毀的檔案,辦公室檔案管理崗應(yīng)在原案卷目錄備考欄內(nèi)注明“××年銷毀”字樣,并做總的移出說明。步驟五:檔案的移交辦公室檔案崗將應(yīng)該移交檔案進(jìn)行揀選,并編造移交目錄一式三份,報(bào)經(jīng)辦公室主任審核、局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后向縣檔案館移交。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表2 文書檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體檔案整理風(fēng)險(xiǎn)未及時收集或保管不善,導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件材料未歸檔或歸檔不全,甚至造成重要文件材料遺失按情節(jié)輕重、影響范圍和程度確定各股室檔案管理人員未及時整理、移交本單位檔案,導(dǎo)致檔案積壓、損毀或遺失同 上各股室檔案保存期限分類不準(zhǔn)確,導(dǎo)致應(yīng)永久或長期保存的重要檔案未按規(guī)定保存同 上各股室未編
11、制歸檔文件目錄或目錄內(nèi)容不準(zhǔn)確同 上各股室檔案接收風(fēng)險(xiǎn)檔案形成單位申請移交后,辦公室未認(rèn)真審核或?qū)徍艘庖娢醇皶r反饋,導(dǎo)致入庫檔案不完整不規(guī)范同 上辦公室檔案崗檔案形成單位未根據(jù)辦公室審核意見進(jìn)行糾正、完善,導(dǎo)致入庫檔案不完整不規(guī)范同 上各股室檔案移交過程中,檔案未嚴(yán)格清點(diǎn),導(dǎo)致入庫檔案賬實(shí)不符同 上辦公室檔案崗檔案形成單位未按辦公室移交時間進(jìn)行移交,導(dǎo)致全局檔案移交工作延誤同 上各股室檔案保管風(fēng)險(xiǎn)未嚴(yán)格建立檔案接收、移出的登記統(tǒng)計(jì)制度或登記統(tǒng)計(jì)不完整,導(dǎo)致檔案無法及時查找或下落不明重 大辦公室檔案崗未嚴(yán)格落實(shí)檔案庫房管理要求,造成檔案損壞重 大辦公室檔案崗未嚴(yán)格執(zhí)行庫藏檔案的定期檢查、復(fù)制、轉(zhuǎn)
12、存?zhèn)浞?,?dǎo)致檔案因存儲介質(zhì)失效而損毀重 大辦公室檔案崗未按檔案保管期限、形成機(jī)構(gòu)等分類存放,影響檔案保管、查找一 般辦公室檔案崗檔案利用風(fēng)險(xiǎn)未按規(guī)定程序和權(quán)限,履行檔案借閱審批手續(xù)一 般辦公室檔案崗未經(jīng)批準(zhǔn),擅自復(fù)制、拍照、掃描、抄錄涉密檔案重 大辦公室檔案崗借閱股室借閱利用檔案未及時歸還,或需延期借閱未辦理續(xù)借手續(xù),長期占用檔案一 般借閱股室未妥善保管借閱的檔案,導(dǎo)致檔案破損、遺失、泄密重 大借閱股室檔案移交風(fēng)險(xiǎn)未按規(guī)定及時移交檔案,造成庫房檔案積壓一 般辦公室檔案崗未按規(guī)定制作、保留移交檔案電子版本,影響檔案利用重 大辦公室檔案崗未按規(guī)定處理涉密文件移交重 大辦公室檔案崗3、防控措施(1)
13、各股室按照要求,將應(yīng)存檔的文件材料認(rèn)真保存、整理,防止應(yīng)保存檔案遺漏、散失。送交的文件材料應(yīng)齊全、完整,任何人都不得將檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。(2)各股室對送交的歸檔文件材料進(jìn)行甄別和鑒定,對歸檔資料不完整的,予以補(bǔ)充;對不屬于歸檔范圍或無保存價(jià)值的資料,不予歸檔。年度終了后,各股室做好文件材料的裝訂、編頁、編件號、裝盒、編制目錄等工作,做到歸檔文件材料收集齊全、分類準(zhǔn)確、目錄完整。各股室應(yīng)于當(dāng)年3月底前完成上一年度檔案整理工作。(3)各股室撤銷、增設(shè)或其他變動時,原建制股室負(fù)責(zé)人應(yīng)將檔案整理后移交辦公室。(4)各股室編制檔案移交目錄,向辦公室移交檔案。辦公室檔案崗認(rèn)真審核各股室移交的檔案,對
14、歸檔文件材料不完整或不規(guī)范的,提出修改建議,并及時退回檔案形成股室補(bǔ)充或糾正。檔案形成股室根據(jù)審核建議,及時糾正、補(bǔ)充完善后,再向辦公室移交檔案。各股室最遲應(yīng)于當(dāng)年6月底前向辦公室移交。(5)辦公室檔案崗應(yīng)清點(diǎn)檔案數(shù)量,檢查核對檔案實(shí)際件數(shù)、編號與檔案移交目錄是否相符,核對無誤后予以簽收。移交、接收雙方負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員需在檔案移交目錄上簽字,姓名簽署完整,字跡工整、清漸,并注明接收檔案的年、月、日。(6)規(guī)范檔案接收、移出登記,檔案接收、移出必須按程序履行相關(guān)審批手續(xù)。入庫檔案按保管期限、形成年度、形成機(jī)構(gòu)分類有序排放,做到不錯裝盒、不錯入柜、不錯編目,編制櫥柜號碼和存放案卷對照表,方便檢閱、
