第十八周公式和郵件合并

1、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)肇慶市工程技術(shù)學(xué)校肇慶市工程技術(shù)學(xué)校( (肇慶市農(nóng)業(yè)學(xué)校肇慶市農(nóng)業(yè)學(xué)校) )教 案2010-2011學(xué)年第學(xué)年第二二學(xué)期學(xué)期授 課 教 師：馬興文授 課 科 目：計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)授 課 班 別：10商務(wù)文秘所屬專業(yè)科：藝術(shù)信息專業(yè)科課目課目公式和郵件合并公式和郵件合并第十八周目的要求1.掌握水印效果2.掌握使用公式編輯器輸入公式3.掌握郵件合并操作4.掌握書簽的使用5.掌握樣式和模板的使用重點(diǎn)重點(diǎn)公式編輯器、郵件合并難點(diǎn)難點(diǎn)樣式、模板教學(xué)方法教學(xué)方法電教法電教法水印在文檔的背景設(shè)置一些隱約的文字或圖案，稱為水印。在“格式”菜單中的“背景”子菜單下，選擇“水印”命令，將

2、出現(xiàn)“水印”對(duì)話框，可定義“圖片”水印和“文字”水印。這種方法的水印將出現(xiàn)在每一頁(yè)上。 水印要使圖片水印只出現(xiàn)在當(dāng)前頁(yè)中可用如下方法： 第一步：將作為水印的圖案插入到當(dāng)前頁(yè)中。 第二步：選定插入的圖片對(duì)象，點(diǎn)擊“圖片”工具欄的“顏色”按鈕選擇“水?。_蝕）”命令。 第三步：將圖片版式設(shè)置成“襯于文字下方”格式。公式編輯器公式編輯器 用于編輯復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式。1、操作方法：使用“插入”菜單中的“對(duì)象”命令，在“對(duì)象”對(duì)話框中選擇“microsoft epuation3.0”，進(jìn)入公式編輯狀態(tài)。編輯公式時(shí)，使用“公式”工具欄中的符號(hào)進(jìn)行輸入與編輯。2、編輯完成后，整個(gè)公式作為一個(gè)圖形進(jìn)行處理。郵件合

3、并郵件合并 一、意義：用于處理大量的信件、公函等，提高工作效率，減少重復(fù)勞動(dòng)。二、方法：建立兩個(gè)文檔，一個(gè)稱為主文檔，用于存放共有的內(nèi)容；另一個(gè)是數(shù)據(jù)源，用于存放要變化的信息，如姓名、單位等。然后利用系統(tǒng)的“郵件合并”功能，將主文檔與數(shù)據(jù)源合并，形成合并文檔。郵件合并郵件合并 三、操作過(guò)程：主要包括下列四個(gè)方面。1、建立主文檔，輸入不變的共有的內(nèi)容。2、建立數(shù)據(jù)源文件，存放變化的數(shù)據(jù)：既可以用word建立一個(gè)二維表，也可用access建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。3、打開主文檔，在需要的位置插入合并域名稱。4、進(jìn)行合并，生成合并文檔或直接打印輸出。以上操作過(guò)程，可以使用“工具”菜單中的“郵件合并”功能，在“

4、郵件合并幫助器”的向?qū)掳床竭M(jìn)行。郵件合并郵件合并 四、注意：1、主文檔中插入的合并域同樣可以進(jìn)行格式設(shè)置。2、只有在主文檔中才會(huì)出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。3、合并后生成新的文檔。在主文檔中使用“郵件合并”工具欄中的“查看合并數(shù)據(jù)”也可以查看到具體的效果顯示。書簽的應(yīng)用書簽的應(yīng)用 一、書簽概念：書簽是指文檔中被命名的一個(gè)位置或一個(gè)選定的對(duì)象。使用書簽，便于用戶在文檔中進(jìn)行快速定位與查找。二、插入書簽：先定位到要插入書簽的位置，或選定要標(biāo)記的對(duì)象，然后執(zhí)行“插入”菜單中的“書簽”命令，在“書簽”對(duì)話框中輸入書簽名即可。書簽的應(yīng)用書簽的應(yīng)用 三、書簽的使用：快速定位：在“書簽”對(duì)話框中選擇書簽名后“

