辦公室管理論文

1、辦公室管理課程綜述及個(gè)人應(yīng)用研究企業(yè)的行政辦公管理人員是企業(yè)管理的重要力量。 他們所受的教 育和培訓(xùn)直接影響其工作效率和專業(yè)技能， 并進(jìn)而決定企業(yè)行政管理 的成效，乃至企業(yè)的發(fā)展和未來(lái)。 本文從企業(yè)行政辦公管理人員的工 作內(nèi)容、素質(zhì)要求和辦公室協(xié)調(diào)能力的提高入手， 辦公室是單位和部 門(mén)的樞紐，功能多、任務(wù)重。作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管 理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，圍繞工作中心，充分發(fā)揮辦會(huì)室系 統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能， 提高其協(xié)調(diào)能力。 就企業(yè)行政辦公管理人員的高等教 育和職業(yè)培訓(xùn)的三級(jí)模式，闡述幾點(diǎn)粗淺的見(jiàn)解。一、辦公室管理課程的主要內(nèi)容 第一單元講述了企業(yè)行政辦公管理人員的主要工作內(nèi)容企業(yè)

2、行 政辦公管理人員的工作主要分如下三個(gè)層面： 日常事務(wù)性工作辦公環(huán) 境管理、辦公用品管理、小額現(xiàn)金管理、時(shí)間管理、流程管理、值班 工作、電話工作、接待工作、文書(shū)信函工作、保密工作、立卷歸檔工 作、客戶投訴工作等等。司指派性工作信息工作、輔助決策工作、協(xié) 調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會(huì)議工作、差旅準(zhǔn)備工作、操辦各種事 務(wù)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。主動(dòng)創(chuàng)造性工作輔助決策的調(diào)查研究工作、信 息的開(kāi)發(fā)與利用、制度的建設(shè)和落實(shí)、傳播企業(yè)文化、有效溝通、公 關(guān)工作、組織咨詢專家隊(duì)伍等。第二單元講述了三級(jí)企業(yè)行政辦公管理人員的工作職責(zé)對(duì)于高 級(jí)、中級(jí)和初級(jí)的企業(yè)行政辦公管理人員來(lái)說(shuō)， 由于他們?cè)谄髽I(yè)中承 擔(dān)的任務(wù)和所

3、起的作用不同， 因此在以上三方面工作中的側(cè)重點(diǎn)也有 所不同。 企業(yè)高級(jí)行政辦公管理人員的任務(wù)， 是根據(jù)企業(yè)的總體戰(zhàn)略 目標(biāo)制定辦公管理的目標(biāo)、 流程和規(guī)章制度， 協(xié)調(diào)各職能部門(mén)和下級(jí) 組織。他們的工作重點(diǎn)主要在主動(dòng)創(chuàng)造性工作層面。 企業(yè)中級(jí)行政辦 公管理人員的任務(wù)， 是輔助企業(yè)高層或中層管理者， 將后者制定的計(jì) 劃、工作流程、 規(guī)章制度轉(zhuǎn)化為可供操作執(zhí)行的方案和具體的工作事 項(xiàng)，主要是起承上啟下、溝通左右的中介和橋梁作用。他們的工作不 僅包括日常事務(wù)性工作層面， 而且要重點(diǎn)完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)， 同 時(shí)，還涉及主動(dòng)創(chuàng)造性層面的許多工作。 企業(yè)初級(jí)行政辦公管理人員 主要從事日常事務(wù)性工作， 他們

4、主要擔(dān)負(fù)的是第一個(gè)層面的工作， 強(qiáng) 調(diào)的是實(shí)踐能力和動(dòng)手能力。第三單元講述了三級(jí)企業(yè)行政辦公管理人員的素質(zhì)要求不同級(jí) 別企業(yè)行政辦公管理人員的職責(zé)不同，工作內(nèi)容不同，因此，企業(yè)對(duì) 他們各自的素質(zhì)要求也不同。 總體來(lái)說(shuō)， 三級(jí)企業(yè)行政辦公管理人員 各自的素質(zhì)要求： 企業(yè)行政辦公管理人員的培養(yǎng)模式企業(yè)行政辦公管 理人員必須掌握崗位所需的各種專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能， 熟悉管理科學(xué) 和市場(chǎng)學(xué)的相關(guān)知識(shí)， 了解規(guī)定的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 具備與崗位相匹配的素 質(zhì)和能力。第四單元講述了辦公室協(xié)調(diào)能力的提高，所謂協(xié)調(diào)，就是連接、 聯(lián)合、調(diào)和所有的活動(dòng)及能量，使之統(tǒng)一起來(lái)。換句話說(shuō)，協(xié)調(diào)是一 項(xiàng)綜合性的管理工作， 其目的是

