秘書會(huì)議管理

1、 課程目的：課程目的：使學(xué)生掌握秘書學(xué)的基本內(nèi)容和基本原理，理解秘書工作基本特點(diǎn)、并通過一定的理論學(xué)習(xí)和課堂討論，了解秘書工作的基本程序，為將來做好秘書工作打下堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。 本課程側(cè)重在做人方面的教育，要解決的核心問題是“我要做一個(gè)怎樣的秘書”，“怎樣成為合格的秘書人員”。 它的實(shí)用性體現(xiàn)在接觸到秘書工作的各個(gè)方面，系統(tǒng)了解秘書的日常工作，為以后走入職場，從事辦公室工作打下基礎(chǔ)。案例導(dǎo)入：案例導(dǎo)入： 華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“KH新產(chǎn)品新新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)聞發(fā)布會(huì)”的會(huì)議大廳門口迎

2、接來賓。門廳旁有的會(huì)議大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。（一）（一）已有已有來賓到會(huì)，但管簽到工作的秘書還未到崗，米蘭來賓到會(huì)，但管簽到工作的秘書還未到崗，米蘭十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機(jī)響了，十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機(jī)響了，（二）（二）原來是今天大會(huì)上最重要的嘉賓、市里主原來是今天大會(huì)上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟(jì)工作的副市長的專車在路上出了故障。時(shí)管經(jīng)濟(jì)工作的副市長的專車在路上出了故障。時(shí)間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去電視臺(tái)接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接電視臺(tái)

3、接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺(tái)。這樣，通記者的秘書另打一輛出租車去電視臺(tái)。這樣，通過及時(shí)的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理過及時(shí)的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理 。 米秘書剛準(zhǔn)備喘口氣，米秘書剛準(zhǔn)備喘口氣，（三）（三）手下的工手下的工作人員又來反映因預(yù)先估計(jì)不足，會(huì)議的作人員又來反映因預(yù)先估計(jì)不足，會(huì)議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書又趕緊派禮品和宣傳品都不夠了，米秘書又趕緊派人與大廈的管理人員協(xié)商，盡可能地多提人與大廈的管理人員協(xié)商，盡可能地多提供一些車位。然后派下面工作人員迅速前供一些車位。然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時(shí)

4、接去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時(shí)接副市長的車子就快到大門口了，米秘書立副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長已到，即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。然后面帶微笑地迎向大門口。會(huì)前準(zhǔn)備工作相關(guān)知識(shí)會(huì)前準(zhǔn)備工作相關(guān)知識(shí) 做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作，是開好會(huì)議的先決條件。 小型的會(huì)議，準(zhǔn)備工作比較簡單； 大型的會(huì)議，準(zhǔn)備工作比較復(fù)雜，并且越是重要的會(huì)議，準(zhǔn)備工作越是復(fù)雜。教學(xué)提示：教學(xué)提示：重點(diǎn)重點(diǎn)：會(huì)議項(xiàng)目策劃；：會(huì)議項(xiàng)目策劃；難點(diǎn)難點(diǎn)：會(huì)場布置：會(huì)場布置（一）秘書在會(huì)前要做充分的籌劃準(zhǔn)備工作 秘書在會(huì)前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下 五個(gè)步驟

5、（見圖5-4）。 明確要點(diǎn)準(zhǔn)備議題安排會(huì)議議程通知開會(huì)會(huì)場準(zhǔn)備 以上五項(xiàng)具體的內(nèi)容如下所述。 明確要點(diǎn) 秘書做常規(guī)會(huì)務(wù)，首先要明確領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題，參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)期。作為例會(huì)，常常是在上一次會(huì)議結(jié)束時(shí)有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。 準(zhǔn)備議題 圍繞了解到的議題，秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級(jí)文 件、本單位的文字材料，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會(huì)前調(diào)查，以掌握有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)字、有關(guān)的能夠充分說明問題的資料。 質(zhì)量高的工作會(huì)議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議題，這是秘書會(huì)務(wù)工作的第一條原則。秘書應(yīng)該做好兩方面準(zhǔn)備（見圖5-5）。 準(zhǔn)備參加會(huì)議討論的人，應(yīng)當(dāng)事先知道議題，并為自己在會(huì)上討論的