5、定位”， 或者用“編輯”菜單中的“定位”命令來(lái)選擇書簽定位。刪除書簽：在“書簽”對(duì)話框中選擇書簽名后“刪除”。 樣式樣式 1、樣式概念：多個(gè)格式排版命令的組合，是一系列預(yù)置的排版指令。也可以說(shuō)是一組已命名的字符格式和段落格式的組合。系統(tǒng)存儲(chǔ)了大量的標(biāo)準(zhǔn)樣式，保存在樣式庫(kù)中。用戶在編輯文檔時(shí)，可以應(yīng)用這些現(xiàn)成的樣式，來(lái)簡(jiǎn)化文檔的格式設(shè)置。同時(shí)，文檔中各部分可以使用不同的樣式，當(dāng)樣式修改后，應(yīng)用此樣式的各部分也會(huì)自動(dòng)更改格式。樣式樣式 2、樣式的應(yīng)用：段落樣式的應(yīng)用：先定位在要應(yīng)用某樣式的段落中，或選擇要應(yīng)用的段落，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“樣式和格式”命令，在樣式對(duì)話框中選擇樣式并“應(yīng)用”；或在

6、 “格式”工具欄上選擇“樣式”。字符樣式的應(yīng)用：先選定要應(yīng)用某樣式的文字，其它操作同段落樣式。樣式樣式 3、樣式的建立：用戶對(duì)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)樣式不滿意時(shí)，可以建立自己的樣式。執(zhí)行“樣式”對(duì)話框中的“新建”命令，在“新建樣式”對(duì)話框中定義格式并命名即可。4、樣式的修改：當(dāng)文檔應(yīng)用某種樣式后，如果要修改其格式，只要修改所應(yīng)用的樣式即可。5、樣式的刪除:在“樣式”對(duì)話框中進(jìn)行。模板模板 模板是一組已設(shè)置好格式的文檔的集合。系統(tǒng)提供幾大類模板，在模板中設(shè)置好了格式、相同的內(nèi)容等，供用戶快速地創(chuàng)建各種類型的文檔。1、利用模板創(chuàng)建文檔：執(zhí)行“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對(duì)話框中選擇相應(yīng)的模板即可。系

7、統(tǒng)默認(rèn)的模板是normal模板。模板模板 2、建立新的模板：利用文檔建立模板：用戶已設(shè)置好各種格式的文檔，可作為今后新文檔的模板。執(zhí)行文件的存盤命令，在保存時(shí)選擇文件類型為“文檔模板”并命名即可。直接創(chuàng)建新的模板：執(zhí)行“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對(duì)話框中選擇“模板”，完成創(chuàng)建存盤即可。模板模板 3、修改模板：執(zhí)行打開文件命令，打開相應(yīng)的模板文件（擴(kuò)展名為dot）進(jìn)行修改，存盤即可。4、對(duì)已編輯的文件，使用“工具”菜單下的“模板和加載項(xiàng)”命令。就可以使用所選模板里的樣式。小結(jié)作業(yè)課后記一一.小結(jié)：本章主要講解了小結(jié)：本章主要講解了word文檔中公式的插入文檔中公式的插入,和外和外部數(shù)