5、消除管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)之間的不和諧 現(xiàn)象，使之協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā)展。辦公室工作的性質(zhì)、地 位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì) 與應(yīng)變能力。 隨著改革開(kāi)放向縱深發(fā)展， 辦公室系統(tǒng)要在新形勢(shì)下完 成自己的工作使命，有所作為，還要開(kāi)拓新的思路，采用新的方法， 在辦文、辦會(huì)和辦事上，在綜合、協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作 用。為此，辦公室干部平時(shí)要注意系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論 并指導(dǎo)實(shí)踐，主動(dòng)深人實(shí)際，調(diào)研分析，當(dāng)政策的“靈通人士”和情 況的“百事通”，只有這樣，才能增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。二、個(gè)人應(yīng)用辦公室作為一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)， 其承擔(dān)多方面職責(zé)和任務(wù)的

6、 同時(shí)間也擔(dān)負(fù)著日常性的行政事務(wù)及繁重的服務(wù)工作，起到承上啟 下、協(xié)調(diào)左右的中心樞紐作用。以下為我對(duì)公室的協(xié)調(diào)功能的認(rèn)識(shí)。所謂協(xié)調(diào)，就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動(dòng)及能量，使之統(tǒng)一 起來(lái)。換句話說(shuō)， 協(xié)調(diào)是一項(xiàng)綜合性的管理工作，其目的是消除管理 過(guò)程中各環(huán)節(jié)之間的不和諧現(xiàn)象，使之協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā) 展。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞， 其所處的位置決定了辦公室的工作 必須經(jīng)常地、大量地、直接地協(xié)調(diào)各種關(guān)系，其協(xié)調(diào)工作的主要方面 是上下級(jí)間的協(xié)調(diào)和左右間的協(xié)調(diào)。（一）上下級(jí)間的協(xié)調(diào)首先，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手， 辦公室人員要深人開(kāi)展調(diào)查研究， 經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理信息， 并依據(jù)黨

7、的方針和 國(guó)家的政策法規(guī)結(jié)合實(shí)際情況， 適時(shí)地提出可行性建議， 撰寫(xiě)出客觀 全面的、具有前瞻性的調(diào)研報(bào)告供領(lǐng)導(dǎo)參考， 為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策服 務(wù)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，參謀作用十分明顯。其次，辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間起 到橋梁和紐帶作用。 為此，辦公室要認(rèn)真對(duì)待和妥善協(xié)調(diào)好上下級(jí)之 間可能存在的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和 群眾之間的團(tuán)結(jié)。在協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事務(wù)時(shí)，仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn)， 該解決的要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映并積極配合解決。再次，領(lǐng)導(dǎo)之間由于各自分管著幾個(gè)方面的工作， 往往會(huì)從分管 的工作出發(fā)，給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對(duì)此辦公 室人員

8、要胸有全局，分清主次和輕重緩急。要以正職領(lǐng)導(dǎo)為中心，對(duì) 大是大非、事關(guān)全局的問(wèn)題，必須多請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)，按主要領(lǐng)導(dǎo)的意 見(jiàn)去溝通和落實(shí)，努力使整個(gè)組織建立起融洽和諧、相互支持、相互 信任的關(guān)系。（二）左右間的協(xié)調(diào) 首先，在實(shí)際工作中，由于各個(gè)部門(mén)所處的位置不同，使得部門(mén) 之間、人與人之間對(duì)一些問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和處理不一致， 不能形成最佳的 合力。對(duì)此各級(jí)辦公室要通過(guò)聯(lián)系、溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式來(lái)有效 地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)左右之間各方面的關(guān)系， 弄清楚問(wèn)題的來(lái)龍去脈， 絕不能 把遇到的矛盾簡(jiǎn)單地上交給領(lǐng)導(dǎo)。其次，辦公室在發(fā)揮協(xié)調(diào)功能中， 要站在全局的立場(chǎng)和高度對(duì)各 部門(mén)進(jìn)行綜合平衡， 集中多方意見(jiàn)， 多方協(xié)商，求