6、發(fā)言做好充分準(zhǔn)備秘書要為議題的最后議決準(zhǔn)備好必要的材料，也就是秘書要為會(huì)上討論的問題準(zhǔn)備好充分的材料要求秘書在可能的情況下，例會(huì)前將有關(guān)材料發(fā)到與會(huì)人員手中 安排會(huì)議議程 因?yàn)闀?huì)上要討論的問題不只一個(gè)，所以，秘書要根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，安排好議程?？茖W(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程是秘書會(huì)務(wù)工作的第二個(gè)原則（見圖5-6）。 放在會(huì)前放在后面放在會(huì)期兩頭 可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案 一、會(huì)議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭一、會(huì)議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研技

7、術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：擬定于二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：擬定于3月月5日上午日上午9：00至下午至下午4：00，在公司，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。號(hào)會(huì)議廳召開。3月月5日上午日上午8：30報(bào)到。報(bào)到。會(huì)議籌備方案示例如下：會(huì)議籌備方案示例如下：三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部

8、總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?jì)人?？傆?jì)50人。人。四、會(huì)議議程：會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。四、會(huì)議議程：會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告?？偨?jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。 (2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。 (3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：下午：(1)分組討論。分組討論。 (2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃草案。比的計(jì)劃草案。 (3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。 五、會(huì)議議題：五、會(huì)議議題： (

9、1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。 (2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。 (3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。 (4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。 六、會(huì)場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的六、會(huì)場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。責(zé)。 七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。 (1)總經(jīng)理的工作報(bào)告?？偨?jīng)理的工作報(bào)告。 (2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。 (3)

10、公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃(草案草案)。 (4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。 八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。 附：附：(1)會(huì)議通知。會(huì)議通知。 (2)會(huì)議日程表。會(huì)議日程表。 1確定會(huì)議的時(shí)間確定會(huì)議的時(shí)間 2會(huì)議議程與會(huì)議日程會(huì)議議程與會(huì)議日程 會(huì)議議程：會(huì)議議程：是對會(huì)議所要通過的文件、所要解是對會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來表達(dá)出來 會(huì)議日程：會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排 第四章第四

11、章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排二、會(huì)議時(shí)間的安排 在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員 的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會(huì)場 容易集中、會(huì)場好掌握，會(huì)議進(jìn)程也容易緊湊地控制。 秘書也要科學(xué)安排工作會(huì)議的時(shí)間（見圖5-7）。 工作會(huì)議的時(shí)間上班開始半小時(shí)后，工作會(huì)上班開始半小時(shí)后，工作會(huì)議時(shí)間一般不超過議時(shí)間一般不超過100分鐘，分鐘，中間安排一次短暫休息中間安排一次短暫休息安排會(huì)議議程和日程要注意的問題安排會(huì)議議程和日程要注意的問題1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因2）先安排關(guān)

12、鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議3）例會(huì)原則上定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。）例會(huì)原則上定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。要的排列在最前面。第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排二、會(huì)議時(shí)間的安排 大中型會(huì)議的議程一般安排：大中型會(huì)議的議程一般安排：開幕式、上司和來賓致辭開幕

13、式、上司和來賓致辭上司做報(bào)告上司做報(bào)告分組討論分組討論大會(huì)發(fā)言大會(huì)發(fā)言參觀或其他活動(dòng)；參觀或其他活動(dòng)； 會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。閉幕式。 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排二、會(huì)議時(shí)間的安排 會(huì)議議程示例會(huì)議議程示例 英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程 公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月月25日星期一上日星期一上午午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。 一、宣布議程。一、宣布議程。 二、說明有關(guān)人員缺席情況。二、說明有關(guān)人員缺席情況。 三、宣讀并通過上次

