歸檔文件整理規(guī)則

1、歸檔文件整理規(guī)則基本概念n1.歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)的文件材料。n2.歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。n3.整理的原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 簡(jiǎn)化整理，深化檢索。已成為各級(jí)機(jī)關(guān)檢案工作人員的共識(shí)，也是規(guī)則的宗旨。第一 歸檔文件的整理單位與裝訂1.整理單位：規(guī)則最根本的特點(diǎn)，就是以“件”為整理單位（以前是案卷），進(jìn)行文件級(jí)整理。 制定規(guī)則的出發(fā)點(diǎn)之一，是改革立卷的傳統(tǒng)做法，取消案卷這一實(shí)體保管單位，將歸檔文件整理的基本單位還原到

2、文件本身，從而達(dá)到簡(jiǎn)化概念，簡(jiǎn)化操作的目的。由此改革思路出發(fā)，整理單位應(yīng)為“自然件”，即單份文件。 為一件：是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)只體現(xiàn)為一條條目。2.文件修整：為保證檔案能夠長(zhǎng)期和有效地提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔材料進(jìn)行必要的修整。 文件修整一般包括：對(duì)破損文件進(jìn)行修裱。 對(duì)字跡模糊和易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。 去除文件上易銹蝕的金屬物，對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊等。 需要注意的是：由于規(guī)則遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時(shí)修裱的一些工作內(nèi)容已無(wú)意義，如將幅面過(guò)小和不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。3.文件裝訂：歸檔文件材料修裱完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以

3、從實(shí)體最終確定“件”的形態(tài)，同時(shí)頁(yè)可以起到固定文件頁(yè)次，防止文件紙張頁(yè)丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。 一般來(lái)說(shuō)順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢本在前，少數(shù)民族文本在后。不同文字文本，中文在前，外文在后；有文件處理單的可放在被處理文件的前面。這樣可以作為首頁(yè)加歸檔章。從而更好的保護(hù)正本的原貌。 裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。 裝訂方法：采用左上角裝訂的應(yīng)將左上側(cè)對(duì)齊。裝訂用品：裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，我省統(tǒng)一線裝的方法。使用縫紉機(jī)在文件左上角扎邊。第二 歸檔文件的分類(lèi) 規(guī)則

4、中的分類(lèi)是指全案內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類(lèi)。即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系，分類(lèi)包括選擇分類(lèi)方法、制定分類(lèi)方案、文件類(lèi)目等具體內(nèi)容。 分類(lèi)方法：規(guī)則選擇年度、組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和保管年限作為通用的方法。是因?yàn)檫@三樣分類(lèi)方法在各級(jí)單位檔案部門(mén)使用率最高。并且反映了檔案管理的基本要求。按照這三種方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，在各級(jí)各類(lèi)檔案室都可以實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理和有效檢索。 1.年度分類(lèi)法：根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。同一年度文件材料放在一起，不和其他年度相混淆。 2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法：在制定分類(lèi)方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí)采用，

5、而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。 a）、機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：將歸檔文件按其產(chǎn)生和承辦的部門(mén)分開(kāi)，不和其他部門(mén)相混淆。一般來(lái)說(shuō)有一個(gè)機(jī)構(gòu)就分一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)名。各類(lèi)的次序可按照本機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序排列。 采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，原則上哪個(gè)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生或辦理的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類(lèi)別中。對(duì)于幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的文件，有主辦機(jī)構(gòu)應(yīng)歸入主辦機(jī)構(gòu)。 機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)一樣設(shè)置類(lèi)目，其形成的文件材料歸入該臨時(shí)機(jī)構(gòu)。b)、問(wèn)題分類(lèi)法：就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免或減少同類(lèi)問(wèn)題文件分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題查找和利用檔案。特別是由于設(shè)類(lèi)不受內(nèi)部機(jī)構(gòu)的

6、限制，機(jī)關(guān)的中心任務(wù)和主要活動(dòng)可以單獨(dú)設(shè)類(lèi)，能夠較突出地反映一個(gè)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的主要面貌。 問(wèn)題分類(lèi)法的主觀性較強(qiáng)，應(yīng)慎重采用，特別是不要打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問(wèn)題分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)法：保管期限分類(lèi)法是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，分成永久、30年、10年三個(gè)類(lèi)別。采用保管期限分類(lèi)法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，使檔案部門(mén)能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為庫(kù)房排架管理、檔案進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。4.復(fù)式分類(lèi)法與分類(lèi)方案：在機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件數(shù)量較多時(shí)，分類(lèi)工作需要分層進(jìn)行，單純采用一種分類(lèi)法是不能解決問(wèn)題的。當(dāng)多次分類(lèi)法結(jié)合使用時(shí)，稱(chēng)之

7、為復(fù)式分類(lèi)法。規(guī)則提供的年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三種分類(lèi)方法，可以組合稱(chēng)多種復(fù)式分類(lèi)法。第三 歸檔文件的排列 通過(guò)分類(lèi)、歸檔文件有了整體上的系統(tǒng)性。但是具體到每一類(lèi)仍處于零散雜亂狀態(tài)，需要通過(guò)排列進(jìn)一步系統(tǒng)化。歸檔文件的排列是指在在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。1.事由原則：規(guī)則強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。 事由：是一個(gè)原則性的概念，可以是指一件具體的事，或是一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等。 按事由排列：就是將密切機(jī)關(guān)、參照性強(qiáng)的文 件從實(shí)體上相對(duì)集中，可以進(jìn)一步體現(xiàn)出最低一級(jí)類(lèi)目歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利