9、同存異，秉公處理， 要以公正平和的心態(tài)調(diào)整、 理順和改善各單位之間、 人際之間的關(guān)系， 解決工作中的矛盾， 并且建立和健全各種協(xié)調(diào)制度， 使協(xié)調(diào)工作逐步 規(guī)范化、程序化。再次，辦公室的協(xié)調(diào)工作要綱舉目張，否則就會(huì)被事務(wù)所淹沒(méi)， 有可能顧此失彼、事倍功半。事實(shí)證明，辦公室的協(xié)調(diào)工作一定要有 重點(diǎn)，要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)及改革發(fā)展中碰 到的難點(diǎn)問(wèn)題， 通過(guò)牢牢抓住重大事項(xiàng)， 去帶動(dòng)辦公室協(xié)調(diào)工作的開(kāi) 展。（三）協(xié)調(diào)工作中應(yīng)該注意的幾個(gè)問(wèn)題1、有權(quán)不越權(quán)。辦公室是綜合管理部門(mén)，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施政、指 揮和管理的左右手，但要切實(shí)擺正位置，既不能越權(quán)，更不能濫用職 權(quán)。要始終牢記自己是參謀

10、導(dǎo)，做到盡責(zé)不越職，出謀不決策，參與 不干預(yù)，在任何時(shí)候都不能忘記按章辦事，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，按照工 作程序辦事，有請(qǐng)示，有匯報(bào)。凡遇到超越職權(quán)范圍的事，不擅自作 主，不亂表態(tài)，不亂辦事。2、有功不居功。辦公室的工作多數(shù)是協(xié)助、輔助其他部門(mén)的， 雜事、小事多，協(xié)助、輔助多，臺(tái)下、幕后多，沒(méi)有轟轟烈烈的場(chǎng)面， 沒(méi)有引人注目的動(dòng)作，因而工作干了不少，但總結(jié)起來(lái)，似乎又沒(méi)幾 件能顯示成績(jī)的事情。面對(duì)這種情況，辦公室人員一定要高姿態(tài)，不 爭(zhēng)功，不居功，淡泊名利，忘我超我， 樂(lè)于干默默無(wú)聞的小事、 雜事， 甘當(dāng)配角，當(dāng)好配角。3、有苦不叫苦。辦公室的特點(diǎn)是事雜 （繁雜、復(fù)雜） 面廣（頭緒多、 范圍寬） ，

11、什么工作都可以歸到辦公室辦，作為聯(lián)絡(luò)上下左右的“中 樞”，辦公室經(jīng)常處于矛盾的交叉點(diǎn)，稍不注意不是上不滿意就是下 有意見(jiàn)。面對(duì)誤解和委曲， 辦公室人員要受得住、 不氣餒，認(rèn)真對(duì)待，有則改之，無(wú)則加勉。不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)、批評(píng)多，就鬧情緒，也 不能因?yàn)槊芏?、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事。4、辦公室協(xié)調(diào)能力的提高 。辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要 求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與應(yīng)變能力。 辦公室系統(tǒng)要在新形勢(shì)下完成自己的工作使命， 有所作為， 還要開(kāi)拓 新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會(huì)和辦事上，在綜合、協(xié)調(diào)、 運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作用。 為此，辦公室干部平時(shí)要注意系統(tǒng)學(xué)

12、 習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論并指導(dǎo)實(shí)踐，主動(dòng)深人實(shí)際，調(diào)研分析， 當(dāng)政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強(qiáng)做 好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。我是學(xué)管理的， 在書(shū)本上學(xué)過(guò)很多套經(jīng)典管理理論， 似乎通俗易 懂，但從未付諸實(shí)踐過(guò)， 即使在辦公室中也很難處理一些令人措手不 及的事情。也許等到真正管理一個(gè)公司時(shí)，才會(huì)體會(huì)到難度有多大 ; 我們?cè)诶蠋熌抢锘驎?shū)本上看到過(guò)很多精彩的談判案例，似乎輕而易 舉，也許親臨其境或親自上陣才能意識(shí)到自己能力的欠缺和知識(shí)的匱 乏。工作這兩年，我拓寬了視野，增長(zhǎng)了見(jiàn)識(shí)，體驗(yàn)到社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的殘 酷，而更多的是希望自己在工作中積累各方面的經(jīng)驗(yàn)， 為將來(lái)自己走 上工作崗位做