15、調(diào)用。外借的檔案歸還后及時入庫入柜。(7)加強(qiáng)檔案庫房安全防范,做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作,及時排查安全隱患。(8)根據(jù)需要對庫藏檔案定期進(jìn)行檢查,對破損、變質(zhì)的檔案,及時修補(bǔ)復(fù)制或做其他技術(shù)處理。(9)局內(nèi)工作人員借閱利用檔案,須填寫容城縣教育局利用檔案效果登記表(以下簡稱借閱單),并經(jīng)辦公室主任簽字確認(rèn)。局外單位利用局檔案,需提供單位介紹信和工作證,由檔案形成股室派人按程序辦理借閱手續(xù)。(10)辦公室檔案崗收到檔案借閱利用申請,應(yīng)審核借閱單是否經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等,一般于當(dāng)日提供。辦公室檔案崗借出檔案時,應(yīng)對檔案完整性進(jìn)行檢查。(11)借閱人借閱利用檔案,不得
16、遺失、涂改、勾畫、污損、拆散、抽換和轉(zhuǎn)借檔案;利用涉密檔案,未經(jīng)密級審批單位批準(zhǔn),不得復(fù)制、拍照、掃描、抄錄。(12)借閱檔案用后需立即歸還,如確需延期借閱,須經(jīng)由辦公室檔案崗辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的,辦公室檔案崗及時提醒、督促有關(guān)單位或個人歸還。辦公室檔案崗辦理歸還檔案手續(xù)時,認(rèn)真檢查歸還的檔案是否完整齊全,如發(fā)現(xiàn)有污損、遺失檔案或泄密等情況,及時報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),并依據(jù)有關(guān)規(guī)定妥善處理。(三)用印管理工作業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:印章刻制、封存或銷毀(1)容城縣教育局印章由辦公室保管;容城縣教育局黨組印章由局長保管;局內(nèi)各股室印章由辦公室統(tǒng)一制發(fā)。各股室刻制或更換印章,應(yīng)提出書面申請報(bào)分管領(lǐng)
17、導(dǎo)批準(zhǔn),由辦公室到公安部門辦理刻制手續(xù)。任何單位和個人不準(zhǔn)私自刻制單位印章。(2)各股室印章正式啟用前,必須到辦公室留存印模備案。(3)局內(nèi)各股室的印章,如因機(jī)構(gòu)變動或換用新印章而停止使用時,應(yīng)自新印章啟用2個工作日內(nèi)將原印章送交辦公室封存或銷毀。銷毀舊印章,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),至少兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并簽字留存。步驟二:印章保管(1)容城縣教育局、容城縣教育局黨組、容城縣教育局工會委員會印章由專人保管。(2)涉密崗應(yīng)恪盡職守,認(rèn)真負(fù)責(zé),照章辦事,保證印章絕對安全。 (3)嚴(yán)格用印登記制度。涉密崗要認(rèn)真履行登記手續(xù),使用容城縣教育局印章使用登記表逐一登記用印的時間、股室、內(nèi)容、審批領(lǐng)導(dǎo)、份數(shù)、經(jīng)
18、辦人等。步驟三:印章使用(1)印章使用實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)審批制,應(yīng)嚴(yán)格用印程序和審批手續(xù),未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。用印前,涉密崗要仔細(xì)核對簽批意見和內(nèi)容等,不得開具空白介紹信、證明等,不得在文件空白處加蓋印章(模)。(2)使用“容城縣教育局”印章時,須經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,由涉密崗即時在容城縣教育局印章使用登記表上登記并用印。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表3 用印管理風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體未按規(guī)定、程序刻制或銷毀印章重 大涉密崗承辦股室印章丟失或損毀,印章被他人私自使用重 大涉密崗未經(jīng)批準(zhǔn)用印重 大涉密崗印章使用未登記或登記內(nèi)容不全一 般涉密崗3、防控措施(1)需刻制、封存或銷毀印章的股室,要在局領(lǐng)導(dǎo)