8、用。 歸檔文件的排列： 類(lèi)目?jī)?nèi)：按事由。 事由間：先全的先歸。 事由內(nèi)：按時(shí)間。 插件：有兩種方法：可與原事由中的一份文件合并，也可排在這一類(lèi)的最后。 不同類(lèi)目間的排列：不同類(lèi)目的文件排列一般按照分類(lèi)方案中各類(lèi)目之間的順序進(jìn)行排列。 2.排列方法：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由、結(jié)合時(shí)間重要程度排列。 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 一般情況下，同一事由的歸檔文件應(yīng)在事由辦理完畢后收集齊全，然后再進(jìn)行整理，以保證排列、編號(hào)后同一事由的文件排再一起。對(duì)部分文件的處理，應(yīng)充分考慮“同一事由齊全完整”這一前提，不要“先來(lái)的先整”，而應(yīng)“先全的先整”。如怕文件丟失，可用鉛筆先編件號(hào)，待

9、年終再用鋼筆確定下來(lái)。 事由：可以是指一件具體的事，一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段緊密的工作過(guò)程等。如申請(qǐng)一項(xiàng)撥款、任命一名干部；而問(wèn)題則是指一類(lèi)相同性質(zhì)的事情，如機(jī)關(guān)黨務(wù)工作、財(cái)務(wù)工作、人事工作等。第四 歸檔文件的編號(hào) 編號(hào)是以一定的形式反映和固定這種系統(tǒng)化的狀況，揭示和介紹歸檔文件的內(nèi)容和成分。 歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。 1.編號(hào)項(xiàng)目：編號(hào)項(xiàng)目分為必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)。根據(jù)歸檔文件整理和管理工作的基本需要設(shè)置的，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)在編號(hào)時(shí)都必須編制： 一、必選項(xiàng) 1）件號(hào)：件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。它是反映歸檔文件在全

10、宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。此時(shí)編制的排列順序號(hào)為室編件號(hào)。 室編件號(hào)：即歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。室編件號(hào)應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。 2）全宗號(hào)：是檔案館在其接收范圍內(nèi)各立檔單位新編制的代號(hào)，填寫(xiě)此項(xiàng)是便于檔案館對(duì)各單位移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行區(qū)別管理。 3）年度：指文件的形成年度，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)采用公元紀(jì)年的4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如1998，不能寫(xiě)98 4）保管期限：寫(xiě)簡(jiǎn)稱(chēng)和代碼。永久、30年、10年 二、選擇項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），應(yīng)按照分類(lèi)方案，填寫(xiě)作為分類(lèi)方案類(lèi)目名的機(jī)構(gòu)名稱(chēng)。如機(jī)構(gòu)名稱(chēng)太長(zhǎng)，可使用內(nèi)部規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。 三、加蓋

11、歸檔章：在每份文件首頁(yè)上端居中的空白位置加蓋歸檔章，各項(xiàng)目歸檔章中的位置不能打亂，以適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。 有文件處理單的可在其上蓋歸檔章，以更好的保護(hù)文件正本的原始面貌。如文件確無(wú)位置也可在首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）*（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)）第五 歸檔文件編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。即按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，逐類(lèi)、逐件編制的目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的全貌。編目應(yīng)為“件”為單位進(jìn)行。 1.歸檔文件目錄的項(xiàng)目: 一、件號(hào)：是指室編件號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)室編件號(hào)。 二、責(zé)任者：是指制發(fā)文件的機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人，即文件的作者、署名者。聯(lián)合發(fā)文

12、時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過(guò)多可省略后面的。 三、文號(hào)：一般由代號(hào)、年度、順序號(hào)組成，如皖檔辦20008號(hào)，不能填寫(xiě)“會(huì)議文件之一”，更不能填“情況反映”等刊物名稱(chēng)。 四、題名：一般有責(zé)任者+問(wèn)題+文種，也有將責(zé)任者放在文頭中說(shuō)明。標(biāo)題直接由問(wèn)題和文種構(gòu)成。 一般情況下，文件只能有一個(gè)題名，應(yīng)照實(shí)錄： 題名能揭示件內(nèi)內(nèi)容照實(shí)錄入； 當(dāng)題名不能準(zhǔn)確反映件內(nèi)內(nèi)容時(shí)要自擬標(biāo)題加； 會(huì)議文件每份都要錄； 黨組會(huì)議一次一錄入； 雜志、簡(jiǎn)報(bào)等將文件內(nèi)容提煉出來(lái)； 一般錄正標(biāo)題，當(dāng)正標(biāo)題不能揭示內(nèi)容時(shí)（與時(shí)俱進(jìn)）就要錄副標(biāo)題； 一般附件不錄，但是附件獨(dú)立性較強(qiáng)時(shí)要將附件錄入（市民公約）； 名冊(cè)一冊(cè)

13、為一件。 文件無(wú)題名或題名不能揭示內(nèi)容的要重新擬寫(xiě)并加。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間和主要內(nèi)容。 五、日期：文件形成時(shí)間，具體應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。 六、頁(yè)數(shù)：頁(yè)數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)一件文件總頁(yè)數(shù)，有文字等有效頁(yè)面為一頁(yè)。 七、備注：填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。 八、盒號(hào)：盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)。 歸檔文件目錄 保管期限：永久 機(jī)構(gòu)：辦公室件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注室編館編 第六 歸檔文件的裝盒1.裝盒的具體要求： 不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒； 不同保管期限的不放入同一盒； 不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 一個(gè)全宗內(nèi)使用的盒脊要盡量統(tǒng)一； 并不要求同一事由的文件放入一個(gè)盒內(nèi)，只須按照排列的