14、會(huì)議的記錄。三、宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。 四、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。四、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。 五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。 六、公司銷售人員的招聘和重組。六、公司銷售人員的招聘和重組。 七、銷售二部經(jīng)理的人選。七、銷售二部經(jīng)理的人選。 八、下季度銷售目標(biāo)。八、下季度銷售目標(biāo)。 會(huì)議日程表示例：會(huì)議日程表示例：日日期期時(shí)間時(shí)間內(nèi)容安排內(nèi)容安排地點(diǎn)地點(diǎn)參加人參加人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人備注備注2008年年6月月20日日8：00報(bào)到報(bào)到會(huì)議大會(huì)議大廳廳鐘秘書鐘秘書簽到桌簽到桌 紙紙 筆筆9：00-10：00總經(jīng)理講話總經(jīng)理講話小會(huì)議小會(huì)議廳廳全體代表全體代表

15、投影儀投影儀 錄音錄音 錄像錄像10：00-10：20休息休息10：20-11：50公司顧問講公司顧問講話話小會(huì)議小會(huì)議廳廳全體代表全體代表12：00午餐午餐天地賓天地賓館館全體代表全體代表高秘書高秘書自助餐自助餐14：00-15：30分組討論分組討論小會(huì)議小會(huì)議廳廳全體代表全體代表15：30-15：50休息休息15：50-17：30各組代表發(fā)各組代表發(fā)言言小會(huì)議小會(huì)議廳廳全體代表全體代表18：00-20：00聚餐聚餐天地賓天地賓館館全體代表全體代表趙秘書趙秘書20：00離會(huì)離會(huì)會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往 會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)

16、模相符 場地要有良好的設(shè)備配置場地要有良好的設(shè)備配置 場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所 場地租借的費(fèi)用必須合理場地租借的費(fèi)用必須合理 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、確定會(huì)議地點(diǎn)三、確定會(huì)議地點(diǎn)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、正確確定會(huì)人員范圍四、正確確定會(huì)人員范圍 五、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料五、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料 為上司撰寫會(huì)議文稿為上司撰寫會(huì)議文稿 為上司準(zhǔn)備材料為上司準(zhǔn)備材料 組織好發(fā)言人的文稿

17、組織好發(fā)言人的文稿 準(zhǔn)備資料袋準(zhǔn)備資料袋 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作六、發(fā)送會(huì)議通知六、發(fā)送會(huì)議通知 1會(huì)議通知的作用會(huì)議通知的作用 周知作用周知作用提醒作用提醒作用憑證作用憑證作用 會(huì)議通知方式 通知開會(huì) 會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話 通知和書面通知（見圖5-8）。 口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會(huì)，三五個(gè)人的碰頭會(huì)一般是與會(huì)者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會(huì)，常是以電話通知的形式通告便條式或卡片式的會(huì)議通知卡張貼式即黑板啟事欄的會(huì)議通知秘書在通知開會(huì)時(shí)是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜

18、請人轉(zhuǎn)捎口信。這是秘書會(huì)務(wù)工作的第三個(gè)原則第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議通知的發(fā)送為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。知。一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書事，如股東會(huì)議附上代理委托書如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓如有

19、預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多對于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新址要注意隨情況變化不斷更新可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并

20、發(fā)出可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出如果與會(huì)者對會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回如果與會(huì)者對會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路會(huì)議通知樣本要作為檔案保存會(huì)議通知樣本要作為檔案保存第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知的內(nèi)容、會(huì)議通知的內(nèi)容要有具體的會(huì)議名稱要有具體的會(huì)議名稱日期、時(shí)間、場所要準(zhǔn)確無誤日期、時(shí)間、場所要準(zhǔn)確無誤議題應(yīng)盡量具體議題應(yīng)盡量具體有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資

21、料名稱及頁數(shù)有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)會(huì)議通知示例會(huì)議通知示例 會(huì)議通知會(huì)議通知尊敬的客戶：尊敬的客戶： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2003年年8月月15日上午日上午9：00至下午至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)。敬在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)。敬請回復(fù)及光臨。請回復(fù)及光臨。 附：會(huì)議日程及路線圖附：會(huì)議日程及路線圖回執(zhí)回執(zhí) 請于請于7月月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：廈