19、批準(zhǔn)后的1個工作日內(nèi),向辦公室提出辦理申請。(2)嚴(yán)格按照有關(guān)審批權(quán)限、要求按程序辦理印章使用,并由辦公室主任負(fù)責(zé)做好相關(guān)登記備查。(3)為印章管理配備專用保管柜,并定點(diǎn)存放。 (四)局機(jī)關(guān)重要文稿起草工作業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:文稿起草(1)辦公室文秘崗確定局機(jī)關(guān)重要綜合文稿寫作框架,組織相關(guān)各股室或校(園)以書面形式提供有關(guān)工作素材,并經(jīng)本股室或校(園)主要負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。(2)辦公室文秘崗按照寫作框架及相關(guān)文件或通知要求,綜合相關(guān)各股室或校(園)提供的有關(guān)工作素材,起草局機(jī)關(guān)重要綜合文稿初稿。步驟二:文稿審定(1)辦公室主任、相關(guān)工作主管局領(lǐng)導(dǎo)對局機(jī)關(guān)重要綜合性文稿初稿進(jìn)行初審,提出
20、修改意見,組織主筆起草人員、相關(guān)股室進(jìn)行修改完善。(2)經(jīng)初審后的局機(jī)關(guān)重要綜合性文稿,打印后報(bào)送局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟三:整理歸檔辦公室文秘崗在綜合文稿起草結(jié)束后30個工作日內(nèi)進(jìn)行整理,重要文稿要留存電子稿件存檔,并按照檔案管理規(guī)定,整理裝訂有關(guān)資料,歸檔留存?zhèn)洳椤?、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表4 局機(jī)關(guān)重要文稿起草風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體制度流程風(fēng)險(xiǎn)1.公文內(nèi)容與有關(guān)法律、法規(guī)、政策相違背或脫節(jié)。重大辦公室文秘崗2.反映問題與實(shí)際情況有出入,所提政策措施缺乏可行性。一般辦公室文秘崗3.文種選擇不正確、公文格式不規(guī)范、文字表達(dá)欠恰當(dāng)規(guī)范。一般辦公室文秘崗4.出現(xiàn)錯別字、數(shù)字錯誤、單位錯誤以及引
21、用錯誤等。一般辦公室文秘崗、相關(guān)負(fù)責(zé)人5.未對文稿征求意見,或?qū)σ庖娢从栉{、修改。一般辦公室文秘崗廉政風(fēng)險(xiǎn)未按規(guī)定向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)事宜,對不符合規(guī)定的情況有隱瞞。重大辦公室文秘崗?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)1.未及時提供文稿起草相關(guān)資料。一般承辦股室2.提供的文件起草資料數(shù)據(jù)錯誤或與實(shí)際情況不符。重大承辦股室3、防控措施(1)公文起草做到:符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī),完整準(zhǔn)確體現(xiàn)局領(lǐng)導(dǎo)意圖,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。文種正確,格式規(guī)范,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表述準(zhǔn)確,文字精練。(2)局主要負(fù)責(zé)人指導(dǎo)重要文稿起草工作。(五)會議工作業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:會議計(jì)劃審批會議召開之前,主辦股室應(yīng)先明確召開會議的時間
22、、地點(diǎn)、參加人員等,報(bào)辦公室審定后報(bào)請局領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟二:會議安排承辦股室負(fù)責(zé)做好會場布置工作,通知參會單位等事宜,辦公室負(fù)責(zé)會場音頻、視頻等信息設(shè)備調(diào)試工作。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表5會議工作風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體外部風(fēng)險(xiǎn)1、未及時通知業(yè)務(wù)部門參加會議。重大承辦股室2、會議材料印制不及時。重大承辦股室3、未按要求完成會場布置。重大承辦股室4、會場設(shè)備故障。重大辦公室3、防控措施(1)承辦股室通知有關(guān)單位參加會議,會前做好會場布置,辦公室對會場音頻等信息設(shè)備調(diào)試運(yùn)行,確保會議順利召開。(2)加強(qiáng)會議新聞宣傳力度,會后及時將會議召開情況通過教育信息網(wǎng)和其他新聞媒體進(jìn)行宣傳。(六)局內(nèi)交辦