13、好準(zhǔn)備。三、學(xué)習(xí)體會(huì)辦公室作為一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)， 不僅擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn) 行參謀和為全局提供服務(wù)的重要職責(zé)，而且還要與社會(huì)各界打交道， 是一個(gè)單位窗口形象的重要體現(xiàn)， 許多工作雖然看起來(lái)是小事， 卻都 要牽動(dòng)全局、影響全局。在剛到單位的時(shí)候，我開(kāi)始是忐忑的，懷疑自己的能力，也不知 道具體的要做什么， 都說(shuō)萬(wàn)事開(kāi)頭難，我深刻的體會(huì)到這句話的意思， 只有從頭開(kāi)始學(xué)習(xí)，從了解公司的歷史，具體的業(yè)務(wù)范圍，前半個(gè)月 的時(shí)候一直是找不到方向的， 等到開(kāi)始熟悉公司情況后就知道自己的 位置在哪。我所在的科室為綜合辦公室， 日常主要的工作范圍是貫徹實(shí)施檢 測(cè)公司管理方針，管理目標(biāo)，管理體系文件和各項(xiàng)管理標(biāo)

14、準(zhǔn)，確保管 理體系有效的運(yùn)行。 負(fù)責(zé)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)人員的教育培訓(xùn)和組織實(shí)施并對(duì)實(shí) 施過(guò)程進(jìn)行控制；負(fù)責(zé)技術(shù)人員檔案，員工勞動(dòng)合作、工資等管理； 負(fù)責(zé)體系文件、 檢測(cè)試驗(yàn)資料和行政資料的整理歸檔和檔案管理， 負(fù) 責(zé)檢測(cè)公司日常工作所用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有效版本收集、文件管理。在實(shí)習(xí)中我了解到了該部門(mén)對(duì)人員的能力、 意識(shí)和培訓(xùn)的具體要 求；我們根據(jù)公司的管理方針、 目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要制定人員長(zhǎng)期培 訓(xùn)計(jì)劃，經(jīng)理和總工程師根據(jù)培訓(xùn)規(guī)劃結(jié)合檢測(cè)公司當(dāng)前的和預(yù)計(jì)的 任務(wù)提出要求，由綜合辦公室制定具體的，內(nèi)容完整的，可實(shí)施的人 員培訓(xùn)計(jì)劃， 經(jīng)總工程師的批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)組織實(shí)施。 對(duì)于員工的崗前培 訓(xùn)共走也是由綜合辦來(lái)進(jìn)行的

15、， 凡是新進(jìn)的員工， 要先了解公司的管 理體系和有關(guān)的法律、法規(guī)。在掌握操作技能經(jīng)檢驗(yàn)合格后上崗。我 從一開(kāi)始的摸不著頭腦到后來(lái)的一點(diǎn)點(diǎn)學(xué)習(xí)積累， 這期間是一個(gè)很難 熬也有些痛苦的過(guò)程， 也曾懷疑過(guò)自己的能力， 不過(guò)在有這些負(fù)面情 緒的時(shí)候就不斷的告誡自己， 這是必要的過(guò)程， 等過(guò)幾個(gè)月后就不是 這個(gè)摸樣， 人們總要有一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程， 最主要的是要調(diào)整好自己的 心態(tài)，和看事請(qǐng)的角度。一切認(rèn)識(shí)都來(lái)源于實(shí)踐。 實(shí)踐是認(rèn)識(shí)的來(lái)源說(shuō)明了親身實(shí)踐的必 要性和重要性。 但是并不排斥學(xué)習(xí)間接經(jīng)驗(yàn)的必要性。 自身實(shí)踐的發(fā) 展不斷促進(jìn)自我認(rèn)識(shí)能力的發(fā)展。 而這一次的實(shí)習(xí)生活恰恰就是一種 實(shí)踐，只有自己知道自己該干什么的時(shí)候， 人生的意義才會(huì)體現(xiàn)出來(lái)， 人生的價(jià)值才會(huì)最大化。 有時(shí)候同學(xué)可能不理解， 為什么要在最后的 時(shí)間安排我們?nèi)?/p>