8、據(jù)的交換部數(shù)據(jù)的交換,郵件合并等操作郵件合并等操作,使學(xué)生掌握更深度的排版使學(xué)生掌握更深度的排版操作。操作。二二.作業(yè)：作業(yè)：1.樣式設(shè)置樣式設(shè)置2.公式的主要用途公式的主要用途三三.課后記：課后記： 通過(guò)講解，學(xué)生基本能夠理解。通過(guò)講解，學(xué)生基本能夠理解。課目課目插入公式和郵件合并插入公式和郵件合并上機(jī)實(shí)驗(yàn)十八第十八周目的目的要求要求1. 掌握使用公式編輯器輸入公式2.掌握郵件合并操作重點(diǎn)重點(diǎn)使用公式編輯器、郵件合并使用公式編輯器、郵件合并難點(diǎn)難點(diǎn)郵件合并郵件合并教學(xué)方法教學(xué)方法示例法、輔導(dǎo)法、操作法示例法、輔導(dǎo)法、操作法實(shí)驗(yàn)操作步驟實(shí)驗(yàn)操作步驟一.使用公式編輯器要在word仲提供公式，可以

9、使用 microsoft 公式編輯器將公式作為對(duì)象來(lái)插入或編輯。生成公式的方法是從“公式公式”工具欄 （工具欄：包含可用于執(zhí)行命令的按鈕和選項(xiàng)的欄。要顯示工具欄，請(qǐng)按 alt 然后按 shift+f10。）中選擇符號(hào)并鍵入變量和數(shù)字。“公式公式”工具欄的最上面一行提供了 150 多種數(shù)學(xué)符號(hào)供您選擇。最下面一行提供了包含分?jǐn)?shù)、積分以及求和等符號(hào)的各種模板或框架供您選擇。 使用公式編輯器插入公式使用公式編輯器插入公式 1.單擊要插入公式的位置。 2.在“插入插入”選項(xiàng)卡上的“文本文本”組中，單擊“對(duì)象對(duì)象”。 3.在“對(duì)象對(duì)象”對(duì)話框中，單擊“新建新建”選項(xiàng)卡。 4.在“對(duì)象類型對(duì)象類型”框中，

10、單擊“microsoft 公式公式 3.0”。 5.如果公式編輯器不可用，您可能需要安裝它。在“對(duì)象對(duì)象”對(duì)話框中，單擊“確定確定”。 使用“公式公式”工具欄上的選項(xiàng)編輯公式。 如果需要幫助，請(qǐng)單擊“幫助幫助”菜單上的“公式編輯器幫助主題公式編輯器幫助主題”。要返回 word仲，請(qǐng)單擊空白地方。 二二.郵件合并郵件合并在日常的辦公過(guò)程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封或者是工資條。面對(duì)如此繁雜的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？能保證過(guò)程中不出錯(cuò)嗎？其實(shí)，借助word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能“郵件合并” 詳細(xì)講解“郵件合并”以及具體用法，同時(shí)

11、以實(shí)例剖析的方式幫助大家快速上手。一、什么是“郵件合并” 什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？其實(shí)“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如excel表、access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務(wù)窗格式的“郵件合并向?qū)А?，這讓我們?cè)谑褂谩班]件合并”操作時(shí)更加方便和容易。本課程通過(guò)三個(gè)實(shí)際任務(wù)的解決步驟，詳細(xì)介紹“郵件合并”功能的使用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以

12、按部就班地運(yùn)用到自己的實(shí)際工作當(dāng)中 .二、什么時(shí)候使用“郵件合并” 我們可以通過(guò)分析一些用“郵件合并”完成的任務(wù)，從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律：一是我們需要制作的數(shù)量比較大；二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。 什么是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表呢？通常是指這樣的數(shù)據(jù)表：它由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定該列存儲(chǔ)的信息，每條記錄行存儲(chǔ)著一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)信息。比如圖1就是

13、這樣的表，其中包含的字段為“客戶姓名”、“服務(wù)帳號(hào)”等。接下來(lái)的每條記錄，存儲(chǔ)著每個(gè)客戶的相應(yīng)信息.郵件合并的三個(gè)基本過(guò)程上面討論了郵件合并的使用情況，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過(guò)程。理解了這三個(gè)基本過(guò)程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能解決實(shí)際任務(wù)了。 (一) 建立主文檔 “主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。 (二) 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是word、excel、access或outlook中的聯(lián)系人記錄表。 在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過(guò)來(lái)使用就可以了，而不必重新制作。也就是說(shuō)，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用