23、事項(xiàng)辦理1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:交辦局長辦公會、局黨組會或局主要領(lǐng)導(dǎo)交辦后2個工作日內(nèi),辦公室文秘崗與主辦股室充分溝通、及時交辦。步驟二:承辦(1)主辦股室負(fù)責(zé)人是交辦事項(xiàng)辦理的第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)主持辦理工作,應(yīng)明確承辦人員,嚴(yán)格按時限和要求完成工作。(2)會辦股室應(yīng)積極配合,按會辦要求和辦理時限向主辦股室報(bào)送辦理情況和辦理結(jié)果。步驟三:催辦(1)主辦股室應(yīng)按照交辦要求,及時反饋辦理進(jìn)度。(2)辦公室文秘崗應(yīng)根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)或局內(nèi)有關(guān)會議要求,對交辦事項(xiàng)進(jìn)行不定時催辦。步驟四:辦結(jié)(1)在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)后,辦理結(jié)果按程序依次上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和局主要領(lǐng)導(dǎo)。(2)主辦股室不能按時辦結(jié)的,應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)說明情
24、況,主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況報(bào)局主要領(lǐng)導(dǎo)確定是否延時。(3)會辦股室不能按時辦結(jié)的,應(yīng)及時向主辦股室說明情況,主辦股室根據(jù)實(shí)際確定是否提出延時申請。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表6 局內(nèi)交辦事項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體流程風(fēng)險(xiǎn)交辦不及時、不準(zhǔn)確。一般文秘崗廉政風(fēng)險(xiǎn)1、未按規(guī)定向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)事宜,對不符合規(guī)定的情況有隱瞞。重大文秘崗主 任2、民主決策機(jī)制、崗位監(jiān)督制約機(jī)制不完善或執(zhí)行力不強(qiáng),可能出現(xiàn)自由裁量空間,誘發(fā)權(quán)力濫用重大主任外部風(fēng)險(xiǎn)1、不按交辦意見承接,相互推諉。重大承辦股室2、對交辦意見有異議,未及時反饋。一般承辦股室3、交辦事項(xiàng)未在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)一般承辦股室3、防控措施(1)完善交辦規(guī)
25、程,準(zhǔn)確把握會議精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖,加強(qiáng)與承辦股室的溝通協(xié)調(diào),提高工作交辦的準(zhǔn)確性和時效性。(2)嚴(yán)格按照交辦意見承接任務(wù),嚴(yán)禁推諉扯皮。(3)交辦事項(xiàng)應(yīng)按時限要求辦結(jié),規(guī)定時限難以辦結(jié)的,及時請示局領(lǐng)導(dǎo),并與辦公室溝通。(七)人大代表建議和政協(xié)提案辦理工作業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:交辦(1)由辦公室文秘崗自收到建議提案5個工作日內(nèi)提出分辦意見,明確時限和要求,經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審定后,一并交付承辦股室;同時建立人大代表建議和政協(xié)提案工作臺賬。(2)承辦股室收到建議提案后,應(yīng)在2個工作日內(nèi)清點(diǎn)、核實(shí)和登記,提出分辦意見,確定承辦人員。(3)對交辦有異議或者需增減會辦股室的人大代表建議和政協(xié)提案,承辦股
