電子文件管理規(guī)定

1、電子文件管理規(guī)定第一條 為了建立、實施質(zhì)量管理體系和食品安全管理體系，規(guī) 范公司形成的電子文件的管理工作，維護電子文件的真實性、完 整性和有效性，確保電子文件的安全和信息的可用性，充分發(fā)揮 電子文件的憑據(jù)參考作用，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、標準，特制定本 規(guī)定。本辦法適用我公司局域網(wǎng)內(nèi)電子文件的管理。第二條基本術(shù)語解釋電子文件：是通過計算機進行操作、傳遞和處理的文件。電子文 件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件和系統(tǒng)文件。（一）文本文件：指用計算機文字處理技術(shù)形成的文字文件、表 格文件等。（二）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設(shè)備獲得的靜態(tài) 圖像文件。（

2、三）圖形文件：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖工具獲得的靜態(tài) 圖形文件。（四）影像文件：指用數(shù)碼攝像機、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得 的動態(tài)圖像文件。（五）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件。（六）數(shù)據(jù)庫文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程 中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。（七）系統(tǒng)文件：指集團公司制定的發(fā)布在 OA 系統(tǒng)中的文件和 由公司專用的應(yīng)用軟件產(chǎn)生的電子表單等文件。第三條 公司的電子文件的形成、收集、歸檔管理工作由品管科 負責。由食品安全小組協(xié)助解決實際問題，為電子文件的保管、 查驗、復(fù)制提供支持。第四條 各部門電子文件的形成、 整理與歸檔等工作由專人負責， 并將電子文件的整

3、理歸檔工作納入其崗位職責中， 以確保電子文 件的真實性、完整性和有效性。第五條 各部門兼職的檔案管理員負責本部門形成的或者品管下 發(fā)的電子文件的收集、積累與向品管科文管員的移交工作。第六條 對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和分類保管、 開發(fā)利用等工作，由品管科負責。品管科文管應(yīng)對電子文件的形 成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實行全過程管理， 并適時進行抽查 。第七條 各部門在主要職能活動中產(chǎn)生或者用到的電子文件，凡 具有查考利用價值的均應(yīng)定期制作文件備份，并及時邏輯歸檔。 第八條 收集積累的電子文件類型 （一）本公司使用的電子文件分兩大類：第一、由職能部門自行制定、生成的電子文件

4、。該類電子文 件由使用部門制定并經(jīng)相關(guān)主管或責任人審核、批準發(fā)布實施，并具有同紙質(zhì)文件同等的效力。 這種電子文件歸檔時須同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)文件，并在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上與電子文件保持 一致。紙質(zhì)文件由各部門兼職檔案管理員進行保存及管理，并依 相關(guān)的程序文件進行控制。第二、由相關(guān)人員收集整理的標準法規(guī)等電子文件。此類電 子文件由品管科專人根據(jù)公司實際需要進行收集整理， 并制定相 應(yīng)的目錄，對文件的實施時間、使用部門進行規(guī)定，以保證電子 文件的有效使用。（二）電子文件的格式有 DOC 、 PDF 、 JPEG 、TIFF 等多 種，本公司使用的電子文件全部為 PDF 格式，并有品管部門的 專用標

5、志，否則此電子文件為無效版本。第九條 電子文件生成發(fā)布或者收集后由各部門兼職的檔案管理員 通過載體或安全的網(wǎng)上傳輸方式及時移交給品管科文件管理員， 由品 管科文件管理員對其進行登記發(fā)放。第十條 電子文件的更改由電子文件編制生成或收集部門負責并經(jīng) 過審批程序進行， 更改后的電子文件應(yīng)重新進行登記發(fā)放； 電子文件 的作廢應(yīng)經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批， 由品管科文管進行通知， 并保持作廢電 子文件的記錄。第十一條 電子文件的發(fā)放可以通過網(wǎng)絡(luò)、郵箱、磁盤載體等形式 進行，在接送交電子文件時，應(yīng)當對電子文件及其載體、技術(shù)環(huán)境進行檢驗，檢驗載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子文件的 真實性、完整性、有效性。第十二條 公司辦公室應(yīng)配備相應(yīng)的保管設(shè)施， 健全各項工作制度， 強化管理與維護，確保備份保存歸檔的電子文件的安全、有效。第十三條 每滿 1 年，品管科文件管理員對各部門形成或收集電子 文件的使用情況進行一次檢查登記。 并進行一次抽樣機讀檢驗， 抽樣 率不低于