22、天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話：，電話我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：我公司不能參加此次會(huì)議。我公司不能參加此次會(huì)議。 姓名：姓名： 公司：公司： 一般通知標(biāo)題可以省略為“通知”。下面是二個(gè)例子： 例文1 通知 五月三十日（周二）下午兩點(diǎn)半在三樓小會(huì)議室由趙總經(jīng)理主持召開各部門經(jīng)理會(huì)，討論本公司上半年銷售計(jì)劃落實(shí)問題。請各部門經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加。 總經(jīng)理辦公室 月日 例文2 各部門科長會(huì)議通知 年月日 事由：為討論本季度生產(chǎn)計(jì)劃完成情況及主要問 題，特召開會(huì)議，請準(zhǔn)時(shí)出席。 受文者：各部門各科長 時(shí)間：五月三十日（星期二）下午

23、1：303：30。 地點(diǎn)：第一會(huì)議室 總經(jīng)理辦公室主任 上面二個(gè)例子，第一個(gè)是最常見的文字?jǐn)⑹鍪綍?huì)議通知；第二則文字?jǐn)⑹龈鼮橹苯?、簡潔，在一些公司、企業(yè)，通知單是事先印制好的卡片，只要秘書按與會(huì)者名單事先填好發(fā)放即可。 會(huì)場準(zhǔn)備 會(huì)場是在發(fā)會(huì)議通知之前就定下的。小型會(huì)議只需確認(rèn)場所不變，備好桌椅、水具、必要的會(huì)議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。 會(huì)場準(zhǔn)備有以下要求（見圖5-9）。 要求秘書會(huì)務(wù)工作的第四個(gè)原則就是會(huì)場寧略小而勿失于大會(huì)場座位的不同排列是根據(jù)會(huì)議需要來設(shè)計(jì)的會(huì)場布置要與會(huì)議主題、性質(zhì)一致事先制作一塊掛在會(huì)議室外的牌子，寫清正在開會(huì)，在什么時(shí)間結(jié)束，請勿打擾在

24、會(huì)議召開前檢查會(huì)場的桌椅、話筒、錄音等設(shè)備，還要留意消防、安全因素第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作4 4會(huì)場的整體布局類型會(huì)場的整體布局類型大中型：方形大中型：方形 半圓形半圓形小小 型：圓形型：圓形 大小方形大小方形 環(huán)形環(huán)形 回字形回字形 馬蹄形馬蹄形 等等布置會(huì)議場地布置會(huì)議場地（一）會(huì)場布局（一）會(huì)場布局 日常辦公會(huì)、小型座談會(huì)宜采用全日常辦公會(huì)、小型座談會(huì)宜采用全圍的圓形、橢圓形、長方形、正方形、圍的圓形、橢圓形、長方形、正方形、T字型、回字型、字型、回字型、U字型等，所有參加者都字型等，所有參加者都能參與討論。能參與討論。 大中型正式

25、會(huì)議采用禮堂式、山字型大中型正式會(huì)議采用禮堂式、山字型、半圓形。、半圓形。 大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、宴會(huì)可采用分大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、宴會(huì)可采用分散式。散式。（二）會(huì)場裝飾（二）會(huì)場裝飾 一般小型會(huì)議、常規(guī)例會(huì)，會(huì)議室一般小型會(huì)議、常規(guī)例會(huì)，會(huì)議室只要清潔明亮，設(shè)施完好，用品齊全就行只要清潔明亮，設(shè)施完好，用品齊全就行。U字形和回字形會(huì)場禮堂式和圓形會(huì)場分散式會(huì)場教室型亦稱而字形E教室形疊層U形董事會(huì)長方形會(huì)議室中空-橢圓形劇場一層第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)場布置的各種必會(huì)場布置的各種必要設(shè)施要設(shè)施 1.1. 橫幅：一般懸橫幅：一般懸掛于來賓入

26、口、掛于來賓入口、酒店大堂或是酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎方，以作歡迎和明示主題之和明示主題之用；用；第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作2. 2. 指示牌：指示標(biāo)志對指示牌：指示標(biāo)志對于來賓們迅速地找到于來賓們迅速地找到會(huì)場位置非常重要，會(huì)場位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排往往周到的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者更能體也會(huì)使與會(huì)者更能體會(huì)到服務(wù)的周到，指會(huì)到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)；個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)；第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作3. 3. 桌牌：在簽到桌