26、室應(yīng)自接到之日起5個工作日內(nèi),向辦公室提出意見;辦公室在2個工作日內(nèi)審核處理并回復(fù)承辦股室。步驟二:承辦(1)承辦股室應(yīng)逐條梳理建議或提案中提出的問題,對符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策規(guī)定的問題,依法辦理;對合理化建議意見,積極研究采納;對涉及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展全局的重大事項(xiàng),應(yīng)深入調(diào)查研究,廣泛征求意見,必要時請相關(guān)領(lǐng)域?qū)<艺撟C;對符合法律和政策,但受客觀條件限制暫時難以解決的問題,列入工作計(jì)劃或規(guī)劃;對不符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策的問題,實(shí)事求是、有理有據(jù)說明情況。(2)承辦人員按照規(guī)定時限內(nèi)起草答復(fù)或會辦意見,報(bào)送辦公室文秘崗。(3)承辦建議提案過程中遇到問題需要向上級主管部門請示時,應(yīng)先請示后答
27、復(fù),但不得以請示代替答復(fù),不得借請示向受理請示的部門轉(zhuǎn)移解決問題的責(zé)任。步驟三:審核報(bào)簽辦公室文秘崗負(fù)責(zé)答復(fù)和會辦意見格式審核,應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成,并報(bào)請局主要領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字。步驟四:寄送辦公室負(fù)責(zé)在答復(fù)和會辦意見印制完成后2個工作日內(nèi)送縣政府辦公室審核。步驟五:重辦人大代表、政協(xié)參加單位和委員對答復(fù)意見不滿意的,承辦股室應(yīng)按照程序和縣政府辦公室要求重新辦理。步驟六:走訪寄送答復(fù)意見后,辦公室文秘崗負(fù)責(zé)提醒承辦股室應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)對提出建議和提案的人大代表、政協(xié)委員進(jìn)行及時回訪。走訪的重點(diǎn)是走訪形式一般采用電話回訪、登門拜訪或者召開座談會的方式進(jìn)行。步驟七:復(fù)查和總結(jié)年度承辦人大代表建議和政協(xié)
28、提案工作完成后,辦公室文秘崗負(fù)責(zé)起草書面總結(jié),報(bào)局主要領(lǐng)導(dǎo)審定后交辦公室,辦公室按照相關(guān)通知要求及時報(bào)送縣人大常委會、縣政府、縣政協(xié)。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表7 人大代表建議和政協(xié)提案辦理風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體制度流程風(fēng)險(xiǎn)1、建議提案流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)丟件、漏件。重大辦公室文秘崗2、交辦不準(zhǔn)確、不及時。一般辦公室文秘崗?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)1、不按交辦意見承辦,相互推諉。重大承辦股室2、對交辦意見有異議,未及時反饋。一般承辦股室3、承辦事項(xiàng)未在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)或辦理結(jié)果代表委員不滿意。重大承辦股室3、防控措施(1)建立健全臺賬制度,嚴(yán)格清點(diǎn)承辦件數(shù),保障不出現(xiàn)丟件、漏件。(2)充分掌握提案案由,準(zhǔn)確分辦、積極
29、協(xié)調(diào),避免局內(nèi)推諉,遇有難分的人大代表建議和政協(xié)提案提交局領(lǐng)導(dǎo)裁定。(3) 建立績效考核指標(biāo),對未在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)和辦理結(jié)果代表委員不滿意的,在績效考核中予以減分。(4)針對代表、委員和群眾普遍關(guān)注的教育文化等方面的問題要建立長效機(jī)制。(八)資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:購置申請。股室根據(jù)實(shí)際需要提出資產(chǎn)購置申請,報(bào)經(jīng)辦公室主任審核后,報(bào)局主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字。步驟二:采購。根據(jù)局主要領(lǐng)導(dǎo)批示,依法組織采購。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表8 資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1、資產(chǎn)購置數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確。重大經(jīng)辦人2、資產(chǎn)購置程序不合規(guī)。重大經(jīng)辦人廉政風(fēng)險(xiǎn)1、未按規(guī)定向局