27、牌：在簽到處和貴賓位置處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常設(shè)備桌牌非常重要，使來賓重要，使來賓能根據(jù)桌牌快能根據(jù)桌牌快速找到自己的速找到自己的簽到或接待位簽到或接待位置；置；第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作4. 4. 胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)顏色及文字區(qū)分會(huì)場人員的身份，更場人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員；人員； 制作會(huì)議證件制作會(huì)議證件 代表證代表證 出席證出席證 會(huì)議正式證件會(huì)議正式證件 列席證列席證 來賓證來賓證 會(huì)議證件會(huì)議證件 旁聽證旁聽證 工作證工作證 會(huì)議工作證件會(huì)議工

28、作證件 記者證記者證 出入證出入證 會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。會(huì)議證件1會(huì)議證件第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作5. 5. 簽到處：供來賓簽到處：供來賓簽到或咨詢以及簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；辦理手續(xù)的地方；6. 6. 簽到處背景板：簽到處背景板：在簽到處的后方在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專業(yè)性；議的專業(yè)性；第四章第四章 會(huì)議

29、管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作八、準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備八、準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備 九、安排食宿九、安排食宿 十、大型會(huì)議的接十、大型會(huì)議的接(送送)站、報(bào)到站、報(bào)到會(huì)議基本設(shè)施的布置 （1）講臺(tái) 桌式、立架式或者其他配有音響系統(tǒng)的優(yōu)質(zhì)講臺(tái)。水杯、文具筆、紙張、鐳射筆。通道的照明問題，線纜隱密性。講臺(tái)中間掛會(huì)議名稱（2）. 話筒話筒 無線話筒；微型話筒；固定立式話筒無線話筒；微型話筒；固定立式話筒（3）.寫字板及水筆 配合投影儀，也要備有彩色水筆配合投影儀，也要備有彩色水筆確定會(huì)議所需用品和設(shè)備確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品）必備

30、用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。的特殊用品和設(shè)備。建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組、宣傳組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、 秘書組、文件組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。會(huì)場裝飾1會(huì)場裝飾2會(huì)場裝飾3會(huì)場裝飾4第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)

31、議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作十一、大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算十一、大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算 會(huì)議資料費(fèi)會(huì)議資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)用郵電通訊費(fèi)用會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)會(huì)議交通費(fèi)其他開支其他開支第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)議中的工作會(huì)議中的工作一、會(huì)前的最后檢查一、會(huì)前的最后檢查 1檢查的方式檢查的方式 v聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)v現(xiàn)場檢查現(xiàn)場檢查2檢查的內(nèi)容檢查的內(nèi)容 v文件的材料準(zhǔn)備情況文件的材料準(zhǔn)備情況 v會(huì)場布置情況會(huì)場布置情況 v會(huì)議保衛(wèi)工作情況會(huì)議

32、保衛(wèi)工作情況 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)議中的工作會(huì)議中的工作二、組織簽到和登記二、組織簽到和登記 三、做好必要的錄音錄像工作三、做好必要的錄音錄像工作四、會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)四、會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù) 五、做好會(huì)議的記錄工作五、做好會(huì)議的記錄工作 會(huì)議記錄示例：會(huì)議記錄示例： 藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄 (2002年年4月月14日日)宣布：宣布：2002年年4月月14日上午日上午10：00藝海股份有限藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)在北京海淀高科技大廈公司總部公司董事會(huì)例會(huì)在北京海淀高科技大廈公司總部會(huì)議室召開。主持人為高杰，有法定人數(shù)參

33、加了會(huì)議室召開。主持人為高杰，有法定人數(shù)參加了會(huì)議，他們是：高杰會(huì)議，他們是：高杰(董事長董事長)、劉明、劉明(副董事長副董事長)、白雪白雪(秘書秘書)、歐陽軍、歐陽軍(財(cái)務(wù)主管財(cái)務(wù)主管)、安慧、安慧(董事董事)、郭、郭利利(董事董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢清董事。錢清董事。記錄：秘書白雪宣讀了記錄：秘書白雪宣讀了2002年年3月月10日會(huì)議的記日會(huì)議的記錄，并在宣讀后獲得通過。錄，并在宣讀后獲得通過。財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)狀況： 財(cái)務(wù)主管歐陽軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)財(cái)務(wù)主管歐陽軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)告顯示，告顯示，2002年年3月月31日公司的流動(dòng)資金余額為日公司