30、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)事宜,對不符合規(guī)定的情況有隱瞞。重大經(jīng)辦人2、民主決策機(jī)制、崗位監(jiān)督制約機(jī)制不完善或執(zhí)行力不強(qiáng),可能出現(xiàn)自由裁量空間,誘發(fā)權(quán)力濫用。重大經(jīng)辦人3、防范措施(1)資產(chǎn)配置與預(yù)算管理相結(jié)合,加強(qiáng)資產(chǎn)配置預(yù)算編制。資產(chǎn)配置數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)必須以有關(guān)規(guī)定為依據(jù),與本股室工作需要相吻合,嚴(yán)格按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)掌握。(2)資產(chǎn)購置必須編制政府采購預(yù)算,并按照政府采購的有關(guān)政策和程序執(zhí)行。(九)資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:處置申請。股室提出資產(chǎn)處置申請。步驟二:資產(chǎn)鑒定。辦公室組織專業(yè)鑒定并根據(jù)鑒定情況,報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟三:實(shí)施處置。局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,辦公室根據(jù)批示,組織資產(chǎn)處置。處置收入繳入國庫
31、,并按規(guī)定進(jìn)行報(bào)備。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表9 資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1、資產(chǎn)使用效率不高,存在提前處置現(xiàn)象。一般經(jīng)辦人2、資產(chǎn)處置隨意,沒有按國家有關(guān)規(guī)定報(bào)批。重大經(jīng)辦人3、資產(chǎn)處置收入不能足額入賬和按規(guī)定上繳。重大經(jīng)辦人廉政風(fēng)險(xiǎn)未按規(guī)定向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)事宜,對不符合規(guī)定的情況有隱瞞。重大經(jīng)辦人3、防控措施(1)資產(chǎn)應(yīng)達(dá)到使用年限以上才能處置,提前處置必須說明情況并鑒定。達(dá)到年限但不影響使用的盡量延長使用時間。(2)重大資產(chǎn)的處置必須經(jīng)過集體決策程序。處置收入必須足額入賬和按規(guī)定上繳專戶,實(shí)行收支兩條線管理。(十)考勤管理1、業(yè)務(wù)流程描述步驟一:申請。填寫請休銷假審批表,說明請、休假事由、時間。步驟二:審批、備案。領(lǐng)導(dǎo)班子成員請假、休假的,需經(jīng)局長批準(zhǔn)。股室主要負(fù)責(zé)人請、休假的,需經(jīng)局長、主管局長批準(zhǔn)。副股長及以下人員請、休假,3個工作日以內(nèi)的,需經(jīng)主管局長、股室主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);超過3個工作日的,需經(jīng)局長、主管局長、股室主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。請、休假批準(zhǔn)后 2個工作日內(nèi)完成備案。2、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)表10 請休假與考勤管理事項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)事件類型風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級責(zé)任主體流程風(fēng)險(xiǎn)審批備案不及時、不認(rèn)真一般主任外部風(fēng)險(xiǎn)不按照規(guī)定提出申請一般個人3、防控措施(1)收到請休假審批表后,及時審批備案,認(rèn)真登記臺帳。(2)
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