34、的流動(dòng)資金余額為2576.98萬元。財(cái)務(wù)主管的報(bào)告在宣讀后獲得通萬元。財(cái)務(wù)主管的報(bào)告在宣讀后獲得通過。過。公司其他活動(dòng)報(bào)告：公司其他活動(dòng)報(bào)告： 主管公司企劃部的副總經(jīng)主管公司企劃部的副總經(jīng)理郭利董事報(bào)告說，公司企業(yè)策劃活動(dòng)的下一個(gè)理郭利董事報(bào)告說，公司企業(yè)策劃活動(dòng)的下一個(gè)項(xiàng)目是為北京護(hù)城河河道清淤項(xiàng)目捐款項(xiàng)目是為北京護(hù)城河河道清淤項(xiàng)目捐款10萬元人萬元人民幣，這項(xiàng)公益活動(dòng)將有助于提高企業(yè)的知名度。民幣，這項(xiàng)公益活動(dòng)將有助于提高企業(yè)的知名度。計(jì)劃在計(jì)劃在“五一五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有期間舉行捐款儀式，向北京市有關(guān)部門捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于關(guān)部門捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的

35、材料將于4月月21號(hào)寄發(fā)給所有成員號(hào)寄發(fā)給所有成員新的事項(xiàng)：新的事項(xiàng)： 安慧董事提出在安慧董事提出在5月月14日舉行的下一次董事會(huì)日舉行的下一次董事會(huì)例會(huì)上，公司董事會(huì)應(yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝?yán)龝?huì)上，公司董事會(huì)應(yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝術(shù)節(jié)術(shù)節(jié)(將于將于8月初舉行月初舉行)，同時(shí)董事會(huì)還應(yīng)在下次，同時(shí)董事會(huì)還應(yīng)在下次會(huì)議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個(gè)主題。此建議得到會(huì)議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個(gè)主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過。了郭利董事的附議并獲一致通過。休會(huì)：休會(huì)： 已無其他問題，會(huì)議于上午已無其他問題，會(huì)議于上午11：50結(jié)束。結(jié)束。 秘書秘書(簽名簽名) 董事長董事長(簽名簽名）第四章第

36、四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)議中的工作會(huì)議中的工作六、提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)六、提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 七、做好會(huì)議的保密和保衛(wèi)工作七、做好會(huì)議的保密和保衛(wèi)工作 八、組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、八、組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作照相等工作九、會(huì)議信息工作九、會(huì)議信息工作第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)議中的工作會(huì)議中的工作1、充分認(rèn)識(shí)媒體的重要作用和媒體在、充分認(rèn)識(shí)媒體的重要作用和媒體在塑造企業(yè)形象中的影響塑造企業(yè)形象中的影響2、了解媒體、了解媒體3、有備而來、有備而來4、臨場表現(xiàn)、臨場表現(xiàn)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)

37、第四節(jié) 秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任一、會(huì)前的準(zhǔn)備一、會(huì)前的準(zhǔn)備1、根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問題、根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問題2、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料。并提出意見或詢問事項(xiàng)的論證材料。并提出意見或詢問事項(xiàng)3、準(zhǔn)備在會(huì)間盡力發(fā)揮自己的角色、準(zhǔn)備在會(huì)間盡力發(fā)揮自己的角色4、嚴(yán)格遵守開會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)、嚴(yán)格遵守開會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任二、會(huì)議期間的角色方寸二、會(huì)議期間的角色方寸 1 1、認(rèn)真傾聽他人的觀點(diǎn)、認(rèn)真傾聽他人的觀點(diǎn)盡量避免：盡量避

38、免：1 1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證調(diào)，自己又拿不出合理的論證2 2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話）在論證中喋喋不休，使他人無法插話3 3）盲目認(rèn)同他人觀點(diǎn)）盲目認(rèn)同他人觀點(diǎn)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任2、積極發(fā)表自己的見解、積極發(fā)表自己的見解1）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力力3）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)作、手勢要充滿自信，但）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)

39、作、手勢要充滿自信，但不要固執(zhí)己見，不要固執(zhí)己見，第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任3、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛氣氛2）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言4）自己的論點(diǎn)會(huì)證明根據(jù)不足時(shí)，應(yīng)當(dāng)顯示）自己的論點(diǎn)會(huì)證明根據(jù)不足時(shí)，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見自己的風(fēng)度，放棄己見5）應(yīng)服從多數(shù)人的決

40、定）應(yīng)服從多數(shù)人的決定第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 與助手一起開會(huì)與助手一起開會(huì)一、準(zhǔn)備會(huì)議主持計(jì)劃一、準(zhǔn)備會(huì)議主持計(jì)劃1、自查的內(nèi)容、自查的內(nèi)容會(huì)議目的是否明確會(huì)議目的是否明確會(huì)議程序是否確定會(huì)議程序是否確定會(huì)議是否有助于你制定決策會(huì)議是否有助于你制定決策與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見解與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見解你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風(fēng)風(fēng)第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 與助手一起開會(huì)與助手一起開會(huì)2、制定主持人行動(dòng)計(jì)劃需搞清的問題、制定主持人行動(dòng)計(jì)劃需搞清的問題關(guān)于會(huì)議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？

41、子目標(biāo)是關(guān)于會(huì)議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)？什么？子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)？關(guān)于會(huì)議的結(jié)構(gòu)：會(huì)議的內(nèi)容是什么？擬采關(guān)于會(huì)議的結(jié)構(gòu)：會(huì)議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時(shí)間用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時(shí)間關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會(huì)議產(chǎn)生的關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會(huì)議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大??？結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大??？第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 與助手一起開會(huì)與助手一起開會(huì)二、控制會(huì)場的氣氛二、控制會(huì)場的氣氛開會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對會(huì)議的冷漠態(tài)開會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對會(huì)議的冷漠態(tài)度或尚未到

42、場而耽誤大家的時(shí)間度或尚未到場而耽誤大家的時(shí)間當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場時(shí)，要與他們打招呼，保當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場時(shí)，要與他們打招呼，保證他們各有其座證他們各有其座會(huì)議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的會(huì)議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的目的，使每一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見解鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見解在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作一、合理安排與會(huì)人員返程一、合理安排與會(huì)人員返程二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清

43、退二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退 三、清理會(huì)場和文件三、清理會(huì)場和文件 四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔 v會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。v會(huì)議參閱文件。會(huì)議參閱文件。v會(huì)議安排的發(fā)言稿。會(huì)議安排的發(fā)言稿。v會(huì)議上的講話記錄會(huì)議上的講話記錄 第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)五、會(huì)議的總結(jié)1、會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn)、會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn)1）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對照檢查書的內(nèi)容，逐條對照檢查2）總結(jié)要將客觀標(biāo)

44、準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的2、起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告、起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作六、會(huì)議效果的評估六、會(huì)議效果的評估1、對主持人的評估、對主持人的評估組織安排會(huì)議組織安排會(huì)議確定、檢查目標(biāo)確定、檢查目標(biāo)遵守時(shí)間遵守時(shí)間鼓勵(lì)發(fā)表見解、提出建議與問題鼓勵(lì)發(fā)表見解、提出建議與問題澄清事實(shí)澄清事實(shí)引入正題還是離題太遠(yuǎn)引入正題還是離題太遠(yuǎn)控制過嚴(yán)或過松控制過嚴(yán)或過松處理沖突、解決爭端處理沖突、解決爭端第四章第四章 會(huì)議管理工作會(huì)議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會(huì)后的工作會(huì)后的工作2、對會(huì)議工作人員的評估、對會(huì)議工作人員的評估會(huì)議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作會(huì)議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作具有公關(guān)意識(shí)，能自學(xué)維護(hù)組織的形象具有公關(guān)意識(shí)，能自學(xué)維護(hù)組織的形象具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范會(huì)議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為會(huì)議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)